《现代秘书心理学》秘书的目标管理

现代秘书心理学

秘书的目标管理

赵中利著

一、目标管理的由来

目标管理(management by objeetives,缩写为MBO)是20世纪50年代中期出现于美国，以泰罗的科学管理和行为科学理论为基础形成的一套管理制度。凭借这种制度，可以使组织的成员亲自参加工作目标的制定，实现自我控制，并努力完成工作目标。而对于员工的工作成果，由于有明确的目标作为考核标准，从而使对员工的评价和奖励做到更客观、更合理，因而可以大大激发员工为完成组织目标而努力。目前大家比较公认的是彼得·F'德鲁克对目标管理的发展和使之成为一个体系作出了重大贡献。1954年，德鲁克在《管理的实践》一书中，首先提出了“目标管理和自我控制”的主张。之后，他又发展了这一主张，他认为，企业的目的和任务，必须化为目标，企业的各级主管必须通过这些目标对下级进行领导，以此来达到企业的总目标。如果一个范围没有特定的目标，则这个范围必定被忽视，如果没有方向一致的分目标来指导各级主管人员的工作，则企业规模越大，人员越多时，发生冲突和浪费的可能性就越大。德鲁克的主张在企业界和管理学界产生了极大的影响，对形成和推广目标管理起了巨大的推动作用。

二、目标管理的基本过程

由于各个组织活动的性质不同，目标管理的步骤可以不完全一样，但一般来说，可以分为

以下四步:

建立一套完整的目标体系。实行目标管理，首先要建立一套完整的目标体系。这项工作总

是从单位的最高主管部门开始的，然后由上而下地逐级确定目标。上下级的目标之间通常是一

种“目的一手段”的关系;某一级的目标，需要用一定的手段来实现，这些手段就成为下一级

的次目标，按级顺推下去，直到作业层的作业目标，从而构成一种锁链式的目标体系。

制定目标。制定目标的工作如同所有其他计划工作一样，也需要事先拟定提纲并进行必要

的宣传，以明确制定目标的工作方针，如果指导方针不明确，就不可能希望下级主管人员会制

定出合理的目标来。此外，制定目标应当采取协商的方式，应当鼓励下级主管人员根据基本方

针拟定自己的目标，然后由上级批准。

组织实施。目标既定，主管人员就应放手把权力交给下级成员，而自己去抓重点的综合性

管理。完成目标主要靠执行者的自我控制。如果在明确了目标之后，作为上级主管人员还像从

前那样事必躬亲，便违背了目标管理的主旨，不能获得目标管理的效果。当然，这并不是说，

上级在确定目标后就可以撒手不管了。上级的管理应主要表现在指导、协助、提出问题，提供

情报以及创造良好的工作环境方而。

检查和评价。对各级目标的完成情况，要事先规定出期限，定期进行检查，检查的方法可灵活

地采用自检、互检和责成专门的部门进行检查。检查的依据就是事先确定的目标。对于最终结果，

应当根据目标进行评价，并根据评价结果进行奖罚。经过评价，使得目标管理进入下一轮循环过程。三、目标管理的原则

最重要的事情应该最优先去做，这是目标管理的最基本原则，也是这类问题的最有效解决方

法。世界上几乎所有的领袖都在运用目标管理方法。这种方法可以简单概括为一句话，即依据“我

现在做的，使我更接近目标”的原则，判断工作的轻重缓急，合理安排时间。它包括以下内容: 制订目标。如果想把工作安排得更好，首先最重要的是先问问自己:我的目标是什么?因

为作为一个组织的管理者，首先必须明确组织的目标，制订工作计划，并且在制订计划时应该包括有长远计划和短期具体的计划。

定下期限。帕金森有一条定律:工作会展延到填满所有的时间。因此，安排给自己或别人

的任务，必须要有期限，没有期限就永远完成不了。定下期限，可以给自己施加压力，尽快把工

作完成。尊重自己制订的期限，不能养成拖延的毛病。定期限是在实践中最有效的方法之一。

追踪查询。制订的任何计划，必须建立一套追踪查询的制度，这样才能保证各项工作按时

完成。假如我们能坚持运用上述目标管理的原则来处理工作，那么我们的各项工作将会顺利开

展并最终达成我们设定的目标。

四、秘书的目标管理

秘书人员应该充分运用目标管理方法对自己进行自我管理。作为秘书人员要追求的目标主

要有两个:一个是工作目标，一个是个人发展目标。

工作目标就是秘书人员的职责目标，追求工作目标是秘书职业的基本要求，同时也是对秘

书人员进行工作业绩考核的基本出发点。秘书人员的工作目标一方而是由领导确定的，另一方

而也是秘书人员自己确定的。一个具有主动意识、具有进取精神的秘书人员是不会仅仅满足于

应付领导安排的工作任务的，他会积极思考、主动服务、创新工作，为自己设计更高的工作目

标，更好地从发挥助手作用向发挥参谋作用发展。在制订自己的工作目标时，秘书人员也应该遵

循最优化的原则，分清轻重缓急，将主要精力放在最重要的事情上去，以取得事半功倍的效果。

个人发展目标是秘书人员自己确定的个人发展规划。一个秘书人员在完成工作任务的情况

下往往还有个人自我发展的愿望和要求。当这种愿望和要求能够与自己所从事的工作相结合的

时候，秘书人员就会对工作充满热情，就会全身心地投入到工作中去，就会大大地提高工作效

率。但是如果秘书人员所确定的个人发展目标与所从事的工作不能完全一致的时候，也就是个

人发展不能从所从事的职业活动中获得满足时，秘书人员就而临着一个选择:怎样处理工作与

个人发展的关系问题。这个问题如果处理不好，就会使秘书人员陷入矛盾与冲突之中，不仅会

影响工作而且也会影响自我发展。

所以作为秘书人员应该首先培养自己的职业兴趣，在这个基础上来确定自我发展的具体目

标，将自我发展与工作结合起来，这样就容易实现个人发展目标。

在秘书人员的目标管理中，秘书人员一定要理清自己的思路，制订切实可行具有可操作性

的计划，将自己所确定的目标书而化、视觉化、时间化，并且经常进行自我督促和检查。只要

持之以恒，就一定能够实现自己所确定的发展目标。

董事会秘书岗位职责

董事会秘书工作规则第一章总则第一条为保证XXXX公司（以下简称公司）规范运作，明确董事会秘书职责和权限，规范董事会秘书工作行为，保证董事会秘书依法行使职权，履行职责，依照《中国人民共和国公司法》（以下简称《公司法》、《非上市公众公司监督管理办法》等相关法律法规和《有限责任公司章程》（以下简称《公司章程》的规定，制定本规则。第二条董事会秘书室公司高级管理人员，对公司和董事会负责，承担法律、行政法规及《公司章程》对公司高级管理人员所要求的义务，享有相应的工作职权，并获取相应的报酬。第二章董事会秘书的任职资格第三条公司董事会秘书应当是具有必备的专业知识和经验的自然人，其任职资格包括：（一）大学本科以上学历，具有丰富的公司治理、股权管理等工作经验。（二）具备履行职责所必须的财务、管理、法律等专业知识，熟悉本行经营情况和行业知识，具有较强的公关能力和协调能力，具备良好的职业道德和个人品质。（三）在学术、专业资格或有关经验方面符合其他法律法规或监管机构的其他要求。第四条具有下列情形的人员不得担任公司董事会秘书：（一）《公司法》第一百四十七条规定的任何一种情形。（二）最近三年受到过中国证券监督管理委员会（以下简称中国

证监会）的行政处罚。（三）公司现任监事。（四）《公司章程》规定的不得担任公司董事会秘书的其他情形。（五）全国中小企业股份转让系统有限责任公司认定不适合担任董事会秘书的其他情形。第五条公司应当建立相应的工作制度，为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、财务总监、其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营状况，查阅其职责范围内的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。公司召开总经理办公会以及其他涉及公司重大事项的会议，应及时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。第三章董事会秘书的兼职第六条董事兼任监事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别做出时，则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份做出。第四章董事会秘书的聘任和解聘第七条公司设董事会秘书一名，由董事长提名，董事会聘任或解聘。第八条公司解聘董事会秘书应当有充分的理由，不得无故将其解聘。第九条董事会秘书在任职期间出现下列情形之一时，董事会可终止对其聘任；（一）出现本规则第四条规定的任一情形。

公司董事会秘书工作规则

公司董事会秘书工作规则第一章总则第一条为了规范公司董事会秘书的行为，完善公司法人治理结构，促进公司规范运作，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、中国证券监督管理委员会（以下简称“中国证监会”），结合公司实际，制定本制度。第二条公司董事、监事、总经理、董事会秘书和其他高级管理人员、公司各有关部门及相关人员均应当遵守本制度的规定。第二章董事会秘书的聘任第三条公司设董事会秘书一名。董事会秘书为公司的高级管理人员，承担法律、法规、规章及公司章程对公司高级管理人员规定的义务，履行相应的工作职责，并获取相应的报酬。董事会秘书对公司和董事会负责。第四条董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德。董事会秘书应当由公司董事、副总经理、财务负责人或者公司章程规定的其他高级管理人员担任。第五条有下列情形之一的人士，不得担任公司董事会秘书：（一）有《公司法》第一百四十六条规定情形之一的；（二）自受到中国证监会最近一次行政处罚未满三年的；（三）最近三年受到过上海、证券交易所公开谴责或三次以上通报批评的；

（四）本公司现任监事；（五）公司聘请的会计师事务所的注册会计师和律师事务所的律师；（六）证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。第六条董事会秘书由公司董事会聘任或者解聘。董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时，则该兼任董事及董事会秘书的人员不得以双重身份作出。公司应当在有关拟聘任董事会秘书的会议召开五个交易日之前将该董事会秘书的有关材报送交易所，交易所自收到有关材料之日起五个交易日内未提出异议的，董事会可以聘任。公司聘任董事会秘书之前应当向证券交易所报送下列资料：（一）董事会推荐书，包括被推荐人符合任职资格的说明、职务、工作表现及个人品德等内容；（二）被推荐人的个人简历、学历证明（复印件）；（三）被推荐人取得的董事会秘书资格证书（复印件）。公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。第七条公司董事会正式聘任董事会秘书、证券事务代表后，应当及时公告并向证券交易所提交下列资料：（一）聘任董事会秘书、证券事务代表的董事会决议或聘任书；（二）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等；

公司董事会秘书工作细则

董事会秘书工作细则第一章总则第一条为了明确董事会秘书的职责权限，充分发挥董事会秘书的作用，规范公司管理行为，提高公司管理效率，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）及《北京公司章程》（以下简称公司章程）的有关规定，特制定本细则。第二条董事会秘书为公司高级管理人员，承担法律、法规及公司章程对公司高级管理人员要求的义务，享有相应的工作职权。第三条董事会秘书由董事长提名，董事会聘任和解聘。第四条董事会秘书的报酬和奖惩，由董事会决定。第五条董事会秘书的任职资格如下： 1、具有大学以上学历，有一定财务、法律、计算机应用等方面的知识； 2、具有行政、管理等任职经验； 3、具有良好的个人品质和职业道德素质； 4、《公司法》第57、58条规定的人员及其他法律、法规禁止的人员不得担任； 5、公司董事、监事、经理（副经理除外）、财务负责人不得担任； 6、其他任职资格条件。第六条董事会秘书应遵守国家法律、法规和公司章程及公司基本管理制度的要求，忠实履行职责，谨慎、认真、勤勉行使公司赋予的权利，保守公司秘密，不得利用在公司的地位和职权为自己谋取私利，并保证： 1、公平对待所有股东、董事； 2、在其职责范围内行使权利，不得越权； 3、不得利用所掌握的公司信息为个人或他人谋取利益或从事损害公司利益的活动； 4、不得利用职权收受贿赂或其他非法收入，不得侵占公司财产； 5、不得利用职务便利为自己或他人侵占或接受本应属于公司的商业机会； 6、不得泄露在任职期间内获得的本公司商业秘密； 7、接受董事长对其履行职责的合法监督和董事会成员对其工作的合理建议。第七条董事会秘书在其任职期间内可以向董事会提出书面辞职请求，经董事会同意后，并与继任者完全交接工作后，方可离开职位。第二章董事会会议第八条董事会秘书负责公司董事会会议的筹备工作，包括以下内容： 1、接收并整理会议提案，对所提交的提案进行形式上的审查，包括：提案人资格、提案人数是否符合《公司法》及公司章程的规定、提案名称和内容是否符合、提案人

董事会秘书岗位职责

董事会秘书岗位职责董事会秘书在公司董事会领导下，对董事会负责，那么你知道董事会秘书的岗位职责是什么吗?下面给大家介绍关于董事会秘书岗位职责的相关资料，希望对您有所帮助。董事会秘书岗位职责如下(一)负责公司和相关当事人与证券交易所及其他证券监管机构之间的沟通和联络; (二)负责处理公司信息披露事务,督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度,促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务,并按照有关规定向证券交易所办理定期报告和临时报告的披露工作; (三)协调公司与投资者之间的关系,接待投资者来访,回答投资者咨询,向投资者提供公司披露的资料; (四)筹备股东大会和董事会会议,准备和提交有关会议文件和资料; (五)参加董事会会议,制作会议记录并签字; (六)负责与公司信息披露有关的保密工作,制订保密措施,促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密,并在内幕信息泄露时及时采取补救措施并向证券交易所报告; (七)负责保管公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料,以及股东大会、董事会会议文件和会议记录等;

(八)协助董事、监事和其他高级管理人员了解信息披露相关法律、法规、规章、规则、证券交易所其他规定和公司章程,以及上市协议中关于其法律责任的内容; (九)促使董事会依法行使职权;在董事会拟作出的决议违反法律、法规和公司章程时,应当提醒与会董事,并提请列席会议的监事就此发表意见;如果董事会坚持做出上述决议,董事会秘书应将有关监事和其个人的意见记载于会议记录,同时向证券交易所报告; (十)证券交易所要求履行的其他职责。

上市公司董秘管理办法

发文:上海证券交易所文号:上证公字〔2011〕12号日期:2011-04-15 上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法（修订）各上市公司：为进一步规范上市公司董事会秘书的选任、履职、培训和考核工作，本所在整合《上海证券交易所上市公司董事会秘书资格管理办法》、《上海证券交易所上市公司董事会秘书考核办法》相关规定内容的基础上，修订了《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法》，现予发布，并自发布之日起实施，请遵照执行。各上市公司应根据修订后的《上市公司董事会秘书管理办法》，自本办法发布之日起一个月内召开董事会会议，修订或者制定本公司董事会秘书工作制度，进一步明确董事会秘书职责及其分管的工作部门。特此通知。上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法（修订）第一章总则第一条为提高上市公司治理水平，规范本所上市公司董事会秘书的选任、履职、培训和考核工作，根据《公司法》、《证券法》、《上海证券交易所股票上市规则》（以下简称“上市规则”）等法律法规和其他规范性文件，制订本办法。第二条上市公司董事会秘书为上市公司高级管理人员，对上市公司和董事会负责，应忠实、勤勉地履行职责。第三条上市公司董事会秘书是上市公司与本所之间的指定联络人。本所仅接受董事会秘书或代行董事会秘书职责的人员以上市公司名义办理信息披露、公司治理、股权管理等其相关职责范围内的事务。

第四条上市公司应当建立董事会秘书工作制度，并设立由董事会秘书分管的工作部门。第二章选任第五条上市公司董事会应当在公司首次公开发行股票上市后三个月内，或原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。第六条担任上市公司董事会秘书，应当具备以下条件：（一）具有良好的职业道德和个人品质；（二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识；（三）具备履行职责所必需的工作经验；（四）取得本所认可的董事会秘书资格证书。第七条具有下列情形之一的人士不得担任上市公司董事会秘书：（一）《公司法》第一百四十七条规定的任何一种情形；（二）最近三年曾受中国证监会行政处罚；（三）曾被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书；（四）最近三年曾受证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；（五）最近三年担任上市公司董事会秘书期间，证券交易所对其年度考核结果为“不合格”的次数累计达到二次以上；（六）本公司现任监事；（七）本所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。第八条上市公司拟召开董事会会议聘任董事会秘书的，应当提前五个交易日向本所备案，并报送以下材料：（一）董事会推荐书，包括被推荐人（候选人）符合本办法规定的董事会秘书任职资格的说明、现任职务和工作履历；（二）候选人的学历证明、董事会秘书资格证书等。本所自收到报送的材料之日起五个交易日后，未对董事会秘书候选人任职资格提出异议的,公司可以召开董事会会议，聘任董事会秘书。对于本所提出异议的董事会秘书候选人,上市公司董事会不得聘任其为董事会秘书。

国企央企董事会秘书工作规则

中国国际旅行社总社有限公司董事会秘书工作规则（经2010年8月2日第一届董事会第二十八次会议第一次审议修改通过）第一章总则第一条为规范中国国际旅行社总社有限公司（简称“公司”）董事会秘书的工作和行为，促进公司董事会秘书依法、充分履行职责，依据《中华人民共和国公司法》(以下简称《公司法》)和《中国国际旅行社总社有限公司章程》(以下简称“《公司章程》”)，制定本规则。第二条董事会秘书是公司高级管理人员，承担法律、法规及公司章程对公司管理人员所要求的义务，享有相应的工作职权。第三条董事会设董事会办公室作为董事会常设工作机构，在董事会秘书的领导下开展工作。董事会办公室应配备协助董事会秘书工作的专职人员，包括但不限于法律事务代表等。第二章任职条件及任免程序第四条董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识，具有良好的职业道德和个人品质。具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：（一）《公司法》第一百四十七条规定的任何一种情形；（二）公司现任监事、CEO或总经理、总会计师；（三）公司聘请的会计师事务所的会计师和律师事务所的律师；（四）法律、行政法规规定不适合担任董事会秘书的其他情形。第五条董事会秘书由董事长提名，董事会聘任或解聘。第六条国家有关法律、法规及《公司章程》对公司管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。第七条董事会秘书原则上应由专职人员担任。除本规则第四条第（二）

项规定的人员外，公司董事或者其他管理人员可以兼任公司董事会秘书。第八条当公司董事会秘书由董事兼任时，如某一行为应当由董事及公司董事会秘书分别作出，则该兼任董事及公司董事会秘书的人不得以双重身份作出。第九条公司法律事务代表协助董事会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职责时，法律事务代表应当代为履行其职责并行使相应权力。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。第十条公司应当在原任董事会秘书离职后的同时聘任董事会秘书。第十一条董事会在聘任董事会秘书时应与其签订保密协议，要求其承诺任期内及离任后持续履行保密义务直至有关信息公开披露为止。第十二条公司解聘董事会秘书应当有充分的理由，不得无故将其解聘。第十三条董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发生之日起一个月内将其解聘：（一）本规则规定不得担任董事会秘书的任何一种情形；（二）连续三个月以上不能履行职责；（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司或投资者造成重大损失；（四）严重违反公司的规章制度，不能正确履行其职责；（五）违反法律、行政法规、部门规章和《公司章程》，给公司或投资者造成损失。第十四条被解聘的董事会秘书离任前，应当接受董事会和监事会的离任审查，在监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理的事项以及其他待办理事项。第十五条董事会秘书空缺期间，公司应当及时指定一名董事或者管理人员代行董事会秘书的职责，并报股东备案，同时尽快确定董事会秘书的人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。董事会秘书空缺时间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，直至公司聘任新的董事会秘书。第三章职责

《秘书文档管理》思考题及案例分析附答案解析1

第一章文书和档案 1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。【答案】文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，包括以下两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。第二，文书有条件地转化为档案。从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。 2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？

董事会秘书主要职责

董事会秘书主要职责 (一)负责公司和相关当事人与证券交易所及其他证券监管机构之间的沟通和联络; (二)负责处理公司信息披露事务,督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度,促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务,并按照有关规定向证券交易所办理定期报告和临时报告的披露工作; (三)协调公司与投资者之间的关系,接待投资者来访,回答投资者咨询,向投资者提供公司披露的资料; (四)筹备股东大会和董事会会议,准备和提交有关会议文件和资料; (五)参加董事会会议,制作会议记录并签字; (六)负责与公司信息披露有关的保密工作,制订保密措施,促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密,并在内幕信息泄露时及时采取补救措施并向证券交易所报告; (七)负责保管公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料,以及股东大会、董事会会议文件和会议记录等; (八)协助董事、监事和其他高级管理人员了解信息披露相关法律、法规、规章、规则、证券交易所其他规定和公司章程,以及上市协议中关于其法律责任的内容; (九)促使董事会依法行使职权;在董事会拟作出的决议违反法律、法规和公司章程时,应当提醒与会董事,并提请列席会议的监事就此发表意见;如果董事会坚持做出上述决议,董事会秘书应将有关监事和其个人的意见记载于会议记录,同时向证券交易所报告; (十)证券交易所要求履行的其他职责。

一是负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管，即按照法定程序筹备股东大会和董事会会议，准备和提交有关会议文件和资料;负责保管公司股东名册、董事名册，大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料，股东大会、董事会会议文件和会议记录等。二是负责公司股东资料的管理，如股东名册等资料的管理。三是负责办理信息披露事务。如督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度，促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务，按照有关规定向有关机构定期报告和临时报告;负责与公司信息披露有关的保密工作，制订保密措施，促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密，并在内幕信息泄露时及时采取补救措施。

董事会秘书工作细则

四川成渝高速公路股份有限公司董事会秘书工作细则（2011年修订）目录第一章总则第二章董事会秘书第一节董事会秘书的任职资格第二节董事会秘书的聘任第三节董事会秘书的职责第四节董事会秘书的解聘及离任第五节董事会秘书的培训及考核第三章董事会办公室第四章附则

第一章总则第一条为充分发挥董事会秘书的积极作用，保证董事会日常工作的有序、规范开展，根据《中华人民共和国公司法》（“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（“《证券法》”）、四川成渝高速公路股份有限公司（“公司”）章程（“公司章程”）、香港联合交易所（“联交所”）《证券上市规则》和上海证券交易所（“上交所”）《股票上市规则》、《上市公司董事会秘书管理办法》，制定四川成渝高速公路股份有限公司董事会秘书工作细则（“本细则”）。第二章董事会秘书第一节董事会秘书的任职资格第二条 1、董事会设董事会秘书。董事会秘书为公司的高级管理人员，对公司和董事会负责。董事会秘书应当是具有必备的专业知识和经验的自然人，由董事会委任及解聘。 2、董事会秘书的基本任职资格：（1）具有良好的个人品质和职业道德，能忠实、勤勉地履行职责；（2）具备履行职责所必需的工作经验；（3）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识；

（4）取得上交所认可的董事会秘书资格证书。 3、下列人员不得担任公司董事会秘书：（1）《公司法》第147条规定情形之一的人士；（2）最近三年曾受中国证监会行政处罚；（3）曾被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书；（4）最近三年曾受证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；（5）最近三年担任上市公司董事会秘书期间，证券交易所对其年度考核结果为“不合格”的次数累计达到二次以上；（6）现任公司监事；（7）上交所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。第二节董事会秘书的聘任第三条 1 、董事会秘书可由一名或两名自然人共同出任。在二人共任的情况下，董事会秘书的职务应由二人共同分担；但任何一人皆有权独自行使董事会秘书的所有权力。 2、公司董事会秘书职位不能空缺，公司应当在首次公开发行股票上市后三个月内或原董事会秘书离职后三个月内正式聘任董事会秘书。

《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案(编辑定稿)备课讲稿

《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案(编辑定稿)

第一章文书和档案 1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。答：文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，包括以下两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。第二，文书有条件地转化为档案。从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工

作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。 2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？答：文书的种类：文书按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。私人文书有书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿、房契、地契等。公务文书即公文的种类很多，可以从不同的角度进行分类。第一，按作用可以将公文分为通用公文和专用公文两类。第二，按行文方向可以将公文分为下行文、平行文和上行文三类。第三，按来源和使用范围可以将公文分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件三类。第四，按功能性质可以将公文分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。第五，按时限要求可以将公文分为紧急公文和普通公文。第六，按机密程度可以将公文分为机密公文和普通公文。

全国中小企业股份转让系统挂牌公司董事会秘书任职及资格管理办法

附件全国中小企业股份转让系统挂牌公司董事会秘书任职及资格管理办法（试行）第一条为加强挂牌公司董事会秘书管理，完善公司治理，根据《全国中小企业股份转让系统业务规则（试行）》（以下简称《业务规则》）、《全国中小企业股份转让系统挂牌公司分层管理办法（试行）》（以下简称《分层管理办法》）等规定，制定本办法。第二条本办法适用于全国中小企业股份转让系统（以下简称“全国股转系统”）挂牌公司及申请挂牌公司的董事会秘书任职及资格管理。挂牌公司及申请挂牌公司设立董事会秘书的应当遵守本办法的规定。第三条董事会秘书应当遵守法律法规、部门规章、业务规则、公司章程和本办法的规定，忠实勤勉地履行职责。第四条全国中小企业股份转让系统有限责任公司（以下简称“全国股转公司”）依据《业务规则》、《分层管理办法》及本办法规范挂牌公司董事会秘书的任职管理，开展挂牌公司董事会秘书的资格管理工作。

全国股转公司可以委托有关单位依据《业务规则》及本办法组织挂牌公司董事会秘书的培训及考试工作。第五条董事会秘书是挂牌公司与全国股转公司、主办券商的指定联络人。董事会秘书对挂牌公司和董事会负责，履行以下职责：（一）负责挂牌公司信息披露事务，协调挂牌公司信息披露工作，组织制定挂牌公司信息披露事务管理制度，督促挂牌公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定。负责挂牌公司信息披露的保密工作，组织制定保密制度工作和内幕信息知情人报备工作，在发生内幕信息泄露时，及时向主办券商和全国股转公司报告并公告；（二）负责挂牌公司股东大会和董事会会议的组织筹备工作，参加股东大会、董事会、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字确认；（三）负责挂牌公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调挂牌公司与证券监管机构、股东及实际控制人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；（四）负责督促董事会及时回复主办券商督导问询以及全国股转公司监管问询；（五）负责组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、部门规章和全国股转系统业务规则的培训；督促董事、监事和高级管理人员遵守证券法律法规、部门规章、全国股转系统业务规则以及公司章程，切实履行其所作出的承诺。

董事会秘书岗位职责

董事会秘书岗位职责在公司董事会领导下,对董事会负责. 一,准备和递交国家有关部门要求董事会和股东大会出具的报告和文件; 二,筹备董事会和股东大会,并负责会议记录和会议文件,记录的保管并起草董事会的会议纪要,文件. 三,负责公司信息披露事务,保证信息披露的及时,准确,合法,真实和完整; 四,保证有权得到公司有关记录和文件的人及时得到有关文件和记录; 五,使公司董事,监事,高级管理人员明确他们应当崐担负的责任,遵守国家有关法律,法规,规章,政策,公司章程等有关规定; 六,协助董事会行使职权.在董事会决议违反法律,法规,公司章程等有关规定时,应及时提出异议; 八,处理公司与证管部门及投资人之间的有关事宜; 九,公司章程和证券交易所上市规则所规定的其它职责. 十,承办董事长交办的各项工作. 董事会研究员岗位职责 1,负责董事会投资项目(课题)的研究工作. 2,负责情报,信息的收集,整理,汇编和发送工作. 3,负责董事会日常事务工作. 4,组织各种与公司业务发展和内部管理相关的课题研究. 董事长秘书岗位职责 1,负责董事长日常事务及交办的各项工作. 2,负责调查研究,了解公司经营情况,并向董事长汇报.

3,负责承办董事长召开的各项会议,并起草会议纪要及通知等文件. 董事会办公室主任岗位职责 1,负责董事会日常事务及各项工作. 2,负责起草董事会的报告书,决议,纪要,通知等文件. 3,负责起草,报告上市公司中期及年度报告. 4,负责董事会会议的记录工作. 5,组织拟定或修改公司章程和董事会业务工作程序. 6,协助董事会秘书筹备召开股东大会和董事会,并负责准备会议材料. 关于进一步落实和完善上市公司董事会秘书工作职责的通知各上市公司：自从上市公司实行董事会秘书制度以来，董事会秘书认真贯彻落实公司运作的法律、法规及公司章程，积极做好信息披露工作，加强与监管机构和交易所的沟通与联络，协调公司与投资者的关系，在促进和保证上市公司规范运作方面做了大量的工作，取得了明显的成效。但是，有部分上市公司对董事会秘书的地位和作用认识不足，对董事会秘书的职责界定不清， 1职权授予不够，不能在效地支持和保证董事会秘书全面、准确、及时履行职责，导致公司在规范运作方面存在诸多缺陷。为了全面提高上市公司质量，规范上市公司运作，根据国务院和中国证监会的有关规定，结合江西辖区实际，现就进一步落实和完善上市公司董事会秘书工作职责的有关事项通知如下：一、进一步明确董事会秘书工作职责。㈠董事会秘书的主要职责是：协助董事长处理董事会日常工作，持续向董事、监事及公司高管提供、提醒并确保其了解监管机构有关公司运作的法规、政策及要求，协助董事及公司

董事会管理制度

董事会管理制度总则 1、为规范公司董事会管理，完善公司内部控制，提高公司治理水平，根据《公司法》《上市公司治理准则》《关于在上市公司建立独立董事制度的指导意见》等法律法规，以及公司《章程》《信息披露事物管理制度》制定本制度 2、凡须经董事会会议或董事会临时会议审议或决定的事项，提案的方向向董事会提出。 3、下列主体，可以按本制度规定的时间和程序向董事会提出提案：（一）代表1/10以上表决权的股东；（二）1/3以上董事；（三）1/2以上独立董事；（四）董事长；（五）董事会各专门委员会；（六）监事会；（七）总经理办公会；（八）法律法规规定可以天的其他主体。 4、提交董事会的提案，必须内容充分完整、论证明确、形式规范，提案主体应就提案涉及的下列因素提供详备资料，做出详细说明：（一）损益和风险；

（二）作价依据和作价方法；（三）必要性、可行性和合作性；（四）交易相对方的信用及其与上市公司的关联联系（五）该等事项对公司持续发展的潜在影响等事宜。提案应由提案人签字或盖章；提案经由提案人会议审议通过的，应一并提供提案人就该事项召开会议的有效决议。提案应同时提交书面版本和电子版本。提案人对书面版本和电子版本内容的一致性负责。当书面版本与电子版本不一致时，以书面版本为准。 5、拟提交董事会的提案，最迟于董事会会议召开前13日、董事会临时会议召开前5日，交董事会秘书处登记备案。董事会秘书应于前款规定期限2日前，以电话或传真等方式征询提案权人的提案意向。 6、董事会秘书处负责董事会会议提案的形式和合规性审查。董事会秘书处在收到有关会议提案的书面材料后，应于3日内完成审查。审查气馁，董事会秘书处可以就提案的形式和是否符合相关规定要求提案人进行修改或补充。董事会秘书处完成提案初审后，报董事会议书审查。 7、董事会秘书审查后，呈报董事长审核同意后形成正式提案。董事长认为提案有关材料不具体或不充分时，可以要求提案人修改或补充。当提案与公司实际不相符时，董事长有义务与提案人进行沟通，及时修改调整有关提案内容，沟通的方式、时间及内容应有记录，该

董事会秘书岗位职责

董事会秘书岗位职责（二）负责处理公司信息披露事务,督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度,促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务,并按照有关规定向证券交易所办理定期报告和临时报告的披露工作；协调公司与投资者之间的关系,接待投资者来访,回答投资者咨询,向投资者提供公司披露的资料；筹备股东大会和董事会会议,准备和提交有关会议文件和资料；参加董事会会议,制作会议记录并签字；负责与公司信息披露有关的保密工作,制订保密措施,促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密,并在内幕信息泄露时及时采取补救措施并向证券交易所报告；负责保管公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料,以及股东大会、董事会会议文件和会议记录等；协助董事、监事和其他高级管理人员了解信息披露相关法律、法规、规章、规则、证券交易所其他规定和公司章程,以及上市协议中关于其法律责任的内容；促使董事会依法行使职权；在董事会拟作出的决议违反法律、法规和公司章程时,应当提醒与会董事,并提请列席会议的监事就此发表意见；如果董事会坚持做出上述决议,董事会秘书应将有关监事和其个人的意见记载于会议记录,同时向证券交易所报告；证券交易所要求履行的其他职责。

篇二：董事会秘书岗位职责在公司董事会领导下，对董事会负责。一、准备和递交国家有关部门要求董事会和股东大会出具的报告和文件；二、筹备董事会和股东大会，并负责会议记录和会议文件、记录的保管并起草董事会的会议纪要、文件。三、负责公司信息披露事务，保证信息披露的及时、准确、合法、真实和完整；四、保证有权得到公司有关记录和文件的人及时得到有关文件和记录；五、使公司董事、监事、高级管理人员明确他们应当崐担负的责任，遵守国家有关法律、法规、规章、政策、公司章程等有关规定；六、协助董事会行使职权。在董事会决议违反法律、法规、公司章程等有关规定时，应及时提出异议；七、为公司重大决策提供咨询和建议；八、处理公司与证管部门及投资人之间的有关事宜；九、公司章程和证券交易所上市规则所规定的其它职责。十、承办董事长交办的各项工作。篇三：董事会秘书岗位职责 1负责传达董事会决议、决定和指示，督促检查其贯彻执行情况； 2全面负责董事会办公室的各项工作； 3协助总经理处理日常事务； 4负责协调各部室、公司之间的工作，监督检查其工作情况；

董事会秘书制度

董事会秘书制度一、董事会秘书制度的来源董事会秘书是对外负责公司信息披露事宜，对内负责筹备董事会会议和股东大会，并负责会议的记录和会议文件、记录的保管等事宜的公司高级管理人员，董事会秘书对董事会负责。董事会秘书制度在我国是个“舶来品”。在中国，在公司中设置董事会秘书并作为高管人员，经历了从境外上市的外资股，到境内上市的外资股，再到境内上市的内资股的渐进过程。我国2005年10月27日修改的公司法（2006年1月1日起施行）中，第124条明确规定，上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备，文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。二、董事会秘书的职责根据《深圳证券交易所股票上市规则》、《上海证券交易所股票上市规则》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》，上市公司董事会秘书是证券交易所和上市公司之间的联络人，并负责管理上市公司的信息披露管理部门。董事会秘书的职责视公司具体情况而定，取决于公司的规模、经营复杂程度、地理位置、组织结构和公司所处的司法管辖区域等。《深圳证券交易所股票上市规则》第三章第二节规定董事会秘书的基本职责如下：（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；（三）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向本所报告并公告；

2021年董事会秘书工作细则

董事会秘书听说过，董事会秘书的工作细则倒是闻所未闻。下面是为你整理的董事会秘书工作细则，希望对你有用! 董事会秘书工作细则第一章总则第一条为规范公司行为，明确董事会秘书的职责权限，根据《中华人民共和国公司法》、本公司章程及有关法规，特制定本细则。第二条董事会秘书为公司的高级管理人员，由董事会聘任，对董事会负责。法律、法规及公司章程对公司高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。第二章任职资格第三条董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，并取得证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书有《公司法》第一百四十七条规定情形之一的; 自受到中国证监会最近一次行政处罚未满三年的; 最近三年受到证券交易所公开谴责或三次以上通报批评的; 本公司现任监事; 证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。第三章职责第四条董事会秘书应当遵守公司章程，承担与公司高级管理人员相应的法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。第五条董事会秘书的主要职责董事会秘书为公司与证券交易所的指定联络人，负责公司和相关当事人与证券交易所及其他证券监管机构之间的及时沟通和联络，保证证券交易所可以随时与其取得工作联系; 负责处理公司信息披露事务，督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度，促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务，并按规定向证券交易所办理定期报告和临时报告的披露工作; 协调公司与投资者关系，接待投资者来访，回答投资者咨询，向投资者提供公司披露的资料; 按照法定程序筹备董事会会议和股东大会，准备和提交拟审议的董事会和股东大会的文件; 参加董事会会议，制作会议记录并签字; 负责与公司信息披露有关的保密工作，制订保密措施，促使公司董事会全体成员及相关知情人在有关信息正式披露前保守秘密，并在内幕信息泄露时，及时采取补救措施并向证券交易所报告; 负责保管公司股东名册、董事名册、控股股东及董事、监事、高级管理人员持有公司股票的资料，以及董事会、股东大会的会议文件和会议记录等; 协助董事、监事和高级管理人员了解信息披露相关法律、行政法规、部门规章、证券交易所其他规定和公司章程，以及上市协议对其设定的责任; 促使董事会依法行使职权;在董事会拟作出的决议违反法律、行政

董秘及证券事务代表管理规定

深圳证券交易所上市公司董事会秘书及证券事务代表资格管理办法关于发布《深圳证券交易所上市公司董事会秘书及证券事务代表资格管理办法》的通知各上市公司：为进一步规范上市公司董事会秘书及证券事务代表资格管理，加强后续培训，根据《公司法》、《证券法》、《上市公司信息披露管理办法》及《深圳证券交易所股票上市规则》等法律、法规、规章、业务规则，本所制定了《深圳证券交易所上市公司董事会秘书及证券事务代表资格管理办法》。现予发布，请遵照执行。附件：《深圳证券交易所董事会秘书及证券事务代表资格管理办法》深圳证券交易所二○○八年十二月三日第一章总则第一条为进一步规范上市公司董事会秘书及证券事务代表资格管理，加强后续培训，根据《公司法》、《证券法》、《上市公司信息披露管理办法》及《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称《上市规则》）等法律、法规、规章、业务规则，制订本办法。第二条本办法适用于深圳证券交易所（以下简称本所）上市公司。本所对中小企业板上市公司董事会秘书及证券事务代表资格管理要求另有规定的，从其规定。第三条董事会秘书及证券事务代表应当根据法律、法规、规章、《上市规则》、公司章程等有关规定，勤勉尽责地履行自己的职责。第四条本所相关部门依据《上市规则》及本办法负责上市公司董事会秘书及证券事务代表的资格管理工作。第二章资格第五条董事会秘书及证券事务代表应具备《上市规则》所要求的任职条件。第六条董事会秘书和证券事务代表应当通过本所组织的董事会秘书资格考试，并取得本

所颁发的董事会秘书资格证书。第七条拟参加董事会秘书资格考试的相关人员应由上市公司（含拟上市公司）董事会进行推荐。第八条在本办法实施前已获得本所董事会秘书资格的，其资格证书依然有效。第九条本所建立董事会秘书资格管理信息库，记录通过考试的参考人员情况及其接受后续培训情况等相关信息。第三章考试第十条本所相关部门具体负责组织董事会秘书资格考试。第十一条在每一次董事会秘书资格考试之前，本所将提前在本所网站公告报名时间、报名方式、考试范围等相关事项，并接受考试报名。第十二条董事会秘书资格考试的基本范围包括：（一）《公司法》、《证券法》、《刑法修正案（六）》等法律和行政法规；（二）《上市公司治理准则》、《上市公司信息披露管理办法》、《上市公司股东大会规则》、《上市公司章程指引》、《上市公司收购管理办法》、《上市公司重大资产重组管理办法》等相关部门规章和规范性文件；（三）《上市规则》、《交易规则》等本所发布的相关业务规则和其他相关规定；（四）与证券登记结算业务有关的业务规则和其他规定；（五）本所要求的其他法律、法规、规章、规范性文件及业务规则。第十三条本所根据前条所述考试范围编制法规汇编，并在本所网站上市公司业务专区、中小企业板业务专区等有关业务专区上网发布。第十四条本所根据标准化、规范化、专业化的原则对董事会秘书资格考试进行命题，考试题型包括单项选择题、多项选择题、判断题、案例分析题和论述题等类型。第十五条董事会秘书资格考试采取闭卷方式，参考人员应携带本人身份证明并在考试前出示，以便于监考人员核对。第十六条参考人员应严格遵守考场纪律，严禁偷看、翻书、代考等舞弊行为。凡有偷看、翻书等舞弊行为或者扰乱考场秩序者，一经发现，取消当次考试成绩，三年内不得参加资格考试。凡有代考行为的，取消代考者及被代考者的当次考试成绩，终身不得参加资格考试。本

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