文件管理规定V1.0版

文件管理规定

关于规范公司文件管理的规定

编号：CX-ZH-BZ-190805001

标准类别: 管理标准

受控状态：

分发号：

使用部门：

版本： 1.0

审批：审核：编制：

日期：日期：日期：

发布日期：年月日实施日期：20 年月日

一、目的

本文件规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁的控制，保证文件的完整性及保密性，明确工作职责，理顺工作程序，杜绝文件流失等，以确保公司文件管理工作有效运行。

二、范围

适用于XXX公司各部门的管理体系文件、标准体系文件及外来文件的控制。

三、职责

一）、公司各部门负责按照规定的要求起草、修订、审核、报批、备案本部门使用的相关文件。

二）、公司文件由各部门负责组织起草，领导审核；管理标准、技术标准由总经理批准后颁布；工作标准由综合管理部批准后颁布。

三）、文控专员/行政专员：负责各部门文件的编号，对文件格式进行审核，对已批准的文件进行发放、回收、销毁、留用、借用等文件管理工作，同时每年负责对各部门文件管理定期抽查。

四）、各部门负责人是文件管理、宣贯的第一责任人，并监督执行。

四、工作内容

一）、标准分类：

1、技术标准：产品标准、检验、验收和试验技术标准、工艺标准、设备、基础设施和工艺技术标准、测量检验和检验设备、包装、搬运、储存和标识技术标准、安全技术标准、职业健康技术标准、环境技术标准、信息技术标准；

2、管理标准：基础管理、经营综合管理标准、设计与开发创新管理标准、采购管理标准、质量管理、设备与管理基础设施、测量检验试验管理标准、包装储存搬运管理标准、服务管理标准、安全管理标准、职业健康管理标准、环境管理标准、信息管理标准、体系评价管理标准、标准化管理标准、工会管理标准；

3、工作标准：基础工作标准、通用工作标准、决策层工作标准、中层以上管理人员工作、一般管理人员工作、业务人员通用工作、维保工作标准。

二）、文件分类：

1、技术文件：如原辅料标准、工艺标准、检验规范、图纸、作业指导书等。

2、管理文件：公司管理、销售、采购、人事行政、业务、工程，环境和安全管理等文件。

3、外来文件：适用的国际、国内标准、法律、法规、产品认证实施规则等。

三）、文件编写基本规范要求

1、文件编号说明

公司简称+部门简称+文件类别+日期+版本号

如：JCX-ZH-ZD-19062801（综合管理部2019年6月28日出台的制度文件1.0版）1.1、标准文件由文控专员/行政专员进行统一编号、统一格式管理；

1.2、各部门行政管理文件由各部门按编号规则自行编号，须报备体系专员/文控专员对文件分类归档；

1.3、记录表格须报备体系专员进行统一编号、统一格式管理，对表格分类归档。

注：行政管理文件是指上行文、平行文、下行文和工作联系单，行政性文件。

（1）、上行文：下级对上级的报告、反馈、建议等以报告形式呈送；

（2）、平行文：平级或上对下的规范、标准、制度等，一般不以红头文件下发，

而应归入体系文件的形式签放。

（3）、下行文：上对下的通知、要求、工作安排等，总经办相关公告可以红头文件形式发出，部门级如需发红头文件需副总级签字。

（4）、工作联系单：各部门及以下的一次性或暂时性的内部沟通、工作要求以工作联系单形式（亦可手写《工作联系单》）或召开会议以会议纪要的形式发出，如需长期执行形成规范的须上报部门级，以体系文件的形式签发，

2、文件标题：

2.1、命名：标题命名需结合文件属性开展命名，一般由“发文单位（可省略）

+介词（可省略）+事由+文种”组成；例：采购部（发文单位）关于（介词）提升

采购订货准确性（事由）的管理办法（文种）；

2.2、字体：黑体三号加粗居中，段前段后0.5行；

3、文件所属部门：在标题下一行顶格用5号宋体字标识；主送单位后面标

注全角冒号；

例：文件所属部门：总经办

4、文件相关部门：是指除所属部门以外需要执行或知晓文件内容或协助办

理的部门；

5、公司各部门及文件分类编号简表

部门拼音简称文件类别拼音简称文件类别释义

总经办ZJB 制度ZD 要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规范程序性文件

综合管理部ZH 说明SM 是对解说事物或事理的特征和本质的一种表达方式

财务部CW 标准BZ 公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件

工艺技术部GG 办法BF 公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件

制造部ZZ 通知TZ 是批转下级、转发上级、传达事项、发布制度、任免人员时使用的文件

采购部CG 通报TB 是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的文件，是一种有较强的教育作用和指导作用的下行文

销售部XS 报告BG 是向上级领导汇报工作、反映情况，答复上级领导询问的文件

商务部SW 请示QS 是向上级领导请求指示、批准的文件

工程部GC 批复PF 是指导性的下行文，是上级领导答复下属请示事项的公文

质量管理部ZL 函H 是不相隶属的单位之间相互商洽工作、提出和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件

-- -- 流程LC 是一组输入通过特定行动准则达到特定输出的过程，流程性开展工作的指引

-- -- 总结ZJ 是公司和个人对过去一段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的书面材料

-- -- 方案FA 指部门或个人出台的项目性工作计划书

-- -- 手册SC 指作为指导员工开展工作的程序、方法的综合性文件

-- -- 计划JH 是公司或个人对未来一定时期内要做的工作或要完成的某项任务，提出某些设想和提出具体的工作实施安排；

6、文件正文及格式

6.1、字体：首行空两格，宋体五号字；

6.2、行间距:固定值24磅；

6.3、页边距:普通边距,上下2.4cm,左右3.8cm；

6.4、页眉要求：企业横向logo图+企业全称（XXX公司）；

6.5、页脚要求：页码或企业文化类宣传语皆可；

6.6、项目序号：一、一）、1、1.1、1）、A、a（按级别依次使用），且为加粗字体；

7、附件：附件是附在正文后的有关材料，包括随文转发报送的文件，颁发的规章制度及文件中的报表、数字统计、人员名单等。有附件的文件，应在正文下空一行左空两格用5号宋体字标识，附件如有序号使用阿拉伯数字。

例：附件1.《采购计划表》

2.《采购定价表》

8、用纸：文件用纸一般采用国际标准的A4型纸。

9、Excel表格

基本要求：背景喷白，项目栏重点着色标注；

10、PPT演示文档

统一PPT模板，详见附件《ppt模板》

11、邮件

参照附件7、《邮箱使用手册》

四）、发文的管理

1、发文的程序

1.1、起草：如果各部门需要发文，草拟文稿时必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整；

1.2、初级修订：部门应根据有关规定对文稿进行修改；所有发文必须符合《公

司文件管理标准》采用公司标准文件格式；

1.3、分管审核：

（1）、技术标准（检验规则、作业指导书）由责任部门编写，部门审核，经理批准后发布，生产作业标准由分管领导批准后发布。

（2）、管理标准文件由部门领导审核，总经理批准后发布。

（3）、工作标准由综合管理部组织各部门编写，审核、批准发布。

（4）、部门内文件（不跨部门执行）由所在部门负责人审核，分管领导批准后执行。

1.4、重新修订：

（1）、文件修订时，由文件更改提出者或部门提出申请并填写《文件修改意见函》，并经权限领导批准。

（2）、文件修订批准后，文件的主管部门依据《文件修改意见函》中批准的修改方式进行文件修改，并按流程进行旧文件回收处理及新文件发放。

（3）、文件如须进行大规模换版时无须填写《文件修改意见函》，只须在文件醒目处标注修改内容即可，并按流程进行旧文件回收处理及新文件发放。

1.5、文件审批：需经会签的文稿，应及时送会签部门会签；（部门级文件，均需要

公司标准化管理制度

公司标准化管理制度 1 总则 1.1 标准化工作是公司实现科学管理的基础和准则，做好标准化工作，对于推动公司技术进步，稳定和提高产品质量，改善经营管理，增强在国内外市场竞争力，提高经济效益都具有十分重要的作用。 1.2 公司标准化工作的基本任务是：执行国家有关标准化的法律、法规，实施国家标准、行业标准和地方标准，制定、修订和实施企业标准，并对标准的实施进行检查；承担上级标准的制定、修订；在公司内部建立完整的标准化体系，切实加强标准化管理；公司应在生产、技术、经营管理各个领域，充分发挥标准化系统效应。 1.3 公司成立标准化委员会，统一负责公司标准化工作中重大问题的研究和决策。标准化工作在技术副总经理的领导下，由产品开发部门归口管理，日常标准化工作由产品开发部门工艺研究所负责，管理标准由公司综合管理部门负责。2 公司标准化工作的主要职能 2.1 贯彻执行上级标准化工作的方针、政策。 2.2 贯彻有关国家标准、行业标准、地方标准和企业标准，并对其实施进行监督。 2.3 承担国家标准、行业标准和地方标准的制定和修订任务，参加有关国家标准、行业标准和地方标准的讨论审定会议，对标准草案及时提出意见。 2.4 制定和修订企业标准。 2.5 进行企业新产品设计和老产品改进设计的产品图样和技术文件的标准化审查工作。参加产品鉴定会议，发表标准化审查报告。进行定型后的产品图样和技术文件的标准化审查工作。 2.6 负责对各部门、分厂（分公司）标准化工作业务指导，督促兼职标准化员做好对工艺技术文件的标准化审查工作，提供有关标准化资料。 2.7 负责有关标准的宣贯和有关标准化知识的讲座。 3 标准化工作的管理要求 3.1 在调查研究的基础上，每月做好标准化工作实施计划的制定和总结，做好标准化工作的年度总结。

级等保,安全管理制度,信息安全管理体系文件控制管理规定

* 主办部门：系统运维部执笔人：审核人： XXXXX 信息安全管理体系文件控制管理规定 XXX-XXX-XX-02001 2014年3月17日

[本文件中出现的任何文字叙述、文档格式、插图、照片、方法、过程等内容，除另有特别注明，版权均属XXXXX所有，受到有关产权及版权法保护。任何个人、机构未经XXXXX的书面授权许可，不得以任何方式复制或引用本文件的任何片断。] 文件版本信息文件版本信息说明记录本文件提交时当前有效的版本控制信息，当前版本文件有效期将在新版本文档生效时自动结束。文件版本小于时，表示该版本文件为草案，仅可作为参照资料之目的。阅送范围内部发送部门：综合部、系统运维部、技术开发部

目录第一章总则.................................. 错误!未定义书签。第二章细则.................................. 错误!未定义书签。第三章附则.................................. 错误!未定义书签。附件：........................................ 错误!未定义书签。

第一章总则第一条为规范XXXXX信息安全管理体系文件的审批、发布、分发、更改、保管和作废等活动，根据《金融行业信息系统信息安全等级保护实施指引》（JR/T 0071—2012），结合XXXXX 实际，制定本规定。第二条本规定适用于XXXXX信息安全管理体系文件控制过程和活动。第三条信息安全管理体系文件是确保XXXXX信息系统正常运转形成的文书，用于阐述需保护的资产、风险管理的方法、控制目标及方式和所需的保护程度。第四条网络与信息安全工作领导小组办公室负责组织XXXXX信息安全管理体系各级文件的编写、审核和归档；负责组织体系各级文件的宣传推广。第二章细则第五条体系文件的类别信息安全管理体系文件可分为以下四级：（一）一级文件：管理策略；（二）二级文件：管理规定；（三）三级文件：管理规范、实施细则、操作手册等；（四）四级文件：运行记录、表单、工单、记录模板等。第六条体系文件的编写

程序文件及管理制度

压力容器制造程序文件及管理制度（2016版）文件号：LZZG-2016.1 编制：审核：批准：持有人： 2016-0X-0X发布 2016-0X-0X实施 xxxxxxxx有限公司

1.1 人员职责 1.1.1 法定代表人（兼总经理） 1.1.1.1 负责国家方针政策和法律、法规的贯彻实施，对公司产品的安全质量负全责； 1.1.1.2 批准公司质量方针和质量目标，批准发布《压力容器制造质量保证手册》； 1.1.1.3 任免公司总经理、质量保证工程师和各质量控制系统责任人； 1.1.1.4 为质量保证体系的实施和有效运行提供所需的资源； 1.1.1.5 主持召开董事会，拟定公司管理机构； 1.1.1.6 支持总经理建立质量保证体系，为质量保证体系的实施和有效运行提供所需的资源。 1.1.2 总经理 1.1. 2.1 全面领导公司日常工作，向全体员工传达满足法律法规要求及顾客满意的重要性； 1.1. 2.2 对公司质量工作和产品质量负责； 1.1. 2.3 负责公司质量保证体系的建立；

1.1. 2.4 负责程序文件（管理制度）的批准； 1.1. 2.5 负责各部门、各岗位人员的任免； 1.1. 2.6 对公司的生产、经营全面负责； 1.1. 2.7 主持管理评审； 1.1. 2.8 为质量保证体系的实施和有效运行提供所需的资源 1.1. 2.9 支持质量保证工程师和各专业质控责任人开展工作，确保质量保证体系运转有效。 1.1.3 质保工程师 1.1.3.1 协助总经理制定质量方针和质量目标，在总经理的领导下，负责压力容器制造质量保证体系的建立、实施、保持和改进并确保其有效运行； 1.1.3.2 按照质保手册的规定对各质控系统的工作进行组织、协调和监督检查，根据生产的发展不断完善、改进质保体系的工作； 1.1.3.3 组织贯彻、执行有关特种设备的法律、法规、标准、技术规定； 1.1.3.4 坚持原则，行使质量否决权，保障和支持质量保证体系工作人员工作； 1.1.3.5 定期组织质量分析、质量审核，协助总经理组织管理评审； 1.1.3.6 对质量保证体系人员定期组织教育和培训； 1.1.3.7 组织编制程序文件、作业指导书和相关标准，其中包括质量记录、报告，并通过质量保证体系贯彻实施； 1.1.3.8 审签产品质量证明文件。 1.1.4 材料责任人 1.1.4.1 对原材料、焊材、外购外协件的采购质量负责，审核质量证明书、合格证和材料的入库验收； 1.1.4.2 审查分包/分供方的资质，组织对分包/分供方的评价工作； 1.1.4.3 监督检查材料的保管、标记移植和材料的发放，确保压力容器用材的正确性； 1.1.4.4 审核材料的代用手续； 1.1.4.5 有权对材料员、保管员的工作进行检查，有权制止不合格的材料进入制造现场； 1.1.5 工艺责任人 1.1.5.1 负责并组织图样的审查工作，有权制止不合格的技术文件流入制造工序； 1.1.5.2 组织编制并审核工艺文件，负责工艺文件的修改和现场工艺质量问题的处理； 1.1.5.3 负责组织审核工装的设计、制造和验收；

车间现场管理规定

车间现场管理规定 Prepared on 22 November 2020

车间现场管理制度 1.目的规范员工对生产现场的整理，实现均衡、安全、文明生产、提高业务素质，提高经济效益、达到优质、高效、低耗具有重要意义。 2.范围公司生产车间 3.内容质量管理 3.1.1 各车间应严格执行《程序文件》的规定，履行自己的职责、协调工作。对需确认过程按《程序文件》的规定严格控制，对出现的异常情况，要查明原因，及时排除，使质量始终处于稳定的受控状态。认真执行“四检”制度(自检、互检、巡检、专检)，操作人员对自己生产的产品要做到自检，检查合格后，方能转入下工序，下工序对上工序的产品进行检查，不合格产品有权拒绝接收。如发现质量事故时做到责任者查不清不放过、事故原因不排除不放过，预防措施不制定不放过。车间要对所生产的产品质量负责，做到不合格的材料不投产、不合格的半成品不转序。严格划分“三区”（合格品区、不合格区、废品区），做到标识明显、数量准确、处理及时。

工艺管理 3.2.1 严格贯彻执行工艺规程。对新工人和工种变动人员进行岗位技能培训 , 经考试合格并有师傅指导方可上岗操作 , 生产技术员不定期检查工艺纪律执行情况 . 严格贯彻执行按标准、按工艺、按图纸生产，对图纸和工艺文件规定的工艺参数、技术要求应严格遵守、认真执行，按规定进行检查，做好记录。对原材料、半成品、零配件、进入车间后要进行自检，符合标准或有让步接收手续方可投产，否则不得投入生产。严格执行标准、图纸、工艺配方，如需修改或变更，应提出申请，并经试验鉴定，报请生产技术审批后主可用于生产。合理化建议、技术改进、新材料应用必须进行试验、鉴定、审批后纳入有关技术、工艺文件方可用于生产。新制作的工装应进行检查和试验，判定无异常且首件产品合格方可投入生产。 3.2.8 在用工装应保持完好。生产部门应建立库存工装台帐，按规定办理领出、维修、报废手续，做好各项记录。设备、量具、工位器具，保持精度和良好的技术状态。定置管理 3.3.1 定置摆放、工件按区域按类放置，合理使用工位器具。

各项管理制度与操作程序文件

机械设备管理制度机械设备管理可分为以下四个方面： ⑴．技术资料管理； ⑵．维护和保养； ⑶．备品备件管理； ⑷．管理办法。㈠．技术资料管理技术资料包括设备档案；设备图纸两方面。 ⑴．设备档案包括合格证；使用说明；验收报告；安装位置；使用年限；设备现状；维修保养记录等几方面。 ⑵．设备图纸包括目录；安装布置图；机械图纸；电气图纸；机械传动原理图；电气原理图；机械；液压；气压控制图；接线图；标准件明细表；外购件明细表；自制件明细表和备件明细表等几个方面。㈡．维护和保养机械设备保养一般采取三级保养制度，即日常保养；定期保养和大修。 ⑴．日常保养 ①．日常保养工作主要是对某些零件进行检查；清洗；调整；运动队滑；紧固等，针对的是外观、操纵装置、传动装置、控制装置、各种仪表和关键部位部件。 ②．日常保养分为班前保养巡检和点检。班前保养主要内容是：擦拭设备、检查仪器仪表是否正常，

操纵控制指示部分是否灵敏可靠，有没有异常响声气味等。巡检内容是：根据具体情况，制订表格，实施对设备的控制。点检是对重点设备重点部位的控制。 ⑵．定期保养定期保养根据工作量和复杂程度大体可分为一级保养、二级保养。这是一种强制性预防为主的停机保养制度。 ①．定期保养是根据设备使用时间长短来规定的。各级保养的间隔期大体是：一级保养300h，二级保养1200h。 ②．定期保养的内容是：排除发现的故障，更换工作期满的易寻部件，调整个别零件，并完成难保养的全部内容。 ③．各级保养的具体内容根据设备的性能与使用要求而定。 ⑶．大修大修是根据设备性能参数丧失程度而安排的，一般情况下，现场设备不安排大修。㈢．备品备件备品备件是设备长期保持良好运营状态的保证，是设备管理的一项重要内容。可分为备件计划和备件管理两部分。 ⑴．计划是根据设备具体情况、工作环境、连续工作时间而制定的。备品备件必须是设备运转和保证设备运转的必需品。 ⑵．备件管理备件根据使用范围的不同，可以分为以下几部分：专用备件、备品、标准件、计量器具及常用工具，其中大型备件，易燃易爆品，有

现场管理各项管理规定

现场管理各项管理规定文件编码（TTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-0089）

金地春城住宅小区施工组织设计审批制度一、施工组织设计由项目部技术负责人组织编制，项目经理，项目副经理参加，报分公司技术负责人审批。二、施工组织设计必须在工程开工前10天，报建设单位及监理单位审批。三、施工组织设计必须经各级审批，并按审批意见进行修改完善，经上报同意后方可进行施工。四、监理部总监理工程师组织各专业监理工程师进行审定，审查重点为：（1)承包单位的审批手续是否齐全；（2)施工总平面是否合理；（3)施工总进度是否符合合同工期要求，施工程序和顺序安排是否合理，施工方法是否得当；（4)施工技术措施是否先进、合理，针对性强；（5)劳动力投入、施工机械配置是否满足进度计划需要；

（6)施工单位安全质量保证体系是否健全；（7)安全、环保、消防和文明施工是否符合地方政府有关规定；（8)监理工程师认为应该审核的其他内容。五、各专业监理工程师应对本专业提出审查意见，总监理工程师进行汇总形成意见后签认同意，批准实施，返回施工单位一份，报送建设单位一份，监理部自留一份。需要施工单位修改时，监理工程师签署书面意见退回施工单位修改，修改后再报，重新审定。六、施工组织设计一经批准，承包单位必须严格按照执行。如须有较大变动，须按上述程序经监理部审定同意方能改动。七、主要分部（分项）以及技术复杂或采用新技术、新工艺的分部（分项）工程，应编制专项施工方案，按上述程序报审。专项施工方案应包括施工工艺、原材料使用、劳动力和施工机具配置、质量保证措施等内容。

文件标准化管理规定

文件标准化管理规定做成：日期：批准: 日期：2015-10-30

更改记录 *修改类型分为：A –新规 V –换版

1 目的对公司的文件结构、编号做出统一规定，确保公司在用文件的编号具有唯一性，便于文件的识别、追溯和控制，以保障公司管理体系的有效运转。 2 适用范围适用于本公司文件的标准化管理，包括各项规章制度执行过程中产生的记录。 3 术语 3.1文件：指规范员工工作方法的作业流程以及明确员工行为标准的规章制度、作业规范等。 3.2记录：阐明所得到的结果或提供所完成活动的证据文件。 4 职责 4.1人事部负责本规定的做成与解释，并维护本文件的有效性。 4.2各部门做成相关文件时应严格执行本规定。 4.3人事部行政专员负责文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。 4.4技术文员负责技术文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。 5 内容 5.1编号 5.1.1公司内部文件的编号格式：版本号（文件序号（备注： a版本号：指文件的版本序号，按照英文字母顺序自A开始延续，后续版本依次为B、C…（以下同）。 b文件序号：指同一类文件的排列序号，自001开始（以下同）。 c文件分类代码：指根据文件的用途划分的文件类型。其中： 1：指一级文件的分类代码，如质量手册。 2：指二级文件的分类代码，如程序文件。 3：指三级文件的分类代码，如各项规定、作业流程、作业标准等。 d体系文件标志：以Q代表质量管理体系的文件标志。 5.1.2外来文件保留其原始的文件编号，包括国际、国家及行业的标准、客户规定要求等。 5.1.3技术文件的编号格式：版本号（文件序号（1-9）产品号客户代码备注： a文件序号：根据技术文件类型将下表中9类文件的序号予以固定，所有产品的相关技术文件均执行 b产品号：指客户图纸的编号。 c客户代码：指公司为便于管理对客户赋予的区分编号。

文件资料有效控制制度

文件资料有效控制制度 1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。

3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录相关的资料包括但不限于：

公司档案管理制度及流程 (最新)

公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

现场工作文件资料管理规定

1.目的为规范施工现场文件和资料的管理，确保施工现场的各类技术文件和资料的完整、系统和可追溯，特制定本规定． 2.范围适用于总承包项目施工现场所形成的各类工程文件和资料的收集和管理。 3.引用文件 3.1建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001) 3.2记录控制程序 3.3竣工资料归档管理办法 4.职责施工／开车部是本程序的归口管理部门；施工经理 —组织检查、审签施工现场工程文件和资料；现场资料员 —负责日常的工程文件和资料的接收、编目、分类、登记、传递、发放等； —负责收集、整理和项目施工阶段现场工程文件和资料的保管工作； —项目结束后负责立卷、移交归档。 5.程序 5.1现场工程技术文件和资料的分类现场工程文件和资料的分类: 政府部门的审批文件和资料、合同文件和资料、设计文件和资料、施工过程中形成的工程文件资料及现场来往文件资料等; 5.1.1政府部门的审批文件和资料,包括：项目批文、用地许可证、规划许可证、施工许可证等文件; 5.1.2合同文件和资料,包括：与业主签订的合同及与分包商签订的合同； 5.1.3项目设计图纸文件和资料，包括：施工图纸、施工说明、设计修改通知单等； 5.1.4施工过程中产生的工程文件和资料，包括：施工过程中与监理、施工分包商发生的各类工程文件和资料及项目管理过程中的文件资料，如技术核定单、各类报审表、施工例会纪要、施工日记等； 5.1.5现场来往文件和资料,包括：通知、联络函、联系单、变更报价单等； 5．2现场工程技术文件和资料管理 5.2.1政府部门审批文件和资料的管理 5.2.1.1所有的文件正本和副本均应在收到第一时间在“来文记录”上予以登录。

文件标准化管理

文件和资料标准化管理制度 1 目的通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。 2 适用范围本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。 3 术语和定义 3.1 公文：指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。3.2 制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。 3.3 办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。 3.4 标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。 3.5 规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。 3.6 记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。 4 职责权限

4.1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。 4.2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。 4.3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。 4.4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。 4.5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。 5 工作程序 5.1 文件资料的编写格式 5.1.1 文件资料的用纸标准：公司各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm×297mm)型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则： 5.1.2.1 根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。

文件控制管理规范

文件控制管理规范 1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下： 2.术语： 2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）； 2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。 2.3各类型文件含义： 2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。） 2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。它可以是区域内文件也可以为跨区域文件，为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.3 作业文件：详细的作业活动的描述文件，内容涉及技术的细节（如：流程、STS/TIS 、技术/操作要求&规范等）。作业文件一般只涉及一个区域，有时也涉及多个区域，但它强调的是产品或作业过程的规范性，而程序支持规范性文件强调的是区域间的沟通、联络、协调。作业文件为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.4 外来文件：（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件），为质量管理体系第三阶文件。 2.3.5 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观依据的文件。记录为质量管理体系的第四阶文件。

工程施工现场管理办法

工程施工现场管理制度（办法）一、目的为了使本工程各项管理工作满足公司管理要求，确保施工管理的各项工作有序、按标准在受控状态下进行，实现本项目的管理目标，特制定本管理制度（办法）。二、管理目标 1、质量管理目标：主体结构确保达到合格标准。 2、安全管理目标：无轻伤以上安全事故及责任事故。 3、文明工地建设标准：确保本工程达到省级安全文明工地。 4、工期目标：按合同工期。三、管理依据 1、《招投标文件》。 2、《施工合同》、《监理合同》。 3、《施工组织设计》。 4、施工图纸等设计文件。 5、国家、项目所在地的地方现行施工规范、验收规范、法律法规行政性文件等。四、质量管理 1、施工单位应按照既定质量目标，按照国家法律、法规、国家现行规范、强制性条文、设计文件、招投标文件要求认真组织施工。 2、施工单位应制定且实可行的质量保证体系和质量控制措施，并报监理、工程部确认后执行。

3、施工单位必须加强员工的质量教育，牢固树立创优意识；并定期组织技术及质量人员、工人进行规范、标准、操作的培训学习，监理单位督促执行。 4、施工单位必须保证所制定的质量保证体系运转正常，所制定的保证措施能够执行具有可操作性。 5、任何分项工程施工之前，施工单位必须对作业人员作书面的技术及质量标准的交底，监理单位检查后备案。 6、监理单位应经常检查施工单位操作工人对质量验收规范、操作工艺流程情况的掌握情况，对达不到要求敦促整改，视情节扣除施工单位质量处罚金500～1000元，整改后仍不能满足要求的清退出场。 7、施工单位的质检员要认真做好质量检查验收工作，做好分部分项工程的质量评定工作，真正做到现场实测实量，避免因自检不合格就报验收的现象。 8、监理单位应严格按照监理人员要求，恪守监理职业道德，杜绝向施工单位“吃、拿、卡、要”的现象发生。一经发现，扣除监理费用200～1000元，仍不改正的予以清退出场。 9、监理单位应加强平行检查、巡视检查，认真做好抽检、验收和旁站工作。在验收以前对施工单位所存在的问题及时告知、敦促改正，争取做到施工单位报验时一次通过。监理单位应配合施工单位做到现场24小时施工的报验工作。 10、上道工序未经监理验收签字认可，不得进行下道工序施工。对于隐蔽部位（包括混凝土局部缺陷处理）的分项、分部工程，报于监理的同时，必须报业主项目部工程人员参加验收。未经报验通过，私自进行隐蔽的，扣除施工单位1000～5000元的质量处罚金，并进行返修，通报批评。 11、在需要监理旁站的关键部位、关键工序、关键工艺，监理单位应书面提交监理

公司规章制度程序文件

目录第一章管理总则 (3) 第二章员工守则 (4) 第三章人事管理制度 (4) 第一节总则 (4) 第二节编制及定编 (4) 第三节员工的聘（雇）用 (5) 第四节工资、奖金及待遇 (5) 第五节假期及待遇 (6) 第六节辞职、辞退、开除 (7) 第四章行政管理制度 (8) 第一节总则 (8) 第二节办公用品领用规定 (8) 第三节电话使用规定 (8) 第四节车辆使用管理规定 (8) 第五章合同管理制度 (8) 第一节总则 (8) 第二节经济合同的签订及管理 (9) 第六章考勤制度 (10) 第七章保密制度 (12) 第八章安全保卫制度 (12) 第九章晋升制度 (13) 第一节总则 (13) 第二节分则 (13) 第十章奖惩制度 (13) 第一节总则 (13) 第二节奖励 (14) 第三节处罚 (14)

第一章管理总则一、为了加强管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本管理细则。二、公司全体员工都必须遵守公司章程，遵守公司的规章制度和各项决定、经律。三、禁止任何部门、个人利用任何手段侵占或破坏公司财产。四、公司禁止任何部门、个人损害公司的形象、声誉的行为。五、公司禁止任何部门、个人为小集体、个人利益而损害公司利益或破坏公司发展。六、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的专业艺术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。七、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术文化知识，公司为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的素质和水平，造就一支思想和业务过硬的员工队伍。 1.公司派出进修，费用及培训时间由公司承担和安排，并与员工签订技术协议。 2.自己申请进修或深造并与公司业务相关的，费用由个人和公司各承担50%，并与公司签订技术协议。 3.自己申请进修或深造且与公司业务无关的，费用由个人承担，培训时间按事假计算。公司根据公司业务情况保留同意或拒绝员工申请的权力。八、公司鼓励员工发挥才能，多作贡献。对有突出贡献者，公司予以奖励、表彰。九、公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会，鼓励员工积极向上。十、公司倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神。十一、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，欢迎员工就公司事务及发展提出合理化建议，对作出贡献者公司予以奖励、表彰。十二、公司尊重员工的辛勤劳动，为其创造良好的工作条件，提供应有的待遇，充分发挥其知识为公司多作贡献。十三、公司为员工提供社会保险等福利保证，并随着经济效益的提高而提高员工各方面的待遇。十四、公司实行“按劳取酬”、“多劳多得”的分配制度。

项目部文件管理制度

项目部文件管理制度为了规范施工项目部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强，特制订项目部文件管理制度。一、项目文件分类及收集归档分工二、项目文件分类说明 1、总承包人项目规划文件。包括：项目管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制规定等。这类文件由项目部各职能组或专业技术人员根据项目情况编制，内部审核后报业主确认，作为项目指导控制类

文件。 2、合同协议类文件。包括：总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。 3、总分包资质备案文件。包括：分包资格报审、现场管理体系核查。该类文件需要向业主/监理报审。 4、计划进展类文件。包括：（1）、开工报告。包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告。开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。（2）、施工总进度计划，季、月计划和三周滚动进度计划，上述进度计划报审表。（3）、工程暂停/复工令，工程延期审批。（4）、项目施工（月）进展报告。 5、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写，施工经理负责督促检查，按月汇集成册后交项目秘书归档。工程施工日志表格使用项目所在地规定的通用表格。 6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。业主/总包会议纪要，纪要由业主方形成；总包/业主会议纪要，纪要由总包方形成；监理/总包会议纪要，纪要由监理方形成；总包/分包会议纪要，纪要由总包方形成；其他，纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发，项目秘书收集保管。 7、申请/报告类文件。主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。 8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方，可按以下分别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。（1）、总包/业主工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。（2）、总包/分包工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。（3）、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。（4）、分包/总包工作联系单/工程备忘录，文件由分包方形成。 9、总包通知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件，由项目经理/施工经理统一签发，必须有分包商的回复文件，文件存放需要闭合。 10、造价费用控制文件。应由造价员(师)组织整理，包括对业主的资金计划、

医疗器械经营企业质量管理制度与工作程序文件

(2016年新版)医疗器械经营企业质量管理制度及工作程序(全套) 医疗器械经营企业质量管理制度 xxxxxx医疗科技有限公司 2016年医疗器械经营质量管理制度 1、医疗器械经营质量管理制度目录 1.质量管理机构（质量管理人员）职责QMST-MS-001 2.质量管理规定QMST-MS-002 3.采购、收货、验收管理制度QMST-MS-003 4.供货者资格审查和首营品种质量审核制度QMST-MS-004 5.仓库贮存、养护、出入库管理制度QMST-MS-005 6.销售和售后服务管理制度QMST-MS-006 7.不合格医疗器械管理制度QMST-MS-007 8.医疗器械退、换货管理制度QMST-MS-008 9.医疗器械不良事件监测和报告管理制度QMST-MS-009 10.医疗器械召回管理制度QMST-MS-010 11.设施设备维护及验证和校准管理制度QMST-MS-011

12.卫生和人员健康状况管理制度QMST-MS-012 13.质量管理培训及考核管理制度QMST-MS-013 14.医疗器械质量投诉、事故调查和处理报告管理制度QMST-MS-014 15.购货者资格审查管理制度QMST-MS-015 16.医疗器械追踪溯管理制度QMST-MS-016 17.质量管理制度执行情况考核管理制度QMST-MS-017 18.质量管理自查制度QMST-MS-018 19.医疗器械进货查验记录制度QMST-MS-019 20.医疗器械销售记录制度QMST-MS-020 2、医疗器械经营质量工作程序目录 1.质量管理文件管理程序QMST-QP-001 2.医疗器械购进管理工作程序QMST-QP-002 3.医疗器械验收管理工作程序QMST-QP-003 4.医疗器械贮存及养护工作程序QMST-QP-004 5.医疗器械出入库管理及复核工作程序QMST-QP-005 6.医疗器械运输管理工作程序QMST-QP-006 7.医疗器械销售管理工作程序QMST-QP-007 8.医疗器械售后服务管理工作程序QMST-QP-008 9.不合格品管理工作程序QMST-QP-009 10.购进退出及销后退回管理工作程序QMST-QP-010 11.不良事件报告工作程序QMST-QP-011 12.医疗器械召回工作程序QMST-QP-012

建设工程项目现场监理文件归档与组卷管理规定

成都衡泰工程管理有限责任公司衡泰字[2014]016号建设工程项目现场监理文件资料归档与组卷管理规定为发挥监理文件资料在工程建设中的管理作用，提高建设工程水平，保证工程质量安全，规范建设工程监理文件资料的管理，根据《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《四川省建设工程文件归档技术管理规定》[2006]158号、《四川省建设工程项目现场监理文件资料组卷指南》，结合公司实际情况，制定建设工程项目现场监理文件资料归档与组卷管理规定。一、监理资料归档管理要求 1、监理文件资料是实施监理过程的真实反映，是监理工作成效的具体体现，也是工程质量、安全事故责任划分的重要依据。项目监理机构应建立完善的监理文件资料管理制度，明确岗位责任，监理人员应如实记录自己职责范围内的文件资料，及时分类整理，并移交专人进行管理。 2、监理资料的管理由项目总监理工程师负责，并由总监理工程师指定专人进行监理资料的日常管理及归档工作。 3、工程监理文件资料形成应与随工程建设过程同步，并真实反映建设工程的实体质量、现场安全以及监理工作情况。 4、各项目监理机构应对监理文件资料内容的真实性、完整性、有效性负责。

5、在工程监理过程中，监理资料应按单位工程、分部、分项、专业、阶段等进行组卷，存放保管并编目。 6、各项目监理机构资料应按照归档资料的内容组卷，应做到“及时整理、真实完整、分类有序”，并采用信息化技术进行监理文件资料辅助管理。 7、监理文件资料不得随意修改，当需修改时，应实行划改，并由划改人签署。 8、监理文件资料的文字、图表、印章应清晰，内容完整、结论明确、签认手续齐全。 9、监理文件资料应为原件，当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并应有经办人签字及日期，提供单位应对资料的真实性负责。 10、工程表格除特殊情况外一律采用《四川省工程建设统一用表》及《建设工程施工质量验收规范实施指南》第二版及增修部分的要求填写。 11、专业监理工程师应根据要求认真审核资料，给出详细审查意见并签字；不得接收盖章、签字不全的资料。存档资料表格中不应留未填写空格，否则应写明未能填写的原因，审核整理后应及时交资料管理人员整理、存放。 12、对项目经济资料的签认须有2人及以上的具有签字资格的人员签字；监理过程中未完善签字手续的经济资料，监理人员签认后应暂时留存复印件，待资料签字手续完善，经核对确认无误后再置换复印件，存档原件。 13、对于施工单位因特殊原因未能按时提交的资料，监理项目机构应及时下发监理通知单、工作联系单或备忘录催交并存档。 14、执行保密制度，公司下发文件和转发的文件项目总监应在一月内组织项目部人员进行培训学习，并存档于《内部管理资料》第六卷。 15、项目监理机构归档资料盒脊背处统一粘贴公司卷标，应注明工程名称、卷号、卷名，统一采用打印形式。盒内应附卷内目录，详细记录文

文件控制管理制度

文件控制管理办法 1、目的：有效管理公司内部文件几记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。 2、适用范围：适用于公司所有的内部管理文件几外部文件。 3、一级文件：M—质量手册二级文件：P—程序文件，H—Haccp规范文件三级文件：W—部门管理制度、作业指导书、工艺流程、技术文件、检验标准书、技术图纸等四级文件：R—记录单、表单其他文件：通知、公告、合同 4、管理职责： 1）一级文件和二级文件的制订/修改/废止由总经办负责，管控权限归总经办，行政人事部存档。 2）三级文件和四级文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办，其中部门管理制度归行政人事部管控。 3）通知公告类的制订/修改/废止由行政人事部负责，管控权限归行政人事部。 4）合同类文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办。 5、文件编码： 1）新文件的编码：所有编写单位需要根据文件编码规定对文件进行编号；必须准确描述文件的内容；文件必须有统一、唯一的编码。 2）一级和二级文件的文件编码: RT/**—**—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）年份如2018 流水号（填写01/02/03） M/P/H 瑞腾公司简称 3）三级文件的文件编码： RT/W—****—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）年份如2018 部门缩写代号+流水号

举例：公司行政人事部2018年编写的人事管理制度第A/0版本：即 RT/W—XZ01—2018 部门缩写，填写如下： 4）四级文件的文件编码： RT/R—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）部门缩写代号+流水号举例：公司行政人事部的一张员工入职简历表第第A/0版本：即 RT/R—XZ01 部门缩写，填写如下： 5）文件的版本号：文件的版本号无需在问题中体现，版本变更以数字0、1、2顺序排列，版本A/0表示第一版，当版本变更3次后，若再做版本变更，则原文件编号为B/0开始。 6）页数：以数字1、2、3顺序排列，统一放在页面的右下角。 7）文件格式：文件每一页必须包括文件名称、文件编号、生效日期、版本号、页数，文件首页还必须包括编制、审核、核准及公司统一标识。 6、文件编写、修订、废止 1）文件编写：视实际需要由公司指定人员或部门负责人，以各类文件的标准格式依要求编写，经部门负责人核准后，依职责规定上交总经办核准后，由总经办发行及控制（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）。 2）文件修订：文件若不适合于现状，需修改增订，由提议部门填写《文件修订、废止申请表》经部门经理核准后进行修改，修改后的文件，依职责规定上交总经办核准后，由总经办发行及控制（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）。 3）文件废止：由提议部门填写《文件修订、废止申请表》依职责规定上报总经办核准后，回收各相关文件交由总经办废止（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）；需做保留的，经职责规定核准后，在存档文件上加盖“保留”章方可保留。 7、文件的发放回收和标识： 1）文件的发放要求：由相应文件管控部门人员依需要填写《文件发放记录表》，经总经办批准后，按发放范围发放，文件发放人和领用人签字确认，《文件发放记录表》标明文件名称、编号、

ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序

ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序目的及范畴：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。职责：总经理室负责公司文件治理的总和谐及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；各部室资料员负责文件治理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。工作流程： 3.1 文件分类： 3.1.1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。 A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等 3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范畴内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。人事资料：即公司职员在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人差不多情形、工作表现的个人资料。

合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种专门类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 3.2 总要求： 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采纳国家公文格式，内部行文按公司惯例采纳英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件《**集团文件处理方法》之第二章“文件格式”） 3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不承诺由拟写人直截了当送领导者个人，因专门情形必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，按照以往本部门文件的运转情形，估量当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。 3.2.5 各部室资料员要建立本部门的文件清单。即按照3.2.4订立的立卷类目，将空白的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。 3.2.6 文件的治理一样要通过如下几个环节：登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直截了当在文件上签收并及时整理文件名目。来图加盖受控分发号。用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。用印时，应以有关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。发放：各部室资料员按照批准的发放范畴进行分发。制度文件换版时，由总经理室或有关部门按照发放清单发出新版文件。