档案管理软件信息培训资料
档案管理系统操作培训讲义
一、世纪科怡档案管理系统基本操作
基本内容：软件功能（版本）介绍、软件安装及基本设置、数据备份恢复，目录导入、导出，基本录入操作、查询管理，数据排序、与目录序列设置
1、世纪科怡档案管理系统功能及常用版本
①档案管理系统功能：
世纪科怡档案管理软件系统涵盖了档案业务的全过程，易学易用。
a.系统包括对文件、档案、资料的管理以及档案业务处理的全过程，包括录入、检索、利用、编研、移交接收、统计以及数据管理等功能。
b.文书档案管理真正做到了“文档一体化”管理，轻松实现文件向档案的转化；遵循国家标准，同时支持传统和简化两种组卷方式。
c.自定义功能。
②世纪科怡档案管理软件常用版本：
a.终端数：
单机：标准v3.2.1版本
网络版：同时支持8个客户端同时录入或查询。
b.数据容量：
根据后台数据库来分：sql anywhere(目录数据十万条以下)
Sql server（目录数据十万条以上）
2、世纪科怡档案管理软件安装、基本设置(以单机版本为例)
①对硬件和操作系统的要求
硬件：单位或个人所使用的电脑均能满足安装要求。
操作系统：不建议使用windows7的系统，容易出问题。
②安装注意事项：安装时建议安装在非操作系统分区（如：D盘）
③档案管理系统安装：光盘系列号在光盘盒背面
④基本设置：
a.全宗设置：设置全宗号及全宗名称。
b.原文路径设置：建议把原文存放在非操作系统分区（如：D）
c.实体分类号设置：操作此步之前，一定要先设置全宗设置，为了便于区分，序号建议使用0101来表示，前两位表示：类别（01文书档案、02会计档案等），后两位表示大类下的小类（0101表示综合类）...
d.辅助字典设置：
根据自己单位的档案情况来设置保管期限、密级、会计类别
在相应的字典类目下分层设置对应的内容，可在辅助字典下面设置和来
文或档案录入界面下,如:加15年和25年保管期限。
e.档号设置：
二级管理：全宗号-目录号-案卷号-页号
如：089-05-123-012
单级管理：全宗号-归档年度-实体分类号-保管期限-件号
如:089-2006-0102-Y-20(y表示保管期限永久，c表长期，d表示短期)
f.用户管理:设置密码（选择某用户-“用户”菜单-属性）及某用户权限
g.日志检查：系统操作日志，如：2011年5月25日ISA用户删除500条记录，进入日志检查后可查看到相关记录。
3、数据备份与恢复
恢复收发文管理门类：信息网(https://www.360docs.net/doc/de18822554.html,)下载收发文管理数据-数据管理-备份与恢复-数据恢复-档案数据和格式数据恢复-选择恢复文件路径即可。
会计门类:同收发文管理门类恢复方法。
库文件备份恢复操作：备份is_archive.db这个文件即可。
4、目录的导入导出
a.导入：光标移到数据管理-F5后跳出下图窗口，按图示步骤进行导入操作（注：第4步路径为“C:\报表”，此报表在临沧档案信息网
https://www.360docs.net/doc/de18822554.html,上下载）
导入销毁清册目录：主界面“数据管理”按F5(v3.2ctrl+1)
4
b.导出：来文-选择右边的“销毁清册”报表-工具栏“导出”-选择存放目录路径及文件
名-确定
5、录入操作
①录入
科技档案为三级管理。靠档号来进行关联。
传统文书、基建、照片、会计等档案为二级管理
有关联：显示所选案卷级目录的卷内目录
无关联：显示所有案卷级目录的卷内目录
简化必须著录项目：文件编号、密级、文件题名、责任者、文件形称时间、页数、全宗号、归档年度、分类号、[目录号]、[案卷号]、保管期限为必录项目
a.基本字段：
全宗：是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。
全宗号：形成档案全宗的单位代码，一般由所属档案管理部门制定分配。
立档单位：全宗构成者，是指形成档案全宗的机关、团体、企事业单位和个人。
档号：档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号（唯一不可重复的）。
分类号：档案类别的代码。
题名：是直接表达档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的名称。
责任者：指对档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。
b.界面：
目录树：中间门类和底层门类档案门类（类目）
文号：由机关代字年度顺序号组成如：临档发[2012]45号
机关代字：临档发年度：2012顺序号：45号
c.录入要求：