应用公文写作

公务文书写作

第一部分公文的历史沿革

第二部分公文写作常识

第三部分公文写作常出现的差错

第四部分公文写作体会

第一部分公文的历史沿革

文书分为私文和公文两种。公文是公务文书的简称。公文又分为一般公文和法定公文，我们今天所讲的是法定公文。

在讲公文之前先讲讲文字。文字是公文的基础，文字的创造是人类最大的发

明创造，是人类聪明智慧的体现。人与一般动物的根本区别有三个方面：直立行走、使用工具、制造文字。在原始社会末期，由于生产力和生产关系发展的需要，大家族中事物管理的需要，人类创造了文字。初始的文字只是作为记录物品的数量，记录事物、事件的一种符号，作为人与人之间交流的工具和方法。随着历史的发展，人类不断的进化，人们在实践中不断地总结、提炼，形成了地球上也是我国最早期、最规范、最完整的文字——甲骨文。这也是我们古老的中国开始进入文明社会的重要象征。

人类随着生产的发展和阶级的产生，人类社会由原始社会进入了奴隶制社会，出现了奴隶主国家。奴隶主阶级为了行使国家权力，必须寻求有效手段，维护本阶级利益和管理国家机构运作。其中之一就是利用文字作为传达命令、记录活动的工具，从而形成了以反映国家活动为内容的各种公务文书。由此可见，人类划分出阶级之后便出现了国家，随之产生了公文。公务文书作为统制者管理事务的一种手段有着悠久的历史。

一、奴隶社会的公文

公元前二十一世纪前后（距今4000多年）的夏代，是我国最早的奴隶制国体。史料记载的《甘誓》是当时军队作战前发布的誓词。出土文物学者鉴定《甘誓》就是当时的一种文书，也是我国目前从出土文物中发现最早的文书之一，说明在夏代公务文书就已经萌发了。到了殷商代时期国家机构已发展到了相当的规模，甲骨文字就有近五千个，这一时期在各个领域里开始广泛使用文书。其种类有：典（国家的法律）；训（君主教训百姓之词）；诰（君主告晓臣下之词）；谟（臣下谋议之词）。

二、封建社会的公文

西周王朝以后，尤其到了春秋战国时期，是我国社会剧烈变革的时期，社会经济、国家机构、民风文化等都有了很大的发展。此时的文书材质进步到了使用竹木、绢帛，携带方便。文书的种类多了，文体多了，表达事物的方法也有了很高的水平。秦始皇统一中国后，全国统一通行的文字为小篆，到了汉代发展为隶书，更加便于书写。东汉时期发明了造纸术，为文书的书写提供了更为方便的物质条件。唐宋时期的文书和体式则更加完整，文书工作已形成了严格的制度，文书的种类、行文方向、管理办法都有了明确的、严格的规定。

皇帝用的文种有：册（用于立皇后、太子、诸王）、敕（用于封赠戒约臣下、变动机构、答复百官奏请）、批（回复臣下奏疏）。

上呈皇帝的文种：表、状、榜子

机关上行文：牒、申状、呈状

机关下行文：符、堂帖、故牒

平行文：关、移、刺、咨、公牒

此时期对于公文的撰写、誊抄、签押、用印、封装、收发、传递、承办、催办、移办、保密等都有了严格的工作程序和规定。如唐朝的法律规定：对于泄密的人，严重的处“绞刑”，较轻的处“徒刑”；对于送文书误时的人也要处以“杖”刑。

到了明清朝时期，等级制度更加严明，文书的种类就更加繁多了，归纳有：皇帝的下行文：诏、制、敕、谕、旨

呈皇室的文件：题本、揭帖、奏折

机关下行文：箚付、下帖、札、牌、告示

机关上行文：咨呈、牒呈、牒上、呈文、申文、详文、手折、禀。

机关平行文：平咨、平牒、照令、咨文、关文

三、辛亥革命后的公文

孙中山先生领导的辛亥革命，推翻了封建帝制统治，在南京成立的临时政府颁布了新的公文程式条例。废除了历代封建王朝使用的制、诏、题、奏等文种名称，改用令、咨、呈、批、状、函、布告等公文体式，对中国有着几千年历史的公务文书作出了重大改革。国民党统治时期，曾在1927年至1945年期间，陆续颁布了一些公文工作管理办法，提出了使用标点符号、公文档案统一编号、登记注册等规定。这些举措对我国的公务文书发展和进步起到了推动作用。

四、中国共产党成立后的公文

1921年中国共产党成立后，随着革命斗争的发展，党和苏维埃政府的公务文书以及文书工作制度诞生了，瞿秋白同志还亲笔草拟了《文件处置办法》。此时的文书有：

下行文：命令、指令、指示、决定

上行文：报告书

平行文：信、电

告晓文：布告、通告

经过抗日战争和解放战争，党和人民政府的公务文书在实践中不断完善，使公务文书趋向于统一和正规。此时的文书有：

下行文：令、训令、报令、通令、指示、条例、批复、通知、通报、布告上行文：请示、报告、呈文、签呈、转呈

平行文：通知、公函、便函

新中国成立后，党和国务院总结、吸取了战争年代的文书工作经验，清除了旧政权文书的影响，陆续颁布了一系列文件，逐步建立和健全了全国统一的文书工作制度。1951年发布了《公文处理暂行办法》、《政务院所属各部门各级政府行文关系的暂行规定》；1954年公布了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》、《中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》；1981年国务院办公厅发出了《国家行政机关公文处理暂行办法》；1987年发布了《国家行政机关公文处理办法》；1994年国务院办公厅又发布了重新修订的《国家行政机关公文处理办法》，1996年中共中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》。这些文件对我们的公务文书工作、对档案工作、对历史资料的归整、对党的建设、对国家行政工作以及对经济发展、文化发展、人们的行为规范都起到了重要的指导作用和深远的历史意义。由此可见，公务文书在国家管理工作中的地位、在历史上的作用和现实中的作用是非常重要的，是必不可少的。

第二部分公文写作常识

一、公文的种类、作用、特点和要求

（一）公文的定义和种类

1．定义：公文是党政机关，企事业单位及其他社会组织在行使职权、实施管理、开展公务活动中形成的具有法定效力与规范体式的一种应用性的文体。

注：公文作者是国家机关、企事业单位及其他组织，说明公文的职权范围，制定的权力。公文是具有法定效力与规范体式的文书，说明公文有法定效力，有规范体裁，说明公文的严肃性和应用的作用。

2．种类：党的机关公文有14种：其中决议、指示、公报、条例、规定是特

有的。

行政机关公文有13种：其中命令、公告、通告、议案是特有的。

共同应用的有9种：意见、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

注：以上为法定公文。此外还有一般公文，如：规划、计划、总结、讲话、方案、以及办法、细则、规定等等。这些一般公文虽然也称之为公文，但不能够作为法定公文行文，也就是我们说的不能作为“红头文件”行文，只能作为附件应用。

（二）公文的作用

1．明法传令作用

2．领导指导作用

3．公务联系作用

4．传递信息作用

5．凭据记载作用

（三）公文的特点

1．法定的效力

2．规范的体式

3．特定的作者和读者

4．严格的处理程序

（四）公文的基本要求

1．内容要准确

2．语言要简练

3．文体要得当

4．文风要庄重

5．文辞要质朴

二、公文的文面格式

（一）眉首：发文机关标识、发文字号、秘密等级、保密期限、紧急程度、公文份数、签发人。

（二）主体：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。

（三）版记：主题词、抄送机关、印发机关、印发时间。

三、公文的行文关系

指发文组织（部门或单位）与收文组织（部门或单位）之间的公文来往关系。

（一）领导与被领导关系；业务上指导与被指导关系，平行关系，不相隶属关系。

（二）以上关系决定行文方向：上行文、下行文、平行文。

四、公文处理的基本程序

（一）收文办理程序：传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、立卷、归档、销毁。

（二）发文办理程序：拟稿、审核、签发、核对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁。

五、几种常用公文的用途及注意的问题

（一）通知

通知是党政机关，企事业单位使用频率最高、适用范围最广的一种法定公文。

通知按其功能可分为四类：发布性通知、任免性通知、事务性通知、批转或转发性通知。

通知的特征有：广泛性、周知性、指导性。

通知的正文结构一般由标题、主送机关、正文、落款、成文日期等组成。

由于通知的种类比较多，结构和写法也比较复杂，应根据不同的种类采取不同的行文方式。

例如：就其标题而言，可“发文机关+事由+文种”或“事由+文种”也可以只写文种“通知”。

（二）请示

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的陈请性公文。

请示按其行文的目的作用不同分为两类：直接性的请示，请求批转性的请示。

请示的特征：针对性、求复性、单一性、时效性、超前性。

请示的正文结构一般由缘由、事项、结语等组成。

请示行文时的注意事项：

1.请示应一文一事，只主送一个机关，不抄送下级机关。

2.请示一般不直接呈送领导者个人。

请示的写作要领：

1.要准确理解请示的行文对象，必须是自己的上级机关或者是直属上级。

2.要把握请示的内在逻辑，要清楚“为什么请示”与“请示什么”两部分内容。

3.要内容充实，语调恰当。防止一文多事、虚构情况、态度卑亢。

（三）报告

报告是下级单位或部门向上级单位或部门陈述事项的公文，适用于汇报工作，反映情况，答复上级单位或部门的询问。

报告按其内容可分为两类：工作报告、情况报告。

报告的特征：重陈述，有见解。

报告的正文结构组成：

1.工作报告的正文结构由导语、过去工

作回顾、未来工作展望三部分组成。

2.情况报告的正文结构由“三段式”构

成。如:①基本情况—做法—问题

②基本情况—问题—今后意见

③基本情况—原因—下步做法

④基本情况—原因—处理意见

报告的写作要领:

1.陈述情况要清楚、扼要、避繁就简，力求短小精悍。

2.要文风朴实，有一报一。

3.要注意时效性。

注：在工作中要特别注意报告与请示的区别运用，准确把握住两者之间的异同。

报告与请示的相同点：二者在行文方向上有着同一性，都是上行文。

报告与请示的不同点：一是报告对上级没有肯定性的批复要求，而请示则相反；二是在行文时间上，报告是事中和事后行文，而请示是事前行文；三是上级对下级呈送的报告，可做批示也可以不作批示。请示则相反，不论对下级的请示的事项同意与否，都应及时作出批示，而且使用文种只能是批复。

（四）批复

批复是直接上级用来答复下级请示的公文，请示与批复紧密结合，是一个事件有机的一体，这在公文中是唯一的。

批复按请示的内容可分为两类：表态性批复，指示性批复。

批复的特征：被动性、针对性、权威性。

批复的正文结构一般由：首部、正文、

尾部三个部分组成。

首部内容：标题、主送机关。

正文内容：开头、文体、结语。

尾部内容：署名、成文时间。

批复的写作要领：

一是先回应后批复。

二是态度鲜明、措辞明确。

三是批复要及时。

四是语言精炼，篇幅短小。

注：在工作中要特别注意批复与批示的区别应用。

1.批复是法定的公文文种，而批示则不是。

2.批复是针对请示所必须作的回应，一来一往。而批示可以对报告、工作总结作出。

3.批复的主送机关就是请示的单位，如需要可抄送其他下级单位。而批示可将上报文件及其他下级单位并列为主送机关，不存在主送与抄送。

（五）函

函是无隶属关系的党政机关、企事业单位之间办理日常公务的法定公文。从行文方向看，函分为来函与复函。

函按其功能可分为三类：商洽函、问复函、请准函。

函的特征：适用性强，务实性强。

函的正文结构一般由：原由、事项、结语三个部分组成。

函的写作要领：

1.叙事清楚明白，说理有节令人信服。

2.掌握分寸客观，用语平和冷静恳切。

3.短小精悍意丰，注意技法灵活实用。

注：在工作中特别注意函与以下三个文种的区别运用。

1.请批函与请示的区别：相同点是两者都有请求批准的功用。不同点是：①请批函用于向不相隶属关系的有业务主管部门请求批准的事项。②请示则是用于有隶属关系的上下级之间，下级向上级请求指示、请求批准的有关事项。

2.复函与批复的区别：相同点是两者都有答复有关事项的功用。都属于被动行文，有来函才有复函，有请示才有批复。不同点：①复函用于回复平级或者不相隶属机关单位的来函，也可以回复上级单位的来函。②批复则只能用于批准答复下级的请示。③从使用范围看，复函要比批复有更广泛的使用性，使用上更为灵活。

3.函与平行的意见的区别：相同点是两者都可用于隶属机关之间相互行文。不同点是对涉及某一重要问题所提的见解和处理办法，如属供对方参考而不需要回复时应使用意见，反之，则用函。

（六）会议纪要

会议纪要是记载会议情况和会议精神用以公布或传达的纪实性文件。

会议纪要按性质分为三类：决议性会议纪要、协议性会议纪要、座谈会议纪要。

会议纪要的特征：纪要性、约束性、知照性。

会议纪要的正文结构一般由标题，正文组成。

会议纪要的写作要领：

1.布局巧妙，结构严谨

2.明确宗旨，突出中心

3.讲究用语，注意条理

4.忠实会议，做好记录

5.行文方式上则要根据实际情况，使用单体和复体行文相结合

6.撰写形式得体。概述式，归纳式，发言摘要式

注：在实际工作中特别注意会议纪要与会议记录的区别运用，与会议决议和会议简报的区别运用。防止写成流水帐。

六、公文写作的一般技巧

（一）、公文主旨的确立

1.主旨就是贯穿于全文的行文目的或用意，也可以说是文章的主题思想。

2.主旨的作用就是在文章中起统帅作用，主旨决定着材料的取舍，决定着结构，决定着标题的确立。材料、结构、语言等都是为主旨服务的。

可以这样说，在一篇文章中，如果材料是血肉，结构是骨架，语言是细胞，那么，主旨就是灵魂。

3.主旨的要求：要正确，要集中，要鲜明

4.显旨艺术：可以简单地用20字要诀来表述，“题目显旨，开宗明义，篇末点题，片言居要，一气贯通”。

（二）公文材料的选取

1.公文材料是公文写作的基础和公文中的事实、理论、事项，尤其重要。有

一种说法“七分材料，三分写”指的是材料对于文章质量的重要性（巧妇难畏无米之炊）。

2.材料收集方法：一是平时注意积累；二是根据任务查阅文件（二手资料）；三是实地调查（一手资料）；四是参加会议。

3.材料取舍原则:要为主旨服务，要注重典型性。

（三）公文结构的确定

1.公文结构是公文的整体构造，包括文面格式和内容安排两个方面

2.公文结构原则：为主旨表达而服务；要适合公文文种要求

3.公文结构方法，有以下五种：层次安排法，段落构成法，连接转折法，开头方法，结尾方法。

（四）公文的语言与表达

1.语言特点。准确、平实、简明、庄重

2.表达方式。公文所用的表达方式主要是，叙述、议论、说明三种，表达方式应区分不同文体而使用不同方式。在多数情况下，公文对表达方式是综合运用的，无法绝然分开，通常以说明方式较多。

（五）公文常见的语病

空发议论、言之无物；

描写抒情，言不得体；

修辞不当，语法错漏；

主旨不清，文种错误。

七、案例：描写抒情，言不得体

XX厂：

贵厂女工孙XX与鄙厂宣传干事王XX，是一对恩爱伴侣，两人苦于相隔两地，鸳鸯分飞，双方爱情受煎熬不说，还加重家庭负担，年迈双亲随女方缺人照料而苦不堪言，幼弱女儿随男方缺少母爱而目不忍睹，这实在是现代生活的一幕悲剧。

鉴于以上实际情况，双方都曾多次提出，希望把两人调在一起，结束这牛郎织女的生活，使一家人团聚，合家欢乐。我们是社会主义国家，工人是国家的主人，工人的疾苦就是我们的疾苦,从革命人道主义出发,我们决定同意王XX调往贵厂,或请你们同意孙XX调往鄙厂,两者任选其一,你们意下如何?

XXX厂

XXXX年X月X日

案例：短小精悍，字约意丰

在古代的时候有一位寡妇，给衙门递了一份呈状，被后人称为千古奇状——公壮叔大瓜田李下是否当嫁

第三部分公文写作常出现的差错

一、文种使用不当。请示与报告常出现错用；通报与通知混为一谈。在日常

工作中我们经常听到这样一句错误的话：此事要给上级写一份请示报告。

二、标题不合适。标题没有直接显旨；标题中错误使用标点符号。公务文书与文学作品的明显区别之一在于标题是否显旨。

三、主送单位差错。公文一般不能多头分送，尤其是请示；需要多头送的可用抄送。公文原则上不送领导个人。

四、语言使用不恰当。在我们的公文中语言使用不当的很多，言不达意，言过其辞不行；过于修饰的不妥；量词使用错误；方言使用不合适；特别是函的结束语“为荷，为是，为盼”的使用分寸掌握失度。

五、结构层次序数使用错误。在序数使用上，即不能减少更不能倒置，正确的先后次序应是：一、（一）、1、（1）、①。

六、文种与公文模板使用不一致。公文规定请示需要签发人，报告不需要签发人。写请示使用了报告的公文模板，造成请示中缺少签发人，致使该份文件出现错误。

七、主送单位随意使用简称。写请示或写报告，特别是送上级和不隶属关系单位的公文要用全称。如“广电公司”就很难理解。

八、忽略细小问题。汉数字与阿拉伯数字的使用区分；印章盖在有正文的一页；文件的版面数为偶数；文件必须正反面打印等，经常出现不符合公文规范要领的问题。

以上问题反映出我们局有的公文拟稿人、核稿人、签发人对公文的规范要求掌握不好，工作质量不高，标准不严。问题虽小但影响和损害着一个单位的形象。

请认真学习我们局印发的《广州供电局收发文管理业务工作手册》（广供电办[2011]66号）。

第四部分公文写作体会

一、加强学习

（一）党和国家的方针、路线、政策，法律法规，党的有关知识等

（二）国际国内时事政治、新闻事件等

（三）企业的规章制度、规定等

（四）上级的文件、指示精神等

（五）专业知识科技知识等

（六）哲学分析问题的基本观点

二、讲究方法

（一）理解意图。深刻领会吃透精神

（二）积累资料。收集素材去伪存真

（三）调查研究。实事求是准确无误

（四）取长补短。他山之石可以攻玉

三、掌握技巧

（一）掌握公文的基本内容、写作套路（规范的体式和规定）

（二）掌握公文写作的基本要领

1、公文起草前的准备

（1）准确地理解、领会领导意图。

（2）学习有关的政策、法律、规章。

（3）搜集有关的材料并进行筛选。

（4）确定观点、组织架构、建立提纲。

2、公文写作的拟稿

（1）肆笔而成。提纲有骨架，拟稿增血肉。

（2）反复斟酌。遇难则停，切忌凑合，不耻下问虚心求教。

（3）完备体式。精心撰拟标题、注重文体格式。

3、公文写作的复查把关

（着重从政策、情况、文字三个方面把关）

（1）文稿观点是否符合政策，中心思想是否突出，有无言不及义之处。

（2）文稿陈述的情况根据是否充分，有无失实之处。

（3）文稿提出的措施、办法是否切实可行，条件是否具备。

（4）文稿提出的要求、意见是否合理。

（5）文稿与过去发出的同类文件有无矛盾或重复。

（6）文稿涉及有关单位的问题是否经过协商、会签。

（7）文稿引证的观点、论据是否准确。

（8）文稿结构是否合理、逻辑是否严密、文字是否符合语法、标点符号使用的是否正确。

（9）文稿格式是否正确，行文关系是否妥当。

（10）文稿的收发文单位名称是否正确，文件编号有无重复，年月日的书写有无错误。

4、文稿的修改范围

（1）主题修正。这是文稿最大的修改。

（2）观点订正。这是准确体现主题的关键之一。

（3）材料增删。本着观点统帅材料、观点和材料统一的原则审查。

（4）结构调整。其目的为了增强文稿的逻辑性。

（5）论证加强。加强论证与论据间的必然联系，材料有力地说明观点，从论据中能推导出合乎逻辑的论点。

（6）字句锤炼。斟酌不准确的字句，把冗杂的改简明，把生涩的改通顺。

四、履行职责

（一）胜任本职。认真负责、兢兢业业

（二）谦虚好学。多看、勤写、苦练

（三）吃苦耐劳。善于揣摩、经得住寂寞、受得起折磨

（四）顽强毅力。学海无崖苦作舟，书山有路勤为径