电子信息管理制度

**物流有限公司电子信息管理制度

第一章总则

目的：为了使我公司电脑和网络系统的使用、管理、信息安全、资源共享有所遵循，规范电脑和网络系统应用操作和安全性，提高办公效率，特制定本管理制度。

适用范围：本公司全体员工及所有办公电子类设备。

职责：

1.信息部：

1.1对公司电子类设备进行采购和外区自采购设备进行指导和价格审核。

1.2电子类设备的使用指导和故障处理或者对故障处理提出意见。

1.3软件系统的应用指导和故障处理。

1.4信息安全管理主导部门。

1.5电子信息管理制度、信息安全管理制度的制订、修改部门。

1.6网络建设和网络系统建设、维护、数据处理、故障处理。

1.7电子信息基础知识、硬件使用、软件应用培训。

1.8对公司重要数据定期备份。

2.行政人事部

2.1公司电子类设备的登记、备案、编号、盘点。

3.财务部

3.1财务用电脑为公司电子信息管理重点。

3.2财务用机需严格遵守电子信息管理制度进行操作。

4.运控部

4.1对电子信息管理制度和信息安全制度执行情况进行监督

5.各部门

5.1各部门严格按照公司电子信息管理制度规范电子设备使用和人员操作。

5.2提升信息安全意识。

第二章硬件管理

1.日常开机顺序：先开电脑外设设备，包括一体机、打印机、传真机、指纹仪、网络设备等设备，再开主机。主机、笔记本电脑关机使用操作系统关机，非特殊情况不得直接硬关机，避免数据丢失，系统文件丢失，硬件受损。

2.电脑连接的外设设备，一体机、打印机、扫描仪等设备，禁止在开机状态下进行带电热拔插，至少保证电脑或外设一方为关机状态，避免损坏USB或者9针端口供电芯片。

3.电脑或外设出现故障，及时通报信息部，信息部了解故障现象后做出指导和处理意见。成都大片区如电话指导不能解决，安排人员前往处理。外区站点在信息部給出处理意见后，方可在外维修或上门维修处理。

4.禁止私自开箱调换、拆卸、带电热拔插电脑部件。

5.电脑设备电源需与大功率耗电设备（比如空调、取暖器）电源分开。

6.电压不稳的地区，必须加装稳压器，避免设备损坏。

7.电脑或外设电子设备在长期不用的情况下，关掉所用电源。笔记本电脑、摄像机、相机、手机等电子设备长期不用的情况下取出电池再存放，电池需充满电后再存放。电脑等设备需做到人走机关，下班关机，包括网络设备（ADSL MODEM，路由器，交换机等设备）、外设（一体机、打印机、扫描仪、指纹打卡机等）

8.电脑使用者需及时或定时对电脑主机、显示器、电话、外设设备按要求进行污渍、灰尘的清洁工作。做好设备保养，保证设备的正常使用。每季度对电脑主板、机箱电源、内存等外

表进行灰尘清理。可在信息部指导下进行清洁工作，或者请专业人员来协助处理。笔记本电脑的内部清洁必须在信息部同意后，在专业维修点进行。禁止私自对笔记本电脑进行开盖清理。

9.禁止私自相互调换设备使用。使用者务必保管好自己负责的设备。

10.公司财务重点设备和重要数据备份设备，公司指定专人使用。非经信息部同意，重点设备上禁止使用U盘、移动硬盘。

11.遇雷雨天气，即刻关闭设备电源，包括电脑、显示器、网络设备、外设等。避免雷击。

12. 轻拿轻放，不可暴力使用，特别是按键，显示屏，光驱等部分。

13. 相机，U盘，摄像头，移动硬盘，笔记本电脑等非经部门领导或信息部同意不得外借。

14. 电子类设备摆放远离潮湿环境，以免受潮后造成损坏。

15禁止员工利用公司设备处理私人事务。

16.外出携带公司设备的，确保设备的完好，不得遗失和损坏。

第三章软件管理

1.公司所有电脑上必须安装杀毒软件、综合防护软件，比如360杀毒，NOD32，金山毒霸，360安全卫士，金山安全卫士等软件，可使用正版知名软件，不能使用软件的绿色版、免激活版或使用注册机的盗版软件。

2.定期使用杀毒软件和木马防护软件进行全盘杀毒。定期进行垃圾文件、插件的扫描清理。定期进行磁盘碎片整理。

3.操作系统必须运用综合防护软件进行漏洞修补。

4.设备使用者为本设备负责人，非经本人同意，不得随意操作他人电脑，部门公用电脑除外，部门设备为部门负责管理，非经部门负责人同意，禁止外来人员操作使用。

5.不得在办公电脑上安装与工作无关的软件，比如游戏、在线视频播放软件、音乐播放软件等娱乐软件。特别严禁P2P软件的安装使用。

6.工作时间包括加班时间，员工禁止利用电子信息设备进行无关工作的操作。包括看影视、听音乐、看无关工作的网页等。

7.OA系统操作规范按《OA系统应用操作规范》要求执行。

第四章网络管理

1.公司目前没有自己的专有机房，使用ADSL宽带进行网络传输，本管理基于目前情况制定。

2.每天最后下班的人员务必关闭网络设备（ADSL MODEM、路由器、交换机）。

3.非设备负责人同意，不得调换公司网络设备，更改网络参数设置。

4.禁止使用P2P软件下载或在线观看视频，避免影响同网络使用者的网速，造成工作的不便。

5.不得在内部网络或是外部网络上传播对公司有害的信息（文字、视频、图片等）。

6.不得以任何形式的手段攻击公司服务器或他人电脑设备。

7.不得下载不明文件、点击不明网页、打开不明邮件，避免感染木马病毒，传染他人电脑或引起系统崩溃、文件丢失。

8.若不能登录公司软件系统或设备故障，及时联系信息部，由信息部做出处理意见。

第五章数据安全管理

1.重要数据需定期进行备份，避免文件丢失。

2.公司设立重点数据文件用机，由信息部定期对公司各部门重点数据进行备份，重点数据包括财务数据、财务软件数据库备份、OA系统数据库备份、公司规章制度、表格记录、销售数据、客户资料、运营资料等。

3.机密资料不得从网上进行传递，不得使用移动存储设备进行备份。

4.软件系统账号、密码，公司网络密码，服务器账号、密码等重要信息不得外泄给他人，包括外部人员和公司内部无关人员。

5.公司机密信息不得外泄给他人，包括公司受控文件、销售资料、运作资料、财务资料等。

6.重点数据不得存放在电脑C盘或是系统桌面，尽可能对数据文件进行加密或隐藏处理。

7. OA系统数据安全按《OA系统应用操作规范》要求执行。

第六章财务用机管理

财务电算化的发展，使得财务数据操作对电脑的依赖较大。财务数据对一个公司来说又是重中之重。因此特别单独对财务用机管理制定管理制度来规范。

1.财务数据传递禁止通过即时通讯软件进行，一律通过公司OA内部邮箱进行传递，若公

司OA系统出现故障，需在信息部指导下进行操作。

2.公司财务软件数据库安装在独立服务器上，按目前公司硬件和软件、网络设施情况，本

机可作为财务软件用机和网上打款专用机，除了专门银行网站外，本机不得使用即时通讯软件和打开其他网站页面，不得下载、安装无关软件。不得删除已装软件和文件，不得更改系统、网络设置。

3.本机为重点设备，没有信息部的同意，不得使用移动存储设备，不得私自拆卸更换本机

硬件。不得自行重装系统。本机账号、密码由信息部设置管理。

4.财务人员其他用机，禁止使用移动设备。

5.财务人员需要具备必要的电脑常识，不得使用财务用机点击不明网页、下载或安装与公

司无关的软件、点击不明链接、接收不明文件或邮件。

6.财务人员不得把电脑账号、密码外泄他人，不得让他人使用自己负责的电脑设备。

第七章电子类设备购买和维修流程

公司总部以及各片区应办公的需求，需购买办公电子类设备的流程如下：

1.从OA系统提交《物资申购单》选择电子类，提请信息部做前期询价和选型，需填写购买原因，购买的必要性

2.信息部的询价和选型结果在OA系统中填写提请领导批示。

3.公司领导如同意购买，根据实际情况进行当地购买或总部购买。

办公电子类设备的维修和更换

1.设备如出现问题不能使用，需在OA系统中提交《电子设备维修更换申请单》详细阐述问题现象和维修费用提请信息部，由信息部确定是否需要维修或更换。

2.更换下的设备邮寄回公司总部，不得私自留用。

第八章总结

1.全公司电子信息使用者遵照本管理办法执行，若出现违反本管理办法的行为，引起公司资料泄露、财产损失、相关投诉的，按公司制度由权责部门对当事人提请处罚，并承担造成不良后果的责任。