Access2007完整教程

1.1 Access 2007的主要用途
Access 2007是Office 2007的一个组件，在安装 Office 2007时，通常进行默认安装就可以将 Access 2007安装到电脑上。
1.能够简单实现Excel无法实现或很难实现的数据统 计和报表功能。 2.Access可非常方便的开发简单的数据库应用软件， 比如进销存管理系统、计件工资管理系统、人员管 理系统、超市管理系统等。
2.1 “货架”——认识“表”的结构
如果将数据库比作仓库，那么数据库中的“表”就是仓 库中的单个货架。货架上按照物品特性和仓储空间，有 规律的码垛着各种货物。
字段
字段属性
2.2 存储数据的架构——创建表
• 2.2.1 输入数据直接创建表 1
单击
双击
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直接输入
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单击
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单击
5
输入
• 2.2.2 使用“表模板”创建表
右击“部门 表”，选择 “设计视图” 命令打开此 表的设计视 图窗口 新建“部门电话” 字段，并将数据类 型设置为“文本”
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单击打开对话 框 按钮继续
选中“输入掩 码”文本框
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3
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单击
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输入 单击
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单击3次“下一步” 按钮
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单击“完成”按钮
点中此处将 会见到输入 掩码，并可 按要求输入 数据
某种数据具体需要使用什么类型的字段存放，我 们主要需要考虑如下几个方面的内容。 1、字段存储的是什么样的数据。如中英文文字可 以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字 段里。 2、要存储数据的大小，即数据需要的存储空间的 大小。文本型字段只能存储255个字符，如果您需 要存储一篇文章，则可以考虑使用备注（存储 65535个字符）型字段。
• 2.3.2 Access 2007的“字段”属性
在确定了数据类型之后，还应设定字段的属性，才 能更准确地确定数据在表中的存储格式。
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右击“人事表”，选 择“设计视图”命令
选中“姓名” 字段
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文本型字段 的15个属性
“字段大小”属性的意义为： “字段大小”属性用于限定文本字段的大小和数字 型数据的类型。 文本型字段的字段大小属性是指文本型数据保存 的大小和显示的大小。在默认情况下为50字节。 文本型数据的大小范围为0～255个字节。 数字型的“字段大小”属性是指数字型数据的类 型，不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同。 至于其它字段，这里不再详细叙述。
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创建了“人事表” 后，按照相同的操 作步骤，创建其他 表
Байду номын сангаас
2.3 规划“容器”——“表”中“字段”的设置
• 2.3.1 Access 2007中的字段类型
在Access 2007数据库中共有11种可用的数据类型： 文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、 是/否、OLE对象、超级链接、附件和查询，它们 的作用如表所示。
单击
1
选择
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设置“表”字段
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• 2.2.3 通过“表设计器”创建表 1
单击“创建”标签
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单击“表设计”按钮
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输入字段名称
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选择数据类型
在此可设 置字段参 数
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右击“ID”
选择“主键”
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新建“部 门”字段
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单击
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单击 创建的 “部门表”
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输入
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单击
• 2.2.4 边学边练：“计件工资管理系统”的表 对于一个中小规模的加工厂来说，工人工资多采 用底薪加计件工资制，使用此种方法的优点是可 以有效的激发员工的积极性，缺点是工资不易管 理，容易出现错误，因此建立一个简单灵巧的工 资管理系统，是很多企业所关注的。 本书将自始至终、贯穿全文，在“边学边练”中 以实例的形式讲述计件工资管理系统的创建。下 边我们首先来了解一下在计件工资管理系统中需 要创建的表格。
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这样即设置 了货币型数 据类型
3．日期型数据“格式”的设置方法
右击“部门 表”，选择 “设计视图” 命令打开此 表的设计视 图窗口 添加此字段，并 将数据类型设置 为“日期/时间 ”
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单击格式旁的下 拉箭头，选择所 要设置的“日期 /时间”格式
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这样即设置 了日期数据 类型
• 2.3.4 设置字段的输入格式
• 2.3.3 设置“字段”的显示和打印格式
1．文字型数据“格式”的设置方法 我们以前边创建的“部门表”为例，讲述文字型 数据“格式”的设置方法。我们先来看一下设置 前和设置后的效果。
设置后 设置前
右击我们前 边创建的 “部门表”， 选择“设计 视图”命令， 打开此表的 设计视图窗 口
选中此数 据类型
1.7 Access 2007、VB、ASP和SQL
VB（Vasual Basic）是一种可视化的应用程序开发工具， 简单方便，容易入门。用在Access 2007中的VBA语 言，从某种意义上说是VB语言的子集，其主要作用是 使现有的应用程序自动化。
ASP是一种编写网页的语言，在ASP中有一种主要的 脚本语言VBScript，能够实现与Access数据库的交互。 SQL则是SQL Server数据库的一种查询语言，在 Access中也使用此语言进行查询
1.3 数据库基础知识
• 1.3.1 数据库的概念
简单地说数据库就是许多数据的集合。实际上，在 日常生活中，大家都在不知不觉地建立各式各样的 数据库，如手机上的电话薄便是一个数据库。 使用数据库组织和存储数据的好处是：数据结构更 加规范、易于检索和统计。所以很多应用程序（如 人事管理等）需要使用数据库来组织和存储数据。
单击“创建”
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设置主键
单击“表设计”
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按要求输入相应的“字 段名称” ，并设置字 段的”数据类型“
选中“性 别”字段
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按照相同的步骤设置其 它字段的“常规”属性。 设置完毕后将此对话框 关闭，并选择保存为 “人事表”后，即可完 成此表的创建
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设置字段大 小为2
在“有效性规则” 属性中输入： “男“Or “女”
计算机、数据库、数据库管理系统和应用程序的关 系如下图所示。
计算机和 操作系统
数据库管 理系统 数据 库 应用程序
从图中不难看出，Access 2007数据库管理系统的 操作对象是数据库，它的服务对象是应用程序。
• 1.3.2 关系型数据库
Access 2007建立的数据库属于关系型数据库。 关系型数据库是目前最流行的数据库。它的一个 最重要的概念是“关系” 。
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在格式栏中输入：“所在部 门是：&&&&&[蓝色] ” 通过这些设置 就会实现上边 的效果了
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2．数字与货币型数据“格式”的设置方法
右击“部 门表”， 选择“设 计视图” 命令打开 此表的设 计视图窗 口 添加此字段，并 将数据类型设置 为“数字”
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单击格式旁的下 拉箭头，可以选 择所要设置的货 币格式
• 1.2.6 模块
模块是用Access 2007提供的VBA语言编写的程 序段。 VBA（Visual Basic for Applications）语言是 Microsoft Visual Basic的一个子集。
在一般情况下，用户不需要创建模块，除非要建 立比较复杂的应用程序，或者为了更加方便的实 现某些功能。 当然如果能利用好模块，您将会事半功倍。
创建空白的数据库后，可以进入Access 2007 的主操作界面。
标签
新建表操 作界面
1.6 Access 2007和编程
Access的编程功能与数据库完美的集成，使得在 只是实现一些基本的数据存储、统计查询等操作 时，用Access内置的向导即可轻松完成，无需编 写代码。如果深入学习，使用Access的VBA编程 语言，几乎可以实现其他编程语言可以实现的所 有功能。 据统计，在编写数据库程序时，Access要比其他 编程工具节省2/3的时间，可见其便捷。
3、是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行 何种计算。Access 2007可以对数字型、货币型 数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则 不能求和。 4、是否需要排序或索引字段。备注、超级链接型 及OLE对象型字段均不能使用排序与索引。另外 文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行 排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21， 210。 5、是否需要在查询或报表中对记录进行分组。备 注型、超级链接型及OLE对象型字段无法进行分 组。
Access2007循序渐进教程
第1章 Access 2007和数据库础知识 Page2 第2章 表——Access的“仓库” Page22 第3章 “查询”——Access的检索系统 Page79 第4章 窗体——Access的“查询界面” Page119 第5章 报表——Access的“统计系统” Page189 第6章 宏——完善数据库的工具 Page233 第7章 学习使用VBA Page270 第8章 “保密”、“数据共享”和“界面定制” Page325 第9章 创建实用Access数据库 Page357
用户在表格中输入数据时，为了避免错误，有可 能需要对输入的内容进行限制，比如会要求在输 入“电话号码”时，不能输入字母和汉字，而且 位数不能输入错误。 为了实现这些功能，我们需要设置字段的“输入 掩码”属性。字段的“输入掩码”属性用来要求 用户必须按照特定的格式来输入数据。
1．使用向导设置“输入掩码”
• 1.2.3 窗体
窗体就是用户的操作界面。在表中直接输入或修 改数据不直观，而且容易出现错误，为此我们可 以专门设计一个窗口，用于输入数据。
打开“联系人 管理”素材