商务信函

第1节商务信函的布局

当写一封商务信函时，你需要遵守一定的标准格式。通常来说，一封商务信函应该有以下七个主要部分组成：信头，日期，封内名称和地址，称呼，正文，结尾敬辞，签名。但是根据信件的不同类型，还可能包含以下内容比如，编号，经办人，主题，附件，抄送和附言。

1.主要部分

(1) 信头

信头通常放在信笺上部中央。信头包括发信人公司名称，地址，电话号码，电报、电传地址传真号，网址，甚至电子邮件地址等信息。

(2)日期

日期放在信头最后一行的下面几行。注明日期时，需注意以下几点：

(3)信内名称和地址

这一部分指收信人的姓名和地址，包括的信息应按以下顺序排列：

1)收信人的姓名和头衔

2)收信人的公司名称

3)公司名称和门牌号，街道名称和号码

4)区/镇/市名

5)国家/州/省的名称以及邮政编码

6)国家名称

当写信内名称和地址时，可以参考以下信息：

?为了表示你的礼貌，可以在收信人的名字前面加诸如先生，女士，小姐等尊称。

?如果收信人的名字不知道，你可以称呼他为销售经理，副总，总裁等官方头衔。

?信内名称和地址的例子：

(4) 称呼

每封信通常以称呼开始，根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度，称呼是不同的。

?如果信是写给个人的，在名字前面加礼貌用语。比如：亲爱的史密斯先生，亲爱的

珍小姐，亲爱的琼斯女士。有时，一些特别的称呼也可以用作问候语。“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面，比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士

?如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话，可以使用“Dear Sir”,

“Dear Sirs”, “Dear Sir or Madam”, 或者“To Whom It May Concern”。但是美国人通常使用“Gentlemen”而不是“Dear Sirs”。

?美国人写信时，通常在称呼后面加冒号，而英式写法则用逗号代替。

Dear Miss Jane: (American style)

Dear Miss Jane, (British style)

(5) 正文

这是一封信里最重要的一部分。在这一部分需要给收信人传递一些信息，开始写之前，应该注意以下两点：

写这封信的目的是什么？

呈现这封信最好的方式是什么？

写信时，你应该把写好商务信函的七条原则记住，这七条原则将在第二部分做详细说明。你最终的目的就是使你的信更专业，清楚，正确并且容易理解。

(6)结尾敬语

这部分不过是以礼貌的方式结束信件，以下是商务信函中最常用的结尾敬语。

签名是指写信人的签名或者签写信人代表的公司名。签名通常包括以下内容：

1)写信人代表的公司名称

2)写信人手签

3)打印签名

4)写信人工作职位

2. 可选部分

以上提到的七部分是商务信函的必要部分。根据不同的目的，一封信也可能包括以下一个或几个方面：

(1)编号

编号可以使回复与先前的通信相联系，并确保它们可以及时到达正确的人或部门。它可以避免处理信件时的误解和麻烦。编号可以采用以下三种方式：

?当一个公司给另一公司写信时，编号通常在信头上注明“Our ref. ” or “Your ref.”

?编号可以作为回信首段的一部分，比如：

“Thank you for your letter, reference AB01, of 4 May……”感谢您五月四号发来的编

号为AB01的信件。

?编号可以在主题中出现。如：

Dear Sir,

Your Ref: AB01

Thank you for your letter of 4 May.

(2)注意项

当给一个机构写信但作者希望信被转给某一个人或某一部门处理时，经办人是必要的。它通常放在封内名称和地址与称呼之间，并标下划线。可以使用“Attention:”, “Attention of”, or “For the Attention of”这样的表达方式。然而，如果你知道收信人的姓名，就把收信人的名字直接写在封内名称和地址的首行，避免用注意项。比如：

(3)标题

有两种类型的标题：主标题和段落标题。

?主标题

这种标题放在称呼语的下面并标下划线。它可以帮助确保信函及时传递到正确的收信人或部门。如果来信含有标题，你最好在回信时使用它以便提醒发信人。如果你要开始一个通信，使用标题可以由同一主题引出许多信件。

Re: Your Order No.101

?段落标题

标题放在每一段的段首来表明这一段要解决的问题。段落标题都用大写字母，其后用句号（有些人更喜欢用冒号或者破折号）来将标题和内容间隔开。段落标题可能有用，但是最好是一封信只涉及一个主题，因为涉及不同主题的信需要由不同部门或个人办理。

比如：

我们希望确认一下我们在过去两个月内相互通信达成的条款规定。

付款条款：通过以我方为受益人的、保兑的、不可撤销的、采用即期汇票的信用证付款，信用证必须在装运期前一个月到达我方。

装运条款：必须在六月底之前装运，禁止转运和分批装运。

包装条款：货物包装在纸箱里，用柔软材料衬着,每箱装10小包。

(4) 代理人签署

“Per Pro.”是拉丁语per procurationemde 的缩写，意为“代理”。严格来说，只有合伙人有权签他公司的名，但是为了方便，也可通过授权书将签署权授予一位负责的职员，不过授权签署也有来自习惯的。在任何一种情况下，代理人可用“per procurationem” 或者“per pro.”,有时直接缩写为“p.p.”的形式进行签署。比如：

Per Pro. China National Import &Export Corporation

Signature

(5) 经办人代号

经办人代号由口述信件的人和秘书或打字员的首字母组成。首字母通常要大写并放在签名的下方靠左边缘。这两部分由冒号或斜杠分开。例如：

DS/al DS:al

(6)附件

如果信件里含有附件，在左下方标注“Enclosure”或简写“Enc.” or “Encl.”如果不止一份附件，最好标注附件的数量，下面是几个例子：

Enclosure

Encls. 2 pricelists and 1 catalogue

Enc. Bill of Lading (5 copies)

(7)抄送

有两种类型的副本标记，第一种是在收到信函副本的人的名字前面加“cc” or “cc:”标注。因为现在大多数副本都是影印的，许多人使用CX (Xerox copy) or PC (photo copy)来标记。这种标记打印在原件和副本上。

The second type of copy notation is specified on the copy only by the ab breviation “bcc” (blind carbon copy) and the recipient’s name. No one other than the recipient of the “bcc” and you will know he or her has received a copy of the letter. 第二种标记方法是只有在副本上出现简写的“bcc”加上收信人姓名，这样只有该收信人和你知道他或她已经收到信的副本。

抄送在信中可采用以下形式：

cc The sales manager

CX Miss Jones

bcc Mr. Smith Clinton

(8) 附言

附言通常用于以下情况：

1) 补充说明信件中被疏忽的内容，应该尽量避免出现这种情况。

2) 许多主管偶尔手写添加一些附言使得信更有亲切感。

3) 在写销售信时，作者经常把最后的有力的论据放在附言中加以强调。

例如：

附言……7月12日在年度销售会议上与贵方见面。

附言……这种玩具很畅销，在2008年顾客评价中知名度最高。

3. 边距

边距对于给读者留下好的视觉印象非常重要，边距应该产生好的画面效果，左右边距通常为30毫米，简要的信函的边距可以宽至34毫米。

4.第二页的写法

除了销售信以外，商务信函通常只写一页，但是有时信息太复杂也可包含两页或多页。当你需要写的内容超过一页时，第二页的信头可采用如下形式，内容包括收信人姓名，日期，页码。比如：

(1) The Oriental Trading Co., Ltd. June 6, 2008 p.2

(2) -Page 2- The Universal Trading Co. Jan.7, 2009

“-to be continued-”（待续）这一短语可以加在第一页页尾的右侧，第二页纸张的质量、尺寸和颜色要与第一页一致。

第2节商务信函的格式和信封的写法

有几种可接受的商务信函写作格式，其中三种格式是最常使用的：缩格式、平头式和半平头式（或混合式）。

1. 商务信函的格式

(1)缩格式

信内名称地址部分每行都比上一行缩进3到5个空格，正文部分每一段的第一行也要缩进3到5个空格。第二章中Letter-2(1)就是采用这种格式。

(2)平头式

在这种形式下，每一行都从左边空白边缘写起，但是有时信头可以放在中间。段落之间有加一空行。这种风格更加受欢迎，因为它使信件看起来更加平衡，更容易打字。第二章中Letter-2(2)就是采用平头式。

(3)半平头式（混合式）

它是上述两种风格的混合形式。信内名称和地址部分用平头式，正文中每一段的第一行用缩格式或者反过来。第二章中Letter-2(3)就是采用这种混合格式。

2. 信封地址的写法

通常来说，发信人的姓名和地址放在信封的左上方，收信人的姓名和地址放在信封中央。信封上的地址可以用两种形式来写：缩格式和平头式。内容和风格要与信内名称和地址相一致。

平头式:

缩格式:

以下几种情形下，信封地址需要加入特别标记：

?如果信件是通过中间人而不是邮政系统传递给收信人，中间人名字后需加“Kindness

of ”, “By courtesy of”, “By favor of ” or “With favor of ”类似的语句。

Dr William Brown…………………收信人名字

Kindness of Prof. Water Snow….…中间人名字

?如果信件是先邮寄给中间人，然后由中间人转交给收信人时，中间人的姓名和地址

前需加“C/O”类似的语句。

Mr. Park Davis…………………… 收信人名字

C/O Mr. Wood……………………. 中间人名字

200 Doswell Avenue………………中间人的地址

…

USA

?当要寄介绍信时，信封的左上方会注明“Introducing Mr. (Mrs., Miss, etc.)… (name)”,

“To introduce…(name)”或者“Recommending…(name)”等类似的语句。

?诸如“个人的”、“机密的” 、“私人的”、“立即” 、“紧急的” 等词语也可标注于信封

左下方来表明信函的性质。

第3节商务信函的写作原则

一封好的商务信函可以留给读者好的印象并且带来更多的商业机会。因此，掌握商务写作技巧非常重要。你必须牢记以下几个原则，这些原则可以总结为7C，就是清楚，简洁，具体，正确，礼貌，完整和周到。

1. 清楚

要确保你的信足够清楚而不被误解，模棱两可的信息可能给双方带来麻烦，而双方进一步的解释会浪费宝贵时间。因此，当你能确定需要表达什么时，要用简单、普通的词汇直截了当地表达出来。

2.简洁

简洁是指用尽可能少的语言表达你的观点。一方面，应该避免使用长句，多使用简短的词和句子。另一方面，应该避免使用过时的词和行话。

有时你要写一封长信，好的做法是把信分为几段，每一段表达一个主要观点。

3. 具体

商务写作应该具体明确而不应该笼统概括，特别是当作者需要回信，解决问题，发盘或接受时。你应该使用明确的事实、数字和时间来强调具体性。

4.正确

正确的语法，标点和拼写是商务写作中基本的要求。另外，当你要给出涉及日期、规

格、价格、数量、折扣、佣金、单位和数字时，更需要注意。这些方面一个微小的错误就意味着你将失去盈利甚至亏损。

5. 礼貌

首先，礼貌指要及时回复来信，及时回信可以取得不想等待的顾客的好感。

第二，礼貌还指尽量有礼貌地解决问题。商务往来中分歧不可避免，但是，通过聪明机智的办法不仅可以解决分歧而且不给双方带来负面影响。

6.完整

一封商务信函应该包括所有的必要信息和数据，并详细地传递给读者，还要回答读者提出的所有问题和要求。不完整的信息可能增加沟通成本，丢失信誉，失去销售机会。此外，当所有的必要的成分比如信头，日期，称呼，结尾敬语和签名都包括时，一封商务信函才算完整。因此，发信前要仔细检查所有信息。

7.周到

周到是指作者要更多考虑“你”而不是“我”或“我们”。这就是说，采取“以你为中心”的态度而不是“以我们为中心”的态度。你应该站在对方的立场，考虑对方的观点，理解对方的问题，强调对方的利益并采取积极的态度进行书面沟通。

写作技巧

I．传真写作的注意事项

a．传真地址不必如信函一样总是将地址全文写出。

b．传真的每一页应明确编号。

c．通过一般的传真机发出的传真，签名处应该署全名，而不是首字母缩写。

d. 通过调制解调器发送的传真不包括签名，因为很难将签名“输入”计算机。

e. 在一些贸易领域或某些情况下，手写的传真也可接受，因为传真最初是用来快速传输书面信息的。

f．与商务函电的其他方式一样，发送传真时，给对方的印象也就发出去了。因此，发送传真时，一定要注意细节。

II．电子邮件写作的注意事项

尝试做电子商务时，重要的技巧是学习如何写出有效的电子邮件。以下一些注意事项对你会有所帮助。

（i）主题栏

a. 邮件要明确主题，并把它写在“主题”栏中。

b. 大写主题栏的每个单词的首字母，而不是每一个字母。应当避免全部小写。多数情况下，全部使用大写的电子邮件还没有阅读就将被删除。

c. 尽量避免用最好、最大、最简单，最强等等词语，这些主观的词语往往会造成收件人在不打开邮件内容的情况下就删除你的信息。如果认为主题栏里必须使用类似的词语，那么在邮件正文中要有所支撑。

d. 主题要简短，引人注目，但不要用欺骗的手段让人们阅读邮件。可能你会让别人打

开你的电子邮件，但如果他们发现广告，有可能会将其删除，并阻止以后的来件。

e. 尽量使用对自己和收件人都有意义的主题，例如，当您给一家公司发送电子邮件，要求提供有关产品信息，最好在主题栏提及产品的名称，如：“**产品的信息”，而不是仅仅“产品信息”或公司名称。

(ii)正文

a. 如果要给一个你不认识的人发送电子邮件，需要要说明你是谁，为什么要发送电子邮件。例如：“您之所以收到这封电子邮件，因为您是我们沃尔玛的会员”。通常，简单的解释是必要的。

b. 要注意邮件正文的外观。记住段落之间要留有空行，但避免过多的空白，目的就是让你的邮件方便阅读。

c. 正确使用标点符号，每个句子的开头字母用大写。全部小写对家人和朋友来说便于快速浏览，但在商业信函中行不通。别忘了应注意拼写和语法。

d. 电子邮件要署名，向收件人表明你一个真实的人，并建立信任。

e. 签名栏内公认的不做广告。大多数邮件供应商提供这种服务。