XX档案馆馆藏档案搬迁项目实施方案

XX科技有限公司馆藏档案搬迁项目实施方案

馆藏档案搬迁项目

实

施

方

案

用户单位：XX县档案馆

施工单位：XX科技有限公司

XX科技有限公司

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目录

第1章馆藏档案搬迁项目工作任务分析 (1)

1.1项目背景及范围 (1)

1.2项目工期 (1)

1.3项目内容 (1)

1.4工作任务的阶段划分 (1)

1.5项目工作要求 (2)

1.6项目工作量 (2)

第2章馆藏档案搬迁项目实施规划 (3)

2.1项目开工准备 (3)

2.2项目主要人员配置 (3)

2.3项目人员配置 (3)

2.4实施流程简介 (3)

2.5项目保障措施 (3)

2.6培训及管理制度 (4)

2.7档案加工机制 (4)

2.8项目验收标准 (4)

2.9项目实施步骤 (4)

第3章馆藏档案搬迁项目操作流程 (6)

3.1馆藏档案搬迁流程设计 (6)

3.2馆藏档案搬迁流程岗位分工说明 (7)

3.3借/还档 (8)

3.4统计目录 (10)

3.5清点档案 (11)

3.6登记造册 (12)

3.7下架装箱 (13)

3.8标号贴封 (14)

3.9登记出库 (15)

3.10搬运档案 (16)

3.11登记入库 (17)

3.12排序上架 (18)

3.13档案消毒 (19)

3.14粘贴标签 (20)

附件1《XX县档案馆搬迁方案》 (22)

附件2《关于馆藏档案消毒方式的说明》 (28)

第1章馆藏档案搬迁项目工作任务分析

1.1 项目背景及范围

XX县档案馆新馆已落成，位于XX街道XX路XX号XX大厦内。根据县政府要求，在20XX年XX月底前将现档案馆馆藏档案安全有序地移库至新馆。XX县档案馆以新馆档案移库为契机，对现有馆藏所有档案进行必要清点、标记和编号的基础上，对档案保管过程中存在的问题进行排查，并及时解决，对馆藏档案进行安全、有序地移库至新档案馆，并对新馆库房档案排列进行科学规划。

1.2 项目工期

计划在20XX年XX月—XX月间完成馆藏档案搬迁入库工作任务（不包含档案消毒与贴标签），历史XX个月，相关工作将按照甲方指定的先后顺序及要求进行。1.3 项目内容

1、对现有馆藏档案进行细致的清点、标记、编号、核对、登记及卫生清理工作；

2、对馆藏档案进行安全移库，包括下架、装箱、贴封、核对、运输、搬运等；

3、对入库档案进行全面消毒；

4、对新馆库房档案排架进行科学规划；

5、对新馆库房所移库的档案进行上架、排列；

6、对新馆内的实体档案进行张贴规定标签。

1.4 工作任务的阶段划分

整个档案整体移库分为三个阶段：

第一阶段是移库前的准备阶段，包括对现有档案的必要清点、标记、编号、统计、核对及档案搬运的相关基础性工作（20XX年XX月—XX月）。

第二阶段是档案出库阶段，也是档案移库的核心阶段，包括档案的下架、装箱、贴封、标志、核对、运输、搬运及场地清理等工作（20XX年XX月—XX月）。

第三阶段是档案的入库阶段，包括档案搬运、档案消毒、档案馆排架规划、档案上架、排列、移交等工作（20XX年XX月—20XX年XX月）。

1.5 项目工作要求

1、档案清点细致，做到统计数据客观、准确、全面；

2、档案移库安全，做到档案不丢失、不损坏、不泄密；

3、档案消毒过程中必须确保档案的安全完整，严格遵守《中华人民共和国行业标准（DA/T 35—2007）档案虫霉防治一般规则》及约定的标准，不得对档案原件造成二次损伤。

4、档案排架科学，做到全宗有序、排列合理、空间充裕。

1.6 项目工作量

1、档案清点量：约XX万卷，按每卷1公分计算，约XX万公分；（传统文书档案、报纸档案、书籍档案、其它特殊档案）

2、档案装箱量：XX箱；（货箱规格：60cm×40cm×34cm，容积约0.08m3，可装5公分档案盒18个）

3、运输装载量：约XX箱/车；（车厢规格：3.7m×1.7m×1.7m，容积约9.5m3）运输车次量：约XX车次。

第2章馆藏档案搬迁项目实施规划

2.1 项目开工准备

开工前布置项目现场，配置各项软硬件设施。投入计算机X台，打印机X台，档案消毒柜X台、视频监控X套、执法记录仪X套（用于档案运输及搬运管理）及手推车等其它设备。

2.2 项目主要人员配置

2.3 项目人员配置

第一阶段：项目经理1人，项目助理兼主管1人，清点人员5人，总人数7人。

第二阶段：项目经理1人，项目助理兼主管1人，运输人员3人，接收人员2人，总人数7人。

第三阶段：项目经理1人，项目助理兼主管1人，入库人员5人，总人数7人。

★具体实施人员数量根据实际需求情况而定！

2.4 实施流程简介

①档案借/还卷——②统计目录——③清点档案——④登记造册——⑤下架

装箱——⑥标号贴封——⑦登记出库——⑧搬运档案——⑨登记入库——⑩排序

上架——?档案消毒——?粘贴标签

★具体实施流程根据项目操作的可行性进行调整！

2.5 项目保障措施

指定XXX同志负责该项目，项目负责人为公司级负责人，具备从事档案规范化

整理及数字化加工业务能力和多年档案业务经验，制订项目操作标准及流程、实施计划、人员及保障措施等。

2.6 培训及管理制度

（1）所有进场人员统一进行岗前职业道德素质和技能培训，对不达标的人员不予录用。

（2）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。提供组成档案加工服务中心的组织机构表（包括多少管理人员及多少操作人员等）和设备清单，并在人员或设备变动时，及时把相关情况提交给采购方备案。

（3）建立严格的保密制度，加强管理，所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

（4）落实加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。从整体上对加工现场的物品隔离、进出门禁、门卫安检、视频控制等进行全面安全管理。

（5）不在工作场所使用与工作无关的任何电器设备

（6）制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密、岗位考核等几个方面的制度建设。2.7 档案加工机制

定期提交项目周报、月报、进度等工作报告，并依据对馆藏档案搬迁项目需求的理解，提供具体的项目实施过程性文件，明确档案安全周转流程、项目实施流程、操作规范、档案加工标准、工作计划、质量检验标准、档案保密措施等内容。做到项目各项工作有理可依，有迹可寻。

2.8 项目验收标准

项目由XX县档案馆根据国家规定的标准及双方约定标准进行验收。

2.9 项目实施步骤

第一步，确认双方工作联系人员及工作配合事宜；

第二步，现场勘查档案与加工场地，制定项目实施方案；

第三步，调配人员与设备耗材，布置项目现场；

第四步，确认项目实施方案，出具开工报告；

第五步，开工实施，制定月度加工计划，每周/月汇报项目进度情况；第六步，按档案全宗，批次搬迁验收。

第3章 馆藏档案搬迁项目操作流程

3.1 馆藏档案搬迁流程设计

针对XX 县馆藏档案的存储特点与搬迁需求，本档案搬迁工作采用流水线组合方式，以提高项目实施效率和质量。我们根据多年来的档案服务项目实施经验，对XX 县馆藏档案搬迁项目设置以下加工操作流程：

馆藏档案搬迁操作流程示意图↑

3.2 馆藏档案搬迁流程岗位分工说明

3.3 借/还档

1.甲乙双方指派固定人员，负责档案出入库的管理与登记工作。

3.4 统计目录

1.导出系统档案全宗统计数据，做初步登记造册；

2.再结合纸质档案全宗目录索引，进行完善与补充。

3.5 清点档案

1.打印档案“全宗—目录—案卷（件）”清单；

2.根据全宗顺序，逐一清点库房档案；

3.对清点档案所存在的问题登记备案。

3.6 登记造册

1.对清点无误的档案全宗，重新进行登记造册。

3.7 下架装箱

1.对清点完毕的档案，按照案卷（件）顺序，逐一下架，并装箱打包。

3.8 标号贴封

1.对下架装箱的档案，按照档案顺序进行标号，并贴上封条。

3.9 登记出库

1.对标号贴封的档案，进行登记备案，然后出库。

3.10 搬运档案

1.按照装箱标号顺序，逐一装车搬运。

2.确定每日搬运工作量，按照指定路线进行移库。运输及搬运人员需登记签字。

3.11 登记入库

1.核对档案卸载装箱数量，接收登记；

2.二次清点全宗档案数量。