第十三讲项目的监测与控制

第十三讲项目的监测与控制

什么是项目控制

计划、监控的比较

项目计划的主要目标是要设定项目目标和方向，分配资源、预见问题以及确定一些激励措施。

在项目的监测和控制阶段，首先要做的工作是指导项目符合目标，就是根据计划对目标和方向进行设定，尽量使项目进展朝着项目计划所确定的目标和方向前进。其次是有效利用资源，进一步提高资源的使用效率。在计划阶段是预见问题、预测问题。在实施阶段是判断问题、纠正问题，对计划要做一些适当变更，使之更好地完成项目目标。在计划阶段我们做出了一些关于团队建设，关于员工激励的方针和措施，在实施阶段就要贯彻和实施这些措施，对员工做出的贡献给予积极的奖励和鼓励。

两者对比如下所示：

与项目控制有关的问题

1.项目特征

项目本身的特征、大小不一样，则项目的控制难度有所区别。如果是幵发一个系统，系统结构、复杂程度不同，则采用不同的控制手段。

2.项目团队

团队的经验以及工作技能、熟练程度与项目的监控有很大的关系：如果项目团队成员对项目工作比较熟悉，在实施当中，控制就显得不那么重要，有些工作依据过去的经验就可以开展；如果项目是个全新的工作，过去从来没有过经验，就要对项目进展加以控制和监测。

3.公司文化公司本身的传统或者工作习惯、组织的稳定性，都与项目控制有关，也就是采用什么

样的控制策略、控制手段，与项目特征、项目人员的经验和能力以及组织本身、公司的问题有关。

4.风险管理在控制当中，有一个很关键、重要的问题就是对项目的风险管理。风险包括：

Personnel shortfalls 个人错误Dynamic requirements 需求变化

Externally provided components 外部因素

Real-time performance 实时绩效

Development 开发

Unrealistic estimates 不切实际的估算在项目实施过程中，这些问题都可能显现出来，必须按照过去计划中的一些既定方针采取有效的对策，对新出现的问题采取一些新的应对措施和应急计划。

项目的监测和控制过程

监测的过程

1.评价实际和计划的完成情况项目是不是按计划完成，有什么偏差？该检查的完成情况包括工期和成本，即成本预算和实际花费是不是相符合。

2.检验技术指标的正确与否检验技术指标正确与否包括质量指标、技术要求，检验它们是否和工

作说明相一致。

3.需求和变更批准

在项目实施当中经常发生需求变化，由此产生了一系列变更。需求和变更需要按照正规的程序来展开，而不是随随便便地改变需求和进行变更。

4.工期进展与项目要求相一致

无论是需求变化还是其它因素引起的变更，都要求工期进展情况以及资源使用情况符合项目的计划要求。如果变更对项目目标，如工期和预算有较大影响，这时候需要经过慎重的评审之后，修正项目的基本计划，按照监控手段来实施变更。

5.监视资源的使用

另外，还需要对资源进行监控。主要是对一些绩效标准，包括技术指标、预算成本、工期和资源

的需求数量，进行统计估算、比较和评估。在比较的同时，需要将绩效与计划做比较，在比较的基础

上预测项目总成本和工期是否符合项目的预期目标。如果产生比较大的偏差，就需要采取适当的纠正

行动或进行调整。

6.成本监控

成本监控是为了核实成本支出与项目计划是否一致，如果不一致，就要判断怎样才能消除偏差。

监控策略

在控制过程中通常采用这样几种策略：

1.职责分配

用明确的职责分配表来明确每个人在项目过程中的责任。无论是出现什么偏差，都可以落实到每

个责任人身上。这样便于对偏差以及产生偏差的原因进行追溯和项目分析。

2.预算( Budget )

项目预算是项目监控策略的一种，现在通常采用挣值( Earned Value )管理法作为预

算的主要控制手段。

现在的控制方法和过去传统的控制方法，两者之间的主要差别是：传统的控制方法往往只是停留

于分析偏差产生的原因，显示偏差产生的数量，但是往往缺乏对工作情况的跟

踪。现在的控制方法是一个动态的、连续不断的跟踪过程，从项目启动到项目结束，做一个全面的生

命周期的集成或者整体的控制，它的分析不仅仅是看一些静态的指标和数量，同时也考虑项目进展本

身的一些特性，通过连续动态的控制就能发现问题产生的真正原因项目成本监测成本控制和监测是

分不开的，要进行有效的控制，必须要有一个经常性地持续不断地

监测，这个监测包括成本的检测、工期的检测和其他绩效的检测，这种检测过程要求和项目的每一个

工作包相联系( tietoworkpackages )。

根据工作包在项目计划阶段的工作定义和工作描述，以及在不同时段的时间及责任分配、资源需

求的计划来记录和报告项目的进展情况。这种项目的检测过程还要按照项目的变更做相应的调整，也

就是说要跟上项目变更的节拍。

为了保证项目得到有效的控制，在项目实施中要采用一个有效的工作授权制度(

Work Authorization )。在项目计划阶段，要事先确定好方针政策。

图13-1 工作授权

比方说高层领导授权、项目经理授权，也可以通过职能部门下发授权工作单。具体授权工作应该按照项目计划阶段的设计来实施。

检测过程与授权流程相反，它是由个人和工作小组到项目经理，然后再到更高层管理部门。

数据的收集和记录，要求定期按照一个标准化格式来进行。

图13-2 数据收集

项目控制的重点内容

项目控制重点就是项目的范围、质量、工期和成本。

范围变化控制

项目范围的变化是相对于项目计划中认可的和WB防指定的最初范围。

因为范围的改变和增加使项目有一种随时间增加的自然倾向，称为“范围的蔓延”现象。范围的改变与增加反映了要求和工作定义的变化，往往造成时间和成本的增加

范围变化控制的目的：

识别变更出现的位置，保证改变是必须或有利的，在所有可能的地方收缩和限制变更, 并管理变更的实施。因为范围的变更直接影响工期和成本，控制范围变更是控制工期和成本的重要方面。范围变更控制通过变更控制系统和配置管理来实施。

质量控制

质量控制是保证项目最终产品和项目的工作过程生产出我们满意的产品。在项目过程

中，需要采取预防措施防止失误与错误，排除其根源，避免错误重复发生。

进行质量控制的主要做法是在项目的计划阶段制订一个质量管理规划或计划。

1.质量管理规划

项目质量控制的一部分是品质管理规划

品质规划描述了每个工作包必需的品质条件，即为保证品质，在工作包的前、中、后必须保证的前提或规定。

品质规划应规定检测方法与规程（测试、检查、评论等）以评估满足要求所需的条件和进展。

质量控制的另一部分是依据技术要求追踪项目绩效

对工作或标准做必要的修正，从事此项工作的方法称作技术绩效衡量。

一系列为了排除缺陷的测试和检查方法被用以保证最终产品满足要求。测试和检查应当持续进行，以便尽早发现问题或缺陷。一般来说，在研发周期，问题越早被发现，改正花费就越少。

措施的工作

2.小组检查流程

小组检查的目的是避免缺陷、改善品质、缩短研发时间、降低成本。

小组成员的角色是：

主持人：监督检查，记录定位在文件或编码中有缺陷的人。

阅读员：在会议上逐行阅读文件或程序编码的人。

检查员：最有知识，具备最丰富信息，最可能从文件或编码中发现错误的人。

作者：创作文件和编码的工程师或程序员。

工期控制

工期控制的意图是使项目遵循工期，使工期的超标达到最小化。

造成项目工期超标的一个原因是规划拙劣，特别是不够明确和拙劣的时间估算。但是,

即使项目经过细致的规划和估算，也可能由于超出人的控制而落后于工期，包括项目范围的改变、天气问题、材料运输的中断。另外是效能控制造成工期超标，如多重任务、任务可变性等。