采购物流绩效考核与控制

采购物流绩效考核与控制

2．1 采购绩效考核的目的

2．1．1 确保采购目标的实现

各企业的采购目标有所不同，如政府采购的采购单位偏重“防弊”，采购作业以“按期、按质、按量”为目标；而民营企业的采购单位则注重“兴利”，采购工作除了维持正常的产销活动外，还非常重视产销成本的降低。因此，各企业可针对采购单位所应追求的主要目标加以评估，并督促其实现。

2．1．2 作为提供改进绩效的依据

采购绩效考核与评估制度可以提供一个客观的标准，来衡量采购目标是否达成，同时，也可以衡量采购部门目前的工作表现如何。正确的绩效评估，有助于发现采购作业的缺陷所在，据此拟定改进措施，借此收到以评促改、以评促建之功效

2．1．3 作为个人或部门奖励的参考

良好的绩效考核与评估方法，能将采购部门的绩效独立于他部门而突出显现，并反映采购人员的个人表现，作为各种人员考核的参考资料。依据客观的绩效评估，达成公平、公正、公开的奖惩，定能鼓舞采购人员的士气，使整个部门团结协作，形成合力。

2．1．4 协助人员甄选与训练

根据采购绩效考核与评估的结果，可得出采购人员在德、能、勤、绩诸多方面的结论，并针对现有采购人员中出现的问题拟定改进计划，比如：哪些人员表现出色，可以委以重任；哪些人员存在一定问题，需要参加专业性教育训练；还有哪些人员不适合做采购工作，应转岗或下岗。

2．1．5 促进部门关系

采购部门的绩效高低和其他部门能否密切配合有很大关系。所以，采购部门的职责是否明确，表单、流程是否简单、合理，付款条件及交货方式是否符合公司管理制度，各部门的目标是否协调一致等，均可通过绩效考核与评估予以判断，并可改善部门之间的合作关系，增强企业整体的运作效率。

2．1．6 提高采购人员的士气

有效且公平的绩效考核与评估制度，将使采购人员的努力成果获得适当回报与认定。采购人员通过绩效评估，将与业务人员或财务人员一样，对公司的利润贡献有客观的衡量尺度，

成为受到肯定的工作伙伴，对其士气提高大有帮助。

4．2 采购绩效考核指标

4．2．1 价格与成本指标

采购的价格与成本指标包括参考性指标及控制性指标。参考性指标主要有年采购总额、采购人员年采购额及年人均采购额、各供应商年采购额及供应商年平均采购额、各采购物品年度采购基价（也称预算价或标准价）及年平均采购基价等。它一般是作为计算采购相关指标的基础，同时也是展示采购规模，了解采购人员及供应商负荷的参考依据，是进行采购过程控制的依据和出发点，常提供给公司管理层参考。而控制性指标则是展示采购改进过程及其成果的指标，如平均付款周期、采购降价、本地化比率等。列举如下：（1）年采购额

年采购额包括生产性原材料与零部件采购总额、非生产性采购总额（包括设备、备件、生产辅料、软件、服务等）、原材料采购总额占生产成本的比例等。其中最重要的是原材料采购总额，它还可以按不同的材料进一步细分为包装材料、电子类零部件、塑胶件、五金件等；也可按采购付款的币种细分为人民币采购额及其比例、不同外币采购额及其比例。原材料采购总额按采购成本结构又可划分为基本价值额、运输费用及保险额、税额等。此外，年采购额还可分解到各个采购员及供应商，算出每个采购人员的年采购额、年人均采购额、各供应商年采购额、供应商年平均采购额等。

（2）采购价格

采购价格包括各类原材料的年度基价（或称标准价、预算价）、所有原材料的年平均采购基价（或折算的采购价格指数）、各原材料的目标价格、所有原材料的年平均目标价格（或折算成采购目标价格指数）、各原材料的降价幅度及平均降价幅度、降价总金额、各供应商的降价目标（降价比例金额）、本地化目标（金额与比例）、与兄弟公司联合采购额及比例（尤其适合于大型工业集团、跨国公司、下属企业）、联合采购的降价幅度等。

（3）付款

付款包括付款方式、平均付款周期、目标付款期等。

4．2．2 质量指标

质量指标主要是指供应商的质量水平以及供应商所提供的产品或服务的质量表现，它包括供应商质量体系、来料质量水平等方面。

（1）来料质量

来料质量包括批发质量合格率、来料抽检缺陷率、来料在线报废率、来料免检率、来料

返工率、退货率、对供应商投诉率及处理时间等。

（2）质量体系

质量体系包括通过ISO国际质量体系认证的供应商比例、实行来料质量免检的物品比例、来料免检的供应商比例、来料免检的价值比例、开展专项质量改进的供应商数目及比例、参与本公司质量改进小组的供应商人数及供应商比例等。

4．2．3 企划指标

企划指标是指供应商在实现接收订单过程、交货过程中的表现及其运作水平。包括交货周期、交货可靠性以及采购运作的表现，如原材料的库存等。

（1）订单与交货

订单与交货包括各供应商以及所有供应商平均的准时交货率、首次交货周期、正常供货的交货周期、交货频率、交货数量的准确率、订单变化接受率、季节性变化接受率、订单确认时间、交货运输时间、平均报关时间、平均收货时间、平均退货时间、退货后补货的时间等。

（2）企划系统

企划系统包括供应商采用企划系统的程度、实行“即时供应”的供应商数目与比例、原材料的库存量（或库存周期）、使用周转包装材料的程度与供应商数量、订单数量。平均订货量、最小订购数量等。

4．2．4 其他采购效果指标

其他与采购及供应商表现相关的指标有供应商总体水平、综合考核以及参与产品或业务开支、支持与服务等方面的指标。

（1）技术与支持

技术与支持包括采用计算机系统处理行政事务以及采用E—mail（电子邮件）联系处理业务的供应商数目录、采用E—commerce（电子商务）的供应商数量、参与本公司产品开发、工艺开发的供应商数量及程度、能用英文直接沟通的供应商数量等。

（2）综合指标

综合指标包括供应商总数、采购的物品种数及项目数、供应商平均供应的物品项目数、通过ISO国际质量体系认证的供应商数目、独家供应的供应商数目及比例、伙伴型供应商及优先型供应商的数目及比例等。

4．2．5 采购效率指标

采购效率指标是指与采购能力如采购人员、采购系统等相关的指标。

（1）采购人员

采购人员包括采购部总人数以及战略采购前期采购、后期采购人员的比例、采购人员的年龄、工作经验等教育水平结构、采购人员语言结构、采购人员培训目标及实施情况、采购部人员流失率等。

（2）管理

采购人员的时间利用结构（处理文件、访问供应商等）及比例、采购人员的纪律执行情况（考勤等）、采购人员的工资级别及费用情况、采购行政管理制度的完整性软合同管理、权限规定、行为规范、供应商管理程序的完整性（如供应商审核、供应商考评、采购系统的审核及评估目标与水平等）。

4．3 采购绩效考核的内容

4．3．1 采购人员的绩效考核

影响采购工作绩效的关键因素是供应商。采购人员与供应商如何交往，因所在公司“企业文化”不同而行为各异。美国采购管理协会要求采购人员尽忠职守，一切以公司的利益为优先，对供应商则要求以礼相待，避免采取欺压的手段。民法强调买卖行为以诚信为原则，许多公司的管理规则中禁止采购人员接受供应商的馈赠与招待，并要求供应商保守业务机密等。

4．3．2 采购成本的考核

（1）价格分析与成本结构

采购人员要想知道供应商的实际成本结构并不容易，而了解供应商的供应价格、影响因素及定价方法无疑有助于供应商的成本结构分析。要真正掌握成本结构分析方法并据此来判断供应价格的合理性，还必须对国际通行的企业成本结构有一了解。反映企业成本结构的最直接工具是财务损益表，它包括产品销售利润、所得税、净利润等主要项目。

对于处于买方市场的原料，生产厂家相互竞销激烈，买方在订货中处于主导地位，在质量和价格上都有较大的选择余地。降低采购成本，就是将那些认定处于买方市场的原料品种作为降低采购成本的主攻方向。对处于买方市场的原料，采取了竞争订货法或择优订货法。竞争订货法，就是对同一种原料有多家竞相供货时采取的一种订货方法。在订货时，通过调研采用适当的方式，将竞相供货的厂家召集起来，实行公开招标。谁家的产品质量好、价格低。的弹性就越大，随市场季节变化及原材料的供应而变化波动也就信誉好，就订谁家的货，采用这种方法将采购价格控制在了最低水平。择优订货法是对大宗物资和原料采用的一种方法。具体做法是根据市场行情定期发布订货价格，然后对申请供货的厂家进行调查，按产品质量和供货信誉好坏进行评价排队，按评价排队顺序吸收订货。为了避免地方厂矿在进料时弄虚作假、进行欺诈，在订货合同中明文规定原料数量和质量，以原料进厂后复验证为准。此外还要密切注意市场供求形势的变化，针对市场的变化做出灵活的反应，遇到市场价格起伏较大时，随时调整采购价格。

（2）质量成本

质量成本是采购人员审核供应商成本结构。降低采购成本所应看到的另一个方面。目前质量成本尚无统一的定义，其基本含义是指企业针对某项产品或某类产品因产品质量、服务质量或工作质量不符合要求而导致的成本增加，其实质意义是不合格成本，主要包括退货成本、返工成本、停机成本、维修服务成本、延误成本等等。

①退货成本。退货成本是在整体供应链（包括采购、生产、仓储、运输各销售过程）中任何环节出现的不合格退货所发生的成本。

②返工成本。返工成本是指在采购、生产、仓储和销售过程中由于产品或工作不符合要求而需要进行返工维修或检验所带来的成本增加，包括人工、材料、运输等费用。

③停机成本。停机成本是因任何原因而导致的设备停机、生产线停机造成的损失。出现在设备因维修不善出现故障停机、因原材料供应不上导致停产、因生产安排不合理导致生产线闲置等。

④维修服务成本。维修服务成本是指在产品卖出以后，由产品质量、服务质量问题导致的在维修期内所发生的所有费用，如处理客户投诉、维修产品、更换零部件等成本。

⑤延误成本。延误成本是指产品开发及交货延误导致的成本增加或损失。产品开发过程中，因设计错误或设计延误导致人损失、设备设施报废、产品进入市场时间推迟而造成的直接经济损失；在生产及交货过程中，因交货延误而导致的理赔等损失。

⑥仓储报废成本。仓储成本是指因产品换代、仓储时间过长、仓储条件不好等导致的原材料、零部件或成品报废。

改进工作质量和产品质量，不断降低质量成本是企业降低产品成本的一个有效手段。

（3）降低采购成本

降低采购成本是采购部门的一项基本职责，降低采购成本应主要着眼于供应商及供应市场，而不应依靠缩减采购人员的待遇或培训等“挖内潜”方式。降低采购成本的主要方法包括以下三类：

①优化整体供应商结构及供应配套体系。包括通过供应市场调研等寻找更好的新供应商、通过市场竞争招标采购、与其他单位合作实行集中采购、减少现有原材料及零部件的品种规格

②进行大量采购和改进供应商。与供应商建立伙伴型合作关系可以取得优惠价格。改进现有供应商可以降低采购成本，比如，改进供应商的交货，实施即时供应、改进供应商的质量、降低供应商的不合格质量成本、组织供应商参与本企业的产品开发及工艺开发以降低产品与工艺成本、与供应商实行专项共同改进项目以节省费用等。

③运用采购技巧和技术。最常用的方法有：一是灵活运用采购谈判技巧；二是采用周转包装材料降低包装费用；三是采用专用运输器具缩短装卸运输时间和成本；四是采用电子邮件传递文件信息，减少行政费用并提高工作效率等。

（4）降低整体采购成本

在采购过程中，原材料或零部件的采购价格固然是很重要的财务指标，但作为采购人员不应只看到采购价格本身，还要将采购价格与交货、运输、包装、服务、付款等相关因素结合起来综合考虑，衡量采购的实际成本。对于生产用原材料或零部件，采购成本除价格外，还应明确考虑的因素包括：价格的稳定性或走势、不同订购数量的价格变化、付款广式与结

算方式、币种、转运成本、交货地点、保险、包装与运输、库存、质量水平与技术要求、即时供应条件、独家供货条件、风险承担、推广与产品宣传协助、供应商考察与认可费用、供应商样品测试费用、循环使用包装材料、售后服务等。

整体采购成本又称战略采购成本，是除采购成本以外考虑到原材料或零部件在本企业产品的全部寿命周期过程中所发生的成本，它包括采购在市场调研、自制或采购决策、产品开发与开发中供应商的参与、供应商交货。库存、生产、出货测试、售后服务等整体供应链中各环节所产生的费用对成本的影响。概括起来是指在本公司产品的市场研究、开发、生产与售后服务各阶段因供应商的参与或提供的产品（或服务）所导致的成本，它包括供应商的参与或提供的产品（或服务）没有达到最好水平而造成的二次成本或损失。作为采购人员，其最终目的不仅要以最低的成本及时采购到质量最好的原材料或零部件，而且要在本公司产品的全部寿命周期过程中，都要将最好的供应商有效地利用起来，以降低整体采购成本。按功能来划分，整体采购成本发生在开发、采购、企划、质量、服务过程中。在实际采购过程中，整体采购成本分析通常又依据采购物品的分类模块按80／20规则选择主要的零部件进行，而不必运用到全部的采购物品。整体采购成本分析需要由有经验的采购、企划、开发、生产、品质、经济或成本管理人员一道组成跨功能小组共同进行，一般是在现有的供应商中选择最主要的进行综合采购成本分析，找出实际整体采购成本与采购价格之间的差距，分析各项成本发生的原因，在此基础上提出改进措施。通过对现有主要供应商的整体采购成本分析的规律性总结，在新产品的开发过程中再综合运用“上游”采购（即在产品的开发过程中充分有效地利用供应商），以达到有预防性地降低整体采购成本的目的。

4．4 采购物流的控制

采购环节往往是企业经营管理中最薄弱的一环。一是容易滋生暗箱操作、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等；二是容易“跑、冒、滴、漏”，在许多企业中，采购成本占企业总成本的60％以上。下面介绍一些企业采购控制的主要措施。

4．4．1 实物与信息同步入库

采购控制要处理包括商品实际人库、根据入库商品内容做库存管理、根据需求商品向供应商下订单等一系列作业。具体而言，其工作内容包括：入库作业处理、库存控制、采购管理系统、应付账款系统及信息流程等。在整个作业过程中，实物与信息是同步的。所谓实物就是企业所采购的原材料或设备等，信息就是有关账款和动态的库存数据等。如果实物和信息两者不同步，就会有浪费、暗箱操作、数量与需求不符等问题发生。可以说，采购内控的关键是信息控制。

完善的采购控制系统要能够为采购人员提供快速而准确的信息，以使采购人员能向供应商适时、适量地开立采购单，使商品能在出发前准时人库并且杜绝库存不足或积压过多等情况的发生。

4．4．2 财务、审计双管齐下

采购是实体转移和价值转移的统一过程，因此容易产生作弊问题。采购控制要实现下列目标：保证采购业务合法有效、采购材料物美价廉、采购成本核算准确、采购记录真实完整。为实现以上目的，企业应做到：

（1）建立控制共建点

企业应当建立以请购制度、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的控制系统，并在该系统中设置下列控制点和关键控制点：①审批；②签约；③登记；④承付；⑤验收；⑤审核；⑥记账。其中，“承付”、“验收”和“审核”为关键控制点.

（2）实行职务分离

购买业务环节中所需处理的主要业务有：确定需求、寻求能满足供应商的适宜价格、向供应商发出订单、检验收到的货物、确定是否接受货物、向供应商退回货物、储存或使用货物、会计记录、核准付款等。在这些业务中，需要进行职务分离的有：

①付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。

②检验与采购进行分离，即货物的采购员不能同时担任货物的验收工作。

③记录和采购分离，即货物的采购、储存和使用人员不能担任账务的记录工作。

④接受各种劳务的部门或主管应适当地同账务记录人分离。

⑤审核与付款分离，即审核付款人应同付款人职务分离。

⑥记录应付账款的人不能同时担任付款业务。

4．4．3 用采购伦理道德与法律进行约束

在企业采购业务中，可以利用的法律主要有以下几种:

（1）代理权法

所有的公司，其行为都必须通过代理人来进行。这样，多数采购人员和销售人员都是其公司的代理人。如果代理人按照实被授权的方式行事，那么公司必须履行其义务；如果代理人的行为超出了其权力范围，公司则不受约束，要由代理人个人对所及的约定负责。

（2）合同法

采购人员的多数日常活动都与合同法有关。每一次采购都是采购员和供应商之间的一个合同，要受合同法原则的约束。同代理权法一样，合同法也起源于英国的习惯法。

（3）国际合同法

在涉及国际合同的时候，要遇到相互开展贸易的不同国家的法律。每个国家都有自己的合同法，但是为了促进可靠业务的开展，许多国家通过合约联合在一起，制定了共同的合同原则——联合国国际货物销售公约来管理国际业务。各个国家必须自愿地决定是否受CISG约束。属于缔约国的各方签订的国际销售合同适用此公约，除非合同各方明确指出“宣布放弃”。CISG的存在意味着如果你与一个公司签订了合同，而且该公司所在国家也是CISG 的签约们，那么CISG将适用于你们的合同，除非有书面的协议明确说明CISG不适用。因此当我们与其他国家的企业签订合同的时候，明确适用什么法律以及法律的内容是十分重要的。

4．4．4 杜绝采购回扣

主要是防止暗箱操作，虽然暗箱操作一直存在，虽然我们不可能完全杜绝其现象的发生，但是我们可以采取措施减少此类现象的出现，下面介绍几种方法：

（1）三分一统

“三分”是指三个分开，即市场采购权、价格控制权、质量验收权要做到三权分离，各自负责，互不越位。“一统’，即合同的签约特别是结算付款一律统一管理。物料管理人员、化验人员和财务人员都不能够与客户见面，实行严格的封闭式管理。财务部依据合同规定的质量标准，对照化验单和数量测量结果，认真核算后付款。这样就可以形成一个以财务管理为核心，最终以降低成本为目的的制约机制。

（2）三统一分

材料和备品配件的采购要实行“三统一分”的管理机制：“三统”是指所有外购材料要统一采购验收，统一审核结算，统一转账付款；“一分”则是指费用要分开控制。只有统一采购，统一管理，才能既保证需要，又避免漏洞；既保证质量，又降低价格；既维护企业信誉，又不至于上当受骗。各部门和分厂要对费用的超支负责并有权享受节约所带来的收益，有权决定采购计划和采购项目。这样，物资采购管理部门和使用单位自然形成了一种以减少支出为基础的相互制约的机制。’

（3）三公开、两必须

“三公开”是指采购品种与数量和质量指标公开、参与供货的客户和价格竞争程序公开、采购完成后的结果公开；“两必须”是指必须在货比三家后采购、必须按程序、按法规要求签订采购合同。

（4）五到位、一到底

所谓“五到位”是指所采购的每一笔物资都必须由五方的签字，即只有采购人、验收人、证明人、批准人、财务审查人都在凭证上签字，才被视为手续齐全，才能报销人账。“一到底”就是负责到底，谁采购谁负责并且要一包到底，包括价格、质量、使用效果等都要记录在案，什么时候发现问题什么时候处罚。

（5）全过程、全方位监督

全过程监督是指采购前、采购过程中和采购完成后都要有监督。从采购计划的制订开始，到采购物资使用的结束，其中共有九个需要进行监督的环节（计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用）。虽然每一个环节都有监督，但重点在于制订计划、签订合同、质量验收和结账付款四个环节。计划监督主要是保证计划的合理性和准确性，使其按正常渠道进行；合同监督主要是其合法性和公平程度，保证合同的有效性；质量监督是保证验收过程不降低标准，不弄虚作假，每一个入库产品都符合买方要求；付款监督是确保资金安全，所有付款操作都按程序、按合同履行。如果我们能够把监督贯穿于采购活动的全过程，就可以建立确保采购管理规范和保护企业利益的第二道防线。所谓全方位的监督，是指行政监察、财务审计、制度考核三管齐下，方方面面没有遗漏，形成严密的监督网。

最后，还有一点需要我们注意的就是：监督机制的生命在于责任追究。拥有严格完备的监督机制而没有相应的惩罚措施，所有的努力都将化为泡影。因此监督的关键还在于及时进行的重罚。科学、规范的采购机制，严格完备的采购控制不仅可以降低企业的物资采购价格、提高物资采购质量，还可以保护采购人员不受外部利益的诱惑。