文件和资料编码规则

1、目的

本规则目的是对公司文件、资料和样件实施规范、统一管理，充分发挥其作用，方便生产经营管理，提高工作效率和企业经济效率。特制定本规则。

2、范围

本规则适用于本公司所有文件、资料和样件，包括外来文件、资料和样件。

3、术语

部门文件和资料——指本公司各部门在其职责范围内制定的，在本部门或全公司范围内实施的管理性、技术性文件和资料。

文件记录表格——指本公司各部门实施体系文件、第三层次文件，经常使用的台帐、检查表和定期使用的日报、月报、季度报表、年度报表等。

4、职责

4.1 质量保证部负责公司文件、资料和样件编码的归口管理和相应台帐的建立。

4.2 各部门依照本规则对本部门的文件和资料进行编码，并报质量保证部备案。

5、编码规则

5.1 本公司文件、资料和图样的分类为：

质量环境手册

程序文件

各部门文件和资料部门记录表格

图样

作业指导书

外来文件和资料5.2 编码规则

原材料编码规则分析

苏州益而益光电有限公司文件编号文件名称编写张小平原材料编码规则文件版次A/0 审核文件页数1/20 核准: 会签品保部工程部修改记录日期版次页次条文修订内容变更人备注

文件名称原材料编码规则文件版次A/0 文件页次 2 / 29 1目的为了对原材料统一管理，更方便的实现信息化和系统化，特对公司所有原材料进行分类编码，达到一物一号的管理。 2 适用范围适用于益而益（集团）光电有限公司所有原材料的编码。 3 职责 1、技术部负责产品的编码； 2、技术部负责物料编码的编制与发放。 4 定义物料编码是计算机系统对物料的唯一识别代码。它用一组代码来代表一种物料。物料编码必须是唯一的，也就是，一种物料不能有多个物料编码，一个物料编码不能有多种物料； 5内容 1、本物料编码系统基本定位10位； 2、第一位、第二位：为原材料大小类，将原材料分为较细的组别，具体参照《原材料分类表》； 3、第三位到第十位为物料的具体属性规格，请参照相应编码原则； 4、原材料分类表大类小类 A-原材料1电阻2电容3电感&磁珠&变压器&保险丝4半导体 5 PCB 6 LED C-板金类1五金类 2 压铸类 G-塑料橡胶 1 套管类 E-电子电器1连接器2端子 F-电缆1漆包线2引线 H-包装印刷1纸类2塑料类3标贴类 4 铁皮类 I-辅助材料1胶类2劳保类 3 焊接材料类4化学类 O-工具类 1 电动类2量具类3手动类

文件名称原材料编码规则文件版次A/0 文件页次 3 / 29 A.1、电阻系统结构说明： A 1 X XXXXXXX 电阻规格属性电阻分类电阻原材料 A.1.0、电阻分类说明 0 碳膜电阻（CR） 1 金属皮膜电阻（MF） 2 金属氧化膜电阻(MO) 3 热敏电阻（PTC\NTC） 4 压敏电阻（RV） 5 精密电阻 6 预留 7 预留 8 预留 9 其他电阻 A.1.1、碳膜电阻（CR）&金属皮膜电阻(MF)&金属氧化膜电阻(MO) 1位物料类型 2位物料名称 3位电阻种类 4、5、6位阻值大小 7位封装 8位功率大小 9、10位流水号 A原材料 1 电阻0=碳膜电阻（CR） 1=金属皮膜电阻(MF) 2=金属氧化膜电阻(MO) 阻值所有换算为Ω，所有阻值都必须换算为XX*10 的N次方;前二位表示电阻值，后一位表示幂次方，各种幂次方表示方法： 0=100 1=1012=102 3=1034=1045=105 6=1067=107 8=10-2 9=10-1 如104代表100KΩ 0=DIP 1=SMD 0402 2=SMD 0603 3=SMD 0805 4=SMD 1206 5=预留 6=预留 7=预留 8=预留 9=预留 0=1/16W 1=1/10W 2=1/8W 3=1/4W 4=1/2W 5=1W 6=2W 7=预留 8=预留 9=预留厂家从01开始

档案名称编码规则

档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。 1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 4.档案编号规则 4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。具体编码表见附件二（档案分类编码表）。 4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。各公司名称的缩写见附表一。 4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。 4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。 4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别， 4.1. 5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。 4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。 4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。 4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。 5.

文件分类及编码规则

SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发： Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22 九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的

SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。二、范围适用于文件分类与编码管理。三、职责 1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。 2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。四、术语无五、内容 1 文件分类 1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。 1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。包括： a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。 b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。 c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。 d）工厂主文件。 1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。 1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。 2 文件编码 2.1 文件分类编码应遵循以下原则：

合同分类编号规则

合同分类编号规则 1、目的为加强合同的标准化管理，根据公司合同管理规范的要求，特制定本规则。 2、范围本规范除特别指明外，适用于任何以格润公司为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同和协议。 3、职责 3.1 总经办负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。 3.2 公司各部门合同管理人员和总经办档案管理人员负责本规则的具体实施、管理。 4、方法和标准描述 4.1 合同分类编号应遵循下列原则： 4.1.1 适应公司以太阳能组件产品为主营业务的合同管理需要； 4.1.2 与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法； 4.1.3 公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。 4.2 合同分类编号 4.2.1 合同共分为三类：采购类合同、销售类合同和综合类合同。各类合同均按级编码进行分类编号。各级编码之间使用“-”进行连接。 4.2.2 合同编号方法：（按四级编码） 4.2.2.1 一级编码：根据公司名称分类，一级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是公司名称前两个汉字拼音的第一个字母。

4.2.2.2 二级编码：为合同类别分类，二级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是合同类别名称前两个汉字拼音的第一个字母。 4.2.2.3 三级编码：为合同物品具体分类，三级级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是合同物品具体类别名称前两个汉字拼音的第一个字母。 4.2.2.4 四级编码：为合同签订年份和月份分类，四级编号代码由年份后两位数和月份两位共同表示，共思维阿拉伯数字。 4.2.2.5 五级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999。 5、合同/协议编号方法： XX - XX - XX - XX XX XXX 公司缩写合同类别物品具体类别签订年份月份顺序号（一级）（二级）（三级）（四级）（五级）6、合同具体编写 6.1．公司缩写：代号两位 GR 6.2.合同类别缩写：代号两位采购类CG、销售类XS、综合类ZH 6.3.综合类细分类缩写： 1)、财务类：CW 2)、工程类：GC 3)、人事类：RS

档案编号规则

档案编号规则 (1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施) 1、主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。本标准适用于档案馆(室)编制档号。 2、术语 2．1 档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2．2 全宗号档案馆(室)给定每个全宗的代码。 2．3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。 2．4 类别号馆(室)藏档案类别的代码。 2．5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 2．6 案卷号案卷排列的顺序号。 2．7 件号案卷内文件的顺序号。 2．8 页(张)号

案卷内文件每页(张)的顺序号。 2．9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 3、档号编制原则 3．1 唯一性原则档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 3．2 合理性原则档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 3．3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。 3．4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3．5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 4、档号的结构档号结构分为三种： 4．1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。即：××××……×××××××××

全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号 4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号即：×××××××……n×××××× 全宗号类别号案卷号件号、页(张)号 4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号) 即： ××××…… n ×××… n ×××××× 类别号项目号案卷号件号、页(张)号 4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。 4．5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。 5、档号的编制方法 5．1 全宗号的编制方法全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。全宗号的格式是： ×××× 全宗属类代码全宗顺序号 5．1．1 全宗属类代码的编制方法

公司档案文件编码规则

公司档案文件编码规则文件编号行政类文件的编号，其代号组成： XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5 XX1：企业代号，以大写的公司简体名称拼音表示，本公司以“GY”表示； XX2：文件一级类号，本公司文件类号见下表 XX3：文件二级类号，本公司文件类号见下表 XXXX4：文件年份； XXX5：同类别下文件流水号； 1.1.1.文件编号例： GY-XZ05-2012-001 文件顺序号年份文件类别公司简写意为共远行政部通知通告类2012年001号文件一级类目（代码）二级类目（代码）归档范围行政类 XZ 证照 01 各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产许可证，注册证，获奖证，商标证等）公司战略 02 企业经营战略、决策、发展规划、管理目标等文件材料，董事会决议等制度 03 公司各项规章制度合同 04 合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料通知通告 05 红头文件，通知，通报等办公文件 06 通联文件（上级下达的文件，下级上报的文件，平行部门往来文件等）各职能部门工作总结，报告，计划等文件

会议 07 公司级会议文件（报告，纪要，记录，简报，发言材料等）政府文件 08 公司申请、批复等有关材料（项目文件，产品注册文件等）活动09 公司印刷、汇编材料、大事记等公司大型活动的议程，领导讲话，照片、录音、录像等资料其它 10 其它类型文件销售类 XS 市场 01 新市场开拓、新项目论证、评价、市场调查、分析、预测等文件材料销售政策 02 产品销售价格及调价政策等有关材料其它 03 其它销售类文件技术类 JS 分析报告 01 产品质量分析报告，样品问题反馈报告等项目 02 项目的调研立项报告、请示、批复等产品设计定型、改型、改进报告、批复其它 03 其它技术相关文件生产类SC 生产 01 生产统计报告，发货统计报告，库存盘点报告，质量统计报告等其它 02 其它生产相关文件

GMP文件分类与编码管理规程03

装订线 1.目的建立文件分类与编码管理规程，便于文件的分类、查阅、存档和使用。 2.范围适用于公司所有GMP文件。 3.责任各部门GMP文件起草者、审核者、批准者对本规程的实施负责。 4.内容 4.1.编码原则书面文件应统一采用以下格式（表格、记录、标签、账、卡除外）。 4.1.1.系统性：统一分类和编码，按照文件系统建立编码系统。 4.1.2.准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦文件撤销，此文件编码也随之作废，不得再次使用。 4.1.3.可追踪性：制订编码系统时，必须考虑到可随时查询文件的演变历史。 4.1.4.识别性：制订编码系统时，必须考虑到其编码能便于识别文件的文本和类别。 4.1. 5.相关一致性：文件一旦经过修订，必须给予新的版本号。 4.1.6.发展性：制订编码系统规定时，要考虑公司将来的发展及管理手段的改进。 4.2.文件系统的组成与分类 4.2.1.文件系统的组成。 GMP文件按其属性分为标准性文件和记录两大类。标准性文件可分为：管理规程 (SMP) 、技术标准（STP）和操作规程(SOP)。 4.2.1.1.管理规程(SMP)：是指经批准用于行使生产、计划、指挥控制等管理职能而制订的书面要求，为一般的管理制度、标准、程序等。 4.2.1.2.技术标准（STP）：包括产品生产工艺，物料（原料、辅料、包装材料）与产品（中间产品、成品）的质量标准。 4.2.1.3.操作规程(SOP)：是指经批准用以指示操作的通用性文件或管理方法。如按工艺流程制订生产操作的标准规程，主要设备、检验仪器、检验方法的标准操作规程等。 4.2.1.4.记录（SOR）：括生产操作记录（批生产记录、批包装记录、生产操作记录）、质量管理记录、物料管理记录、设备管理记录及各种台帐、凭证等。 4.2.2.文件系统的分类按照《药品生产质量管理规范》(GMP)(2010年修订)的相关规定，将公司文件分为13大类，即：1.文件管理、2.机构与人员、3.厂房与设施、4.设备、5.物料与产品、6.卫生、7.确认与验证、8.生产管理、9.质量管理、10.投诉与不良反应、11.委托生产与检验、12.产品发运与召回、13.自检。 4.3.文件编码系统的组成文件编码系统由前缀Q/HZYY(“海州药业”的管理文件)；后面由四部分组成：第一部分文件属性类别代码，由SMP、SOP、STP和SOR四部分组成（详见4.5）。第二部分文件管理类别代码，含2位汉语拼音字母（详见4.6）。第三部分文件编号，含4位阿拉伯数字（详见4.7）。第四部分文件版本号，含2位阿拉伯数字（详见4.8）。

ERP物料编码规则(自行编写)

1.目的确保各类原材料、半成品、成品能被迅速、正确的识别，防止误用、错用，同时留下记录以便品质事件发生的追溯。 2.范围适用于本公司各种原材料、半成品、成品有效的标识和有效的管理，并适应文件档案以利品质文件处理时能彻底追溯鉴别产品。 3.0 定义 3.1成品：可以直接发市场销售(直接销售给乐彩客户)。 3.2组件：需要进行重新组装或加工的料件。 4.0.资历及培训要求 4.1 简单、实用； 4.2 唯一性； 4.3 统一性； 5.0 内容 5.1 料件编码表示法 5.1.1 用数字1-9表示； 5.1.2 用“0-999”表示中类； 5.1.3 用捌位（8位）数字表示 X XXX XXXX 第阶分类用3个字段，表示、部件的流水号。第一阶分类用2个字段，表示物料的中类别。第一阶分类用1个字段，表示物料的大类别。 5.2物料的大的编码分类说明： 5.2.1物料的大类别定义为：成品、半成品、原材料、辅料、包装材料、工装/夹具、客供件、设备，共计8大类。代码中文描述代码中文描述 1 成品 6 工装/夹具 2 半成品7 客供件 3 原材料8 设备 4 辅料9 未定义 5 包装材料0 未定义

5.3 成品第一阶类别表示法： 1 * ** **** 5.3.1 成品第二阶大类的划分成品编码 1 * ** **** 成品4位流水号成品（产品行业类）成品（行业）成品（大类别） 5.3.1.1 成品的第二阶类别划分如下：代码中文描述代码中文描述代码中文描述 1 家电行业 6 身体护理类 2 汽车配件行业7 未定义 3 化妆品行业8 未定义 4 灯具类9 未定义 5 电子电器类0 未定义 5.3.2 成品第三阶小类的划分成品编码 1 1 01 **** 四位流水号成品（行业类）成品（大行业类别）成品（大类别） 5.3.2.1成品的行业类划分如下（家电）：代码中文描述代码中文描述代码中文描述 01 电水壶07 咖啡机13 未定义 02 电饭煲08 环电厨柜14 未定义 03 电压力锅09 水处理15 未定义 04 料理机10 16 未定义 05 豆浆机11 99 06 多士炉12 5.3.2.2成品的行业类划分如下（汽车配件行业）：代码中文描述代码中文描述代码中文描述01 汽车内饰件07 13 未定义

(整理)文件编制格式及编码规则1

A CFC 第一次发布版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司文件编码文件名称：部门文件编制格式及编码规则管理规定文件类型文件分类技密级别所属专业发布单位质量管理部编制部门部门内部标识码适用范围质量管理部xxxxxxxx 中核动力设备有限公司南京分公司

版权说明：此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。修改页版本状态修改章节

目录 1.目的 (5) 2.适用范围 (5)

3.参考文件 (5) 4.程序管理 (5) 5.职责 (5) 5.1质量管理部 (5) 5.2综合管理部 (6) 5.3文件编制部门 (6) 6.详细描述 (6) 6.1文件的编制格式 (6) 6.2文件编码规则 (11) 6.3文件内部标识码编码规则 (11) 7.附录 (12)

1.目的为了便于文件的管理和控制，统一中核动力设备有限公司南京分公司（以下简称南京分公司）各部门文件格式、标识，规范化、标准化管理生产管理活动中的每份文件，特制定本规定。 2.适用范围本程序适用于南京分公司各部门产生的所有与生产活动有关的管理性、技术性文件（另有规定文件除外），包括但不限于部门制度、程序、规程、工艺技术文件等。其它文件可参考使用。 3.参考文件 1）Q/SQY·G08-0000-2012/A 《质量手册》 2）QP/SQY.G08－3000－2012/A 《民用核安全机械设备制造质量保证大纲》 3）Q/SQY·G08-401-2012/A 《文件控制管理程序》 4.程序管理本程序由质量管理部编制、修订和解释，并具有以下签名：编制：编制人；审核：质量管理部负责人；批准：主管经理。 5.职责 5.1质量管理部 1）负责文件编制格式及编码的统一管理； 2）负责文件符合性的审查； 3）负责对文件编码进行准确性检查； 4）负责范围内文件内部标识码流水号的管理。

文件分类整理的原则和方法

公司文件的分类 A、一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分为十个部门，以各部门的字母来代表（公司编号表）企管部：QGB 总经理办公室：人力资源部：市场管理部：项目发展部：证券投资部：法律事务部：信息资源管理中心：审计部：发展策划部：招标管理部：党工部：采购部：科技管理部：财务部：保卫部：管理方法： 1、按照公司领导分管部门，将各部门所产生的报告、请示等文件，均递交至总经办，总经办也将采取专人负责各高管，对口将各部门文件产生文件，统一进行编号、登记、传递，以此方式达到工作对口负责、专人检查落实的目的。 B、二级分类：按照文件类型划分: 一级类目：公司所有资产证据类（A表示） A1：合同、协议 A2：公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产移交等二级类目：公文类( B) B1：令、决定、议案：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府的下发的强制性行政措施、本公司董事会决议、股东会会议纪要等 B2：公告；通告；通报：使用与宣布或公布重要事项或应当遵守获证周知的事项，如：上级机构下发的法定事项、社会公告、表彰先进、批评错误、规章制度等 B3：请示、皮肤：适用于向上级机关请示指示、批准，答复下级机关的请示事项B4：报告、意见：适用于想上级机关汇报工作，，对重要问题提出见解和处理办

法 B5：通知、函：适用于批转下级的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，不相隶属的单位之间商洽工作、询问和问题，如：任免人员等 B6：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项三级类目：普通文件类（C），其他一般性文件四级类目：非文本载体的文件（D），如照片、软盘及其他声像资料等按照文件受控类型主要分为受控文档与非受控文档，各类资产证据、秘密文件的原件原则上均属于受控文档，复印件原则上均属于非受控文档，在受控文件的编号前加K表示，不加均默认为非受控证件 C、三级分类：按照文件年度划分，以年月的数字代号表示，如0310代表2003年10月 D、四级分类：文件的原件Manuscript、复印件Copy分别以英文的第一个字母代表，如原件用M表示、复印件用C表示以上为一般情况，有项目文件存在的情况下，项目文件单独存放，若项目多，种类也多，则按照项目分类。

文件资料分类及编码规则

审批及颁发：分发：文件再审记录: 一、目得依照GＭP要求,确立文件分类与编码规则，便于文件管理与追溯。二、范围适用于文件分类与编码管理. 三、职责１质量保证部负责文件体系得分类及编码规则,对各文件进行赋码. 2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码得规

定。四、术语无五、内容 1 文件分类 1、1 一级文件:阐明公司内某一体系得方针，描述体系得文件。主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标. 1、2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到得各职能部门得活动,或为完成某项活动而规定得方法。包括: ａ)技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。ｂ）管理标准:包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程得管理活动。 c)工作标准:包括部门职责、职务说明书. ｄ）工厂主文件. 1、3 三级文件:标准操作规程（SOP）,描述各管理环节得操作要素与工作流程、具体得操作方法与步骤。 1、4 四级文件:记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。 2 文件编码２、1 文件分类编码应遵循以下原则: 2、1、1 系统性：统一分类，统一编码.按照文件分类建立编码系统，由质量保证部建立公司管理文件得分类与编码系统。２、1、2 准确性：文件与编码一一对应,做到一文一码，一旦某文件终止使用，则该文件编码随即作废,不得再次使用。 2、1、3 可追踪性：可查询文件得演变历史。 2、1、４识别性：文件得编码可反映出文件得文本与类别。２、1、5 稳定性:任何人不得随意变动文件,若需变动,应经批准,并随之变更相关文件得编码。 2、1、6 相关一致性:文件一旦经过修订，必须给新得修订号，同时对其相关文件中出现得该文件编码进行修订。 2、1、7 发展性：考虑将来得发展及管理手段得改进. 2、２全部文件均按编码管理，完整得公司文件编码系统格式如下: + 顺序号 + 版本号

公司资料编码规则

公司资料编码规则一、员工编码：公司码部门码流水号公司码：0——汽车公司部门码：0——总经办，1——销售部，2——业务部，3——售后服务部，4——行政部，5——财务部二、往来单位（客户自动编码）编码：流水号单位识别码： G——供应商，B——保险公司，S——税务/车管单位，Z——制造商三、车型代码：年份码车型流水号品牌码：用品牌名称中各字声母取易识别的三位字符来表示。具体见《编码分类代码表》。车系码：用车型名称中各字声母取易识别的两位字符来表示。具体见《编码分类代码表》。年代码：以年份的后两位作为年份码，年份不清楚的以00替代。四、车辆编号：品牌码年份码车辆流水号品牌码：用品牌名称中各字声母取易识别的三位字符来表示。具体见《编码分类代码表》。年代码：以生产年份的后两位作为年份码。五、配件代码：大类别码小类别码品牌码等级码流水号大类别码：1——大修类，2——快修类，3——油漆类，4——精品类，5——美容装饰类品牌码：用品牌名称中各字声母取易识别的三位字符来表示。品牌不清楚的以000替代。具体见《编码分类代码表》。等级码：配件等级A——正厂，B——下线，C——拆车件，D——品牌，E——副厂其他等级从高到低A——一级，B——二级，C——三级，D——四级，E——五级六、维修项目编码：项目大类码流水号项目大类码：01——大修类，02——快修类，03——美容，04——装饰类项目小类码：在各大类中以两位码来表示小类别。具体见《编码分类代码表》。七、固定资产编码：公司码部门码资产总分类资产类型流水号公司码：0——汽车公司。部门码：0——总经办，1——销售部，2——业务部，3——售后服务部，4——行政部，5——财务部资产总分类：具体见《编码分类代码表》资产类型：具体见《编码分类代码表》

体系文件编号规则

体系文件编号规则SUP-GM-R01

1. 目的：对公司体系文件和记录的编号作出明确规定，规统一体系文件的编号，便于文件及记录的识别和检索。 2. 适用围：适用于公司与质量管理体系有关的所有文件及实施记录的编号。 3. 参考文件或标准：无 4. 术语和定义：无 5. 责任部门及职责：综合管理部：负责制定统一的文件编号规则并监督执行。其他相关部门：按照规则执行 6. 流程图无 7. 控制要求： 7.1 质量管理体系文件的编号 7.1.1质量手册（一级文件）编号； SUP/QM 7.1.2 程序文件（二级文件）；例如：SUP1.1-GM《文件和记录控制程序》 7.1.3 支持性文件（包括操作指导书、检验规、操作规程、部标准、规章制度等，三级文件）；

SUP - 公司名称代号例如：SUP-GM-R01 表示综合管理部负责实施和控制的有关制度规定类文件。 7.2文件记录的编号和流水号 7.2.1 文件记录的编号例如：编号ESPBB1.1-QM的文件产生的第一个记录为“F01/ ESPBB1.1-QM”。 7.2.2文件记录的流水号一般文件记录的流水号，按年份加3位阿拉伯数字流水号的形式编制。如：No.2014001, 表示2014年第一份记录。如记录表格较多，各部门可按年、月、日及字母缩写等形式编制流水号。 7.3 外来文件的编号 7.3.1 外来文件（国际标准、国家标准、行业标准、法律法规、客户要求等）外来文件一律使用原文件编号备注：部门代号采用英文名称的缩写字母表示，具体如下：综合管理部:GM 采购部:PU 销售部:SD 客服部: CS 市场部:MK

ERP系统存货分类及存货编码维护规则

E R P系统存货分类及存货编码维护规则公司内部编号：（GOOD-TMMT-MMUT-UUPTY-UUYY-DTTI-

ERP系统存货分类及存货档案维护规则为统一ERP中存货基础信息，对存货进行分类管理，以便于对业务数据的统计和分析，特制定本规则：一、存货分类： 1．存货分类编码规则为：** ** ** ** 2．存货一级大类分为：原料（01）、辅助材料（02）、半成品（03）、低值易耗品（04）、产成品(05)、模具（06）大类。原料（01）二级分类为：塑胶原料（0101）、钣金原料（0102）、模具原料（0103）、喷油丝印原料（0104）等三类。 2.1.1 塑胶原料（0101）三级分类为：按材质分类。色母、ABS、PP、PE、 PS、PC等及再生料 2.1.2 钣金原料（0102）三级分类为：按材质分类。冷轧、电锌、热锌、热轧、镀铝锌、不锈钢、其他等； 2.1.2.1 钣金原料（010201）四级分类为：按厚度分类。 2.1.3 模具原料（0103）按材质分类：45＃、CR12、合金铜等 2.1.4 喷油丝印原料（0104）三级分类：不再分类辅助材料（02）二级分类：轴类、海棉胶带类、包装类、塑料膜类、工模辅料、丝印辅料； 2.2.1 轴类三级分类：螺钉螺母、其他； 2.2.2 海棉胶带类三级分类：衬垫类、海棉胶带泡沫类； 2.2.3 包装类三级分类：纸箱类、印刷品类、容器类、

2.2.4 塑料膜类三级分类：保护膜、拉伸膜、EPE膜； 2.2.5 工模辅料三级分类：弹簧、螺丝、导柱导套、顶针冲头、边钉、胶棒等； 2.2.6丝印辅料三级分类：不再分类。半成品（03）：二级分类：海尔塑胶（0301）、海尔钣金（0302）、外单钣金（0303）、外单塑胶（0304）、塑工（0305）、五工（0306）； 2.3.1 海尔塑胶三级分类：塑胶半成品（030101）、喷油半成品（030102）、丝印半成品（030103） 2.3.2 海尔钣金以下不分类 2.3.3 外单钣金、外单塑胶三级分类：按客户分类 2.3.4 塑工、五工以下不分类低值易耗器二级分类：工具量具、刀具、钻头、丝攻丝锥、生产性用油、非生产性用油、电工配件、设备配件、叉车配件、行车配件、打磨用品、IT耗材、办公用品、劳保用品；产成品二级分类：海尔部分、营销部分 2.5.1 海尔部分三级分类：海尔钣金、海尔塑胶、海尔模具 2.5.1.1 海尔钣金四级分类：按事业部分类 2.5.1.2 海尔塑胶四级分类：按事业部分类 2.5.1.3 海尔模具四级分类：海尔工模、海尔塑模； 2.5.2 营销部分三级分类：钣金产品、塑胶产品、模具产品 2.5.2.1 钣金产品四级分类：按客户分类

编码规则(标准)

企业信息化标准 QB/JF.12001-2007 编码规则受控状态: 发放编号: 版号: A/0 2007-06-08发布2007-07-01实施 XXXXXX有限公司发布

XXXXXXXXX 有限公司企业编码标准 QB/JF.12001-2007 公司组织机构编码规则本标准参照了根据XXXXXXXXX 有限公司对组织机构管理的需要，结合实际情况制定。本标准起草部门：XXXXXXXXX 有限公司信息系统部。 1主题内容与适用范围本标准规定了XXXXXXXXX 有限公司组织机构的分级、代码管理。本标准适用于XXXXXXXXX 有限公司组织的管理、登记、统计及会计核算等工作。 2术语公司:具有独立法人资格或需要独立核算管理的分支机构或企业，可以定义为公司。部门:有明确的职能范围和工作职责的组织。 3分类原则本标准根据企业需要不设分类。 4编码方法 4.1本标准采用分级数字代码结构，共分五层，最长码为9位，第一层以一位阿拉伯数字表示,代表集团号；第二层以2位阿拉伯数字表示，代表集团部门，其中99表示分厂;第三层以两位阿拉伯数字表示, 表示集团部门下属机构或分厂的序号;第四层以两位阿拉伯数字表示，表示分厂下属部门;第五层以两位阿拉伯数字表示，表示分厂下属部门班组。其分类结构如下： 4.2各层均留有适当空码，以备增加或调整时使用。 X XX XX 第五层第四层第三层 XX XX 第二层第一层

4.3第一、二、三、四、五层的分类不再细分时，其代码后不需补“0”。5组织机构代码表(例)

XXXXXXXXX 有限公司企业编码标准 QB/JF.12001-2007 员工代码编码规则本标准参照了根据建发鞋楦公司对员工管理的需要，结合实际情况制定。本标准起草单位：XXXXXXXXX 有限公司。 1主题内容与适用范围本标准规定了XXXXXXXXX 有限公司员工的分类、代码及关键描述信息、岗位的分类。本标准适用于XXXXXXXXX 有限公司员工的管理、工资核算、考勤、奖惩、登记、统计及会计核算等工作。 2术语岗位泛指职位，执行一定职务的位置。职级员工对应的工资等级,与员工岗位技能相关。 3分类原则根据企业管理的需要，人员编码不按特定意义区分，所有的分类以属性方式加以描述。 4 岗位编码 4.1本标准采用等长3位数字代码结构，以3位阿拉伯数字表示，表示顺序号。其分类结构如下： 4.2 所有岗位代码均采用3位编码，必须保证编码的唯一性。 4.3 岗位代码表（例） XXX 第一层

文件分类及编码管理制度

文件分类及编码管理制度部门签字/日期 Department Signature/Date 起草人： Prepared by 审核人： Reviewed by 审核人： Reviewed by 审核人：N/A N/A Reviewed by 审核人：N/A N/A Reviewed by 审核人：N/A N/A Reviewed by 批准人： Approved by 颁发部门Issued by 全环保部执行日期 Effective Date 替换文件Replaced For N/A 复审日期 Review Date 分发部门Distributed to

1. 目的规范公司EHS管理体系的各类文件编码规则。 2. 适用范围适用于公司EHS管理体系的各类文件编码。 3. 术语或定义 SMP（Standard Management Procedure）标准管理程序是用于指导安全管理工作的文件 SOP（Standard Operating Procedure）标准操作规程经批准用来指导安全操作、维护与清洁、环境控制等，安全生产活动的通用性文件E（Environment）环境 H（Health）健康 S（Safety）安全 DO（Documentation and Records）文件管理 PO（Policy and objectives）方针与目标 OR（Organization and Responsibilities）组织机构与职责 RM（Risk Management）风险管理 LI（Laws and Institutions）法律与制度 ET（Education and Training）教育培训 FPS（Facilities and Process Safety）生产设施及工艺安全 JS（Job Security）作业安全 DH（Dangerous chemicals and Hazard informed）危险化学品与危害告知 HG（Hidden dangers and Governance）隐患排查与治理 OI（Occupational health and labor protection）职业卫生与劳动防护 AM（Accident Management）事故管理 EM（Emergency Management）应急管理 PA（Performance Appraisal）绩效考核

档案分类排列编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案： 2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，长期（C）一个流水号、短期(D)一个流水号。按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号：4位，如“0134” 目录号：3位，如“001” 案卷号：4位，如“0001” 顺序号：3位，如“001” 2000年后的文件按“件”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y)、30年（D30)、10年（D10)，在每一个保管期限内，按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，30年（D30)一个流水号，10年（D10)一个流水号。按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限—（组织机构或问题）—件号全宗号：4位，如“0134” 年度：4位，如“2013” 保管期限：1或3位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。件号：4位，如“0001” 二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134” 目录号：2位，如：“K1” 年度：4位，如“2009” 案卷号：4位，如“0001”。三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）、信访档案。 1、民政（低保困难家庭档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号 2、统计档案：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为永久。案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号 3、私人建房档案：

技术文件编号规则

日本电产凯宇汽车电器（江苏）有限公司Array 技术文件编号规则受控编号

1、目的统一公司的技术文件的编号规定，便于文件分类识别。 2、适用范围适用公司范围内所有产品技术管理类文件。 3、名词定义通用技术文件是指与产品型号无关的通用技术标准类文件。 4、职责 4.1研发中心负责在新产品开发时与顾客共同确定产品的产品特殊特性。 4.2项目小组在产品先期策划中确定过程特殊特性（如需由项目小组组长与顾客进行过程特殊特性确定）。 5、作业流程 5.1图纸、产品明细表等图纸、产品明细表以零部件编号实施 5.2通用技术类文件编号规则通用技术文件四位流水号(0001、0002、0003……)（可选）技术文件代码部门字母代号 G：总务部General Affairs Dept.Q：品质保证部Quality Assurance Dept. B：企划室Business Planning Dept.M：制品制造部Product Manufacturing Dept. R：研发中心R&D Center P：生产管理部Production Management Dept. S：市场营销部Sales Dept.T：体系管理统括室System Management Dpet. 其中研发中心细化部门代码，研发一课为“R1”、研发二课为“R2”、研发中心办公室为“R3”、实验室为“R4”

通用技术文件四位流水号(0001、0002、0003……)（可选）产品型号简称（可选）技术文件代码部门字母代号 G：总务部General Affairs Dept.Q：品质保证部Quality Assurance Dept. B：企划室Business Planning Dept.M：制品制造部Product Manufacturing Dept. R：研发中心R&D Center P：生产管理部Production Management Dept. S：市场营销部Sales Dept.T：体系管理统括室System Management Dpet. 其中研发中心细化部门代码，研发一课为“R1”、研发二课为“R2”、研发中心办公室为“R3”、实验室为“R4” 5.3工艺类文件编号规则工艺类文件包含：过程流程图、FMEA、控制计划、作业指导书等工艺类文件产品型号简称技术文件代码部门字母代号 5.4产品工程更改申请单编号规则产品工程更改两位流水号（01,02,03……) 部门字母代号日期（年月日，八位数字）产品工程更改四位流水号（0001，0002，0003……）日期（年月日，八位数字，如：20131010）部门字母代码