会议服务中的注意事项

会议服务中的注意事项文件排版存档编号：[UYTR-OUPT28-KBNTL98-UYNN208]

会议服务一直是一项重要的商业活动，不管是对外的销售，还是对内的年会。随着近年来医药等传统行业改革，以及新经济的不断崛起，会议的地位始终处在一个不断上升的过程之中。并且随着互联网时代，各行业变得越来越透明，第四产业的权重的增加，对服务的要求也是越来越高的。

会议行业的服务，涉及的细节不仅多而且杂。人多的情况，几千人的大会很容易把人搞崩溃，不管是接机的过程安排不过来车，还是酒店排房的时候排起长队，都容易给客户带来不好的印象。人少的情况，是否能够万无一失、事无巨细的照顾好 VIP 的服务，又成了难题。

那么如何提高服务的质量呢也许这并没有一个标准的答案。每个人在会议服务中所发挥出来的特质和天赋，都各不相同。所能提供的服务，有时候甚至都是临场是突发的创意，这就让好的服务很难被量化。

但是不管最后如何实施，一种对会议服务的思维方式都是不可忽视的。那就是用模块化的思维去管理会议。一次好的会议服务，需要完善点线面三个方面的内容，点是细节，线是流程，面是会议的整体。查看我们关于会议中点线面完整阐述的可以点击这里。

那么在会议之前呢我们需要建立起来一个对会议全过程的认知。会议的特殊性也就是在于，他的流程是非常清晰的，也就是几天的日程下来，每一天在哪一个时候需要做什么，是一个相对比较固定的过程。对此就可以按照不同的需求来考虑会议的全过程。这个过程，从办会者的角度，从初期的名单收集就已经开始了。

那么模块思维是什么呢在一次会议过程中，按照场景会有用车，分房，开会，用餐，拓展。所有的这些都是在会议活动中的不同模块。将一次大的会议过程拆分成不同的模块，再来细化其中的各个细节。实际上，就是一个在会前做分解，在会中重新做组合的过程。会议中再通过执行将所有的点串成线。

这么做的好处，一个是在于，对于一场会议的理解，不再是一个庞然大物一般的大 BOSS。而是被分解成了一个又一个的小 BOSS，只需要一个一个的顺着攻略就行了。比如在安排接机的时候，就可以先只考虑这一件事情，去罗列可能出现的所有的状况。事前做好了预防，在实施的过程中就能够最大程度的杜绝纰漏。

而在会议前就做拆分模块的这一件事，是能够帮助服务者及时的进行总结的。会议服务也是一项需要经验积累的行业。在会前你能够想象的到的状况是非常有限。那么在遇到问题，并且找到一些不错的解决方案之后，及时的总结归纳，放到自己所整理的相应的模块下。就能够慢慢的建立起一个完整的理解会议服务的逻辑。

再者，对于会议服务从业者来说，将会议服务中的模块更加清晰的界定，更容易找到自己的定位。服务上的差异化是不可避免的，同样的

问题，不同的人都会有不同的解决方式。虽然不好的方式是差不多可以总结出来加以避免的，但是好的解决方式往往是带有创造性而难于总结的。甚至男之间的解决方式都会有所差异。

由于差异的不可避免，对于服务者而言，也就不存在好坏，而是是不是适合的问题。找到自己擅长的地方去发光发热，就比和自己不擅长的东西死磕要来的好。模块化的方式，无疑是帮助从业者找到适合自己发展路线的最佳方式。对个人来说，更容易获得成就感，对客户来说，得到的服务品质也会更高。

随着个人能力的清晰化界定，合作的方式也会完全打开。随着透明化和信息对称的发展，如果个人能力能够被有效的评估，合作的方式也会发生改变。自己不擅长的，就找以为擅长这一个领域的搭档合作，最后的效果绝对是 1+1>2 的。而如果能够将会议活动模块化的拆解，这一切在之后的发展中就有可能实现。