大型会务活动保障方案及应急预案

大型会务活动保障方案及应急预案

一、总则

为更好地保障大型会务活动，特制定本保障方案及应急预案。

二、组织机构与工作任务

根据会务规模，进行责任分工，设会务保障机构，下设工作小组，分工负责。

1、运调小组。负责编制车辆保障预算；会务期间的车辆安排、调度；车辆技术状态审查、参会车辆编号；协调内外有关部门会务期间的车辆安排、调度和通行保障；制作通行证；运动会结束后车费的结算等工作。

2、人力资源小组。负责参加服务车辆驾驶员召集、审查、服务规范培训；统一服装、制作工作证等。

3、安保小组。负责会务期间的交通秩序和交通安全等工作。

三、车辆需要数量与费用结算

1、参照会务规模核定。

1）需高级大客*部；

2）需中小客车*部；

3）需高、中级轿车*部；

4）工作组用车*部；

5）应急安排大、中巴机动用车*部；

合计约需各种车辆*部。

2、费用预算

（根据用车车型和使用天数做预算）

四、工作进度

车辆保障工作共分三个分阶段组织实施：

1、第一阶段

1)进行车辆摸底；

2）制订对应车辆保障具体细则；

3）做出车辆经费预算。

2、第二阶段

1）市区主要道路交通状况进行实地勘察；

2）规划好会务期间每日人流、车流流向；

3）确定调集车辆和驾驶员，对驾驶员进行培训；

4）办理车辆通行证、人员工作证。

3、第三阶段

1）提前一周完成车辆调度任务；

2）对服务车辆进行督察，发现问题立即纠正；

3）会务结束收回派车单，进行车辆结算。

五、工作要求与措施

1、根据会务召开单位前期工作安排，各工作小组提前安排人员驻会务办对接前期筹备工作。

2、会务期间实行通行证管理。所有进出会务场馆机动车辆必须持有有效通行证，经场馆安保人员核准后方可通行停放。各种证照的有效使用时间和适用区域有严格、具体的规定。

3、在上岗前，对司机进行职业道德、文明礼貌、优质服务、安全行车等方面的教育，力争使为大会服务的车辆成为厦门文明展示的窗口。

4、车辆调度与使用实行“统一调度、统一管理、对口使用”的保障方式：

一是所有征集车辆、驾驶员由车辆运调组统一调度、指挥，并按调度计划分别分配到各对口接待和保障单位进行服务保障；

二是用车单位（对口接待和保障单位）领到“派车单”后要及时与驾驶员联系对接，对接后驾驶员应主动与用车人核对所驾车型、车号和用车人姓名及联系电话等相关信息，以免出现差错而影响保障；

三是在“派车单”规定的使用时间内，车辆和驾驶员由对口接待单位派调使用，驾驶员应热情服务、听从指挥、确保安全；

四是特殊情况需延期使用或超范围的保障车辆（在规定用车时间以外），用车单位须提前向车辆调度室申报，经批准后驾驶员方可继续用车。

5、抓好会务期间的交通安全工作。加大快速处理事故的力度，制定快速处理交通事故处置方案，配备专门事故处理人员待命，加强事故值班制度，事故处理人员必须做到“处理现场快、恢复交通快、施救效率高”，必要时启动应急预案。

六、运力保障和结算办法

1、有偿用车。按车型和使用天数付费，在优先使用自有车辆的前提下，通过召开各类会议、发布信息等方法，向本市运输企业和社会各方面公开需求信息，并选择车况好，档次较高的租用。

2、结算办法。凡被确定调用的车辆，由运调小组调度，派发通知单，并做好登记、统计，用车结束后，做出车辆费用结算清单，进行车费结算。

七、有关责任

1、自筹备开始，各工作小组主要负责人要每天24小时值班，，确保各自及与大会联系畅通。

2、各工作小组主要负责人每天至少1次会议，确保信息沟通及时准确。

3、所有参与保障的驾驶员均需按规定统一着装、佩带工作证上岗，凡违反此规定的，一经发现停止其服务资格。

4、车辆保洁由指定洗车店承接，驾驶员必须做好登记。

5、驾驶员用餐提供餐费补助，不得以要用餐为由拖延接待时间或故意刁难服务对象。由此被投诉经查属实的，取消其参与服务保障的资格。

6、“派车单”的回收及上交。所有驾驶员保障任务完成后，一是应主动请用车单位陪同或用车人在“派车单”上填写实际用车天数并签字确认（涂改无效），以便结算相关费用，保障驾驶员应自觉按照“派车单”规定时间进行服务保障，提前完成任务的，必须做到“客人一走，及时报告”，如发现用车单位滥用车辆和不如实填报“实

际用车天数”或驾驶员弄虚作假、要求用车人（用车单位）多填报用车天数的，将追究当事人责任；二是用车单位陪同或领导需对驾驶员的服务进行评价（在派车单驾驶员表现栏中“优秀、良好、一般、较差”的括号内大勾），但不得要求对方按自己意愿填报，驾驶员服务保障被投诉或评价为较差，经查属实的，取消其当日各项补助，考虑取消其保障资格。

八、服务保障须知

1、驾驶员要树立自身良好形象。要自觉按规定统一着装、戴证上岗，严禁戴墨镜、穿拖鞋。

2、服务要做到“热情、耐心、细致、周到”，确实展现特区驾驶员对外的良好服务形象。

3、要增强安全意识。模范遵守交通法规，文明礼让，听从指挥，严禁违章驾驶、酒后开车，确保行车安全。

4、要严格技术检查。加强车辆维护保养，及时检查车辆技术状况，确保车辆始终保持良好的技术状态。

5、要保持车容车貌整洁。及时清洗车辆，保持车内外干净整洁，座位无松动、椅套无污点不破损。

6、不准在车内吸烟。

7、要保持通讯畅通。做到随叫随到，有预知任务的，车辆必须提前10分钟到达指定接待地点候宾。

8、要认真落实保密工作。

九、应急预案

应急保障的目的是要安全、迅速、有序、高效地组织紧急疏运行动，提升应急疏运的反应能力，全力保障公务出行。

（一）工作原则

1、坚持统一领导、安全第一、便利有序、快速处置原则

2、坚持以人为本、优质服务、化解矛盾、正确引导原则。

3、坚持反应迅速、信息畅通、分级负责、整体联动原则。

4、坚持突出重点，兼顾一般，局部利益服从全局利益原则。

5、坚持预防为主，做到早预测、早准备、早处置原则。

（二）工作要求

建立信息畅通、统一指挥、横向协调、反应快速的应急保障机制，24小时保障响应，在突发情况下及时、迅速调集应急运力，参与各种情况下的用车服务，最大限度减少人员候车时间，缓解各种突发情况下人员滞留问题。

1、确保一线人员在岗在位、领导深入一线，指挥靠前、落实靠前，确保信息畅通、沟通顺畅；

2、严格纪律，克服困难，无条件服从紧急疏运调度指挥，被调用车辆按照安排的时间、地点准时到达。

（三）适用范围

1、公务时段潮汐式用车需求；

2、非公务时段突发车辆需求；

3、因天气、道路、故障、事故等突发事件导致的服务停滞；

4、应急大量疏散等事件。

（四）应急响应

1、实时预警。智能调度平台实时监控用车流向、流量、发车、路况、天气等情况，监控或收悉上述应急需求时，及时分网点、片区逐级汇报，报告内容为发生时间、地点、人数、前往目的地等，发出前期预警。

2、组织方案。应急保障机构各级负责人收悉应急响应级别后，根据指示和职责分工（必要时召开紧急会议），以就近组织协调和指挥疏运工作为原则，视不同情况采取相应措施及时安排发车或车辆替换等，必要时立即联动集团内部公司车辆参与，随时保持联系，及时汇报有关情况，听从命令、服从指挥。

3、实施疏运。调配达到相应的技术状况和资质条件的各备勤驾驶员和应急运力，同时做好燃油和通讯等后勤保障，并利用GPS及监控平台对运输情况进行指挥和监控，必要时，安排车辆和安全人员引导紧急疏运车队，保障运输安全。在应急疏运期间，应有领导或管理人员在疏运现场。

4、特殊情况的处置办法。

1）遇突发交通事故或其他突发事件致使当班服务中断时，当班调度人员应在报告上级后，征得公务用车方同意，立即安排施救、车辆更换、维修等，同时，要密切掌握原车辆及人员、道路信息，及时安排恢复运行事宜。

2）遇台风、大雾、暴雨、冰雪等影响导致运行受阻，或其他不宜进行上路的情况，应及时取得用车方的谅解，停止服务或改换服务，

必要时发布公告，及时办理退约等手续，并按集团公司防抗台风、洪水等应急预案要求处置。

3）对可能引发公共安全的事件，及时上报集团公司安保部门协同参与，必要时启动针对性安全应急预案。

5、后期工作。应急任务完成后，各参与应急运营任务人员及所在网点、企业应及时逐级汇总情况，做好应急疏运后期运力、运量恢复工作，以及应急疏运信息发布和宣传工作，并提供数据分析参考、完善预案方案。

（五）应急运力、人员、经费保障

1、应急人员和应急运力储备。设立专门应急保障机构、领导小组及工作网络，各泊车网点配备自有应急车辆、人员，各联动公司常备应急车辆、人员，实施24小时值班、调度、备勤制度，做好应急人员、应急设施、应急车辆和应急物资的储备。建立应急车辆信息数据库，明确车辆类型和数量、性能和停放位置，建立施救、换车、维修一体网络，制定相应的维护、保养和调用制度，确保在应急情况下能够正常使用。

2、应急经费保障。每年安排适当应急工作经费，用于购置、完善、更新应急装备、物资和应急培训、演练，保障各项应急处置工作的顺利开展。

(六)宣传教育、培训和演练

1、宣传教育和培训。应急保障机构制定计划，有组织有计划地开展紧急疏运应急宣传教育活动，举办技能培训和知识讲座，培训工作应做到合理安排课程，严格考核、分类指导，保证培训质量。

2、演练。应急保障机构根据应急预案，结合各自实际组织演练。

(七)奖惩与责任追究

1、对在紧急疏运应急处置工作中有重大贡献者给予表彰奖励。

2、对不服从指挥、玩忽职守、有禁不止、有令不行者，依法追究其责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究其刑事责任。