办公自动化操作——Excel篇

第六章Excel 2003基础知识

第一节启动和退出Excel 2003

一、熟悉Excel 2003工作簿的操作界面：

标题栏：显示目前编辑文档的名称，打开一个新的空白工作簿，标题栏显示Book1，此后再新建工作簿，依次命名为Book12，Book3

菜单栏：包括文件、编辑、视图等9个菜单，和word一样，单击菜单名，可打开下拉菜单，执行Excel提供的各种命令

工具栏：包括[常用]和[格式]工具栏

数据编辑栏：用于向单元格中输入数据、计算公式或函数

工作表：用于输入、编辑和计算数据，工作表是由单元格组成

工作标签：用于显示工作表的名称，默认情况下，创建的工作簿包含三张工作表，分别以sheet1,sheet2,sheet3来命名

二、新建、保存和关闭，启动和退出

第二节编辑工作表数据

一、选定单元格：

要在工作表中的单元格中输入并编辑数据，必须先选中相应的单元格，根据不同的情况可采用不同的选中方法：编辑时更需要选定

1、选中单个单元格

2、选中工作表中的所有单元格

3、选中连续的单元格区域

4、选中不连续的单元格或单元格区域

5、选中整行或整列单元格

二、输入数据

（一）一般数据输入

文本输入、数字的输入、特殊符号的插入

提示：根据输入内容及要求不同，需要对单元格格式设置

（二）数据的自动填充

1、鼠标左键填充

提示：鼠标左键拖动的话，默认的填充方式是以序列方式填充的（向下、向右是升序排列），并且注意自动填充选项的应用

2、鼠标右键填充

提示：在弹出的快捷菜单中，可以根据需要选择填充的方式

3、利用序列命令填充：右键拖动过程中如果从快捷菜单中选择序列命令，或是在初始单元格中输入初始值并选定，然后编辑—填充—序列，则打开序列对话框，在该对话框中就可以进行详细的设置其产生的类型等操作先选中填充单元格起点和终点，然后执行命令，确定后就完成填充

三、编辑数据

（一）修改数据

（二）移动和复制单元格数据

第三节设置单元格格式

一、设置单元格数字格式

1、使用数字格式对话框设置数字格式

（1）选中需要设置的单元格或单元格区域

（2）格式—单元格；或右键—设置单元格格式；或格式工具栏上设置单元格格式按钮；打开单元格格式对话框，切换到数字选项卡

2、使用工具栏设置数字格式

使用格式工具栏上的按钮，可以快速设置数字格式

（1）货币样式

（2）百分比样式

（3）千位分隔样式

（4）增加小数位位数

（5）减少小数位数

二、设置单元格的字体、字号、颜色默认情况下，单元格中的字体是12号

1、使用格式工具栏设置字体、字号、颜色

2、使用单元格格式—字体对话框设置字体

三、设置单元格对齐

1、设置单元格数据对齐方式

（1）选中单元格或单元格区域

（2）格式工具栏按钮

提示：利用格式—单元格或右键—设置单元格格式，打开单元格格式对话框，切换到对齐选项卡，设置水平方向和垂直方向的对齐方式；对于水平对齐方式，也可以选择格式工具栏上的对齐按钮（3种对齐）

2、设置单元格文字的方向

单元格中的文字方向不仅可以水平排列，垂直排列，还可以旋转排列

在单元格格式—对齐选项卡中，方向栏中，选择文本指向的方向，或在微调框中输入一个角度数

四、设置单元格边框

1、使用格式工具栏中的边框按钮设置单元格边框

2、使用单元格格式对话框设置单元格的边框

五、设置单元格填充颜色和图案

1、简便方法就是使用格式工具栏中填充颜色按钮

2、如果希望为单元格背景填充图案，则要使用单元格格式对话框中图案选项卡

六、合并和居中单元格

格式工具栏中合并及居中按钮，或是单元格格式—对齐—文本控制—合并单元格

七、插入和删除单元格

八、隐藏行和列单元格

1、提示：如果选中的是整行或整列，则右键—隐藏，直接将行或列隐藏；如果选中的是单元格，则只能利用命令来隐藏

2、取消隐藏

选中隐藏的行和列，右键—取消隐藏，或者格式—行/列——取消隐藏

九、调整单元格行高和列宽

1、用鼠标改变行高和列宽

2、用菜单命令改变行高和列宽如要进行精确的设置行高和列宽，利用菜单命令提示：列宽和标准列宽调整范围的不同

十、给工作表添加背景图案

十一、表格自动套用格式

第四节管理工作表

一、切换工作表

二、添加和删除工作表

三、重命名工作表

四、移动和复制工作表

1、同一工作簿中移动和复制工作表

提示：按住Ctrl键拖动选中的标签到达新的位置，即可完成复制工作表的任务2、在不同工作簿中移动和复制工作表

提示：如果同时选中建立副本复选框，则实现的是复制该工作表

五、隐藏工作表以及取消隐藏

第七章Excel 2003 高级应用

第一节使用公式和函数的计算

一、使用公式进行计算

公式，是在工作表中对数据进行分析处理的等式，通过这个等式对工作表中的数值进行各种运算。

注意：公式中的计算元素可以引用同一工作表中的其他单元格，同一工作簿中不同工作表的单元格，或其他工作簿的工作表中的单元格。

在Excel中所有的公式最前面都是一个“=”，

1、公式中的运算符

注意：英文状态下的输入，即要求是半角输入

2、使用公式的一般规则

公式计算的一般形式：A3=A1+A2，表示A3单元格是A1和A2的和，即如果求A1和A2的和，则在A3中输入=A1+A2

补充1：参与计算的元素可以是常数、单元格还有函数

补充2：更新公式计算的结果：当单元格中所引用的数据发生变化时，使用公式的单元格会重新计算结果

提示：如果数据量不是很复杂，自动更新公式计算的结果很方便，但是一个单元格数据的改变将引起多个单元格数据的更新，就会使Excel运行速度变慢。这时候可以选择手动更新。工具—选项命令，打开选项对话框，并切换到重新计算选项卡，在计算选项组中，选择手动重算单选按钮，然后确定

补充3：利用单元格右侧的控制柄，下拉，复制上面的公式对下面进行计算（控制柄复制计算在列上和行上均适用）

二、使用函数计算

函数，是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定值来按特定的顺序或结构执行计算，函数可用于执行简单或复杂的计算。在单元格中可以输入公式进行计算，也可以使用函数进行计算，而使用函数输入会更简单。

许多Excel函数都是常用公式的简写形式。例如求和函数是通过选中一个区域，将一系列单元格相加。比较公式=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7=A8+A9+A10和函数=SUM （A1：A10），可以发现求和函数比求和公式更加简洁，同时也更容易创建

所有函数形式（表达式）都是由一个函数名和一系列参数组成，参数紧跟函数名并置于括号内。函数可以输入，也可以选择插入

1、自动求和按钮的使用

Excel通过公式和函数可以实现强大的计算和统计功能，但对于普通用户来说可能根本使用不到这些相对复杂的功能，而且一些简单的函数计算，也可以通过自动求和按钮实现（即Excel将一些基本的计算函数放在了界面上供用户使用）2、插入函数的使用

掌握如何利用函数进行运算

第二节数据的排序和筛选

一、使用排序按钮

要对工作表的数据进行单列的排序，最快捷的方法就是利用常用工具栏的降序排序按钮和升序排序按钮

（1）可以先选中这一列的任一单元格在某些情况下可以选中整列或数据区域（2）单击常用工具栏上的升序排列按钮（按照数字或字母的升序排列）或者单击降序排列按钮。Excel将按照想要的顺序对选中区域所在的列进行排序

提示：在使用Excel进行排序时，无论是按照升序排列还是降序排列，空白单元格总是被排在最后

二、利用多关键字进行排序

使用常用工具栏的排序按钮只能对单一的关键字进行排序，如果要进行多关键字排序，可以使用排序对话框设置如同表格排序中讲到的主要关键字和次要关键字（1）在需要排序的数据列中单击任一单元格

（2）选择数据—排序命令，打开排序对话框

（3）在主要关键字下拉列表框中选择要排序的字段，然后选择升序或降序；如需次要关键字，则在次要关键字下拉列表框中选择需要排序的字段，并设置升序或降序排列；最后确定完成设置并进行排序

提示1：Excel2003一次最多可以在三个列上排序

提示2：在排序对话框我的数据区域选项组中，标题行在其他进行排序时应该留在原位不动，如果用户的数据列表包含标题行，Excel通常能辨别出该行，并在对话框底部选中有标题行单选按钮。如果由于某种原因，程序没能注意到标题行并选中了无标题行单选按钮，用户可以在单击确定按钮之前将其纠正

补充：Excel认定包含当前单元格的列就是要排序的那一列，并将该列作为主要关键字；同时，一般由于用户喜欢升序排列，Excel默认选中升序按钮。如果用户要进行排序，首先要对这些设置进行必要的调整。

三、按行排序

用户还可以按列进行排序，而不管行的顺序。要按行排序，可按照下列步骤（1）选中单元格区域或单元格，然后选择数据—排序命令，打开排序对话框（2）单击排序对话框的选项按钮，从打开的排序选项对话框中选中按行排序，单击确定按钮回到排序对话框

（3）在排序对话框中选择排序的关键字以及排序的顺序

四、筛选数据

筛选是查找数据和处理数据清单中数据子集的快捷方法。筛选清单只显示满足条

件的行，该条件由用户针对某列指定。与排序不同，筛选并不重排清单。筛选只是暂时隐藏不必要显示的行，而且一次只能对工作表中的一个数据清单使用筛选命令。Excel提供了两种筛选数据的方法。

（一）使用自动筛选

自动筛选，包括按选定内容筛选，适用于简单条件

（1）在需要排序的数据清单中，单击其中任一单元格

（2）选择数据—筛选—自动筛选命令

（3）这时数据清单就会在每列标题处出现下拉箭头，单击该箭头就会弹出菜单，从下拉菜单中选择筛选条件

（4）如果选择自定义，将打开自定义自动筛选方式对话框，Excel提供了最多两个条件的筛选

提示：要取消数据筛选，只要再次选择数据—筛选—自动筛选命令即可

（二）高级筛选

如果所设的筛选条件比较多，使用前面的方法来筛选数据就显得有些费事了，而且自动筛选只能对同一列数据上设置筛选条件。使用高级筛选，可以在工作表中只显示那些符合搜索条件的各行数据

（1）在使用高级筛选之前，必须先建立一个条件区域。即在数据清单上插入三行空行。然后将数据清单中含有待筛选值的数据列标志复制到条件区域的空行中，在条件标志的下面一行输入所匹配的条件，即设置筛选条件

（2）单击数据区域内任一单元格，然后选择数据—筛选—高级筛选命令，打开高级筛选对话框

补充1：创建条件格式

当表格数据很多时，使用Excel 2003的条件格式化功能可以方便的设置某些特定单元格的格式，如突出显示某些数据。操作步骤如下：

（1）首先选择要设置条件格式化的单元格区域，然后选择格式—条件格式命令（2）打开条件格式对话框，在条件1选项区中从左到右分别选择或输入条件（3）单击单元格格式按钮，在打开的单元格格式对话框中可以设置条件为真时的格式，，如果还要设置边框和图案，还可以选择边框和图案选项卡设置，完成

后单击确定按钮

（4）如果还要增加一个条件格式，可单击添加按钮，此时在条件格式对话框中多了一个条件2的选项区，按照上面的步骤再设定一个条件格式

提示：在Excel 2003中，条件格式化时最多可用3个条件

（5）单击确定按钮，就应用了以上所设置的条件格式

补充：利用记录单建立一个成绩表

数据清单与普通工作表一样，可以直接在单元格中输入数据，为了避免在输入数据时发生误操作，可以在工作表中利用记录单来输入数据，这样在录入数据时比较直观，也不容易出错，特别是格式不容易出错，在管理数据时比较方便。（1）在工作表中的第一行，输入该数据清单的各字段名称，并在任意一个字段名称下输入一个数据如输入编号、学号、姓名、英语、数学、语文、计算机、总分、平均分；在编号下面输入1，否则直接选择命令，会有提示

（2）选中数据清单中的任意一个单元格，然后选择数据—记录单命令，打开输入记录单对话框

（3）在相应的文本框中输入相应的数据

（4）在输入第一组数据后，单击记录单窗口中的新建按钮，就会在工作表中建立一组数据，并且对话框左侧各字段的数据也会清空，接着就可以新建下一组数据。使用同样的方法，输入所有数据。

注意：单击新建按钮，可以清除当前记录单的内容，并输入新内容；单击记录单对话框中的上一条和下一条按钮，或者按键盘的上、下方向键，都可以实现浏览记录。

第三节使用图表

图表功能是Excel重要的一部分，根据工作表中的数据，可以创建直观、形象的图表。Excel提供了数十种的图表类型，使用户可以选择恰当的方式表达数据信息，并且可以自定义图表、设置图表各部分的格式。

一、创建图表

建立图表时，一般是利用图表向导插入图表的。打开图表向导有两种方法：一种

是选择插入—图表命令；另一种是单击常用工具栏的图表向导按钮。

使用向导插入图表插入图表分为5个步骤

（1）选择数据源：使用向导插入图表之前，先要选择作为图表数据源的单元格范围。在工作簿中，可以用鼠标选取连续范围，也可以配合Ctrl键选取不连续范围，然后打开图表向导

（2）选择图表类型：在图表向导对话框中中，在图表向导—4步骤之1—图表类型对话框的标准类型选项卡中选择所需的类型；然后在右侧的子图表类型中选择该类型下的某一类型；然后单击下一步按钮

提示：在图表向导—4步骤之1—图表类型对话框中，如果单击按下不放可查看示例按钮，可以预览所选图表类型应用数据后的效果

（3）确定数据范围并指定数据的方向：如果对预览结果满意，单击下一步按钮，进入到图表向导—4步骤之2—图表源数据对话框确定数据范围和方向。

由于在使用图表向导前，已经选择了单元格范围，所以在数据区域选择框中已经自动填充好了图表的数据源区域。如果要更改，单击数据区域后的折叠按钮，然后用鼠标重新选择单元格作为数据区域，注意配合Ctrl和Shift键。选择数据源后，Excel会根据数据自动选中系列产生在行或列单选按钮。然后单击下一步按钮，进入到第三步骤。

提示：在图表向导—4步骤之2—图表源数据对话框中，选择系列选项卡，可以为图表添加或删除系列

（4）设置图表选项：进入到图表向导—4步骤之3—图表选项，可以分别设置图表标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表。

这些选项同样可以在制作完表格后更改或美化

（5）选择图表的形式。图表的选项设置完成后，单击下一步按钮，打开图表向导—4步骤之3—图表位置对话框，在此设置图表的插入位置

提示：如果作为新工作表插入，可以在右侧的文本框中设置（输入）工作表名称提示：如果选中作为其中的对象插入单选按钮，在图表插入到当前工作表中，也可在在其右侧的下拉列表框中还可以选择将工作表插入到工作簿的其他工作表（6）最后单击完成按钮，即可完成插入工作表

二、快速创建图表

如果不想对图表进行任何特殊的设置，也就是使用默认的设置，则可以使用快捷键或工具栏快速创建图表

1、使用快捷键创建图表

选中作为图表数据源的单元格范围，按键盘上的F11键，就会在工作簿中插入一个新的工作表，在整个工作表中插入默认类型的图表

2、使用工具栏插入图表

首先选中作为图表数据源的单元格范围，接着选择视图—工具栏—图表命令，然后再单击图表工具栏的图表类型按钮，从弹出的菜单中选择所需要的图表类型，即可在当前工作表中插入一个内嵌图表

提示：与使用快捷键快速创建图表比较，使用工具栏插入图表可以设置图表类型三、编辑图表

编辑图表主要包括设置图表位置、设置图表大小、更改图表类型、修改图表数据1、调整图表位置

提示1：同样，移动图表标题、绘图区和图例也可以用鼠标拖动，但对图表标题、绘图区和图例的移动，都不能超过图表区域的范围在美化图表中具体讲

提示2：在创建的图表上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择位置命令，将打开图表位置对话框，在可将图表移动到其他工作表或放在单独的工作表中

2、调整图表大小

提示1：这些操作同我们在WORD中改变图形大小一样

提示2：注意Ctrl键的使用，按住Ctrl键拖动控制点

提示3：图表大小调整时，图表中的标题、坐标轴、图例等将自动放大或缩小3、更改图表类型

若对创建的图表类型不满意，也可以将其更改，更改有两种方法

（1）选中整个图表，然后选择图表—图表类型命令，或在图表上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择图表类型命令，在打开的图表类型对话框的标准类型选项卡中选择所需图表类型或子图表类型，完成后单击确定按钮

或（2）选中整个图表，在图表工具栏（视图—工具栏—绘图，打开图表工具栏）中单击图表类型按钮旁的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中选中所需图表类型即可改变图表类型

4、修改图表数据

利用表格中的数据创建图表后，图表中的数据与表格中的数据是动态联系的，即在修改表格中的数据时，图表中的相应图形会发生变化；而在修改图表中的图形时，表格中相应的单元格数据也发生变化

（1）如何通过修改图表中的图形来改变相应数据

（2）如何通过修改单元格数据来改变图表中相应的图形

提示：虽图表和单元格数据动态联系，但饼图和面积图不能通过修改图形来达到修改表格数据的目的

四、美化图表

1、如何设置图表区格式

2、如何设置绘图区格式

3、如何设置图例格式

4、如何设置网格线格式

5、如何设置数据系列格式

6、如何设置坐标轴格式

7、如何设置图表标题格式

补充：各类图表的应用范围

不同类型的图表所使用的场合各不相同。选择正确的图表类型可使信息突出显示，让图表更具阅读性

一、柱形图和条形图

柱形图强调的是一段时间内数据值的变化。比如说表示一段时间内的销售量变化；条形图，其实与柱形图表达意义可以相同，但条形图一般应用于分类标签较长的图表的绘制

二、折线图

折线图主要是用于比较等时间间隔的数据变化的趋势，它强调的是数据的时间性和变动率

三、饼图

饼图主要用于显示每一数值所占总数值的比例。它只能显示一个系列数据比例关系，如果有几个系列同时被选中，只会显示其中的一个系列

四、散点图

散点图和点图和折线图看起来非常相似，尤其是当显示的散点图带有连接线时。但是散点图又称为XY散点图，没有分类轴，在X轴和Y轴的交叉处显示点，从而将这些数值合并成一个数据点

五、面积图

面积图与折线图非常相似，不过它们是在折线下的区域中（折线下围成的面积）显示数值的变化量，强调数据随时间发生的变化量。面积图最大的一个缺陷就是当数据系列较多时，前面的图例可能会挡住后面的图例，不利于对数据进行分析六、圆环图

同饼图一样，圆环图显示的是各部分与整体之间的关系，但圆环图可以包含多个数据系列；在圆环图中绘制的每一个数据系列都会向圆环图中添加一个环，第一个数据系列显示在圆环图的中心