勤哲excel服务器初级教程之利用电子邮件

勤哲excel服务器初级教程之利用电子邮件

Excel服务器企业版提供了通过电子邮件通知工作流待办事宜的功能。下面的图示表达了Excel服务器邮件通知的过程：

1）发件人的操作（如提交待办事宜等）产生邮件，提交到Excel Server服务器

2）Excel Server服务器把邮件转到一台发送邮件服务器，为了完成这步工作，需要您在系统管理台的“系统服务—邮件通知”中设置发送邮件服务器的配置选项。

3）发送邮件服务器根据收件人地址把邮件发送到收件人邮箱所在的另一台邮件服务器

4）收件人接收邮件。

图中的“发送邮件服务器”指的是一台配置了邮件服务的计算机，它能够完成邮件发送的工作。有三种可能的配置方法：

1）用Excel Server服务器兼任发送邮件服务器，即，发送邮件服务器和Excel Server的服务器是同一台机器，这时需要在Excel Server的服务器上配置邮件服务。

2）选择局域网内的另一台机器做发送邮件服务器，需要在这台机器上配置SMTP 服务。

3）选用互联网上已知的邮件服务器，如263、网易邮箱、QQ邮箱、GMail等。

如果可能的收件人邮箱包括互联网上的邮箱，如yahoo、163、google、sina 等邮箱，则要求发送邮件服务器必须与互联网连通，在这种情况下，建议采用第二种配置方式，即选用企业内的一台计算机作发送邮件服务器，可访问互联网；Excel Server服务器与发送邮件服务器连通，但不要直接连通互联网，以保证数据库的安全。

设置邮件服务器配置选项

1）在系统管理台主界面左侧选中“系统服务”，右侧选中“邮件通知”，选择右键菜单【设置】。

2）弹出“邮件设置”窗口，输入发送邮件服务器(SMTP)的名称或IP地址、SMTP 端口号、验证方式等。

3）输入系统发件人的信息，所有通过Excel服务器产生的邮件将以此发件人账号发出。注意，“发件人”必须是指定的发送邮件服务上的有效账号，电子邮件地址必须是发件人账号对应的有效地址。

4）勾选“开启邮件通知功能”，点击【确定】，完成邮件的配置

设置通过电子邮件通知工作流待办事宜

若要使工作流的待办事宜能够以电子邮件的方式通知到办理人，还需要：1）在管理控制台中修改用户信息，输入用户的电子邮件地址。

2）设置工作流任务的属性，使得该任务的待办事宜能够以电子邮件的形式通知办理人。

根据表单内容发送电子邮件

出了待办事宜发送的邮件通知外，还可以在模板上定义一种特殊的回写公式----新建邮件公式，通过回写公式的执行，产生带发邮件。

例如，在《出库单》模板上，我们可以定义一条新建邮件公式，当出库单保存的时候，向订货的客户发送一封邮件，通知其货物已发出。

查看待发/已发出的邮件

在管理控制台中可查看本应用中发出的邮件；在系统管理台中可查看所有应用发出的邮件。

以勤哲为例，excel服务器中涉及电子邮件的应用大概如上所述，在FineReport中有多个应用可以利用到电子邮件

1、填报

上级分发任务时可以通过电子邮件设置多种提醒方式：

提醒方式是指当任务流程流转到某一个节点时，系统就自动通知该节点的模板操作人员，提醒方式的形式包括两种：邮件提醒和系统消息。

点击提醒方式后面的编辑按钮，勾选系统消息前面的单选框，然后在收件人下拉框中会自动勾选上前面创建流程的时候，各个流程节点所涉及到的所有模板操作人员，如下图：

2、定时调度

在定时任务完成后进行邮件提醒，设置发件人和收件人，在任务完成的时候就会将结果邮件给收件人。邮件发送需要确定发件人邮箱和收件人邮箱，可在数据决策系统的管理系统>系统管理>邮件中配置。

发件人设置

首先要设置邮件服务器（定义发送方），以gmail邮箱为例说明，输入http://localhost:8075/WebReport/ReportServer?op=fs，打开FR数据决策系统，在管理系统>系统管理>邮件中配置发件人邮箱，输入如下：

注：邮件服务器可自定义。

提交前可以对配置好的邮件发送服务器进行测试，成功之后点击保存。

收件人设置

收件人设置就是指设置收件人邮箱，这里的收件人都是公司员工，即系统中的用户，收件人邮箱设置在用户管理添加用户的时候进行手动添加或者与数据集中的字段进行绑定导入。

定时发送邮件

在编辑定时任务的第三步——输出设置时，不仅可以设置导出的格式，还能够进行邮件设置，将导出的文件以附件方式发送给收件人，如果用户管理中配置了用户邮箱，可直接在下拉复选框列表中选择收件人，如果没有也可直接输入收件人邮箱地址（注：多个邮件之间用分号隔开）。

附件类型中勾选excel和word，那么定时任务执行结果会备份为excel和word，并以邮件附件的形式发送给收件人：

点击提交，即配置成功了。