档案管理手册
档案管理手册（试行版）
目录
一、分类方案
1.1档案分类方案
1.2档案分类、归档范围与保管期限表
二、管理办法
2.1 归档文件整理方法
2.2 员工人事档案管理办法
2.3 建设工程档案管理办法
2.4 声像档案管理办法
2.5 会计档案管理办法
三、规章制度
3.1 档案保密制度
3.2 档案保管制度
3.3 档案统计制度
3.4 档案利用查阅制度
3.5 档案鉴定制度
3.6 档案销毁制度
3.7 档案库房管理制度
3.8 档案防火安全制度
3.9 档案管理的工作流程
四、其它
附表一案卷封面
附表二卷内文件目录
附表三备考表
附件四声像档案目录
附表五案卷封面
附表六卷内目录
一、分类方案
1.1档案分类方案
1.1.1目的
为了加强浙江环球集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定，使档案资源更好地为公司生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。
1.1.2适用范围
本方案主要适用于浙江环球集团公司集团本部。档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是各子公司（版块）档案分类的基本依据。可参照执行。
1.1.3定义
（1）企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
（2）类号--是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。
1.1.4管理职责
（1）浙江环球集团公司行政部负责制定《企业档案分类方案》。
（2）浙江环球集团公司所属各子公司参照执行《企业档案分类方案》。
1.1.5分类原则
（1）浙江环球集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。
（2）浙江环球集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置，根据有关规定或实际情况可自行调整。
1.1.6类目的设置
（1）浙江环球集团公司企业档案分类设置五级类目。即：行政管理类、经营管理类、建设工程类、会计档案类、特殊载体。一级类目应保持稳定，不得变动。
（2）浙江环球集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。《档案分类、归档范围与保管期限表》中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。
（3）二级以下类目的设置，各子公司可根据有关规定和自身实际，参照《档案分类、归档范围与保管期限表》中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。
（4）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。
1.1.7分类方法
（1）行政管理类的归档文件采用：问题—年度—保管期限进行分类。
（2）经营管理类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目先后设置。
（3）建设工程类的二级类目按工程开发先后顺序设置。
（4）会计档案类的二级类目按文种设置。
1.1.8标识符号
（1）浙江环球集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用阿拉伯数字标识。
（2）浙江环球集团公司企业档案分类一级类目阿拉伯数字标识。即：
行政管理类 -------------------------- 0
经营管理类 -------------------------- 1
建设工程类 --------------------------- 2
会计档案类 -------------------------- 3
特殊载体------------------------------- 4
1.1.9档号编制与排列
（1）文书立卷以文件级排列，示例： 0．2. 2001-1
| | | | 案卷顺序号
| | | 年度
| | 二级类号
| 一级类号
（2）文书以外按分类体系排列，示例： 1. 2. 4-1
| | | | 卷内顺序号
| | | 三级类号
| | 二级类号
| 一级类号
（3）行政管理类的归档文件以件为单位进行整理，编号排列方法为：
①归档文件在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议记录、纪要等成套性文件可集中排列。
②归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
（4）经营管理类、建设工程类的编号排列方法为：
①均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个二级类目内按项目开发先后顺序编号排列。
②均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统和完整性，便于统计、鉴定、利用等工作。
（5）会计档案类的编号排列方法：
①按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报表、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。
②案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。
（6）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。
1.2档案分类、归档范围及保管期限表
一级类别类目
编号
类目名称基本范围
保管
期限
备注
行 0 股权管理 1.公司章程及修正案；
政管理类
2.股东会、董事会、监事会形成的各种决
议、决定；
3.股本结构及相关权益的确定调整、股东
红利分配等
永久
4.董事长出具的授权委托书、证明、函等视文件
有效期
限
权证 1.非现行使用的营业执照、组织机构代码证、
商标证、税务登记证、资质证书及工商资
质申报资料；
永久
企业沿革本企业机构设置、撤并、名称变更、组织沿革、
大事记
永久
行政文件 1.本公司向上级单位报送的行政类请示及批
复，现平级单位的函等，支下级请求或报
告的批复等。
2.企业与外单位的法律纠纷诉讼案资料，劳
动合同纠纷案件资料等。
3.规章制度、规范性文件，上级单位下发的
规范性文件
长期
4.与外单位签订的行政类合同、协议；
5.本公司发文。
短期
会议活动 1.各类会议、文娱活动的通知。短期
2.政府重要领导人、知名人事视察本企业的
题词；3.总办公会议记录、纪要；
3.其它重要行政专题会议纪要、记录。
长期
资产设备自有产权房产证、土地证原件（复印件）、购
房协议
2.固定资产购置与租赁审批、登记卡（簿）、
清单、使用说明书、交接凭证；
永久
3.房屋租赁合同长期
人事劳资 1.员工名册（每月）、公司任免文件；永久
2.人员录用、转正、调配、退休、考核晋升
等申批记录、聘用、奖惩文件；
长期
3.劳动工资年报、分配方案、员工职称、社
保材料
一级类别类目
编号
类目名称基本范围
保管
期限
备注
4.员工教育培训记录短期
经 1 综合类 1.借贷、担保、信用合同（资金类）长期
营管理类
2.企业宣传册、刊物、产品楼书、广告、宣传报
道的定稿及样本；
3.产品定价、调价请示及批复，
4.各类统计报表
永久
5.小区交接验收记录、交接明细表；
6.重要投诉处理记录、客户关系管理记录；
长期
7.营销策划书、展会等促销活动记录、购房优惠
审批记录、房屋交货验收记录。
短期
销售合同类 1.商品房买卖合同；商品房补充协议；车库买卖
合同；协议等
2.产品说明书
3.质量保证书；
4.明码标价书等
永久
建设工程类2 建设工程 1.本公司开发的所有楼盘的竣工资料和竣工图
（电子文档）
2.在建工程的前期和与工程施工同步的一系列资
料
3.市政工程招投标资料、竣工资料和竣工图
（电子文档）
永久
会计档案类3 会计档案 1.会计凭证类、会计账簿、财务报表、财务相关
制度等；
2.审计报告、清算资料、会计年度预结算、种类
统计月、年报及分析、企业年检报告、成本管理
材料、经济核算及依据材料等
按保
管期
限要
求
特种载体类4 声像档案 1.政府重要领导人、知名人事视察本公司形成的
声像资料；
2.本公司有关人员参加外界组织的重要会议，会
见以及外事活动形成的声像资料；
3.本公司组织的重要会议、活动、比赛、表彰等
形成的声像资料；
记录本公司重大项目、经典楼盘建设及竣工的声
像资料；其他楼盘的调研资料；
4.本公司广告宣传活动、产品推荐会的声像资
料；
5.本公司每次总办会录音资料等。
永久
一级类别类目
编号
类目名称基本范围保管
期限
备注
特种载体类电子档案 1.本公司OA系统中形成的永久和长期类文件
（与纸质文件同）；
2.工程建设中形成的材料；
3.本公司使用的各种数据文件；
4.本公司设备运行中所需要的操作系统；
5.公司在重要外事、文娱活动、产品宣传活动中
形成的材料；
6.公司每次总办会的PPT
永久实物档案各种荣誉证书、奖状、奖牌、锦旗等永久
说明:本表供子公司（版板）参考执行，也可根据实际情况自行调整或另行制订
二、管理方法
2.1归档文件整理办法
2.1.1目的
为适应档案现代化管理的需要，规范简化归档文件整理工作，提高档案工作的效率和质量，根据国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《归档文件整理工作指南》(ISBN7-5000-6444-6)，结合浙江环球集团公司具体情况，特制定本办法。
2.1.2适用范围
本办法适用于浙江环球集团公司、各子公司办公文件归档的整理。
2.1.3定义
（1）归档文件--是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
（2）归档文件整理--是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
（3）件--是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
2.1.4管理职责
（1）集团档案室负责归档文件整理工作的指导、检查。
（2）各子公司职能部门负责归档文件的整理和归档工作。
2.1.5整理要求和整理范围
（1）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（2）反映本单位职能活动，具有查考利用价值的文件材料均应整理归档。执行《档案分类、归档范围与保管期限表》。
2.1.6整理
（1）质量要求
①归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
②整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
（2）装订、分类、排列、编号、编目
①装订
归档文件应按件装订。
A.装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
B.装订时，尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订，应将左、上侧对齐；采用左侧装订，应将左、下侧对齐。用线或无酸纸封套等符合档案保护要求的材料。
②分类
A.归档文件按照企业档案分类方案进行分类。即：问题—年度—保管期限，其中问题内只设一级类目。
B.形成的文件数量少，内部机构设置简单的小单位可简化分类方案。归档文件可以采用年度、机构(问题)、保管期限等特征进行分类，或将上述特征结合使用。
C.每个立档单位内的归档文件只能采用一种分类方案，同一全宗应保持分类方案稳定。
③排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
④编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上加案卷封面（见附表一），并填写相关内容。填写归档章时应使用符合档案保护要求的书写材料。
A.件数；案卷内文件数。
B.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“自2001年01月至2001年12月”。
C.保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。简称“永、长、短”，代码为“Y、C、D”。
D.页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。当归档文件上有页码时，无需重编；当归档文件上无页码时，需要编页码。一般使用阿拉伯数字，每件从“1”开始流水编制，正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。
E.归档号：文件的分类编号。
⑤编目
归档文件应依据浙江环球集团公司档案分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目；来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录(见附表二)设置顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注项目。
卷内文件目录附表二
A.顺序号：填写卷内文件顺序号。一个文件一个号。
B.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。
C.文号：文件的发文字号。填写文号项时应照实抄录，不能省略。
D.题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
E.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2001年9月9日，标注为“20010909”。
F.页号：每一件归档文件的页号。
G.备注：注释文件需说明的情况。
（3）纸张尺寸、编制封面、电子版归档
①归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
②归档文件目录应装订成册并编制封面，目录编制成册的方式与分类方案一致。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
③各子公司档案部门应同时保存归档文件目录的电子版，并以年度为单位将归档文件目录刻制光盘保存。
（4）装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、保管期限、机构(问题)的归档文件不应放入同一档案盒内，装不满一盒时，应通过使用不同厚度的档案盒来解决，使文件不至弯曲受损。
①档案盒尺寸、著录项
A.项基本原则档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等。
B.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即：档案盒的排列顺序号，没有进馆任务的企业可不用填写。
②备考表（见附表三）
A．备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
B．盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
C．整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
D．检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名（子公司为各办公室主任）。
E．日期：归档文件整理完毕的日期。
2.2 员工人事档案管理办法
2.2.1 总则
（1）为加强公司职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
（2）公司职工档案是企业人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
2.2.2 机构和职责
（1）集团公司职工档案由集团公司人力资源职能机构管理。子公司（版块）职工档案由其办公室管理。
（2）职工离职、退休后，其档案由原所在公司（版块）在手续办妥5日内移交集团人力资源部保管，并需装订成册放入专门的档案盒。人力资源部每月的25号前移交集团档案室保管。
（3）公司职工档案管理部门的职责：
①保管职工档案；
②收集、鉴别和整理职工档案材料；
③办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
④登记职工工作变动情况；
⑤为有关部门提供职工情况；
⑥做好职工档案的安全、保密、保护工作；
⑦定期向集团档案室移交档案（指离职、退休）。
⑧办理其它有关事项。
2.2.3 档案的内容
（1）公司职工档案的内容和分类：
①履历材料；
②自传材料；
③鉴定、考核、考察材料；
④评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；
⑤政审材料；
⑥参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
⑦奖励材料；
⑧处分材料；
⑨招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
⑩其他可供企业参考的材料。
2.2.4 职工档案材料的编目
每卷职工档案必须有详细的档案材料目录。
（1）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。
（2）每类目录之后，须留出适量的空行（6-10行），供补充档案材料时使用。
（3）目录填写要正确，字迹要工整美观。
（4）填写目录后，要检查核对，做到准确无误。
（5）目录各栏目的填写。
①类别的填写。类号用汉字，顺序号用阿拉伯数字填写。如：第一类履历材料用汉字“一”表示、第一类材料的第一件用阿拉伯数字“1”表示。
②材料名称的填写。根据材料题目填写材料名称。无题目的材料，应拟定题目；材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。
③材料形成时间的填写。一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。
④.材料份数的填写。以每份完整的材料（包括正文和附件）为一份，用阿拉伯数字填写。
⑤材料页数的填写。填写材料的实际页数。
2.2.5公司职工档案材料的技术加工
为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法：
（1）对超出A4规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。
（2）对破损、卷角、折皱和小于A4规格的档案材料，要进行裱糊。裱糊用的衬纸，必须采用白纸；浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张；裱糊后的档案材料要晾干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。
（3）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须加边，保证装订，不压字、不损害材料内容。
（4）拆除档案材料上的大头针、回引针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。
2.2.6公司职工档案材料装订
每个职工的档案材料，必须装订成卷，做到案卷整齐、平整、装订牢固，具体方法：
（1）目录置于卷首，材料排列顺序与目录相符。
（2）将目录与材料核对无误。
（3）理齐档案材料。材料条件好的应做到四边整齐，条件较差的，以左边和下边两边为齐。
（4）打孔。在材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔，孔距7.3厘米，用专用档案装订线装订。
（5）使用国家统一规定的标准职工档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名。
（6）装盒。将装订好的案卷装入职工档案盒中，填写姓名、档案号和籍贯。
（7）职工档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查。
2.2.7企业职工档案书写质量要求
企业职工档案必须保证书写质量，字迹要工整、清晰，使用碳素墨水或黑色签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案永久保管的书写材料。
2.2.8整理工作的注意事项
企业职工档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《企业档案管理制度》。
（1）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。
（2）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。
（3）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止损毁、丢失档案材料和泄露档案内容，确保档案安全。
（4）后续档案材料的整理。后续职工档案材料，每三个月整理一次，将材料内容填写到相应的目录中，并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内，将材料装订到案卷中。
2.2.9 档案的收集、保管和销毁
（1）人力资源职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩、薪酬等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
（2）立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经有关领导审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
（3）公司职工档案材料统一使用A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。（4）按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。
（5）集团人力资源职能机构按2.2.3内容结合现有职工人事档案的具体内容制作目录。各子公司（版块）
参照。
（6）严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
（7）职工档案管理部门应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
2.2.10 档案的提供利用
因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
(1)外单位人员查阅档案应凭盖有单位公章的介绍信。
(2)档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经游总或潘总批准，严格履行登记手续，并按期归还。
(3)任何个人不得查阅或借用本人的档案。
(4)因工作需要从档案中取证的，须请示游总或潘总签字同意后才能复制办理。
2.3建设工程档案管理办法
2.3.1目的
为加强房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为房地产管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，制定本办法。
2.3.2定义
建设工程档案是指在工程项目的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2.3.3适用范围
本办法适用于浙江环球集团公司建设工程档案的管理。
2.3.4管理原则与管理职能
(1) 管理原则
①建设工程档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。
（2）管理职能
①浙江环球集团公司负责制定建设工程档案管理办法，指导和监督房产公司的工程项目档案管理工作。
2.3.5归档范围按《建设工程文件归档范围》、结合工程实际。
建设工程文件归档范围
2.3.6归档要求
建设工程档案、使用管理档案按照国家《科技档案案卷标准》有关规定归档；除纸质文件外，还应保存电子文件。
（1）卷案目录（见附表五）。
（2）卷案封面（见附表六）。
（3）备考表（见附表三）。
2.3.7归档时间
各项目竣工验收后三个月内将竣工资料（竣工图）整理装订后移交集团档案室保管。
并同时移交电子版。
2.4声像档案管理办法
2.4.1目的
为实现声像档案数字化管理，更好地服务于企业各项工作，特制定本办法。
2.5.2适用范围
本办法适用于浙江环球集团公司及各部门子公司声像档案的管理。
2.4.3定义
声像档案--是指企业在从事生产、经营、科研等工作活动中形成的具有保存利用价值的照片(底片)、录像带、录音带、缩微片等载体的历史记录。
2.4.4管理职责
（1）各子公司档案室负责对本公司声像档案进行收集、编目、鉴定、统计和利用，集团档案室对声像档案材料的形成、积累和归档工作进行督促、指导和检查。
（2）声像档案材料形成部门和人员负责声像档案的积累和整理，并按规定向子公司档案室移交归档。
2.4.5归档要求及归档范围
（1）归档要求
①归档的声像档案应是原始记录。对某些需经常使用或素材过长需编辑整理的声像材料，可归原版复制片。
②照片档案必须内容真实、主题突出、画面清晰。底片不得磨损，每幅照片或每组照片都要有文字说明，说明该片所反映的内容、时间、地点、人物、背景、摄影者等。
③录像带必须画面清晰、声音清楚，录像带盒上要贴上标签，注明录制内容、录制时间、地点、带长、声道、机器型号及摄像者等。
④录音带必须声音清楚，录音带盒上贴上标签，注明录音内容、录制时间、地点、盒数、编号及录制者等。
⑤缩微片上贴上标签，注明内容、编号及责任者等。
⑥归档的声像档案应系统、完整。
（2）归档范围
在各项工作活动中形成的各类声像档案是公司档案的重要组成部分，均属于声像档案的管理范围。包括下列内容：
党和国家领导人、有关上级领导以及知名人士来本单位视察、检查工作或从事其它重大活动所形成的声像材料；
反映本公司生产、经营、管理、历史面貌等方面重大事件或重要活动的声像材料；
反映本公司设计、施工、科研能力和技术水平的声像材料；
重点工程、有影响的工程和荣获国家、省(部)、市奖励的优质工程洽谈、签约、开竣工典礼以及反映其建筑设计、安装、施工技术、过程的声像材料；
工程建设中重大事件或重大事故、自然灾害及异常现象的声像材料；
新产品、新工艺、新材料、科研项目研究、开发、鉴定、推广应用所形成的声像材料；
党、政、工、团召开重要会议形成的声像材料；
出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成的声像材料；
荣获国家、省(部)、市、局(院)以上荣誉称号的各类证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗照片以及授奖仪式的声像材料；
本公司先进人物表彰的声像材料；
本公司在对外宣传报道中形成的声像材料以及各电台、电视台有关本单位宣传报道的声像材料；
本公司或本公司参与制发的科教片、电视片、新闻记录影片等声像材料；
新闻发布会、记者招待会、展览展示会等声像材料；
本公司有参考利用价值的外购、交换、征集的声像材料。
2.4.6管理、分类、整理、编目、移交、保管、利用
（1）声像档案实行集中统一管理。
（2）分类
执行企业档案分类方案。
（3）整理
①照片档案的整理应有利于保持照片之间的有机联系，一般按年度---问题进行整理。底片应对应照片内容单独整理和存放。
②照片构成应包括照片、底片和文字说明三部分，按照国家标准《照片档案管理规范》(GB/T11821－
89)进行整理。照片原版，以及翻版的底片均应标注清楚。
（4）编目
①声像档案在区分载体形式的前提下与纸质档案对应分类编号，按一级类目顺序排架。因载体形式和保管要求不同应分库或分柜架保管。
②声像档案载体用英文大写字母S标识。
③声像档案应编写说明，一个保管单位应有一个文字说明包括：内容、时间、地点、人物、背景、摄影(像)者六要素。文字说明要概括地揭示照片影像所反映的全部信息，做到文字简练、语句通顺。用阿拉伯数字表示时间，照片说明要以自然张为单位编写。底片应顺序编号，并标注照片编号，便于查找利用。
④编制声像档案目录(见附表四)
声像档案目录附表四
（5）移交
立卷单位编制档案移交清册，一式二份，交接双方逐项核对后签字认可，各留一份备查。
①声像材料形成后，有关部门应及时向所在公司档案部门（办公室）移交归档，不得私自保管和留
存。
②由摄录制部门或人员负责收集、整理和向档案部门移交归档。
（6）归档时间
一般专项活动的声像材料在活动结束后一个月内归档；工程项目声像材料在工程竣工后随工程施工资料一并归档；科研项目、新产品研制开发的声像材料在鉴定会后三个月内归档。
（7）保管
①保管声像档案应有专用库房或专用装具。
②保管声像档案应按不同载体材料分别排架、保管。
③照片与底片应分开保管，底片应装入特制的底片袋或底片夹内,再装入专业底片档案册。接触底片时防止用手触摸。
④经常检查声像档案的保存情况。对长期保存的录像带、录音带应每年倒带一次，发现变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时修补、复制。
（8）利用
①利用声像档案要严格办理借阅登记手续。
②借往外省市或外单位的须经集团领导审批，办理档案借阅审批表手续方可借阅。利用者应精心使用和爱护声像档案。
③涉及专利和版权的声像档案，本公司以外的任何单位和个人利用档案，应按照《中华人民共和国专利法》和知识产权保护的有关条款办理。
档案管理操作手册
目录 一、档案管理平台综述 (2) 二、档案案卷管理 (3) 三、档案文件管理平台 (6) 四、档案文件的列表导入 (10) 五、档案借阅管理 (12)
一、档案管理平台综述 档案管理分为文书档案和工程档案。 操作路径为： 工作管理→档案管理→分类档案管理 →文书档案/工程档案 如右面图1所示。 双击打开进入档案管理平台界面， 如下面图2所示（以文书档案为例） 图1 图2 案卷平台 卷内文件 未归卷文件 组织目录树
1.组织目录树：显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）； 2.案卷平台：显示的是具体档案目录下的卷（盒）列表，对文件进行归盒归卷处理； 3.卷内文件：选中具体的卷（盒），会将卷（盒）内已有的文件在此平台中以列表的形式展现； 4.未归卷文件：所有已经入档，但未归卷（盒）的文件列表。 二、档案案卷管理 图3 如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应的档
，点击“新增”，出现案卷管理平台，如下面图4所示： 图4 文书档案案卷管理平台字段说明： 编号数据名称来源说明其他说明 1档号自动生成组织号.年+流水（2位） 2保管期限选择录入永久、长期、短期 3密级选择录入绝密、机密、秘密、普通 4件数自动生成本卷内文件总份数 5页数自动生成本卷内文件总页数 6案卷题名手工录入卷名 7立卷单位选择录入 8存放位置手工录入实体档案存放地点 9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期 10终止日期自动生成卷内文件最新成文日期 工程档案案卷管理平台字段说明： 编号数据名称来源说明其他说明 1档号自动生成项目编号.流水（2位） 2工程项目选择录入该操作员拥有权限的项目 3保管期限选择录入永久、长期、短期 4密级选择录入绝密、机密、秘密、普通 5件数自动生成本卷内文件总份数 6页数自动生成本卷内文件总页数 7案卷题名手工录入卷名 8立卷单位选择录入 9存放位置手工录入实体档案存放地点 10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期 11终止日期自动生成卷内文件最新成文日期
建筑工程公司档案管理手册(完整资料).doc
【最新整理，下载后即可编辑】 档案管理制度 1.目的 为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。 2.档案管理范围 2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运 行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主 要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 3.1 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司总经理 办公室的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料 的整合管理。每月由各部门档案管理员组成检查小组对各部 门档案管理情况进行巡查。 3.2 行政人事部在总经理办公室的领导下对公司各部门上交的档 案进行管理，各部门根据部门内部档案管理的流程制度，对 档案的形成、整理、积累、存档进行管理。 3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制 定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移 交等有关规章制度。 3.2.2 行政人事部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积 累、整理和归档工作。 3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，负责公司档案收集、 整理、保管、鉴定和收发使用工作。 3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作——收集、整理、 保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征， 制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。
DCRC客户档案管理手册
目录 职责和角色定位 一、的作用 二、的工作 三、的职责 与客户的联系 一、如何让客户找到我们 二、专用电话线 三、自动应答机 四、电话录音的重要性 五、主动联系客户 客户抱怨的协调和处理 一、及时协调和处理顾客的抱怨 二、怎样处理客户的投诉 三、处理客诉和抱怨的技巧 标准工作流程规范 潜在客户的管理 一、潜在客户跟踪表 附件：潜在客户跟踪表 二、考核目标 三、潜在客户信息存档 附件：潜在客户信息收集表四、潜在客户跟踪工作流程 新车主信息的管理 一、新车主信息确认目的 二、新车主信息确认内容及表格填写 附件：新车主信息确认表 三、考核目标 四、新车主回访参考脚本 五、新车主信息确认工作流程
顾客咨询和抱怨处理流程 一、电话接听技巧 附件：顾客来电记录表 二、回应顾客电话咨询流程 三、顾客抱怨经销商内部各部门处理流程 附件：顾客抱怨处理记录表 四、顾客抱怨申诉管道管理 五、与长安福特沟通顾客抱怨流程 六、紧急事故联络区域工程师到现场鉴定流程 七、回应顾客抱怨的管理 报告 一、调查客户信息填报要求 附件：售后客户信息样本 二、如何妥善运用报告 附件：改善行动方案 附件：会议记录 经销商与的联络 一、经销商联系信息的通知与变更 附件：经销商信息联络表 二、车辆钥匙密码和音响密码的查询 –经销商客户关系中心 传统的服务程序已经渐渐转化为以顾客为中心的服务程序。 在顾客预约，服务后回访以及问题的解决和预防上，将起到关键的作用，在落实各项程序以后，将会确定问题的根源，并帮助服务部门改进，这样经销商可以得到顾客的信任，增强顾客的忠诚度，避免顾客寻求其他厂家的服务。
「顾客满意」不是一个运动，而是我们做人做事的基本态度，也是企业生存的根本大计。 的职责和角色定位 一．的作用是– 是与顾客联系的中心点，是顾客与各个部门联系的纽带 保持良好的顾客关系以及赢得潜在顾客的有效策略；帮助经销商提供高质量的销售和维修服务，因而产生回头客，顾客忠诚度和良好的顾客口碑。 二．我们是一个完全独立的部门，我们的工作是： 通过提供新车销售信息，服务回访，总结分析等，达到支持经销商各个部门的功能。 ?处理顾客的咨询和反映的问题 ?与顾客联系后，进行回访 ?支持新车销售，售后服务和零件部门的工作 ?保持良好的顾客关系 三．我们的职责– ?设立直拨电话专线，供顾客预约维修和咨询新车销售，维修与零件促销活动。 ?新车销售和维修服务后，进行顾客满意度的回访
工程档案管理制度
九、工程档案管理制度 一、档案资料的归档分类及范围 1.档案资料的归档分类 工程建设档案主要有公文、工程建设技术资料、经济合同、工程建设财务、行政管理及图片等几类。档案资料应按国家标准进行统一分类、立卷、归档和存放。 2.档案资料的归档范围 （1）省、市政府的来往公文； （2）建管处的来往公文； （3）建管公司的来往公文； （4）有关技术问题的审查、咨询意见； （5）会议文件、记录等； （6）工程建设期间形成的工程技术材料： ①招标文件、投标文件、合同及协议；②设计图纸、施工组织设计；③工程开工报告、施工方案、施工技术措施、施工计划、报表等文件；④建筑材料和中间产品的合格证、试验报告，砼、砂浆等配合比的试验报告； ⑤设计变更及索赔资料；⑥施工测量记录、地质勘探资料，基础处理、隐蔽工程施工记录等材料；⑦工程质量、安全、事故及处理情况报告；⑧施工总结、技术总结、工程竣工图及竣工验收报告及质量评定等；⑨工程机械设备、仪器及引进的技术设备图纸等；
（7）工程价款结算等资料。 二、工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。 1.工程文件接收 （1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料、来文通知等）由档案资料员统一接收。 （2）工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律移交档案资料组进行统一归档整理。 （3）档案资料组对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 （4）档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发登记帐（收文簿、发文簿） （5）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，及时报审工程部领导审定，并及时处理。 （6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。 （7）档案资料组对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案分类登记帐 2. 工程文件资料发放
档案管理操作手册
档案管理操作手册 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】
目录
档案管理 PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。 在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。 在【工程中心】中单击【档案管理】，或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】，即可进入档案管理模块。 首先跳出的是档案库的选择窗口。
图17-1 档案库选择窗口 档案管理初始化 17.1.1 档案馆信息维护 用户选择【定义】=>【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。系统将当前档案馆设置为默认档案馆。
图17-1-1 档案馆信息 17.1.2 定义ABS码 标准档案分类码在系统中简称ABS码。不同行业均有自己的行业标准档案分类码。所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。 选择【定义】=>【标准档案类目（ABS）】菜单，进入ABS编辑的窗口。
建筑工程公司档案管理手册范本
档案管理制度 1.目的 为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案法实施办法》、企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。 2.档案管理范围 2.1此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2.2本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和管理活动 中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数 据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分 类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 3.1公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司总经理办公室的统筹 管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。每月由各部门档案管理员组成检查小组对各部门档案管理情况进行巡查。 3.2行政人事部在总经理办公室的领导下对公司各部门上交的档案进行管理，各 部门根据部门内部档案管理的流程制度，对档案的形 成、整理、积累、存档进行管理。 3.2.1公司依据档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材 料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。 322行政人事部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档
工作。 3.2.3统筹规划公司各部门的档案工作，负责公司档案收集、整理、保管、 鉴定和收发使用工作。 3.3各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作一一收集、整理、保 管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 3.3.1坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制 定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。 3.3.2负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文 件材料完整、准确、系统。 3.3.3归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明 扼要。 3.3.4保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。 3.3.5接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。 3.4档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、 保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。 3.5档案管理人员变动时，行政人事部要对档案交接负有监交责任， 且应该在《当案案卷移交目录》上签字确认。 3.6会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工 作。 4.档案管理原则
关于档案管理系统用户操作手册.doc
汾西矿业集团公司 档案（信息化）管理系统 用 户 操 作 手 册
1、系统应用价值 2、产品的特点 3、系统档案库结构 4、系统基本操作
1、系统应用价值 购买档案管理系统主要用来解决以下问题： 1.档案没有管理，档案散落在每个职工手里，没有档案管理部门，并且每年有200 份以上的文件产生。 2.有档案管理部门，但没有计算机管理，查询利用还是手工操作。 3.原始纸质档案占用大量的空间。在现在大城市空间紧张，房价越来越高的今天，，如何节省档案占 用的空间？ 4.档案的保管成为问题，南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题，如何能保证档案信息 不随着时间的流逝而消失。 5.有计算机管理档案，但没有实现联网，档案信息被困在“信息孤岛”中，无法得到有效利用。 6.有了计算机管理档案了，但系统维护非常困难，出现问题找开发厂商，几个月也没有回音。 7.上了计算机系统，但查询起来还是比较慢，不能达到预期的目的。 8.实现计算机联网了，但其它系统的数据无法与档案管理互通。造成数据的重复录入和查询利 用困难。 9.档案管理系统也联网了，与其它系统的数据也可以互通了，但档案的全面信息的保存没有实 现。如档案的产生过程（例如审批过程），并没有记录到档案中，而这些对于档案信息保持完整也 是必须的。 10. 上面的问题都解决了，是不是就没有问题了？也不一定！联网了、数据互通了，只是解决了档案的一般性管理。它并没有解决档案全部问题。如档案的保密特性，每个重要的单位都有非常保密的档案，和无法用价值衡量的珍贵档案，这些是在当前市场竞争中非常重要的“软实力” 了。怎样绝对的防止丢失和不能扩散，如果只是实现的一般意义上的权限管理及加密，显然是不够的。我们需要一个更加严密的监控系统监控整个单位的档案发生及保管过程。举一个例子：战场上侦查敌情，过去有飞机已经不错了，现在使用上了卫星，敌人的一举一动就一目了然，胜利就有了 每个职工手头的档案并没有随着一般的档案管理系统结合档案管理，可靠的保证！的使用得到严密的控制，丢失、泄密时有发生，而且不被人察觉，造成的损失是巨大的，有时是不可弥补的。 让客户明明我们都有对应的软件部件给予解决，对于以上问题的解决，并且量体裁衣，白白的上系统，实实在在的解决问题。2、产品特点:1. 数据库树形结构技术数据库树形结构技术是我们系统的独有优势，针对某一具体档案管理类型，树形扩展深度没有限制，提供了复杂文、档资料的管理平台。 理支持档案管类型深度扩充 档案管理中可能出现个性的地方均可灵活定制
公司档案管理细则
徐州市芭田生态有限公司 文件管理规定 1.目的 为对公司质量与环境有关文件及其它文件的审批权限、发放、标识及更改等方面作出明确规定，确保文件受控及质量与环境管理体系、其它工作的有效运行，特制定本规定。 2.范围 适用于公司各类文件的管理。 3．管理规定 3.1 公司质量与环境文件范围： 3.1.1质量与环境管理体系文件（三层文件）； 3.1.2公司质量与环境有关的红头文件； 3.1.3部门与质量有关的红头文件； 3.1.4部门与质量有关的的文件； 3.1.5 公司的其它文件。 3.2 受控文件范围： 3.2.1质量与环境管理体系文件（质量与环境手册、程序文件及支持性文件、表格等）盖“受控章”。 3.2.2公司所有红头文件为受控文件，但不必盖“受控章”。 3.2.3其它文件（如技术文件、质量与环境标准等），必须控制分发，发下的文件需盖“受控章”。 3.2.4科室要复印正在实施的有效文件时，科室负责人应在复印件上签名，否则文件无效。
第2页文件管理规定 3.3 非受控文件： 3.3.1发给顾客或公司领导认为需发给有关人员的质量与环境管理体系文 件为非受控文本，盖“非受控章”。 3.3.2各科室编写的管理制度，属非受控文件，但必须编号，送人事行政办 备案；记录表格，必须编号（按《记录管理规定》实施）送人事行政办备案。 3.4 职责 3.4.1 质控室是质量与环境管理体系文件的归口管理部门，其职责是： a．负责编写《质量与环境手册》并交各科室会审、会签;总经理批准； b．协调相关科室编写程序文件和支持性文件（工作文件、指导书及记录等）及对文件的格式进行规范。 c．负责列出及收集受控文件的控制清单； d．负责质量与环境管理体系文件和资料编号及发放程序的控制； e．负责质量环境管理体系文件和资料的更改、作废、遗失、增补的审核及报批。 3.4.2 有关科室 a．质控室负责公司有关质量与环境的红头文件(受控文件)的管理（登记、 发放、及收回失效文件）； b．工艺设备室分管技术文件（含对外来技术文件的控制发放），盖“受控章”并将发放清单交人事行政办备案； c．质控室分管质量标准及有关质量文件的编写和管理。 d．各科室编写的工作文件，按ISO的标准规范文件来编制，经科室领导审 核后，进行编号，按公司《文件管理规定》总经理批准发放；不必盖“受控章”，文件发放清单交人事行政办备案； 3.5 文件的编号
数字档案管理系统手册
系统概述 档案信息化的起步是以计算机技术的发展为基础，二十世纪七八十年代，随着计算机的引入，我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。二十世纪中期到二十一世纪初，国家和地方政府对档案信息化建设的投入有较大程度的增加，档案部门配置的信息化设备越来越多，档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善，档案信息化建设进入了快速发展时期。进入21世纪以后，网络信息技术的广泛应用，特别是电子政务的快速发展为档案信息化建设注入了新的活力。 虽然国内数字档案馆发展迅速，但是我们必须清醒的认识到：很多用户单位仍然在使用着单机版的档案类管理软件。这些档案类管理软件在功能上不够完善，在运行上不够稳定，在对档案的处理速度和精度方面，远远不及网络版的档案管理软件，无法满足日益增长的档案管理需求。 《数字档案馆管理系统》是济南国子数码科技有限公司自主开发的网络版的档案管理软件，该软件的设计遵循国家档案局（馆）的相关规范、标准，操作简单、性能稳定、数据安全性高，极大提高了数字档案馆的建设速度。 公司介绍 济南国子数码科技有限公司，独立软件开发商，已通过软件企业认定、软件产品认定、CMMI L3软件开发成熟度认证、ISO9001质量管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证。公司以各类管理软件研发和软件系统集成为主营业务。 解决方案 国子数字档案馆管理系统立足建设一个区域性、开放型的文件、档案信息中心，为各级各类行政事业单位和企业提供数字化的网上档案管理、查询、服务。对有价值的图像、文本、语音、影视、软件和科学数据等多媒体进行收集、组织和规范化再加工，并进行高质量的保存和管理，通过网络提供高速的多媒体信息存取服务，有效提高档案部门信息化工作。 国子数字档案馆管理系统是以分布式的海量数据支撑，基于智能检索技术和高速宽带网络技术的大型开放、分布式信息库，结合先进的信息技术、主机系统、扫描技术、网络系统、存储技术和安全管理体系，使档案工作提高到全新的管理模式，为用户带来显著的管
建设工程档案指导手册(全套)
档案编号：清城档指导第（）——（）建设工程档案指导手册 工程名称： 工程地点： 建设单位： 监理单位： 设计单位： 勘察单位： 施工单位： 建设单位联系人：： 施工单位联系人：：资料员：： 建筑面积：结构类型: 层数：地下地上 项目档案指导联系人：联系：3862777 报指导日期： 开工日期：竣工日期： 市城市建设档案馆
档案手册使用说明 1、本档案指导手册存放在施工现场由施工单位保管。 2、本档案指导手册为指导履行指导任务作指导记录。 3、本档案指导手册在竣工验收后交回城建档案馆归档。
《建设工程竣工档案归档须知》 （试行） 为提高我市建设工程档案管理水平，规建设工程档案形成、收集、整理、验收、移交工作，根据有关法律、法规、标准、规和有关规定，特制定本《市建设工程竣工档案归档指南》。 一、法律法规 （一）《城市建设档案管理规定》 （二）《城建档案业务管理规》 （三）《建筑工程资料管理规程》 （四）《建设工程文件归档整理规》 （五）《建设工程质量管理条例》 （六）《技术制图复制图的折叠方法》 （七）《关于积极防御地震等自然灾害充分发挥城建档案作用的通知》建办档[2008]39号 二、基本职责 （一）建设单位职责 1、工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责围，应安排专人负责工程档案的收集管理及报送工作，对工程档案的真实性、完整性、准确性负责。 2、建设单位应与施工单位、监理单位就工程档案工作签订协议，明确各单位工程档案归集责任围，确定档案编制的套数、容及整理规，
规定奖罚条款。负责组织、监督和检查各单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作。 3、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。 4、建设单位应对工程纸质档案及电子档案对照工程档案的要求进行自检，自检合格后提请城建档案馆对工程档案进行预验收。 5、对列入城建档案馆接收围的工程，工程竣工验收后6个月，向城建档案馆移交一套完整的符合规定的工程竣工档案（含电子档案）。 6、接收和保管其它未列入城建档案馆接收围的档案。 （二）勘察、设计、监理、施工单位职责 1、将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责围。 4、将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交，并对本单位形成的工程档案的真实性、完整性、准确性负责。 （三）城建档案馆职责 1、城建档案馆参与建设工程基础验收、主体验收及竣工验收，对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导； 2、在工程竣工验收前，对工程档案进行预验收；预验收合格后，出具工程档案预验收认可书。 3、审查和接收建设工程竣工档案，对已经归档的工程竣工档案向建设单位出具城建档案移交书。 4、对已经归档的工程竣工档案，向符合条件的建设或代建等有关单位出具档案原件存档证明(档案部门确认的复印件与原件同等效力）。 三、纸质档案质量要求
企业档案管理手册
企业档案管理手册 企业档案管理手册 为加强公司档案管理工作，严格工作制度、规范工作秩序、严肃工作纪律，提高档案 管理水平，特制定本管理办法。 第一章总则 第一条为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，为公司的经营和发展服务，进而带动公司档案管理水平上个台阶，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法， 结合本公司实际情况，制定本管理办法。 第二条公司的档案管理分为一和二级两部分。一级档案是指公司在基本建设、经营 发展、党政管理、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。二级档案是指公司在进行主营业 务以及基本建设、党政管理、经济活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种 文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。 根据公司的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为十六大类作为档案管 理的范畴。它们分别是：党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营 销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。 第三条公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循档案工作统一领导，分级管理的原则，维护公司档案的完整、准确、系统、安全， 为发展公司的事业服务。 第四条档案工作是各项管理工作的重要组成部分，纳入公司工作的发展规划和年度 工作计划中，保证档案管理职能、人员编制和经费适应整个公司档案工作发展的需求。 第二章管理体制与职责 第五条公司应设置专人专岗负责档案管理工作，，根据公司自身的情况对档案进行 管理。 公司的档案工作在主管经理的领导下，实行档案工作集中统一管理，统筹规划、组织 协调、统一制度；同时又是收集、保管公司档案和提供利用服务的职能部门，并对各部 门立卷归档工作进行指导和监督。 第六条各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作，并负责本办法在该部门业 务范围内的贯彻实施；各部门应设立一名兼职档案员，负责做好本部门档案工作，并定 期将整理好的档案移交档案室。
文件和档案管理制度
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
建筑工程公司档案管理手册
档案管理制度 1.目得 为加强公司档案管理，提高档案利用效率,根据《中华人民共与国档案法》、《中华人民共与国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》,结合企业实际，制定本规定. 2、档案管理范围 ２、1 此管理制度适用于本公司所有档案得管理工作。 2、2 本制度中所称得公司档案，就是指公司在各项建筑施工；经营运 行与管理活动中形成得对国家、社会与公司有保存价值得文字、数据、图样、图表、声像等不同形式得文件或记录。具体得主要分类包括:文件档案、声像档案、电子档案等。 3、档案管理机构及职责 3、1 公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理就是指公司总经理办 公室得统筹管理;二级管理就是指各部门对本部门档案资料得整合管理。每月由各部门档案管理员组成检查小组对各部门档案管理情况进行巡查。 ３、２行政人事部在总经理办公室得领导下对公司各部门上交得档案进行管理，各部门根据部门内部档案管理得流程制度，对档案得形成、整理、积累、存档进行管理。 3、２、1 公司依据《档案法》等有关法律,法规与方针政策，制定 公司文件材料得归档及保管、利用、鉴定、销毁与移交等有 关规章制度。
３、2、2 行政人事部负责监督，指导公司各部门档案得形成、积累、整理与归档工作。 3、２、３统筹规划公司各部门得档案工作,负责公司档案收集、 整理、保管、鉴定与收发使用工作。 ３、3 各部门应该指定专人负责内部得档案管理工作——收集、整理、保管本部门得档案资料,并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效得备案与日后查找复核工作。 3、３、1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料得形成特征， 制定案卷目录,合理分类存放，便于利用与归档。 ３、3、２负责本部门文件材料得形成、积累、保管与整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统. 3、3、3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚,案卷 标题简明扼要。 3、3、4 保管好本部门应归档得案卷，保证文件材料得安全与保密。 ３、3、5 接收档案员得指导规划，按规定时间向档案室移交档案. 3、4 档案管理人员负责档案得日常管理工作，对文件、材料等得安全性、 保密性负责,并且忠于职守,遵纪守法，具有相应得档案专业知识与业务能力。 ３、５档案管理人员变动时,行政人事部要对档案交接负有监交责任,且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。 ３、6会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对与审批工作。
《企业档案管理办法》
《企业档案管理办法》 国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布 第一章总则 第一条根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本规定。 第二条企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。 第三条企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。 第二章文件材料的形成与归档 第五条企业要根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。 文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。 第六条企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。 第七条企业文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
第八条企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件i材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。 2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。 4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。 5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。 6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。 7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。 8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。 10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。 11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。 12、其他方面。 第九条归档时间 1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。 2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。
工程档案管理制度40219
工程档案管理制度 1．总则 1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2014）的要求，特制定本制度。 1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。 1.3基本建设工程档案资料是企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。 2 工程档案管理制度 2.1档案资料管理 2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行
监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。 2.1.2为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。 2.1.3工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。 2.1.4购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。 2．2归档文件的质量规定 2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。 2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。 2.2.3调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。 2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。
中国石油内部资料人事档案操作手册
中国石油内部资料人事档案操作手册 中国石油人力资源管理系统用户操作手册 人事档案管理（人事岗专用） 人力资源管理系统项目经理部 二〇〇九年三月
目录 一、档案转递信息 (3) 1．档案转入管理 (3) 2．档案转出管理 (8) 二、待移交档案材料管理 (10) 1. 功能概述 (10) 2. 操作流程图 (10) 3. 具体操作 (10) 4. 批处理工具的使用 (11) 三、档案查（借）阅情况信息 (14) 1．档案查阅情况信息 (14) 2．档案借阅情况信息 (19)
人事管理岗在人事档案管理中的职责 一、档案转递信息 1．档案转入管理 （1）功能概述 “档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。 （2）操作流程 档案转入根据业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事管理岗和档案管理岗协作完成。如图： （3）具体操作 ①操作路径：SAP菜单→人事档案管理 ②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息 ③人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成“处理中”。如图：
状态维护 为“处理 中” ④人事管理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示可以向档案管理岗人员提交档案。 状态维护 成“提交” （4）批处理工具的使用 《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息 当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入： 其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序 其二：事务代码：ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序 具体操作： 第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板： 选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员
公司人事档案管理制度手册
人事档案管理制度 一、人事档案保管制度 二、□目的 三、第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 四、业机密 五、的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 六、第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 七、第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 八、案材料 九、的前提和保证。 十、□人事档案保管制度的基本内容 十一、建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大
致包括五部分：材 十二、料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。十三、(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 十四、进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 十五、位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 十六、(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。十七、检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 十八、等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 十九、等。 二十、检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：二十一、——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： 二十二、——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
二十三、——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 二十四、(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 二十五、原因 二十六、引起的，转递的大致程序如下： 二十七、①取出应转走的档案； 二十八、②在档案底账上注销； 二十九、③填写《转递人事档案材料的通知单》； 三十、④按发文要求包装、密封。 三十一、在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 三十二、在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 三十三、(4)保卫保密制度。具体要求如下： 三十四、①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 三十五、②库房备有必要的防火、防潮器材。 三十六、③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
档案管理工作手册
XX公司行政部 档案管理工作手册
目录 一、档案管理网络图 (3) 二、档案管理总则 (4) 三、综合管理部职能 (5) 四、档案管理工作职责 (7) 1）文件材料的收集管理 (7) 2）公司专（兼）档案管理员工作职责 (8) 五、档案归档范围 (8) 1）内部资料类 (8) 2）行政管理类 (9) 3）党群工作类 (9) 4）经营管理类、设备仪器类 (9) 5）生产技术管理类、基本建设类 (10) 6）会计档案类 (11) 7）平时归卷 (11) 六、立卷（案卷质量及要求） (12) 七、档案室管理 (15)
XX公司档案管理组织机构图档案负责人：部门负责人 财务部市 场 拓 展 部 综 合 管 理 部 园 区 管 理 部 物 流 管 理 部 经 营 计 划 发 展 部 人员名字人 员 名 字 人 员 名 字 人 员 名 字 人 员 名 字 人 员 名 字 档案主管领导：总经理 客 户 服 务 部 人 员 名 字 信 息 化 建 设 组 档案室管理：兼职档案员 人 员 名 字
总则 第一条根据国家档案局国档发（1991）20号文《关于印发<工业企业档案分类试行规则>的通知》，结合DA/T42-2009《企业档案工作规范》要求，为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
工程档案管理制度
工程档案管理制度 篇一：工程档案管理制度 九、工程档案管理制度 一、档案资料的归档分类及范围 1.档案资料的归档分类 工程建设档案主要有公文、工程建设技术资料、经济合同、工程建设财务、行政管理及图片等几类。档案资料应按国家标准进行统一分类、立卷、归档和存放。 2.档案资料的归档范围 （1）省、市政府的来往公文； （2）建管处的来往公文； （3）建管公司的来往公文； （4）有关技术问题的审查、咨询意见； （5）会议文件、记录等； （6）工程建设期间形成的工程技术材料： ①招标文件、投标文件、合同及协议；②设计图纸、施工组织设计；③工程开工报告、施工方案、施工技术措施、施工计划、报表等文件；④建筑材料和中间产品的合格证、试验报告，砼、砂浆等配合比的试验报告；⑤设计变更及索赔资料；⑥施工测量记录、地质勘探资料，基础处理、隐蔽工程施工记录等材料；⑦工程质量、安全、事故及处理情况报告；⑧施工总结、技术总结、工程竣工图及竣工验收报告及质量评定等；⑨工程机械设备、仪器及引进的技术设备图纸等；
（7）工程价款结算等资料。 二、工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。 1. 工程文件接收 （1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料、来文通知等）由档案资料员统一接收。 （2）工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律移交档案资料组进行统一归档整理。 （3）档案资料组对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 （4）档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发登记帐（收文簿、发文簿） （5）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，及时报审工程部领导审定，并及时处理。 （6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。 （7）档案资料组对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案分类登记帐 2. 工程文件资料发放 （1）分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料组统一办理。 （2）呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。