文书档案管理标准

附件1：

文书档案归档标准

1主要工作依据

1.1《归档文件整理规则》DA/T 22-2000

1.2《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)

1.3《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局第10号令)

1.4《企业档案工作规范》DA/T 42-2009

2管理职责

2.1档案部门是文书档案归口管理部门。负责本单位归档文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位各业务部门文件的形成、积累和移交等工作。

2.2各业务部门兼职档案员负责本部门文件的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按档案管理规范，完成归档文件的整理与移交工作。

3归档要求

3.1归档原则

3.1.1归档文件应以本单位形成的，以及与本单位职能有关的文件为归档主体。

3.1.2普发性文件:凡是属于直属上级主管单位下发的与主业有关，且需要办理的，则酌情归档，期限从短;而对层层转发文件，且不需要办理的，一般不需要归档。

3.1.3电子签署文件：凡是在OA系统中设置电子签署功能的，文件签发人和领导批示必须用电子手签笔签署，不应采用输入法或自动生成姓名，否则必须补签。

3.1.4通过OA系统网上流转的、保管期限为永久或定期30年的文件，归档时应将电子文件打印成纸质一同归档;保管期限为定期10年的文件，允许以电子文件形式归档保存，对纸质文件不做要求。

3.1.5无电子文件的纸质文件，一般应扫描制成电子文件。

3.1.6对机密性文件，其电子文件应脱机保管，不宜挂接电子文件。

3.2归档时间

3.2.1由文书部门归档的现行文件，如通过OA系统完成逻辑归档的(通过接口归入档案管理系统)，应采用电子文件即时归档，纸质文件定期(按季度或按年度)归档相结合的办法，一般应在第二年3月底前完成上一年文件的移交归档。

3.2.2各部门在各项工作中形成的其它(含零星)文件，应按年度归档，或随时归档。

3.2.3跨年度的计划、总结、会议等，原则上归入形成年度。

3.2.4职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

3.2.5单位机构变动和职工调动、离岗时留存在部门或个人手中的文件材料应在机构变动完成后和职工办理调动离岗手续