秘书的起源及其发展

秘书的起源及其发展

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秘书的起源及其发展

《辞海》中，秘书有五种涵义:

一指职务名称之一,是领导的助手;

二指官名,自秦汉以来,中国历代王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作;

三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，分一等秘书、二等秘书和三等秘书，受使馆馆长之命,进行工作，享有外交特权与豁免权；

四指宫禁里的藏书。《晋书·苟勖传》：“及得汲郡（晋泰始二年置,治所在汲县，辖境相当今河南新乡市和新乡、汲县、辉县等县地。其后治所,辖境屡有变迁）冢中古文竹书，诏勖撰次之，以为中经(藏于皇帝秘府中的经籍），列在秘书。”

五指谶纬图策等书。

现在所谓的秘书，指《辞海》的第一种涵义,是指人，即秘书人员。但光把它解释为职务名称之一，是领导的助手，又嫌空泛。比较详细的界定,大致有以下几种：

秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系,办理文书、档案,人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为

秘书工作人员,或简称为秘书”。（王千弓等：《秘书学与秘书工作》,第2页。)

“秘书,在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等等。”（袁维国:《秘书学》，第1—2页。）

“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。而秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也是服务性的。所以,秘书决不是一种职务,而是一种职业名称。”(张家仪:《也谈“秘书”的定义》,载《秘书》19８6年第２期。)

“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清：《领导秘书智囊》，载《华中师范大学学报（哲学社会科学版)》19８６年第2期。）

“秘书是在管理系统决策者近身,以沟通信息,参谋决策、处理事务的综合职能,辅助决策者有效控制全局的工作人员。”(张清明等:《关于秘书定义的思考》,载《武汉大学学报（社会科学版)》，１９86年第６期。）

这些看法,各有道理。总而言之,秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。

一、秘书的起源(原始社会——奴隶社会；夏商周战国)

古代秘书工作名实不符,只能从现代秘书工作的基本职能去考察。史官。仓颉,造字。太史令。无秘书称谓，称“史”。秘书一词出于东汉。商周“太史寮”。

在三千多年前的商代后期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书。它是书刻在甲骨上的商代后期王室占卜活动的记录文字，是我国考古学家发现的最早的文书珍品。到了西周,则设有专门管理文书与起草文书的官吏了。据《周礼·天宫·宰夫》云:“五曰府，掌官契以治藏,六曰史,掌官书以赞治。”汉郑玄注：“治藏，藏文书及器物，赞治，若今起文书草也。”这说明,在我国，作为国家管理工具的官文书的产生已经有三四千年的历史了。

第一个时期为夏、商两代,大约100０年。这个时期的国家规模很小，机构非常简单，还没有明确的职务分工。国家的君主称“后”(沿用氏族首领的称号）、称“王”。在王的左右,权力最大的是一些称为“史”(甲骨文中又称为“卿史”“大史”)的官员，古书里也常称作“巫”。这些官员是神权的体现者,“上帝”的旨意通过他们传达给君主，由君主下令执行。甲骨卜辞主要是商代的巫史们向上帝卜问的记录。

夏代的职官散见于文献的如“羲和”(掌历法）、“大

理”(掌诉讼）、“道人”（掌传达君命）、“官师”(掌教育贵族子弟）等大都是由巫史担任的，而《尚书·甘誓》中的“三正”,则是执政巫史的集体称号。巫史的职务一般是世袭的。

第二个时期从西周到春秋,大约六七百年。这个时期国家的最高君主仍称王,又称“天子”、“天王”。王位一般由嫡长子继承,预定的王位继承人称为“太子”,也称“东宫”。王的正妻称“后”。“博（普)天之下,莫非王土;率土之滨,莫非王臣。”王是“天下”的最高统治者,诸侯的封地叫“国”,大夫的封地叫“邑”。诸侯、大夫都是天子的臣。王室的机构是中央政府,诸侯、大夫的机构是地方政府。从中央到地方，军政大权掌握在王的宗族和外戚手里，巫史的地位大大下降。就中央政府来说,在王的左右,担任太师、太傅、太保(合称三公)职务的宗族长老和外戚地位最高，权力最大。

在王年幼或缺位的情况下,他们可以代行王的权力。军事、行政、司法、外事等职务从巫史的手里分化出来，形成以卿士为首的政务部门,同以太史为首的神事、教育、秘书部门处于平行的地位，金文中并称为“卿士寮”、“太史寮”。

卿士是最高的政务官,通常是二至三人，兼掌军事、行政、外事等。

太史的地位仍然很高，与三公、卿士不相上下,但职权范围已缩小了许多,主要掌管历法、起草政府重要文书和记载国家大事等。内史（也称“作册”)掌管策命卿大夫之事，御史（也称“柱下史”，商代称“守藏史”)掌保管档案,太卜掌管占卜，宗伯(也称“太宗”、“上宗”）掌管祭祖礼仪等事务,乐师(又称‘“乐正”、“太师”）掌管音乐与教育贵族子弟。

二、封建专制社会时期中央秘书工作简况

（一) 秦代秘书工作:第一个封建王朝的首创性，基本确立中国封建社会秘书工作体制。中央秘书机构三个：丞相府、尚书署、御史大夫府。还有秘书人员：博士、谒者令、主玺令史。

秦代是我国第一个统一的中央集权的封建国家,其选用秘书的主要特点是世代相袭。当时以承办文书为主要业务的秘书人员称"史＂。这是一种专门职业,世代相袭。其后代自幼就被送入专门的学校学习，这是最早的培养秘书人员的专门学校。秦律规定,凡非史之子不得混入这类学校，违者治罪。同时，凡犯过罪的人也不能担任文书工作。

(二）汉代秘书工作：双重体制。

汉代,中央集权的统一封建王朝已趋于巩固,选用秘书人员已着重于业务能力。当时，中央政府机构尚书台和御史府任用秘书，需经过严格的考试。《汉书·艺文志》和《说文解字》卷十五引《尉律》中均有记载。这些部门的秘书，年龄须在17岁以上,要能背诵书九千字以上,并考其大篆、小篆、刻符、虫书、摹印、署书、书、隶书等八种字体。每年年底，先在郡一级考试,合格者由郡守移送于京城,再经太史面试，取其中优秀者派至尚书台和御史府任尚书令史，掌写文书。尚书台中为朝廷起草公文的尚书侍郎，要求更高,除注重其文采外,还很重视实际工作的锻

炼。初入台时只能任尚书郎中,为见习官员，满一年后升为尚书郎，协助诗郎办理文书事务,三年后才能任尚书传郎(事见《东汉会要·诏令》)。

（二）魏晋南北朝

魏晋南北朝时,秘书写作已发展为一门专业性很强的技艺。统治者在选用秘书时已要求其精于业务,以提高文书工作的质量和使文书卷面字迹美观。当时，士人中出现了文、笔之分。文即文章诗赋，须有情辞声韵。笔即公文，不须有韵，也不必具有文采,只须直言，着眼于叙事达意，施于实用。凡表、奏、书、檄等公文皆称笔,它有一定的格式,多为四字一句。能写文章诗赋的士人不一定能拟写公文。为此，产生了许多专以拟写章、表、书、奏的著名人才。统治者都竞相招纳、礼聘他们担任秘书。如陈琳、阮路被曹操所聘用。曹丕赞誉他们为“章表书记,令之隽也。”又如南朝善作表、奏、书、记的任陆，先后为宋、齐、梁三朝所任用，时王公的表奏、朝廷的文诰（gａo)多出其手,时人将其与当时著名诗人沈约并称为"沈诗任笔"。这些秘书落笔神速、拟稿精确。如阮禹在曹操大军出发讨伐韩遂时,受命作檄文。他在马背上一挥而就,撰成《为曹公作书与韩遂》。曹操审阅时,竟无法增减一字。

同时,由于魏晋南北朝时书法的发展,出现了许多书法家。统治者纷纷聘请他们担任秘书。如曹操四处募求，聘得梁鹄为选部

尚书,掌管文书奏章;梁武帝聘用工褒为秘书郎；北齐尚书令司马子如任用赵彦深为文吏,掌抄写文书、参与机密;著名书法家王蒙之、王献之、王徽之各被聘为内史、中书令、黄门侍郎等秘书官。

（三)唐代秘书工作:从未有过的开放和强大。女人当政。

唐代选用秘书的要求已趋于全面，不但要求他们文化水平高,工于书法，擅长写作，还要求其娴于辞令和有制理公文的能力，且考虑到了外貌的要求。唐代以科举考试取士,凡应试士人须经所在学馆或地方政府初试，合格者送礼部参加省试。省试录取者为进土及第,他们还须通过束部主持的释褐试才能接官。释褐试包括身(身材相貌)、言(口才)、书（书法文理)、判(判理政事的能力)，先考书、判，凡“楷美道美”、“文理优长”，即书法工整、文理通顺、判事能力强者,才能再看其是否“体貌丰伟”、“言辞辨正”,即相貌端正、口齿清楚。四项全通过者授官,其中大多数授予九品小品,派往地方政府任文吏，日后再逐渐提升。文吏即从事文书工作的秘书人员。

（四）宋代秘书工作:文人当政。

宋代以直接考试拟写应用公文的能力选用秘书。选拔目的具体,要求明确,将秘书选拔制度大大推进了一步。由于王安石改革科举时,考试内容由重文学诗赋改为重经义、策论,录取者虽通晓经学而文学水平降低,且不熟习公文拟写，使朝廷在起草诏、

洁、章、表等公文时,极感缺乏专门人才。为此，三省上书皇帝,陈述其严重性，指出:"今进土既纯用经术,如诏诰、章表、赦敕、檄书、露布、戒谕之类，皆朝廷官守日用不可缺者，若悉不司试,何以兼收文学博异之士。"宋哲宗采纳此建议,特设宏词科，专门选拔朝廷所需的文字秘书，规定只有取得进土资格者才能报考,以要求考生必须博览古今、熟悉经史,有很高的文学修养，在此基础上再试其公文写作能力。相当于今天从有高学历的知识分子中考选文字秘书。自此形成了两宋选拔朝廷文字秘书的制度。南宋高宗时，改词科为博学鸿词科,并放宽报考限制，以扩大生源，不论有无出身者皆可应试。但是，考试规则愈加严格,考试的内容应用性更强，规定＂以制、诏、书、表、露布,檄、箴、铭、记、赞、颂、序十二件为题。＂凡报考者，须依这12种文体各作应用公文2篇，于报名时递交礼部,由学士院中的学官审阅,合格者才准予考试。京城外的应试者,若为现任官、须将作文交上司审阅,合格者才允许离任赴京应试。考试时从12种文体中取6件命题，答卷要求准确、通顺、简练。录取者分上、中、下三等授职,并可减少磨勘（升迁的考授期)年数。

（五)元代秘书工作：规模交通。

元代，秘书选拔制度已趋于成熟,不仅要求秘书须有良好的品行、业务能力、实际经验，而且还创立了逐级升补的办法。有效地保证了上一级机构中秘书人员的素质。元代各级官员大多由蒙古、色国人担任。他们之中多数人不通文墨，难以胜任政务,遇有政

事,往往以旧例为准处理。而抄写、检寻旧例、援引为法的都是通文墨的椽史、令史、书写等秘书人员。他们俸给极薄,难以维持生计，往往利用职务之便，构私舞弊，以致“刀笔下吏,遂致窃权势，舞文法矣。”统治者这才认识到秘书人员的重要,“名分虽微，所系甚重。”于是，制订了严格选用秘书人员的条例。规定各官衙秘书须从“年深通晓刑名、练达公事、廉慎引止、不作过犯”的官员中挑选,其要求为“首论行止,次取吏能，又计月日多者为优。”即首先要求业务能力，再次要求曾担任过公职多年、有实际工作经验的人。根据这些条件挑选出来的秘书,还须身份清白、可靠的人担保具结，最后经监察官审查合格，方可任用。而在职秘书中不符合上述条件者，一律“罢官”。

对于中央政府机构的秘书，要求则更严。除了上述条件外，还规定，凡国家政务中枢中书省的秘书须从枢密院、御史台的秘书中选用,而枢密院、御史台的秘书从六部的秘书中选用，六部的秘书则从诸路岁贡(各地每年按规定向中央贡献人才）中任用，“岁贡”须通吏事、知经史。同时,内外职官中有足以能胜任秘书工作者,也许罹用,后规定半数的秘书须由在职官吏充任。(六）明代秘书工作：专制与相权。

明代,科举制度臻于完善。统治者通过层层考试,将最优秀的人才选拔出来,任用为朝廷各部门重要的兼职或专职秘书，并由进士、举人担任地方政府中的秘书，普遍提高了秘书的文化素质和各级秘书工作的质量。

(七）清代秘书工作:“胥吏与明清共天下”。

清代科举考试分数级，最后通过殿试（皇帝亲自主持的考试)的被称为进士。进士的前三名，即状元、榜眼、探花，授予翰林院修撰、编修之职,负责记录皇帝的起居注、进讲经史及草拟朝廷册诰等公文，为带有秘书性质的官职。他们如升任翰林学士，则往往入内阁，成为朝廷拟制公文的高级秘书。其余的进士再经过一场考试,称馆选,考取者入翰林院学习、称庶吉士，三年期满，成绩优秀者授编修、检讨，次一等的用为六科给事中、主事、中书告人、行人等秘书官和其他官员。地方各官衙中的秘书官也多任用进土、举人担任。清代设立了协助皇帝处理军政事务的军机处,相当于皇帝的机要秘书处。军机处人员精干，除若干名军机大臣外，具体处理文书等事务的秘书官称军机章京，俗称“小军机”,名额仅为36人，由军机大臣从内阁、六部、理藩院等部门的中书、郎中、员外郎、主事、笔帐式等职官中初选,予以考试。合格者被引见皇帝,由皇帝亲自决定是否任用。其任用的条件有四：“人品端方”、“年富力强”、“字画端指”、“庶官之傲慎者”，即品德良好、相貌端正、年富力强、字迹端正。由于军机处办事以迅速、慎密为准则,所以,特别要求“敏”，即处理事务敏捷，拟写公文迅捷;“慎”，军机处为掌管国家核心机密所在，军机章京必须是办事谨慎、守口如瓶者。同时，为防止结党营私、泄漏机密，还规定凡曾跟随过三品以上官员者，

不得任用为军机章京；如现任者其原来跟随的主官已升为从三品，则令其退出军机处。

清代用这些条件精选出来的军机章京，以区区36人,协助皇帝处理着庞大的封建王朝的军政事务,其精干之程度、效率之高，实为历代皇帝机要秘书处之最。这表明了清代秘书选拔制度的完善。