某集团公司电子商务采购平台规划方案

某集团有限公司电子商务采购平台

规

划

方

案

2014年03月19日

目录

1概述 (1)

1.1项目背景 (1)

1.2建设目标 (1)

1.3建设内容 (2)

2电子商务采购平台概述 (4)

2.1总体功能框架 (4)

2.2电子采购应用层面说明 (5)

2.3电子采购平台架构 (7)

2.4电子采购平台建设步骤 (8)

3电子商务采购平台功能设计 (9)

3.1电子商务采购门户网站 (9)

3.2电子商务采购管理系统 (10)

3.2.1系统管理 (10)

3.2.2供应商管理 (11)

3.2.3采购计划管理 (13)

3.2.4采购目录管理 (14)

3.2.5公开竞价 (14)

3.2.6询价采购 (15)

3.2.7综合竞价 (15)

3.2.8合同管理 (16)

3.2.9订单管理 (18)

3.2.10交货管理 (18)

3.2.11发票管理 (19)

4项目总体规划与时间进度安排 (20)

4.1整体规划 (20)

4.2时间进度安排表 (21)

1概述

1.1项目背景

随着互联网的迅猛发展，电子商务成为网络经济时代的核心商业模式，以成定局。这对企业传统采购模式带来重大冲击和挑战，进而引发企业采购思路的剧烈改变。集团企业利用先进的互联网技术，通过实现电子采购将是解决和优化集团企业采购管理问题的一个有效手段，电子化采购管理的新课题已展现眼前，它的具体内容是：

1）实现阳光采购，规范集团采购操作，简化流程，依法采购，促进采购工作的廉洁和高效。

2）搭建集团公司电子化采购环境，实现公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购及其他采购方式等多种企业采购方式。

3）通过采购全过程的网上作业，如网上申报、审核、发布采购公告、招标、投标、询价、监管等信息均通过电子化平台进行处理，在提高采购效率的同时，实现交易过程的公开、公正、便捷、透明，从源头上遏制腐败。

4）实现集团企业采购工作的全方位管理，实现电子化的供应商管理、合同管理、采购协同办公集成一体的采购管理信息化工作平台。

5）实现采购信息的集中式管理，形成集中规模采购，并通过统计分析有效的控制预算和辅助决策。

6）实现集团总部对下级采购单位的监督和指导，实现整个集团企业内部的统一管理、形成多级采购的管理体系。

1.2建设目标

本方案研究了企业采购采用的多种方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等其他采购方式，并对现有各类企业采购平台进行分析和思考。结合集团公司实际采购管理工作和实现多种采购方式的需要。我们建议，以信息发布和招投标管理为核心，建设一个基于互联网应用的综合性企业级采购工作平台——电子商务采购平台。

集团公司电子商务采购平台的主要内容包括：

?建设电子商务采购门户网站，主要是信息发布及采购商、供应商进入后

台的入口，力求简洁，方便各类用户使用。包括最新公告、采购信息、

中包结果、求购信息发布、工业品超市、供应商秀场、政策法规及服务

中心。

?电子采购平台，主要分为采购商、供应商的会员制管理。包括采购员发

起询价、竞价、招标信息；供应商参与询价、竞价；采购员实现智能化

比价议价；订单管理及退货管理；商品交易、结算记录；咨询、投诉及

评价记录；资料维护以及对供应商提供的资料进行审核。

集团公司电子商务采购平台的主要建设目标为：

1）建设廉洁、高效的互联网企业采购工作平台。

2）规范和优化企业采购操作，简化流程，依法采购。

3）实现网上采购项目审批，实现项目网上申报、审核。

4）实现电子化招投标，计算机评标，评标专家管理。体现招投标工作的公开、公正、科学性。

5）搭建电子商务采购环境。实现公开招标、邀请招标、询价采购、竞价采购、协议/定点采购、在线谈判等多种采购方式。

6）实现电子化的采购管理，构建电子化采购、电子化招投标、供应商管理、采购协同办公集成一体的采购业务信息化工作平台。

7）通过采购数据的集中式管理，实现集中采购、规模采购，实现采购数据的统计与分析为企业采购决策提供支持。

8）实现上下级采购管理数据和信息的交互，满足上级部门对下级单位采购监管工作的需要。

1.3建设内容

集团公司电子采购平台是集采购信息、采购订单管理、供应商管理等为一体的电子管理平台。各单位通过ERP辅料备件管理系统，将申报采购信息提交给电子采购平台；通过电子采购平台进行信息公布，进行询价、议价、竞价、招投标管理，形成采购订单；采购订单及供货信息反馈给ERP辅料备件管理系统，各单位在ERP中办理收料、结算等手续，同时反馈给电子采购平台。

此项电子商务采购平台建设主要系统及功能模块包括：

1.电子商务采购门户网站

◆最新公告：主要是网站的信息、新闻、政策发布及公告。

◆采购信息：各单位（会员采购方）需采购的信息显示。

◆中标结果：通过电子采购平台通过竞价、招标后的信息公布。

◆求购信息发布：非会员采购方的求购信息发布。

◆工业品超市：由各会员供应商根据商品类别显示各商品信息。

◆供应商秀场：由各会员供应商根据供应商显示其所有商品信息。

◆政策法规及服务规则

2.电子商务采购管理系统

1)系统管理

◆组织结构管理

◆采购目录管理

◆采购权限管理

◆采购产品维护

2)供应商管理

◆供应商注册

◆供应商审核

◆店铺管理

3)采购商管理

◆采购商注册

◆采购商审核

◆商品管理

4)采购实施

◆计划管理

◆询价采购管理

◆竞价反拍

◆综合竞价

5)订单管理

◆订单发布

◆订单跟踪

6)库存管理

◆库存导入

7)交货管理

8)退货管理

9)合同管理

◆合同生成

◆合同查询

10)结算管理

◆交易记录

◆结算记录

11)评价记录

2电子商务采购平台概述

2.1总体功能框架

本方案根据集团公司采购的业务操作和管理需要，结合当前招投标管理、采购管理的实际操作及管理模式，对集团公司在采购项目审批、网上采购、网上招投标、评标管理、评标专家管理、采购管理等整个采购流程下的总体业务功能结构与实现模式进行了初步规划。

集团公司电子采购平台主要业务功能结构图如下：

2.2电子采购应用层面说明

根据集团公司电子采购平台实际需求和实施的真实意图，本方案建议：在实现集团公司多种电子采购方式的基础上，实现采购、招投标、评标和评标专家管理、采购业务管理信息化的同时，更重要的是要整合、共享采购资源、优化供需信息交互渠道，从而实现“阳光采购、规范采购”，进一步体现“公开、公正、透明、廉洁”的企业采购工作环境。这也是电子采购平台真正建设意义的所在和其使用价值的体现。

电子采购平台的作用主要体现在招投标、采购、采购管理三个层面：

第一层：招投标层面

本方案根据集团公司采购工作实际需要和集团公司电子采购平台的建设要求，建议建立招投标管理平台，包括网上招投标系统、CA电子签名、现场视频开标、评标管理系统、专家管理系统，实现无纸采购和阳光采购，实现招投标工作“公平、公正、公开”的原则。

第二层：采购层面

集团公司系统内采购单、物资种类和供应商数量庞大，因此供应来源复杂，物资采购无法达到最理想化状态（即实现最合理的采购价格）。要达到物资采购价格最优化，丰富供货渠道，信息集中共享是形成规模采购、集中采购的第一步。

本方案根据集团公司采购工作实际需要和集团公司电子采购平台的建设要求，建议对采购需求数据进行集中式管理和统计，实现对同类物资采购订单的集中采购，以降低采购成本。详见下图所示：

电子采购平台结构示意图

第三层：管理层面

企业采购工作在体现“依法采购、透明服务、规范操作、廉洁高效”服务宗旨的同时，需要对采购业务操作进行管理和数据信息的统计与分析；一方面利用信息化手段，科学的进行采购业务操作和管理，实现降低工作人员劳动强度，提高工作效率，降低劳动成本，提升企业采购工作业务管理能力的目的。另一方面，通过对企业采购业务数据的集中式管理，利用信息化技术进行数据统计和分析，更好的协助企业相关部门实现对采购业务决策和采购预算的有效控制，提高企业采购资金使用效益。

本方案全面的考虑了企业采购工作的管理难度和工作强度，以支持决策、提高管理能力、降低劳动强度、提高工作效率为出发点，将建设网上采购项目审批、供应商管理、合同管理、采购办公协同、采购信息统计、综合分析系统等，实现电子化的采购管理，为更好地稳步推进企业采购工作提供了有效的手段和工具。

2.3电子采购平台架构

为实现集团公司采购业务管理和信息化的实际需求，我们建议建立统一的电子采购平台，并实现“一个系统、二级管理、多层应用”。

?一个系统：电子采购平台实现纵向和横向一体化，实现信息纵向贯通、

横向集成；

?二级管理：建设集团公司总部、下属企业及子公司两级电子采购系统，

实现分级管理，共享数据资源；总部和各下属分部可独立使用和对下级

的监督管理。

?多层应用：构建支持集团公司总部、下属企业及子公司、各相关业务部

门、供应商等的多层应用，形成分层管理，统一监控的应用和管理工作

平台。

集团公司电子采购平台拓扑图如下：

执行部门

下级企业

执行部门电子采购平台架构

2.4电子采购平台建设步骤

根据集团公司物资采购的特点，我们建议采取如下步骤建立统一的电子采购平台：

?建立集团公司系统内统一的物资采购管理体系，考虑到物资采购流程的

复杂性，可以先对招投标采购进行规范。

?建立集团公司系统内统一的物资采购目录，作为建立一体化电子采购平

台的基础。

?首先建立最宜于规范的招投标管理电子化平台，然后向其他采购方式延

伸，最终实现所有采购业务的电子化操作和管理。

3电子商务采购平台功能设计

3.1电子商务采购门户网站

电子商务采购门户网站，主要是信息发布及采购商、供应商进入后台的入口，力求简洁，方便各类用户使用。包括最新公告、采购信息、中包结果、求购信息发布、工业品超市、供应商秀场、政策法规及服务中心。

在此，门户网站将实现栏目和功能如下表：

网站栏目栏目简述信息来源

采购首页展示各栏目板块最新信息，提供各栏目板块

链接入口、快速通道、常用功能如：最新公

告、采购信息、求购信息、工业品超市、活

跃商家、友情链接等。

来自各个栏目板块

最新公告主要是网站的信息、新闻、政策发布及公告采购管理机构

采购信息发布采购公告，预中标、中标公告。公布最

新供应商信息、最新供应商折扣排名、最新

采购管理机构

3.2电子商务采购管理系统

3.2.1系统管理

系统能够完全的实现系统内部组织结构管理、工作流管理、消息管理、信息发布设定等功能。

组织结构管理模块主要为该采购管理信息平台提供用户工作权限的管理，包括采购用户和供应商用户，以及用户的独立权限管理服务。实现方式是通过组织机构设置、职务设置及用户设置组合加以实现。

1.部门机构设置

系统可以任意搭建树形结构的组织机构。部门可以任意添加。部门可以增加、删除、修改。每一个用户必须隶属于一个部门，并具备这个部门的权限。

2.职务设置

系统提供了职务设定，当为一个用户赋予了某一个职务，则这个用户具备该职务的所有权限。可以定制多种职务名称，并且菜单操作权限可以绑定一个或者多个职务。

3.权限设置

本系统中权限指菜单，如果某个主体拥有某个权限，则该主体就可以看到这个菜单，并能够操作这个菜单所对应的功能。

权限的设定可以按照部门、职务、用户来赋予。当菜单的操作权限赋予了某

一个部门，则属于该部门的全部用户均可以操作该菜单。当菜单的操作权限赋予了某一个职务，则属于这个职务的全部用户均可以操作该菜单。当菜单的权限赋予了某一个用户，则该用户可以操作该菜单。当一个菜单既赋予了一个部门，又赋予了一个职务，则只有属于该部门，并且属于该职务的人员才能够操作该菜单。

菜单的权限赋予方式分为“屏蔽”和“非屏蔽”两种，当设置了屏蔽，则只有该用户（职务、权限）可以独立具备此功能，其他用户如果没有明确赋予该菜单操作权限的用户（职务、权限），将不能够操作此菜单。

管理员可以建立相关的用户权限，可以通过部门、职务与用户组三项匹配实现用户的项目操作权限和业务管理权限。

4.用户设置

管理员可以建立各部门用户帐号，并可以随时修改他们的密码及其它相关信息。建立用户时，需要填写用户基本信息，如姓名、电话、邮箱等；用户可以修改其基本信息，如电话、密码等。同时管理员需要赋予用户职务，职务则关联权限。

3.2.2供应商管理

供应商管理是物资供应链中的重要环节。

建立资料详实、功能齐全的供应商信息库具有重要意义。对供应商资源实现共享，有效缩短采购过程，将采购人力资源从繁重的供应商数据管理中解放出来。

“供应商管理模块”以实现供应商管理为目的，围绕供应商管理的实际管理流程进行设计。该模块建立了多个管理功能以实现对供应商基本数据、质量认证数据、产品鉴定数据、中标情况数据、中标履约情况、售后服务数据、质量运行数据、重大问题跟踪数据、供应商评估数据的集中式管理，并对供应商进行综合评估，为决策提供辅助依据。

该模块按各个职能层面设置用户权限进行数据维护、数据审核，从而协助用户实现全面的供应商管理信息化。

供应商管理主要功能如下：

1、供应商审核

审核流程如下：

?提交注册申请

?等待邮件验证

?注册成功

?签署交易协议

?完善企业信息

?通过审核

?等待接洽考察

?合格供应商认证

2、供应商基本资料管理

供应商基本资料包括以下内容：

◆供应商注册，供应商获取登陆供应商库的资格和账号、密码（供应商可

以进行自主维护基本信息，只有通过审核的信息才会被供应商库正式公

布，并可浏览和查询。）

◆基本信息，包括企业名称，注册资本、法人信息，公司财务帐号，开户

银行，联系方式等信息

◆资质和证书，即供应商拥有的各类资质文件和证书

◆供应商质量保证体系建设情况

◆企业产品目录、主要规格型号

◆产品月生产能力、年生产能力

3、供应商动态信息管理

供应商动态信息，根据信息种类不同，可以企业采购工作人员填写和发布。也可以由供应商自行填写，然后由企业采购部门进行审核后发布。供应商动态信息具体包括以下内容：

◆中标信息管理

◆履约信息管理

◆监造信息管理

4、供应商评估

招投标管理部门可以根据供应商的基本资料和动态信息，对供应商进行综合评估。综合评估可以根据实际管理需要，采用百分制，也可以采用优、良、合格、

差等分类制。

5、供应商信息综合查询功能

◆供应商基本资料查询

可以针对具体供货厂商，查看厂家基本信息、资质文件（如单位营业执照扫描件，单位机构号码扫描件等），企业生产产品信息，产品生产能力信息等。

◆供应商动态信息查询

可以根据供应商、项目、产品、时间等不同的查询参数，对供应商质量信息、中标信息、供货信息、履约信息、售后服务信息等动态信息进行查询。

◆供应商信息横向对比

可对多个供应商相关信息对比显示，如比较多个供应商的售后服务情况、产能情况，直观反映供应商之间的差异。

3.2.3采购计划管理

集团公司采购工作过程中涉及的采购项目计划申请、审批可通过互联网进行在线的操作。各级采购计划部门提出采购项目申请后，由各级企业审批部门进行审批；通过审批的项目被列入采购作业，执行各种形式的采购。系统支持灵活制定审批工作流，并支持审批的自动流转和审批提醒、催办功能。

主要功能如下：

?采购任务合并和生成

根据采购任务在线生成采购申请/任务。系统自动流转接受审批。

?审批权限设定

可以按照不同的采购金额大小或特殊采购物品分类管理办法，设置不同相关人员的审批权限（灵活制定是审批工作流）。

?审批

网上审批：实现互联网审批及审批作业自动提醒功能。用户登录系统后，即可得知审批作业的提醒信息。采用操作简单的审批操作即可完成审批工作。

?生成采购计划

通过流转审批后生成采购计划。选择采购方式发布

?查看历史审批

保留审批历史记录、审批意见和多次修改记录。

3.2.4采购目录管理

提供电子商务网站网上采购平台采购目录的维护和管理，使物资供需双方可自行发布产品需求信息、产品报价信息等。物资需求方通过完整的采购目录可以寻找到合适的供应商，获取最新的产品信息，协助取得新鲜的货源。

主要功能规范如下：

?目录管理

提供产品目录的建立和维护功能。方便供应商家、企业目录制作人员、专业目录提供者、电子商务网站物资交易市场人员建立和维护目录。（该目录与电子商务网物资市场，产品目录及信息产生关联）

?产品信息录入和维护

提供产品信息录入和维护功能。电子商务网站的权限用户可以建立产品数据和信息（如，根据目录归类建立产品信息、价格信息、物资数量、成交价格等）。

?多种、灵活搜索功能

提供按物资类别、产品名称、发布时间、价格等多样的搜索功能。

?在线采购

属于企业集团采购中心及下属成员，具有采购管理权限的的用户，寻找到货源和供应商后，可以进行在线询价、招标邀请等新一轮采购业务操作。

3.2.5公开竞价

供应商就采购组织发布的竞价要求在规定的时间内进行公开或密封竞价，由系统自动进行核价，选出报价最低的供应商。根据选择竞价对象的不同，可分为定向与非定向

公开竞价流程如下：

3.2.6询价采购

采购组织与供应商就询价单展开一对一或一对多的多次洽谈，并可对采购物料进行数量或供应商的拆分，通过往复沟通比价的方式，充分掌握价格、供应数量、交货期等信息，达成双方认可的最终合同价格。

流程如下：

3.2.7综合竞价

采购组织编制竞标文件，向多家供应商统一发询，供应商在线递交投标文件，截止时间到后根据事先规定的评议规则，由采购组织内部专家进行评标并选出合格中标者。根据选择竞价对象的不同，可分为定向与非定向。

主要特点：采购组织内部专家进行评价，多指标综合评价流程可配置、公开透明

3.2.8合同管理

合同管理以实现和满足企业采购工作中，围绕对采购合同的执行和管理的需要；在遵循传统业务流程的基础上，提供有效的合同信息管理，进一步提高企业采购过程中的合同执行管理水平和工作效率，并降低合同管理人员的劳动强度。

该模块建立的管理功能有：合同信息建立、合同附件管理、合同执行、合同预警、合同结算、合同履约评价、合同统计等。

合同管理主要功能如下：

1)合同信息建立

记录合同信息，包括：

?合同基本信息，主要包括：合同编号、合同名称、合同总金额，签订时

间、签订地点、项目名称、项目编号、供应商、设备名称、设备型号、

设备单价、设备数量、交货时间、交货地点、项目经理、联系电话、联

系地址、手机、邮箱等。

?项目基本信息，主要包括：项目编号、项目名称、项目类别等。

?物资清册，主要包括：物资编号、物资名称、物资型号，单价等。

?供应商名册，主要包括：供应商编号、供应名称、法人、联系人、联系

电话、联系地址、邮编、手机、邮箱等。

2)合同附件管理

可以挂接合同相关附件，包括：合同文本等相关合同附属文档。

3)合同执行管理

由供应商及合同执行参与各方对合同执行的状态进行信息维护，企业采购合同管理人员对合同的执行进行监督、协调、控制。各操作权限按系统分配所得。

?合同执行情况录入

合同执行参与各方对各合同执行状态节点进行打勾及相关信息录入，各状态节点按合同执行流程排列有先后顺序。供应商录入物资实际交货信息，物资接收方录入物资接收/入库信息，财务部门录入结算和发票收取信息，直到合同终结。

4)合同结算

系统根据合同金额和财务结算公式，自动核算合同结算金额及相关费用，也可以手工填写实际金额，并生成打印结算单。

5)合同履约评价

履约评价不按合同执行情况的先后顺序，在整个合同的执行过程均能对供应商进行评价，并采用打分制度，对各分值进行排序，包括：是否及时交货、售后服务、产品质量，以得到供应商按各分值排名的排行榜。

6)合同预警设置

合同的预警设置，可对所有执行节点进行选择设置预警，可以设定预警时间和预警方式（如：铃声或动态提示），以表示：提醒用户如在可控时间内此合同的某个执行节点发生预警便需要关注或做出必要动作（如，在线发出催交函，合同联系单。）

7)合同统计功能

统计汇总报表分为常规报表和自定义报表两种，每张报表均可打印，可导出至EXCEL。

常规报表有以下几种：

?供应商反馈表

?合同联系单

?合同执行半月报

?费用对照表

?催交函

?合同执行情况统计表

?供应商履约情况情况统计表

?合同执行情况进度表

?合同跟进表

?合同汇总表

用户也可以自定义报表：由系统管理员分配各级用户权限，不同部门、岗位、级别的用户拥有不同的统计方式，自定义报表格式可以保存，以便再次选用。3.2.9订单管理

供应商在系统上取得订单信息后，更新订单状态，例如是否接受订单的价格、数量以及交期等采购信息，并与采购人员在线完成订单确认动作。

订单管理功能：

?编辑订单

根据采购需求编制订单内容，如：产品价格，数量，交货期，订单回复有效期等采购信息。

?订单执行

选择供应商并发送订单（包含：物资规格，数量，价格，交货期等）。供应接收订单，并确认回复订单内容。供应商接受订单后，由供应商对订单的执行状态进行信息更新。

?订单查询和浏览

多样的查询订单，浏览订单内容和执行状态（订单接受、出/入货、订单结算、发票动作等）。

3.2.10交货管理

供应商登陆电子商务平台后，可看到需要执行项目出货的信息提示。如果项目较多，可以用采购订单编号或合同编号等进行搜索查找需要执行出货的项目,并更新出货状态。待企业负责收货的验收人员确认出货状态后，由企业物资验收入库人员更新为入货状态，即完成订单/合同的出/入货动作。