企业行政事务总则

企业行政事务总则 Document number：WTWYT-WYWY-BTGTT-YTTYU-2018GT

企业行政事务管理制度总则

总则

1. 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。

2. 本规定所指行政事务包括部门内部事物处理流程、会议制度、文件收发管理、档案管理、印鉴管理、用品管理、电话管理、报刊、信件及邮件管理、保密制度、工作汇报规定、物资管理制度、仓储管理、集体宿舍管理等。

部门内部事物处理流程

1、坚持统一领导和分级管理的原则。上下级关系清晰化，下级应定期向上级汇报工作并逐级向上。部门主管以下职员向其直接主管上级汇报工作，部门主管人员向直接领导汇报工作。职员经直接主管同意或紧急情况时可越级汇报，职员与直接主管有不同意见不能统一时可越级汇报。

2、同级部门之间任务交接应通过其部门主管人员进行工作分配。

3、员工上班时间不得接待与公司业务无关的人员，遇有特殊情况（如外地亲友来访），应尽量缩短会客时间。

4、员工上班时间不得将无关人员带入区，会客应安排在会客室。

5、不得在工作期间从事与工作内容无关的内容，如：看与工作无关的INTERNET或BBS网站；网上聊天（OICQ）、玩游戏等；看非专业且与工作无关的书籍和报刊。

6、为了保证公司行政电话的畅通，上班时间禁止通过电话拨号上网。

会议制度

会议分类

公司会议分为定期会议（例会）和临时会议两类。

会议安排

会议准备工作由行政人事部负责组织，会议议题及与会人员根据具体情况而定，会议前由行政人事部提前通知，包括把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。

临时会议视具体情况而定。

会议禁忌如下：

1)发言不得冗长，喋喋不休（原则上以八分钟为限）。

2)不可以从头到尾沉默到底。

3)不可采用不正确的资料。

4)不可尽谈些期待性的预测。

5)不可做人身攻击。

6)不可不懂装懂，胡言乱语。

7)不要谈到抽象论或观念论。

8)不可对发言者吹毛求疵。

9)不可打断他人的发言。

10)不可中途离席（遇紧急情况除外）。

l会议要求如下：

1）与会人员不得迟到、不得缺席。

2)会前要认真收集资料，准备发言提纲。

3)会上做好笔记，积极参与讨论发表自己的意见。

4)在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。

5)应当把整理出来的结论交给全体与会人员表决确认。

6)会后要及时传达会议精神，认真贯彻和落实会议决议。

文件收发管理

公司的文件由行政人事部负责起草和审核，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发；

公司各部门所发文件由各部门负责起草，行政人事部审核，总经理签发；

经签发的文件和原稿，由行政人事部分类归档、保存备查；

属于秘密文件，核稿人应注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按公司保密规定，由专人印制、报送；

文件统一由行政人事部发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送；

外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登记。由行政人事部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误。属急件的，应在接件后1小时内报送。

档案管理

公司的财务档案（销售合同）由财务部负责，技术档案由质检部负责；其余档案由行政人事部负责。档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全；

归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、技术资源、财务审计、员工薪资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

档案的借阅与索取：

1)董事长，总经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

2)公司其他人员需借阅档案时，要经总经理批准，并办理手续。

3)借阅档案必须爱护、保持整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案由分管部门负责人批准方可摘录和复制。

档案的销毁：

1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2)若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案须经分管部门负责人批准后方可销毁。

3)经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写，编制销毁清单，由专人监督销毁。

印鉴管理

公司印鉴由行政人事部负责管理。

印章的刻制、改刻与废止，由行政人事部提出并承办。其中：公司行政印鉴、具有法人资格的二级机构印鉴、合同专用章、财务税收及支票印鉴、公司主要负责人印章、出纳个人专用印鉴等，在刻印前须报请总经理同意后方可刻制；其它印鉴经行政人事部同意后即可刻制。如有需要更换或废止的印章，各部门应迅速将旧印章交还行政部。

废止印章由行政人事部保存三年，处理时须征得原使用者的意见后再行处理。公司印章受到散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向行政部递交说明原因的报告书，行政部根据情况及公司规定的手续办理。

印鉴的登记和管理分工：

1)印章在行政人事部进行登记。

2)行政人事部应将每个印章登入印章登记台帐内，并将此帐永久保存。

3)行政印章及公司主要负责人印章由同级行政负责人保管使用，财务、税收、支票及出纳员印鉴由财务部负责人及相关人员保管使用。

4)合同专用章由法人代表及委托代理人保管使用，非法人资格的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使用。

5)公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此规定造成的后果由直接责任人负责。

6)公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

7)公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，须经总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

8)盖章出现的意外情况由批准人负责。用品管理

公司用品的购置、保管、分配等管理工作由物资部负责；

购置日常用品或报销正常费用，由部门主管审批，购置大宗、高级用品，必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。

各部门所领用品（含耗材）计入各部门费用；

室用品只能用于，不得移作他用或私用；

所有员工对用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用；

用品的领用时间为每周的星期五，本人直接到物资部办理，其他时间不予办理（新员工除外）；

公司新员工的用品，物资部根据部门主管提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工作；

物资部要做到用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

《用品分配标准》由物资部另行制定。

电话管理

公司电话（含传真机，但不包括手机）管理工作由物资部负责，包括：电话的设置、更新、使用、拆修等。

公司电话的设置应根据经营业务发展的需要而定，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用；私事打市内电话不得妨碍联系业务。打电话时用语应尽量简洁、明确，语言文明规范。不要在电话中交谈与公司经营业务无关的事情。

联系业务时应尽量减少挂发长途电话，降低费用。

禁止员工为私事挂发长途电话。违者除补交长途电话费外，给予罚款处理。确有急事者，应先请示部门主管同意，并按邮电部门规定交长途电话费。

公司的传真机由物资部分管，其收发传真业务原则上由物资部人员负责。传真文件、报表、资料要直接送达给接收人，注意保密。接收重要电话时要作好记录，并及时转达给有关人员圈阅。

公司的电话费和个人手提费用以及其他通讯费等的费用标准参见财务制度。公司总机电话由前台值班小姐负责，其他员工不得擅自乱动，如因操作不当，使总机出现故障，由当事人负责，并按情况大小，处以罚款。

报刊、信件、邮件管理

公司公/私报刊、外来信件、外发公司信件，由物资部负责。

报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

任何人不得随意将报刊挪作他用，各部门在1-3个月内，将旧报刊交回行政人力部勤务员统一保管，存档备查；任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需报分管副总裁批准。

公司员工统一使用公司给予的E-MAIL地址，命名原则如下：

“姓”的全拼（下划线“-”）加姓名的第一个拼音的组合构成用户名，最后公司的域名

物资部负责为各部门邮发信件、邮件。

(一)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交物资部或自己送往邮局。

(二)所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；

(三) 控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部门主管批准，总经理登记后方可邮发

保密制度

保密范围：

公司秘密包括下列事项：

公司未付诸实施的经营战备、目标、市场、经营项目及经营决策。

公司所持有的科技研究、开发成果、技术资源以及有关技术决窍、资料。

公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。

公司财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表。

公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

公司员工人事档案、薪资收入及资料。

公司重大决策中的其他保密事项以及公司确定应当保密的其他事项。

密级确定

公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级

绝密级是公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料及新科技智力成果。

机密级是公司的规划、财务报表、统计报表、统计资料，重要记录、公司经营情况。

秘密级是公司人事档案、合同、协议、员工薪资收入、公司技术资源、尚未进入市场或尚未公司公开拓各类信息。

公司秘密的文件、资料、磁盘、光碟，应标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。

保密措施：

公司的保密管理工作采用“分管负责制”，行政人事部协调有关部门做好保管工作。

公司保密的文件、资料和其他物品应放在可靠的保险装置中保存，专人保管。如需要制作、收发、使用、复印、保存和销毁秘密文件，应经保管部门负责人同意，总经理批准，委托专人执行。

所有技术资源应分门别类建档、建卡，行政部专人负责管理，个人或部门因工作需要借用时，应开出借条，经总经理或质检部批准后，方可借出，并及时入帐。

在对外交往与合作中需提供公司保密事项的，应事先经董事长或总经理批准。被聘从事技术产品研制、开发以及重要岗位的员工和咨询顾问，公司人事部应与他们签定保密协议。

不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不能通过其他方式传递公司秘密。

归还公司，否则财务部不予办理结算手续。

公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告行政人事部，行政人事部接到报告，应立即作出处理。

责任与处罚

违反公司保密规定，未造成后果的，给予警告，并扣款100-500元。

违反公司保密规定或过失泄露公司秘密，造成不良后果的给予记过，并降职、降级。

为他人窃取、刺探、收卖或违章提供公司秘密的，予以辞退。公司还将追究其法律责任。

工作汇报规定

按公司经营组织结构图的上、下级领导关系进行报告；

不同级别的下级管理人员每月定期向直接上级汇报本月的工作总结、来月的工作计划与费用预算；

部门内部负责人每月定期将本月的工作总结、来月工作计划与费用预算报告给部门主管；

部门内的汇报时间是每月25号之前，部门主管的汇报是每月的28号之前；其他汇报：

1)大事项完成以后或项目考察，重要学习归来，应按规定及时报告。

2)重大情况、信息，应按规定及时报告。

物资管理制度

总则

本制度对物资（包括固定资产、材料、低值易耗品等）的计划、采购、仓储、使用等作了规定。

本公司的物资管理工作由物资部负责。

计划申报

1)物资计划应按规定的时限及程序如实申报、审批。审批后物资部将信息反馈给申报部门，并及时采购。

2)各部门购置物资，必须填写“请购单”，填明物资的名称、型号、规格、数量、质量要求、参考单价、到货时间。

3)对劳保用品和用品分别按物资部制定的定额执行，超定额部分由物资部主管批准。

计划审批

采购

物资采购由物资部负责，特殊材料、技术设备，可由软件公司派人参与，协同物资部一起采购。

采购人员应根据审批后计划按时、保质、保量提供所需物资，不得随意变更计划。特殊情况需变更的，应及时与申报部门和审批人同意后，方可进行采购。采购人员应比质比价，择优采购；认真搞好提货验收，严格核对物资的型号、规格、质量、数量、合格证、说明书、装籍单及包装等，发现问题及时处理。采购人员一般情况下用支票方式和汇款方式结算，超过现金支付范围的货款，一律通过银行转达帐结算。采购业务严格控制预付款的办理。

仓储管理

入库验收

1)库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

2)物资入库必须认真核对数量、质量、规格型号、生产厂家、质量合格证、各种资料、说明书等附件。

3)对于技术设备、备品备件及其它技术较强的物资，由物资部牵头，会同质检部门共同验收。发现问题物资部负责组织处理。

4)物资验收后保管员要及时填好入库验收单，同时输入电脑进行管理，做到帐、卡、物相符。

发放

1)公司员工领用物资时，由领用人开具《物资领用审批表》，部门负责人签字，管理人员方可发放，并开具《出库单》。

2)外单位来公司借用物资时，由借物人开具借条，公司有关人员担保，领导批准后，方可办理借用。

3)物资发放后，物资保管员应及时登帐平库，做到帐、卡、物相符，日清月结。

盘点清查

1)物资仓库的清查盘点由仓库保管员与财务人员共同进行。

2)盘点时间为，每季底重点检查一次；每年年底全面清查一次。

3)盘点时应帐、卡、物一一核对，认真填写“材料盘点清单”，注明盘点日期并由有关人员签章。对于盘盈或盘亏的材料，应查明原因，并写出书面报告，请有关人员研究。清查中发现损坏、陈旧、失效等，应在清册单独说明，并提出整改意见。

保管保养

1)库存物资必须按规定要求摆设，按不同性质确定保管、保养方法，需维修、维护时，需报物资管理人员及时联系。

2)搞好物资的消防、保卫、清洁卫生工作。

3)物资管理人员必须加强责任心，严格妥善管好公司物资，防止物品损坏和丢失，因玩忽职守造成物资损坏、丢失者，视情节赔偿。

废旧物资

废旧物资的处理，由使用部门提出申请，物资管理人员检查确认，技术设备必须由质检部确认，并填报《报废申请表》，经财务部和物资部负责人定价，报物资部主管批准后，方可作报废处理。

工具（便携式笔记本）管理

因工作需要，公司给个人配置的工具（便携式笔记本），由个人领用和保管，若保管或使用不当，未到规定使用期限而丢失或损坏的，应按如下公式赔偿：应赔偿的某种工器具金额=（帐面价格÷规定使用年限）×未到期年限

若质量问题损坏，经鉴定，物资部可以补发。

·集体宿舍管理

住集体宿舍的员工应服从管理、团结友爱、互相帮助、讲究卫生、文明礼貌、注意安全。

凡有以下情况之一者，不得住宿：

1。患有传染病者；

2。有不良嗜好者；

集体宿舍的卫生工作应由室内居住人自行轮流打扫并经常保持房间

的清洁与整齐。

应充分使宿舍内空气流通。

集体宿舍内厨房的一切用具及环境，均须保持清洁卫生。

洗手间、厕所、更衣室及其他卫生设施，必须特别保持清洁。

宿舍内外一律禁止养家禽、家畜以保持清洁卫生。

住宿员工应爱护宿舍内各项公物及设施。损坏、遗失，公物者必须照价赔偿。节约使用水、电。

集体宿舍内不得私自留宿他人，违者视情节轻重处理。特殊情况需留宿的，须先报告宿舍负责人同意。

不准在宿舍内高声喧哗；宿舍内各项文娱活动应在晚上11点以前结

束，以免影响他人休息。不准在宿舍内干违法乱纪的事。

员工搬离集体宿舍时，须将所领用的公物交还公司。

凡调出公司的员工，必须在办理调动前退还住房，否则公司有权不

办理调动手续。