企业系统规划方法

一、概述

1.BSP的概念

实行BSP研究的前提是，在企业内有改善计算机信息系统的要求，并且有为建设这一系统而建立总的战略的需要。因而，BSP的基本概念与组织内的信息系统的长期目标有关。

（1）一个信息系统必须支持企业的战略目标

（2）一个信息系统的战略应当表达出企业的各个管理层次的需求

（3）一个信息系统应该向整个企业提供一致的信息

（4）一个信息系统应该适应组织机构和管理体制的改变

（5）一个信息系统的战略规划，应当由总体信息系统结构中的子系统开始实现

2.BSP的目标

BSP的主要目标是提供一个信息系统规划，用以支持企业短期的和长期的信息需要。其具体目标可归纳如下:

（1）为管理者提供一种形式化的、客观的方法，明确建立信息系统的优先顺序，而不考虑部门的狭隘利益，并避免主观性。

（2）为具有较长生命周期系统的建设，保护系统的投资做准备。由于系统是基于业务活动过程的，所以不因机构变化而失效。

（3）为了以最高效率支持企业目标，BSP提供数据处理和资源的管理。

（4）增加负责人的信心，坚信收效高的主要的信息系统能够实施。

（5）提供响应用户需求优先的系统，以改善信息系统管理部门和用户之间的关系。

将数据作为一种企业资源加以确定。为使每个用户更有效地使用这些数据，要对这些数据进行统一规划、管理和控制。

二、概述BSP方法的研究步骤

1.研究项目的确立（步骤1）

BSP 的经验说明，除非得到了最高领导者和某些最高管理部门参与研究的承诺，不要贸然开始BSP的研究，因为研究必须反映最高领导者关于企业的观点，研究的成果取决于管理部门能否向研究组提供企业的现状，它们对于企业的理解和对信息的需求。因此，在一开始

时就要对研究的范围和目标、应交付的成果取得一致意见，避免事后的分歧，这是至关重要的。

在取得领导赞同以后，最重要的是选择研究组组长，要有一位企业领导用全部时间参加研究工作并指导研究组的活动。要确认参与研究的其他层次领导是否合适，并正确地解释由他们所在部门得到的材料。

2.研究的准备工作（步骤2）

输出是研究计划，包括会谈日程、与组织单位一起做复杂的时间表和研究报告大纲。

3.研究的主要活动

除了项目确立和准备工作外，BSP研究还包括11个主要活动。

（1）研究开始阶段（步骤3）

对企业情况进行介绍，动员大会，研究组全体成员参加，主要介绍三方面内容：

管理部门负责人重申研究的目标、期望成果和研究远景，企业活动与目标的关系；

研究组组长介绍情况，使研究组成员熟悉有关资料，讨论有关企业的决策过程、组织职能、关键人物、存在的问题、开发策略、敏感问题、计划中的或执行中的变化、数据处理部门的形象以及用户对数据处理工作的支持等；研究组组长应对每个问题发表看法或建议；

信息系统负责人和管理人员作数据处理部门的情况介绍，介绍数据处理部门的历史、现状和目前的主要活动、计划中的变化和主要存在的问题。

（2）定义企业过程（步骤4）

（3）定义数据类（步骤5）

（4）分析现存系统支持（步骤6）

（5）确定管理部门对系统的要求

（6）提出判断和结论

（7）定义信息总体结构（步骤7）

（8）确定总体结构中的优先顺序（步骤8）

（9）评价信息资源管理工作（步骤9）

（10）制定建议书和开发计划（步骤10）

（11）成果报告（步骤11）

三、定义企业过程

1.过程定义的目的和条件

过程定义是企业资源管理所需要的、逻辑相关的一组决策和活动。它们的分析和识别无需考虑与组织机构的联系。定义企业过程的目的和作用可归纳为:

（1）使信息系统尽量地独立于组织机构。

（2）帮助理解企业如何能完成其总使命和目标。

（3）为从操作控制过程中分离出战略计划和管理控制提供依据。

（4）为定义所需要的信息结构、确定研究的范围、模块的分解和排列、开发的优先顺序提供依据。

（5）为定义关键的数据需求提供帮助。

2.产品和资源的生命周期

产品/服务和其他支持性资源的四个阶段的生命周期，常常用来逻辑地识别组合过程。其生命周期的四个阶段是:

第一阶段:需求、计划、度量和控制。第二阶段:获取和实现。第三阶段:经营和管理。第四阶段:回收和分配。

3.定义过程的基本步骤

（1）计划和控制过程

从准备工作阶段收集到的有关计划、关键成功因素和它们的度量标准等信息，以及组织计划的标本中可识别出有关的过程，它们一般可被组合成战略计划类和管理控制类。战略计划是长远计划或发展规划。管理控制是操作计划、管理计划和资源计划。

回顾战略计划和管理控制规程->识别出计划和控制过程

（2）产品/服务过程

产品/服务的生命周期四个阶段：

需求、计划、度量和控制；获取和实现；经营和管理；回收和分配。

识别产品/服务-〉识别过程-〉画出过程流程图-〉写出每个过程的说明。

过程定义的合理性在一定程度上依赖于研究人员对业务流程的熟悉程度和实际工作经验。

（3）支持资源过程

资源：企业为实现其目标时消耗和使用的物品。

四大类：材料、资金、设备和人员。

描述支持性资源-〉识别过程。

（4）过程的归并和分析

要减少过程在程序上的不一致性，消除不一致性，归并相同的过程。一般有4-12个过程，用于研究的数量不超过60个。

过程组合-〉画出过程组合并完成说明-〉建立过程和组织的关系（过程组织矩阵PO矩阵，有利于弄清调查对象、决定如何处理过程负责人提出的问题、作为企业信息系统管理手册的索引）-〉识别关键过程-〉通过会谈确定增加和删除

（5）结果和应用

过程定义的结果：

过程组合它们所含过程的目录；

各个过程的说明；

关键过程名；

产品/服务流程图；

研究组对整个企业的理解和分析。

四、定义数据类

数据类是指支持企业所必需的逻辑上相关的数据。数据按逻辑相关性分类。

按信息生命周期分类为存档类、事务类、计划类、统计类。

存档类数据记录资源的状况，支持经营管理活动，与一个资源直接有关；

事务类数据反映由于获取或分配活动所引起的存档数据的变更；

计划类数据包括战略计划、预测、操作日程、预算和模型；可以是数据或文本；

统计类数据是历史的、综合的数据，用作企业的度量和控制。

定义数据类的目的：

（1）了解目前支持企业过程的数据的准确度、及时性和可得性。

（2）识别在建立信息总体结构中要使用的数据类。

（3）企业过程中目前的和潜在的数据共享的发现。

（4）各个过程产生和使用了什么样的数据。

（5）缺少哪些数据。

（6）发现需要改进的系统。

（7）确定企业的数据政策（数据管理和数据处理）。

1.识别数据类

一般使用企业资源/数据类矩阵（RD矩阵）进行数据类识别。

2.给出数据类定义

最后要定出每一个数据类的定义，并说明它包含什么数据，供讨论和定义数据结构用。

一般来说，数据类写得越详细，在以后的研究中越不易失误，建立系统总体结构越方便，对BSP的后续研究越有帮助。

3.建立数据类与过程的关系

BSP认为数据类和过程两者是定义企业信息系统总体结构的基础，应该建立它们之间的内在联系，并清除在考虑定义和内容时所产生的问题。过程/数据类矩阵(产生/使用CU矩阵)是建立二者联系的工具。

五、分析当前业务与系统的关系

1.分析现行系统支持

当对企业过程和数据类有清晰的了解后，还必须对当前的数据处理工作是如何支持企业的问题有必要的了解。这样，才能为未来信息系统建设提出建议。

（1）考察信息系统对过程的支持

（2）识别当前的数据使用情况，系统/数据类矩阵（SD矩阵）

2.确定管理部门对系统的要求，对10-20名企业高层管理人员进行2-4小时面谈来实现。BSP方法很重视面谈调查，其规范中对面谈有详细的阐述，它将面谈过程划分为四个主要阶段：

（1）面谈的一般准备；

一般性准备工作中要完成的任务：

明确从面谈中要得出的结果；确定面谈的时间安排；准备研究组负责人给被访问者的邀请书；建立记录制度；画出谈话中要用的图标；落实谈话用的办公室；准备一般要提问的问题；落实后勤安排；完成一个试点面谈；计划好可并行的工作。

（2）针对面谈对象的特别准备；

（3）进行面谈；

（4）总结和分析每次谈话结果。

回顾面谈，使全体研究组成员及时获悉所得到的结果；

写出总结，并应用结构化的格式，将打印结果送被访问者审阅；

分析问题，给出问题分析表（面谈序号、内容、问题、影响过程、潜在效益、产生问题的过程、建议的解决方法、所需的数据类）；

修正图表。

面谈的目的：核实已经得到的材料；弄清企业未来的发展方向、信息需求、主要障碍和机会；确定企业存在的问题，问题与过程、数据类联系起来；提出解决问题可能的方法和确定潜在的效益。

3.提出判断和结论

提出判断和结论的依据来自两个方面：一些依据是在研究初期收集到的材料，特别是用于面谈的图表；另一些就是面谈提供的两个结果—由被访者认可的面谈总结（被访者签字确认）和列入问题分析表中的主要问题。

提出判断和结论的步骤如下。

（1）检查前期工作完成情况；

（2）确定判断和结论的范畴（包括目标、机构、计划、度量和控制、运营和现行信息系统支持）；

（3）根据以上范畴将问题分类；

（4）将判断和结论成文；

（5）将问题分类以确定总体结构优先次序。

六、定义系统总体结构

1.企业的信息结构图

结构图勾划出:①每一系统的范围。②产生、控制和使用的数据。③系统与系统的关系。④

对给定过程的支持。⑤子系统间的数据共享。信息结构图是企业长期数据资源规划的图形表示，是现在和将来信息系统开发和运行的蓝图。

2.确定主要系统

为了将复杂的大信息系统分解成便于理解和实现的部分，一般将信息系统分解为若干个相对独立而又相互联系的分系统，即信息系统的主要系统。通过将过程和由它们产生的数据类分组、归并，形成主要系统。

3.表示数据流向

从过程/数据类矩阵CU矩阵入手，将过程和数据类依据其管理和资源的划分来分成若干组，这些组用方框框起来，方框表示若干逻辑子系统的组合，表明维护特定的相关的数据类的责任。落在方框以外的那些U表示对数据流的应用，用箭头表示数据从一个系统流向另一个系统。用方框和箭头表示数据的产生和使用后，可以去掉C和U，并对每个分系统命名。最后还要重新安排坐标轴和使用双向箭头，使结构图得以简化。

4.识别子系统

为了方便系统结构的实现，还必须将分系统分为更多的子系统。其划分的必要性有三：第一，分系统间的相互关系仍非常复杂，每个分系统都可能需要由其他系统产生的信息，分解后能使关系明确、简单。第二，并不是在一个分系统中的所有过程都需要给予高优先级的支持。第三，给定的系统往往太大，难以一次同时实现，它可能是一个子系统或几个子系统来实现的。

5.先决条件的分析

确定子系统的轮廓以后，便是先决条件的分析，即哪些子系统必须在其他子系统之前开发。通过对企业的理解和已经得到的信息结构，可以分析出子系统间的相互依赖性，从而确定其开发顺序。

6.信息结构的使用计划

信息结构确定出分系统和子系统，根据它们产生、控制和使用的数据类以及它们支持的企业过程，提供了企业将来信息支持的概貌。子系统的作用是提供了指定优先级别的对象，可以开始对其定义、设计和开发，并且结合企业过程/组织矩阵的使用，信息结构能帮助企业明确产生数据的过程和机构，以确定管理责任和数据政策。

七、确定系统的优先顺序

1.确定选择的标准

确定子系统优先顺序应考虑下述问题:

（1）该子系统是否具有近期投资节省而长期效益好的优点。

（2）它会影响哪些方面的人员，有多少。

（3）它是否为初期的数据库结构提供基础性工作。

确定逻辑优先顺序的主要判断标准可归结成四方面。

（1）潜在的利益分析

（2）对企业的影响

（3）成功的可能性

（4）需求

2.子系统的排序

对构成信息结构的子系统进行分析。BSP建议对上面提到的四个方面中的每一个做1～10个等级的划分，确定实施次序，可绘制图形，以强调最迫切需要的子系统。

3.优先子系统的描述

对优先子系统的基本描述应包括:

（1）一般性描述和目标

（2）主要问题

（3）潜在的效益

（4）受影响的企业过程

（5）输入和输出

（6）影响的组织层次

（7）先决条件

4.实施方法的选择

研究人员对系统的实施提出具体建议。建议是在调查研究的基础上的，一般可能是:

（1）实行购买的决策。购买现成的程序，做少许修改，这样最快。

（2）实行开发的决策。系统从头开发。当然也包括项目或系统的移植。

（3）开发与购买相结合的决策。部分开发部分购买，这样将着重考虑系统间的相容和协调。实施建议必须明确、具体和详细，以保证执行时不致失误。

八、信息资源管理

BSP认为应该将数据作为一种资源来进行管理，即信息资源管理（IRM），信息资源管理的基本内容包含三个主题，它们是：

（1）资源管理的方向和控制，要从整个企业管理的全面来分析资源的管理，指导方针是数据可共享，数据处理机构提出应用项目以及资源的有效性。

（2）建立企业信息资源指导委员会，负责制定方针政策，控制和监督信息资源功能的实施。（3）建立信息资源的组织机构。

从事数据的计划和控制，数据获取以及数据的经营管理，包括企业应用系统的开发。应由企业的副总来担任领导，包括数据处理管理人员、数据管理人员。

IRM是指组织在业务活动中，对信息的产生、获取、处理、存储、传输和使用，进行全面的管理。包括数据资源管理，强调数据资源的控制，维护和安全；信息处理管理，关心企业管理如何获取和处理信息，流程和方法。基础是数据管理（确定数据规划、数据应用、数据标准、数据内容、数据范围等）。

九、制定建议书和开发计划

通过BSP研究而提出的具体建议有以下四方面:

1.信息结构，包括对目前正在开发的系统所需的修改，对于未来方向和未来信息系统规划技术的信息机构的认可，对现行系统的过渡性改进。

2.信息系统管理，包括加强数据管理，控制组织机构内的数据资源，改进信息系统的规划过程，使更有效地支持企业和使用信息资源。

3.分布信息系统规划，包括分布信息系统的硬件配置、硬件组织和程序开发。

4.总体结构优先顺序，包括提出将被实行优先级的系统，实行高优先级系统的先行系统的确定。

每个开发计划都应该包括项目的范围、主题和目标、预期成果、进度、潜在的效益、人员和职能、工具和技术、人员培训、通信、后勤和控制。

十、成果报告和后续活动

1.成果报告

写出BSP研究报告的目的，是为了得到管理部门的支持和参与，并向管理部门介绍研究工作做出的判断，提出建议及通过开发计划。

成果报告一般应包括研究的背景、系统目标和范围、研究方法、主要问题和识别、结论及建议、对后续项目的开发计划等。

2.后续活动

BSP研究的后续活动是指当BSP研究完成后，进一步开发时应考虑和从事的活动，它是BSP 研究主要活动的继续发展。它更偏重于确定细节和做出实现项目的计划。

十一、结论

BSP 研究方法的介绍即将结束，它概括地描述了BSP方法的基本概念和基本内容。一般认为它适合较大型的信息系统的规划。由上可见，方法本身是建立企业信息系统的蓝图，而不是详细设计，因此在BSP研究结束后，尚存在很多要完成的后续活动。在国内有关BSP方法及其变形已有应用，并取得若干经验，并在技术上有所改进和发展，如对过程/数据类矩阵可通过计算机按一定算法来自动调整等。