秘书科工作规范

秘书科日常工作规范

第一章收发文管理

第一条公文处理应遵循实事求是、行文机关要求、公文处理规定的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第二条收文办理

1．阅件登记应对编号、收文时间、来文单位、来文字号、来文标题、密级、缓急程度、份数、分送范围、送出时间逐项登记。

2．办件登记应将编号、成文时间、来文字号、来文标题、主送机关、缓急程度、份数、拟办意见、领导批示、分送范围、催办情况、办理结果、经办人、加印份数逐项登记。

3.文件的传阅由负责收发的人员落实。在文件传阅中要做好传阅文件的登记、签字和回收工作，在一处存放时间不得超过两天，并随时掌握文件运转去向，根据实际情况及时做好补传和回传工作。

第二章会务管理

第一条秘书科负责的会务工作主要有党代会、常委会议、主任会议及以市委、市委办公室名义召开的各种会议。

第二条会议通知由秘书科负责通知。

第三条会场布置

（一）会场布置由秘书科人员负责；

（二）会场布置主要包括会标的书写及悬挂、座次安排、名牌摆放、区域划分、音响设置、茶水供应、照明准备、礼仪服务、播读人员安排及环境美化等十项内容。

第四条会议文件材料准备

（一）各种会议的材料起草、校对、印制由秘书科负责协调。以市委、市委办名义召开会议的材料由相关科室负责。

（二）会议文件材料的装订、分发工作由秘书科全体人员负责。

（三）根据会议内容凡需宣传报道的，秘书科应负责通知新闻单位安排记者参会报道，并将会议的主题、主要内容、宣传报道要求于会前告知记者。

第五条会议签到

（一）各种会议的签到由秘书科落实人员负责。

（二）会议签到人员必须提前30分钟到达会场组织签到。

第六条会议会务服务，由秘书科落实。

第七条文件材料归档

会议结束后，有关文秘工作人员应会同负责档案的人员及时将会议文件、材料、会议记录和会议形成的公报、纪要、声像资料按保密要求收集、整理，做好立卷归档工作。

第三章印章介绍信管理

第一条市委、市委办公室的印章、介绍信由秘书科落实专人保管。未经办公室领导同意，印章保管人员不得委托他人代取代用。印章、介绍信必须放置于有安全保障的保险柜。

第二条印章、介绍信保管人员不得加盖、开具空白凭证。

第三条填写介绍信必须经市委办公室领导同意，否则不得制发。

第四章电话处理

第一条接打电话应态度和蔼、热情大方、准备充分、处理及时。

第二条接电话时，接话人必须问清对方的姓名、单位、职务，并通报自己的姓名。需要记录的必须作好记录。属接待方面的电话，应将对方的联系电话、联系人、人数（包括

性别情况）、乘座交通工具、到达时间、在丰活动安排及时间等情况详细登记。

第三条特殊电话的处理

（一）对要求找领导的电话，要问清对方的单位、姓名及身份，先请示领导后根据领导意见答复对方。

（二）对打听有关事情的电话，情况清楚而又可以回答的，可以适当作答；对情况不了解或不宜回答的，应明确而礼貌地予以拒绝，不可随便回答。

（三）对群众上访电话，根据情况可按以下方法处理：一是告诉其上访的渠道，转信访局处理；二是属于反映情况的电话，应认真作好记录，及时报告分管领导；三是执意要找领导的电话，要让其说明原因，并及时请示领导。如领导表示同意，可告知其直接通电话，否则应婉言拒绝。

（四）对告急或突发事件的电话，应立即对突发事件的时间、地点、严重程度作好记录。能处理的可提出防范措施或解决意见；不能处理的，要迅速向领导和有关部门负责人汇报并协助处理。

第五章日常工作管理

第一条严格日常管理

（一）坚持按时上下班，有事外出必须按规定请假。

（二）严肃工作纪律，服从工作安排，确保政令畅通。

（三）讲求工作效率，做到当天的事当天办，保证领导交办的事情在规定时限内完成，并认真做好每日工作情况记载。

（四）加强办公物品和文件资料的收拾整理，自觉打扫清洁卫生，不乱扔纸屑、烟头和其它废弃物。

第二条树好自身形象

（一）服饰整洁，用语文明，为人诚恳，作风朴实。接待领导和群众应有礼有节，不卑不亢。

（二）积极开展批评与自我批评，加强修养，维护团结，互相关心和帮助，充分发挥整体合力。

（三）坚持廉洁从政，勤俭节约。不乱打牌子，以权谋私，假公济私，损害人大集体形象。

（四）提倡说普通话。