对有关公司制度管理的案例分析

“借款不善有借无还”

—对公司借款制度完善的思考

案件简介：

M公司某员工Y，以其妻子生重病为由，向M公司申请借款人民币三十万元。Y根据M公司的借款流程，首先写了个借款申请，申请书内容写明：向M公司借款人民币三十万元正，承诺该借款分批从其工资和奖金中逐月扣除，借款期不超过2009年1月1日。该申请经Y的主管领导和部门总经理签字同意后，M公司的财务遂分两次以支票的形式向Y支付了三十万元借款，Y进行了签收。借款半年后Y不辞而别，仍有借款22万元未归还，至今也未能联系得到Y本人。M公司遂收集证据向法院起诉，但因无法找到Y，也没有任何担保，维权之路困难重重。

案件分析：

对M公司而言，在以下方面的工作存在缺失，导致自己利益受损。

1、借款流程不完善。体现在：本案涉及借款金额数目较大，而借款理由是治病。对于M公司而言应当要求Y提供相关医疗病历证明或者治疗医院的建议说明作为借款的书面证据，而不是Y口头的说明。根据后来的形式也表明了Y明显是恶意借款。

2、借款形式不正规。如前所述，本案的借款行为，双方没有签订一个正规的借款协议书，而仅仅是Y提出申请，相关领导签字同意，后财务再分批支付。虽然从事实上看双方已成立借贷关系。但是由于没有一个正式的借款协议，双方很多权利义务没有明确，对于出借方M公司来说是明显不利的。

3、还款方式不明确。如前所述，由于没有签订借款协议，双方也没有对涉及借款的一些事项做任何说明。如：没有明确每期还款多少？怎么还？利息如何计算（当然按法律规定没约定就视为没有利

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息，那对M也是损失）？特别是申请中写的：借款期不超过2009年1月1日。这种不严谨用语导致做多种含义理解，不能很好的保护M公司的权益。

4、担保方式不存在。在本案中，没有任何担保方式担保Y能及时还款，导致Y不辞而别时候，找不到可以联系到Y的任何途径。如果之前有保证人保证担保或者用财产进行抵押担保的话，M公司也不至于那么被动，也能尽量避免自己受损。

案件启示：

公司是作为一个经营主体存在于社会，他虽然也承担一定的社会责任，但他毕竟不是慈善机构，所以对任何的需要救助援助的行为，公司应该采取多种途径去解决，而不是一味的完全承担，否则可能加重自己的经营成本，反过来损害公司的发展。

对于公司自己员工存在的诸如家庭困难和某些突发事件导致的损害，公司应尽力安抚并作出一定的援助是很合理很人道的。但是也应避免被某些不良企图的人钻此漏洞。像本案所述的以治病为由向公司借了数额较大的钱就跑路，即属该典型。对于公司员工借款行为建议从以下方面多多考虑：

1、对于数目较大的（比如超过2万元以上的）应审查借款原因和用途，并要求提供相关证明。

2、签订借款协议，明确还款期限、还款方式等事项。双方的权利义务。

3、对于超过10万元以上借款的，应当提供保证担保或财产担保。

4、对于超过30万以上的重大事件借款，如骨髓移植等需要做重大医疗手术的，员工个人及家庭根本无能力承担的，公司经过仔细审查确认属实后，可以由公司出面在公司内部或者向社会公益团体发起捐助活动等形式，剩余部分可由员工再向公司借款。作为捐助款，借款人不需要归还，即减轻了借款人的负担，同时也减少了向公司借款的数额，减轻了公司资金周转压力。

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“监守却自盗空手套白狼”

-――对职务侵权行为的防范建议

案件简介：

太阳公司是生产彩电的中国大型公司，其生产的“宇宙”牌彩电销售全球各地。地球公司是太阳公司在江西萍乡的销售代理商。P先生是太阳公司负责江西萍乡的彩电销售主管，并与当地的各销售代理商做好发货收货及双方对帐工作。2006年12月21，P先生冒充地球公司的名义，并私刻地球公司的公章，伪造了一份“要货计划书”发送给太阳公司，并指明送货地址是“江西萍乡某区某街道某号”（后查明，该地址不是地球公司的办公地址），该笔彩电货款价值为187450元；2007年1月31日，P以同样的手段又伪造了一份“要货计划书”，该批货物价值为208932元。2007年4月太阳公司与地球公司进行季度对帐工作时候发现该两笔款项有疑问，当即打电话给所在地的销售主管P，而P一口咬定是地球公司内部管理混乱，是地球公司内部员工所为。为慎重起见，太阳公司与地球公司将该两笔款项所附带的“货物运输合同”仔细查看，发现签收的收货人不是地球公司，而是星星公司。通过向星星公司追问，才发觉，这两笔货是P先生委托星星公司代为签收，然后再由P先生回签的。这两笔货早已被P提走。至此，真相大白，太阳公司立即报案，后P被公安机关抓获，检察院以职务侵占罪提起公诉，经法院审理，判P犯职务侵占罪，判处有期徒刑2年。但P已经将所提的彩电已经低价销售给了其他经销商，P本人也无偿还能力，太阳公司即使通过民事诉讼程序，也很难去追讨自己所遭受的损失。

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案件分析：

这是一起比较严重且典型的公司员工职务侵占罪案件。对太阳公司而言，在以下方面的工作存在严重缺失：1、公司经营管理制度松懈，发货流程存在重大漏洞。体现在：代理商仅凭“发货计划书”就可以向太阳公司提货，而对这份“发货计划书”的真实性未作核实或是未认真核实确认就发货。尽管这个政策的目的是为了促进代理商加快货物运输速度，提高销售额。但这往往使恶意第三人抓住该流程漏洞，冒用代理商的名义谋取非法利益。

2、公司对相关员工职务权限下放过大且对职务权限监督形式流于表面。如前所述，在发出“要货计划书”时，没有任何部门负责人去进行核实，核实“要货计划书”中列明的收货人与运输合同的收货人是否是同一人。而P也正是利用公司对其高度信任这点，滥用手中掌握的信息资源,监守自盗谋取私利。如果当时其上级主管或财务人员能认真核实一下，很容易发现要货人和收货人不一致的问题，从而避免损失。

3、太阳公司与外部代理商公司沟通不到位。主要体现在对帐不及时。作为一对长期贸易合作的相互信赖的公司，以季度为单位进行财务对帐本意也是为了节约双方资源。但正是对帐的落后导致信息交流不及时，等到发现自己受到损害时加害人早已销赃逃脱了。

案件启示：

职务侵占，是指利用职务便利，非法占有单位的财产，对单位造成损害的行为。对于公司来说，职务侵占是一个常见的违法行为，小到一块橡皮大到几百万几千万，都可能成为职务侵占的对象，职务侵占情节严重的将构成职务侵占罪。

当前职务侵占的手法与特点有：

1、利用公司管理上的松懈实施作案。侵占人利用公司业务的不断壮大，公司制度的监管跟不上和对财务运作的熟悉，采取做假账和不入账的手法侵占公司资金和财物。

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2、职务侵占行为隐蔽性强。侵占人不直接从公司账户中提取现金侵占，而是通过多报公司业务开支和冒签冒领等方式占为己有。而且采取提现后再存现的方法，将侵占的现金存到自己的账户或其控制的他人账户之中。

3、采取截留资金手段进行侵占。侵占人利用身兼会计、出纳一职的便利，对公司每天的流动资金，以不存或少存的方式进行截留，然后虚构项目充账，造成出纳与会计的账面相符的假象逃避监管。

4、采取修改电脑数据资料进行侵占。由于当前利用电脑做帐的公司较为普及，人除做假账外还对电脑的内

容进行修改甚至删除。

职务侵占行为的预防措施：

职务侵占往往是由于公司管理制度存在重大漏洞,加上个别员工思想不端正，贪图便宜继而铤而走险侵占公司财产。如何防范职务侵占这种违法行为发生，建议公司从以下几个方面着手：

1、在与客户签订合同的时候，可明确约定：不得以现金结算。以转帐支票结算的，付款人必须将收款人名称填写清楚，否则，由付款人承担由此造成的损失。

2、对长期合作客户，由财务经常对帐（一般以一个月为周期）及时掌握收款情况，避免只由少数业务员掌控，公司管理失控的局面。

3、专项业务当然由公司专项人员专门负责收款，但其主管人员也要经常检查监督，及时掌握情况。以防从中截留。

4、加强员工的思想教育法制教育。这是从思想源头上去防范职务侵占行为发生的政策。特别是对能够经手公司现金和财产的员工以及各类高级管理人员都要加强这方面的工作。把握员工的思想脉搏，教育职工对待公司要有主人翁的精神，这个工作要做细做深入。比如要多了解员工的工作状况思想态度，关注员工的工作条件福利待遇等是否让员工满意，要及时发放员工工资，不拖欠，不克扣。因为有部分职务侵占案件都是因为公司拖欠职工工资引起。同时收集、保留好员工的个人资料，如：身份证复印件、家庭住址、电话、领取工资的收据、纳税凭证、由其签字的保密协议、规章制度等。

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5、针对公司的特定情况，制定适合公司的运行监督管理机制。包括在财务出纳管理制度、发货收货制度、公司资产盘点制度等。特别是要健全财务制度，促进资金监管安全。通过完善公司相关制度建设，使监管具有可操作性。只有这样，才能及时发现问题，从而能堵塞公司运行中出现的漏洞，防止造成更大的损失。职务侵占行为发生后的补救措施：

公司一旦发现职务侵占已经发生的，可采取以下方式补救：

1、可以涉嫌职务侵占罪到公安机关举报，但要提供遭受损失的证据：

（1）证明行为人是该单位的人员：如劳动合同、为其上保险的证明、领取工资的证明、纳税凭证、签字的保密协议和规章制度等以及其它能证明侵占人是该单位人员的证据。

（2）侵占人领走或侵占货款的证据。如侵占人签字的支票根、收条、收据等。

2、待抓捕归案后，公司可以通过刑事附带民事诉讼追偿损失，也可通过民事诉讼要求赔偿。但是如果侵占人本身已经丧失经济偿还能力的，那公司就非常被动了。

3、有些单位没有跟员工签劳动合同或者还来不及签订劳动合同的，也没有其他证据证明劳动关系的，一旦发案，很难以职务侵占罪追究责任。这种情况下建议以侵占保管物罪到法院走刑事自诉程序。

总之，公司监管制度存在漏洞，员工法制观念淡薄，存在钻公司管理漏洞的侥幸心理，利益驱动，铤而走险，是职务侵占犯罪的频发的主要原因。一方面，公司应加强公司法律风险防范制度的建全，另一方面也应不断加强员工的法制宣传教育，树立员工的法律意识，杜绝不良思想的滋长。这是一项长期而艰巨的工作，要常抓不懈！！

（作者:李剑律师）