浅谈常用办公自动化设备的使用与技巧(20140528)

浅谈常见办公自动化设备的使用与技巧

贵州省经济学校孟仕印 550008

【摘要】计算机作为最常见的办公设备之一，在日常办公活动中起着十分重要的作用。随着时代的发展，科技的进步，正确掌握日常办公自动化设备如打印机、复印机、扫描仪、传真机等的使用显得日益重要，利用现代办公设备处理日常工作，彻底改变了现代人的办公方式。正确使用和维护常用办公设备，是每一位工作人员尤其是办公室工作人员必须掌握的一项基本技能，正确使用现代办公设备可以大大提高办公效率。本文就复印机为例谈办公自动化设备在日常办公中的使用与技巧。

【关键词】办公自动化设备；使用；技巧

正是由于现代办公活动中已经越来越离不开办公自动化设备，因此，我校在计算机专业教学中新增设了《办公自动化设备的使用与维护》这一课程，通过该课程的学习，让学生了解现代办公设备的技术特点、结构组成、基本工作原理，掌握正确使用和维护各种现代化办公设备的方法，提高利用各种现代化办公设备进行信息处理的能力和办公的效率，并了解现代办公设备的最新发展趋势，达到培养学生具备驾驭现代办公设备的能力，以适应现代办公的需求。

我校是一所中等职业学校，办学目标是培养从事生产、服务、技术和管理第一线工作的高素质劳动者。职业学校是以培养学生的技能和动手能力为重点，因此对计算机专业的学生开设《办公自动化设备的使用与维护》课程非常必要。学生通过对该课程的学习，可以熟练掌握现代办公活动中经常使用的现代办公设备，提高信息处理能力，另一方面，也可以使教学真正实现专业加特长的就业需求，提高基本技术和基本技能的训练，使学生步入工作岗位以后，能尽快具备现代办公的意识和能力，增加就业的机会和竞争力。

我校已对全校各专业学生均开设了《计算机应用基础》课程，该课程内容主要包括Windows XP系统的基本操作、Office办公软件的使用、Internet网络应用、使用和收发电子邮件、计算机病毒防治等，让学生具备能正确使用和操作计算机的基础能力，达到利用计算机进行办公的最基本的能力。针对计算机专业学生的教学，增设《办公自动化设备的使用与维护》课程，有助于学生更加全面掌握现代办公设备，达到提高现代办公效率的目的。

作为现代办公设备最主要的设备之一的复印机在日常生活中的应用越来越多，如纸质文件、会议资料、身份证、户口册的复印等。目前市面上销售的复印机按工作原理可以分为光化学复印机、热敏复印机和静电复印机三类，主要品牌有佳能（Canon）、柯尼卡美能达（KONICA MINOLTA）、东芝（TOSHIBA）、理光（RICOH）、夏普（SHARP）、富士施乐（FUJI XEROX）等，其使用方法基本相同，下面就复印机谈一般使用方法和使用技巧。

一、复印机的一般使用方法

复印机复印并不是简单打开就能直接复印，在复印前应该有一个让复印机预热的过程，因此我们应该先把复印机电源开关打开。不同的复印机开关位置会有区别，一般在面板上或左右二侧黑色开关键，打开复印机后开始预热，机器的预热时间大约需要45s，机器预热完成以前，电源节省模式指示灯会闪烁，机器可以复印时电源节省模式指示灯将会熄灭；预热好后应该查看一下操作面板上的各项显示是否正常。主要包括以下几项：可以复印信号显示、纸盒位置显示、复印数量显示为“0”、复印浓度调节显示、纸张尺寸显示，一切显示正常才

可进行复印；检查是否有足够的纸张，一般复印机有2种方法摆放空白纸张，分别是侧方与纸盒摆放。纸盒在复印机的下方，而侧方放纸张，一般是一边放纸，一边出纸。一般默认复印纸张都是A4；一切就绪后，就是放置原稿。注意原稿不要有复印钉，涂改液应该干透，原稿的字迹要清晰等。注意原稿的大小，原稿不应该大于设定好的空白纸张大小，否则要分开多部分来复印；掀开复印机上盖，将要复印的原稿面朝下（玻璃面板），对准大小刻度，注意要让原稿平整一点，盖上盖子。复印有顺序的原稿时，应从最后一页开始，这样复印出来的复印品顺序就是正确的，否则，还需重颠倒一遍；在控制面板设定复印的份数，按下数字键设定复印份数，最后按一下复印按键即可。

二、复印时的一些使用技巧

1．巧妙复印双面

在复印双面，特别是双面中都有图像时，很容易出现图像透出到背面的情况，影响复印的清晰度；为此，可以找一张黑纸垫在材料背面来进行复印。找不到黑纸的话，可以将复印机盖板打开直接复印，就能生成一张均匀的黑纸，用它也能垫底。

2．巧妙反向复印

在复印工程图纸时，有时需要得到与原图案方向相反的复制品，此时可按下面方法实现：找一张透明薄纸或硫酸纸，尺寸要比原图大一些，再将一复印纸轻微地黏合在薄纸上；在复印时，将薄纸朝上放置，复制完毕后，将复印纸与薄纸分离，并将所需反面图案的—面朝下放置在平板玻璃上进行复印，就能得到反向图案了。

3．巧妙去除痕迹

在复印带有污迹的原稿时，如何巧妙地将污迹遮住，以提高复印效果呢？最简单的方法是用一小白纸条遮住污迹来进行复印就可以了。如果是复印较厚的材料，可能会在复印件上出现阴影，此时可以在需要复印的页面下垫一白纸，就能去除阴影痕迹了。如果想消除两页间的阴影痕迹时，可用白纸将需要复印的字迹以外的区域遮住，就可以了。

4. 如何精确设置缩放比例

在使用复印机时，有时需将原稿缩放一定比例才能完整呈现在相应幅面的纸上，如将A3幅面的原件缩小到A4幅面的纸张时，需要调整缩放比例约为71%；反之将A4幅面的原稿放大到A3幅面的纸张时，需要调整缩放比例约为141%。精确缩放是如何做到的呢？例如将A4（210*297mm）幅面的原稿缩放到B5(182*257mm)纸上，是将原稿和复印纸张对应边进行通过计算得出的（182/210=86.7%，257/297=86.5%），取其两者中的最小值作为缩小比例就可以了。

参考文献：

[1]王玉国.职业院校计算机应用专业系列教材：办公设备使用与维护[M].高等教育出版社.2012-08-01