技术文件和资料管理控制程序
1.目的
对公司的技术性文件及资料的接受、编制、分类、标识、审核、发放、使用、变更、借用、回收、废止、处理和保管的控制，确保各场所使用有效版本的文件，并及时收回失效的文件。
2.范围
适用于公司所有技术文件与资料的过程控制，公司技术文件和资料的类别详见公司《技术文件分类办法》
3.职责
3.1 设计部为《技术文件和资料管理控制程序》的归口责任部门，负责确保各部门使用的技术文件都得到审核与批准；确保各部门目前使用的技术文件均为最新版的文件；确保所有过期失效技术文件都及时销毁。
3.2 商务、工程、设计、采购、制造、保障、质量等部门为公司技术文件管理责任部门。
3.3 商务、工程、设计、采购、制造、保障、质量等部门按照公司《技术文件分类办法》，负责本部门内技术文件的接受、编制、分类、标识、审核、发放、使用、变更、借用、回收、废止、处理及保存等管理工作。
3.4公司技术文件分为受控技术文件和非受控技术文件;受控技术文件的目录由各技术文件管理责任部门提出，受控技术文件由各技术文件管理责任部门编制、审核后经公司总经理批准后生效，各技术文件管理责任部门和质量部进行存档，技术文件管理责任部门分发至公司各职责部门。
3.5人事行政部负责公司信息系统的计算机软件和数据文件的控制和管理。
4.名词解释
无
6.1 技术文件和资料的分类与受控范围
6.1.1 技术文件和资料的分类；
6.1.1.1 技术文件与资料按其来源分为外来技术文件和内部技术文件。
6.1.1.2 技术文件与资料按其内容分为:国家标准、行业标准、外来厂家标准和电子文档数据资料等。
6.1.2 本公司的技术性文件和资料均应列入技术文件和资料分类汇总表予以受控。
6.1.3 纳入技术文件和资料分类汇总表的下发文件和资料均应有相应的状态标识。
6.2 技术文件编制要求
6.2.1 各技术文件管理责任部门根据公司和部门实际需要，由各管理责任部门负责落实相应责任人编制相应的
技术文件；
6.2.2 技术文件编制人员应按有关标准或顾客要求编制或修改相应的技术要求文件；
6.2.3 形成的技术文件应与公司文件规范保持协调统一、正确完整；
6.2.5 技术文件编制人员在完成了技术文件的编制后，应按规定进行审批。
6.2.6 所有电子技术文件需进行发放时，由各责任管理部负责确定电子技术文件的发放范围，以确保资料的完
整性及保密性。
6.3 技术文件和的审核批准
6.3.1技术文件管理责任部门对接受的外来技术文件和部门制定的技术文件进行评审。
6.3.2公司副总经理对技术文件进行审核，审核后的技术文件有总经理批准后发布实施。
6.3.3 经批准发布的技术文件交各管理责任部门文档员归档，并纳入技术文件和资料记录清单。受控文件需至
质量部存档和备案。
6.4 发放技术文件和资料
6.4.1 对于技术文件和资料的发放规定如下：
各管理责任部门文档员按发放范围，复制经批准发布的技术文件，并进行编号、标注相应的受控标识并下发相关的使用部门。
6.4.2 技术文件发放要做好登记，并由领用人签字。
6.4.3 若所发放的技术文件资料为更改后的版本，应先回收旧版本再发放新版本。
6.4.4 外发技术文件和资料由工程部填写技术文件发放申请单，经文档员核实后打印移交明细及图纸，由工程
部负责接收并将完整的资料移交客户并做好相关交接记录。
6.5 技术文件和资料的使用与存档
对于技术文件和资料的使用，各使用部门应该严格按照程序执行，对于保存，应建立相应的文件资料清单，使其处于受控状态。
6.6 周期性地监控记录及其保存地点—检查技术文件和资料记录的清单：
6.6.1 存档和索引方法可作为记录清单或工作指导的一部分进行记录。
索引：记录的索引可以是由一系列编号、年或月的字母表示。建议使用索引记录。
存档：记录需要用一个连续的并使文件资料便于查找的索引方法来存档。
记录的标识：每一个技术文件和资料记录都需要以其名称或件号来标识。
6.6.2 存储的技术文件和资料记录应便于查找。在约定时间内，顾客或其代理人应能根据协议获取技术文件和
资料。作废的技术文件和资料应及时销毁，防止重建，除非由于正在进行诉讼或专门指令的政府调查导致保留期限的搁置。定期检查保存地点的环境及状态，以保证记录的安全性和有效性。
6.6.3 技术文件和资料的销毁方法必须能防止重建。技术文件和资料必须注明处理的方法。如果技术文件和资
料被送到其它储存地点，原地点仍需负责在保存期结束时将其销毁。
6.6.4 所有由法定、VDA6.4 标准和应客户要求保存的技术文件和资料必须随着工作地点的转移而转移，并保
存到规定期限。
7.引用文件
《技术文件分类方法》
《文件和表单编号说明》
《特殊特性管理规定》
8.质量记录
《部门技术文件清单》
《技术文件发放签收表》
《技术文件和资料记录清单》
《审批后的技术文件或变更的技术文件清单》
技术文件控制程序
技术文件控制程序Document No.文件编号： Release Date 发布日期： Effective Date生效日期： Control Mode 受控模式： Compiled by 编辑： Reviewed by 评审： Examined by 审核： Approved by 批准：
1.目的 为使本公司技术文件资料制订、分发、保存等作业达到管理成效，各相关场所使用有效版本文件，制订本程序。 2.适用范围 本公司对内、外所发技术资料和顾客提供的技术资料均适用。 3.职责 3.1 技术部负责FMEA、作业标准书、作业手顺书等文件的编制修改工作。 3.2 质量部负责管理计划书、检验基准书、检查作业标准书等文件的编制修改工作。 3.3项目部负责产品图样、产品标准/规范/法规/企业标准等文件的管理和文控工作。 4.定义 4.1 技术文件: A、产品图样、产品标准/规范/法规/企业标准； B、作业指导书、检验指导书； C、操作规程、试验程序； D、材料规范； E、各种质量计划（包括控制计划、FMEA等）； F、经质量部确认的外来文件。 5.流程图 见附件一 6.工作程序 6.1 文件编制 6.1.1 新产品开发期间，各职能部门执行《产品质量先期策划控制程序》并编制相关的技术文件。 6.1.2 产品限度样件由质量部负责送客户进行认可（或接收顾客提供的样品或色板），供应商提供的限 度样品由质量部送客户认可或由本公司质量人员进行确认。 6.1.3 技术文件编号规则为： XXX—WH —XXX—XX-XX-001 (图纸文件使用产品编号进行管理) 说明图示： XXX—WH— XXX—XX — XX — 001 ①—②—③—④—⑤—⑥ 例如：XXX-WH-L42L-WI-05-001 ① XXX：XXX集团； ② XX ：公司XX代码； ③ XXX：产品车型代码(数位不限)； ④XX：文件编码（管理计划书为CP；作业标准书(包括条件表)为WI；检验基准书为QJ；FMEA为 FA）；
文件控制程序
一、文件控制程序 1 目的 对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件。 2 范围 适用于与管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。 3 定义 3.1 受控文件 是指对文件的发放、更改、回收、销毁等应进行有效控制的文件，其封面或内部应盖红色“受控”章。 3.2 外来文件 是指来源于公司外部且与产品相关的法律法规、产品标准/规范、技术资料等。 4 职责 4.1 总经理负责方针与目标的制定与批准，负责管理手册和程序文件的批准。 4.2 总经理负责管理手册和程序文件的审核及管理体系文件发放范围的批准。 4.3 人事财务部负责管理体系文件及外来文件的归口管理。 4.4 相关部门负责相关文件的编制、使用及保管，部门负责人负责相关文件的审批。 5 工作程序 5.1 本公司文件按其性质进行分类如下： A、管理手册（含方针和目标） A、程序文件 C、管理文件（如管理制度、管理标准） D、作业文件（如操作规程、检验规范） E、其他文件（如质量计划、产品说明） F、外来文件 G、质量记录 5.2 文件的编号 5.2.1 下列质量管理体系文件的编号规定如下表： 注：字母YASW表示公司名称“银奥生物科技”、SC表示“质量环境职业健康安全手册”、CX表示“程序文件”、GL表示“管理文件”、ZY表示“作业文件”，年号为文件发布的年代号，顺序
号依次为01、02、03、……。 5.2.2 其他文件的编号由编写部门根据具体情况进行确定。 5.2.3 外来文件直接采用原文件编号和版本号。 5.2.4 记录的编号规定见《记录控制程序》。 5.3 文件的编写与审批 5.3.1 方针目标由总经理制定并由总经理批准发布。 5.3.2 管理手册、程序文件、质量目标分解由总经理制定计划，并组织相关部门编写，由总经理审核批准。 5.3.3 管理文件、作业文件、其他文件由相关部门编写，部门负责人进行审批。 5.3.4 记录表格的编制与审批执行《记录控制程序》的有关规定。 5.4 文件的发放 5.4.1 文件的发放应确保在需使用文件处能获得有关适用版本的文件。 5.4.2 文件编写部门制定《文件发放清单》，交总经理审批后，由人事财务部依照清单复印相应份数，在受控版本上加盖“受控”印章进行统一发放，并且在发放的文件上注明分发号，文件领用人应在《文件发放/回收记录表》上签收。 5.5 文件的申领与补领 5.5.1 当需使用文件的人员未领到文件时，不得借用他人的文件自行复印，应填写《文件领用申请单》，经其部门负责人和总经理同意后，由人事财务部复印发放。 5.5.2 现场使用的文件，因长期使用导致不清楚或破损而影响正常使用时，使用部门应持该文件要求换新并补领新文件（分发号不变），人事财务部做好相应发放签收记录。 5.5.3 因文件丢失，使用部门要求补领，应填写《文件领用申请单》经履行相关审批手续 后，由人事财务部在《文件发放清单》上做出说明，重新设定文件的分发号，并注明丢失文件分发号作废，将作废的分发号通知各部门，禁止使用。 5.6 文件的更改 5.6.1 已批准发布的文件，在实施中若发现其规定不适宜或不充分，不能确保过程得到有效控制时，应进行文件的更改。 5.6.2 文件需更改时，由文件更改提出部门/人填写《文件更改申请单》，说明更改原因， 对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据说明。文件更改若导致其他文件发生变更，则相关文件的更改应同步进行。 5.6.3 文件更改原则上由原编写部门进行，若指定其他部门修改时，原编写部门应将原起草的审批材料及有关背景材料交修订部门作为修改的依据。 5.6.4 文件更改的审核、批准由原审批人进行，当原审批人不在职时，由接替其岗位的人员进行审批。
技术文件控制程序
技术文件控制程序 在当今的复杂技术环境中，技术文件控制程序对于企业的运营至关重要。这些程序不仅确保了技术文件的完整性，也维护了企业的技术资产。本文将探讨技术文件控制程序的重要性，以及如何制定和实施有效的控制程序。 一、技术文件控制程序的重要性 1、技术文件是企业的重要资产 技术文件，包括设计图纸、工艺流程、产品规格书等，是企业技术能力的体现，也是企业的重要资产。如果这些文件失控，可能会导致技术流失，甚至影响到企业的生存。 2、保证技术文件的完整性和准确性 技术文件控制程序可以确保技术文件的完整性和准确性。通过实施严格的控制程序，可以防止技术文件的遗失、损坏或篡改，从而维护企业的技术安全。 3、符合法规要求 许多国家和地区的法律法规都要求企业对其技术文件进行严格控制。
实施技术文件控制程序不仅可以满足法律要求，还可以帮助企业避免法律风险。 二、制定技术文件控制程序 1、明确责任人 要明确技术文件的责任人。责任人应当负责文件的起草、审核、批准和发放。同时，当文件需要修改或废止时，责任人也应当按照规定的程序进行操作。 2、确定文件编码和版本控制 为了确保文件的唯一性和可追溯性，需要对文件进行编码和版本控制。每次修改文件时，都需要对版本进行更新，并记录修改的原因和日期。 3、制定文件发放和回收流程 文件发放和回收是文件控制的重要环节。发放文件时，需要确保接收人了解文件内容，并能够在需要时找到文件。回收文件时，需要确保所有已废弃的文件都被收回，防止文件泄露。 4、定期审查和更新
为了保持文件的时效性和准确性，需要定期对文件进行审查和更新。审查的频率应当根据企业的实际情况来确定，但至少每年要进行一次。 三、实施技术文件控制程序 1、培训员工 实施技术文件控制程序需要员工了解并遵守相关规定。因此，需要对员工进行培训，确保他们了解如何操作和维护这些程序。 2、监督和检查 监督和检查是保证程序有效实施的关键。需要定期对文件的控制情况进行检查，并对违反规定的行为进行纠正。 3、持续改进 随着企业业务的发展和技术环境的改变，可能需要不断改进文件控制程序。因此，需要定期收集员工的反馈，对程序进行持续改进。 总结： 技术文件控制程序对于企业的运营至关重要。通过制定和实施有效的控制程序，可以确保技术文件的完整性和准确性，维护企业的技术资
技术文件和资料管理控制程序
1.目的 对公司的技术性文件及资料的接受、编制、分类、标识、审核、发放、使用、变更、借用、回收、废止、处理和保管的控制，确保各场所使用有效版本的文件，并及时收回失效的文件。 2.范围 适用于公司所有技术文件与资料的过程控制，公司技术文件和资料的类别详见公司《技术文件分类办法》 3.职责 3.1 设计部为《技术文件和资料管理控制程序》的归口责任部门，负责确保各部门使用的技术文件都得到审核与批准；确保各部门目前使用的技术文件均为最新版的文件；确保所有过期失效技术文件都及时销毁。 3.2 商务、工程、设计、采购、制造、保障、质量等部门为公司技术文件管理责任部门。 3.3 商务、工程、设计、采购、制造、保障、质量等部门按照公司《技术文件分类办法》，负责本部门内技术文件的接受、编制、分类、标识、审核、发放、使用、变更、借用、回收、废止、处理及保存等管理工作。 3.4公司技术文件分为受控技术文件和非受控技术文件;受控技术文件的目录由各技术文件管理责任部门提出，受控技术文件由各技术文件管理责任部门编制、审核后经公司总经理批准后生效，各技术文件管理责任部门和质量部进行存档，技术文件管理责任部门分发至公司各职责部门。 3.5人事行政部负责公司信息系统的计算机软件和数据文件的控制和管理。 4.名词解释 无
6.1 技术文件和资料的分类与受控范围 6.1.1 技术文件和资料的分类； 6.1.1.1 技术文件与资料按其来源分为外来技术文件和内部技术文件。 6.1.1.2 技术文件与资料按其内容分为:国家标准、行业标准、外来厂家标准和电子文档数据资料等。 6.1.2 本公司的技术性文件和资料均应列入技术文件和资料分类汇总表予以受控。 6.1.3 纳入技术文件和资料分类汇总表的下发文件和资料均应有相应的状态标识。 6.2 技术文件编制要求 6.2.1 各技术文件管理责任部门根据公司和部门实际需要，由各管理责任部门负责落实相应责任人编制相应的 技术文件； 6.2.2 技术文件编制人员应按有关标准或顾客要求编制或修改相应的技术要求文件； 6.2.3 形成的技术文件应与公司文件规范保持协调统一、正确完整； 6.2.5 技术文件编制人员在完成了技术文件的编制后，应按规定进行审批。 6.2.6 所有电子技术文件需进行发放时，由各责任管理部负责确定电子技术文件的发放范围，以确保资料的完 整性及保密性。 6.3 技术文件和的审核批准 6.3.1技术文件管理责任部门对接受的外来技术文件和部门制定的技术文件进行评审。 6.3.2公司副总经理对技术文件进行审核，审核后的技术文件有总经理批准后发布实施。 6.3.3 经批准发布的技术文件交各管理责任部门文档员归档，并纳入技术文件和资料记录清单。受控文件需至 质量部存档和备案。 6.4 发放技术文件和资料 6.4.1 对于技术文件和资料的发放规定如下： 各管理责任部门文档员按发放范围，复制经批准发布的技术文件，并进行编号、标注相应的受控标识并下发相关的使用部门。 6.4.2 技术文件发放要做好登记，并由领用人签字。 6.4.3 若所发放的技术文件资料为更改后的版本，应先回收旧版本再发放新版本。 6.4.4 外发技术文件和资料由工程部填写技术文件发放申请单，经文档员核实后打印移交明细及图纸，由工程 部负责接收并将完整的资料移交客户并做好相关交接记录。 6.5 技术文件和资料的使用与存档 对于技术文件和资料的使用，各使用部门应该严格按照程序执行，对于保存，应建立相应的文件资料清单，使其处于受控状态。 6.6 周期性地监控记录及其保存地点—检查技术文件和资料记录的清单： 6.6.1 存档和索引方法可作为记录清单或工作指导的一部分进行记录。 索引：记录的索引可以是由一系列编号、年或月的字母表示。建议使用索引记录。 存档：记录需要用一个连续的并使文件资料便于查找的索引方法来存档。 记录的标识：每一个技术文件和资料记录都需要以其名称或件号来标识。
设计技术文件控制程序
设计技术文件控制程序 技术文件控制程序是一个用于管理和跟踪组织内部技术文件的软件系统。它可以帮助组织有效地组织、存储、检索和更新技术文件，以确保其准确性、可靠性和及时性。以下是一个关于如何设计技术文件控制程序的建议。 1.定义系统需求：在开始设计技术文件控制程序之前，需要明确系统的需求和目标。这包括确定需要管理的技术文件类型、存储需求、访问权限、版本控制、审查流程等方面的要求。 3.用户界面设计：一个用户友好的界面对于技术文件控制程序非常重要。该界面应该允许用户方便地浏览、更新和审查技术文件。可以使用现成的界面设计模板，确保用户界面的一致性、易用性和可访问性。 4.文件存储和访问控制：为了保证技术文件的安全性和可访问性，应该采用适当的存储策略和访问控制机制。技术文件可以存储在云端服务器或本地服务器上，以确保文件的备份和容灾。在访问控制方面，可以设置不同的用户角色和权限，以限制对技术文件的访问和操作。 5.版本控制和审批流程：技术文件通常会经历多个版本和审批阶段。在设计技术文件控制程序时，需要实现版本控制功能，以记录和跟踪技术文件的不同版本，并允许用户查看和恢复到先前的版本。此外，审批流程也是关键的一部分，应该定义清楚的流程和规则，确保技术文件的审查和批准过程的透明性和有效性。 6.和检索功能：随着技术文件数量的增加，一个强大的和检索功能变得越来越重要。技术文件控制程序应该支持关键字、分类筛选、元数据过滤等功能，以便用户能够快速找到所需的技术文件。
7.通知和提醒功能：为了确保技术文件的及时更新和审批，可以设计通知和提醒功能。当新的技术文件版本可用时，用户可以收到通知；当技术文件处于待审批状态时，相关人员可以收到提醒，以便及时处理。 8.数据分析和报告功能：技术文件控制程序还可以提供数据分析和报告功能，以便组织对技术文件的使用情况、更新情况和审查结果进行监控和评估。这些数据可以帮助组织改进技术文件管理的流程和效率。 总结起来，设计一个有效的技术文件控制程序需要考虑到用户需求、数据模型、用户界面、存储和访问控制、版本控制和审批流程、和检索功能、通知和提醒功能，以及数据分析和报告功能等方面。通过合理的设计和实施，技术文件控制程序可以帮助组织更好地管理和利用技术文件，提高工作效率和质量。
文件管理控制程序
1 .目的 对公司文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。 2 .耀 合用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料。 3 .权责 3.1 体系优化课：建立与维护文件控制程序。负责公司文件与资料的编号（如需要）、发放、回收、管理及监控工作， 并对各部电子文件的受控进行监督。 3.2 各部文员：本部门所用文件和资料的管理，电子文件的打印控制。 3.3 MIS :负责电子文件访问权限的设定，电子文件的定期备份。 3.4 管理者代表：负责文件受控的监督,质量/环境手册的审核、程叙文件和作业指导书的批准。 3.5 总经理：批准质量/环境手册。 4 .定义 4.1 按性质体系文件可分为： 4.1.1 质量/环境方针：总经理正式发布的质量/环境的宗旨和方向。 4.1.2 质量/环境目标：在质量/环境方面所追求的目的。 4.1.3 质量/环境手册：阐明本组织质量/环境方针与目标,说明本质量/环境体系如何满足 ISC）相关标准要求，是质量/环境体系的纲领性文件。 4.1.4 程叙文件：描述部门之间的接口，规定何人、于何时、在什么地方做什么事，是质量 所境手册的支持性文件。 4.1.5 业指导书（用于指导编制生产作业指导书/生产作业的文件）、检验规范、工艺文件 和图纸【包括零件图纸（电子、结构、包装等）、装配图（产品装配W页序图、工艺流 程图）等等】、产品/部（零）件规格【描述产品/部（零）件特性、性能指针的文件】等：具体说明如何做，是质量/环境手册件呈叙文件的支持性文件。 4.1.6 记录：用以记载、采集、传递资讯、控制作业流程或者证明作业符合要求。 4.2 按储存媒介的不同可分为： 4.2.1 电子文件：是指以电子为存储媒介的文件（EIeCtrOniC File, or Soft copy）o
文件资料和记录簿管理系统控制程序
实用标准文案 为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。 2.1 公司各部门管理文件的编制、管制方法。 2.2 供方及客户文件(如技术图纸、测试报告、使用说明书等)的控制方法。 2.3 其它外来文件(如合用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等 )。 2.4 确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。 2.5 合用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制 3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程叙文件。 3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或者资料，如各类参考资料。 3.3 文件： 3.3.1 质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向 3.3.2 质量目标：在质量方面所追求的目的。 3.3.3 质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素(过 程)。 3.3.4 程叙文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的 具体说明。 3.3.5 作业指导书：它从程叙文件中引伸出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程， 它是程叙文件的支持性内容。 3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录 4.1 总经理或者董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程叙文件。 4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程叙文件。 4.3 各职能部门：负责编写相应的程叙文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保 存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。 4.4 品管部负责公司文件编号、审核，负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。 4.5 管理部：负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。 4.6 管理部负责空白表单、记录的管理。 4.7 部门负责各自部门相关联记录的管理。 4.8 文件控制职责表
文件记录控制程序
文件记录控制程序 1目的 对与质量管理体系有关的以各种媒介为载体的管理性、技术性文件、资料记录及信息等进行控制，确保各相关场所使用有效的文件信息，防止误用失效和作废文件信息；同时通过对记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处置等活动进行控制，以保证记录的完整、真实、有效，为产品质量符合规定的要求和质量体系有效运行提供证据。 2范围 适用于本公司质量体系有关的管理性和技术性文件、资料的标识、发放、回收、更改及作废处置等的管理及其控制，也包括适用的外来文件的管理和控制。同时适用于各种媒介为载体的记录的管理和控制。 3职责 1.1品质部是公司文件化信息的归口管理部门，负责各类文件化信息的分类、编号、发布及归档工作。 3.2管理者代表负责组织质量管理手册及程序文件的编制工作； 3.1品质部负责管理类文件的编制组织、归档、发放及涉及的外来文件管理控制工作；负责本部门使用记录的收集和保管。 3.2技术部负责技术类文件的编制组织、归档、及其管理控制工作；负责本部门使用记录的收集和保管。 3.3各部门负责其职能范围内文件化信息制定、管理控制及本部门使用记录的收集和保管工作。 4程序要求 3.4公司质量管理体系文件记录的类型 公司质量管理体系文件记录的类型包含： a）管理类：质量手册、程序文件、管理制度、规章、管理办法、记录表单等； b）技术类：图纸、工艺规范、操作规程、作业指导书、检验标准、产品标准等； c）外来文件：产品引用的国家标准、行业标准、技术法规、适用的法律等。 品质部负责对公司质量管理体系涉及的管理类文件进行汇总编制《受控文件清单》（包括适用的外来文件）；技术部负责对公司技术类文件目录编制，品质部进行汇总两类文件的清单，表明全公司对文件的管理和受控范围。 3.5文件的编制、审核和批准 4. 2.1质量手册和程序文件由管理者代表组织各部门相关人员编制，由管理者代表审核，总经理批准。 4.2.2部门文件由各部门负责人指定人员编制，由部门负责人审核，副总批准。 4.2.3公司行政文件（包括通知）由公司人事行政部组织拟制，报总经理签发。 4.2.4所有管理类文件的审核、会签、批准一律由公司品质部负责组织，按文件级别规定的权限组织会审、批准。4.2.5技术类文件的编制由技术部根据开发产品技术文件完整性及生产实际要求组织相关人员绘制或编写、部门主管审核批准； 4.4文件标识识别系统 4.4.1文件编号规则 ------------------- ►发布年份，例2023 ------------------------ ►文件类另IJ代码
技术文件和资料控制程序
技术文件和资料控制程序 技术文件和资料控制程序是现代企业管理中不可或缺的一部分，它能够确保公司内部使用的技术文件和资料的准确性、一致性和可追溯性。本文将讨论技术文件和资料控制程序的重要性、程序的具体内容以及实施该程序所面临的挑战。 一、技术文件和资料控制程序的重要性 技术文件和资料控制程序的重要性在于保证公司内部使用的技术文件和资料的质量和准确性。随着企业的发展，技术文件和资料的数量和种类越来越多，如果没有一个良好的控制程序，就会导致文件和资料的混淆、错误和丢失，从而影响到企业的正常运营和决策。 此外，技术文件和资料控制程序还能够提高工作效率和降低风险。通过统一管理和控制技术文件和资料，员工能够更加方便地获取所需的信息，减少时间和精力的浪费。同时，准确性和一致性的文件和资料能够有效避免因信息错误引起的生产事故、质量问题或法律纠纷等风险。 二、技术文件和资料控制程序的内容 技术文件和资料控制程序应包括以下几个方面的内容： 1. 文件和资料分类和编号：按照不同的类型和用途对文件和资料进行分类，并为每一个文件和资料分配唯一的编号，以确保它们的唯一性和可追溯性。
2. 修改和更新管理：对文件和资料的修改和更新进行管理，包括确保修改和更新的准确性和完整性，以及记录修改和更新内容和日期等信息。 3. 审核和批准程序：对于需要审核和批准的文件和资料，制定相应的程序，确保只有经过审核和批准后的文件和资料才能投入使用。审批人员应具备相应的资格和权限。 4. 版本控制：对于经常修改和更新的文件和资料，应确保正确控制其版本，防止使用过期或错误的版本，可以采用版本号、日期等方式进行标识。 5. 存档和归档管理：对于不再使用但具有保留价值的文件和资料，制定存档和归档管理程序，包括存放位置、保管期限和保管责任等规定。 三、实施技术文件和资料控制程序所面临的挑战 实施技术文件和资料控制程序可能面临以下几个挑战： 1. 组织架构和流程优化：实施技术文件和资料控制程序需要调整组织架构和优化工作流程，可能需要投入较大的人力和物力资源。 2. 员工培训和意识提升：员工需要通过培训了解和掌握技术文件和资料控制程序的具体要求和操作方法，并提升对该程序的重要性和意识。
IATF16949文件与资料管理程序
文件制修订记录
1.目的： 为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。 2.范围： 适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。 3.权责 3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表： 3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制. 3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认. 4.定义： 4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件； 4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件； 4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书； 4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；
4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。 5.工作程序： 5.1文件的制订、修订、废止作业： 5.1.1文件制订作业： 5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请， 管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。 5.1.2文件修订作业： 5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修 订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首 页之“修改记录表”中； 5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。 5.1.3文件废止作业： 5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核 准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。 5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。 5.2文件的编号原则： 5.2.1一、二阶文件之编号规则： XXX -- XX -- XXX 5.2.3三阶文件之编号规则： XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码 工厂代码 文件流水号001.002… 文件类别代码 工厂代码 部门简码
文件控制和管理程序
文件控制和管理程序 文件是一切管理和技术活动的依据。为保证与本中心管理体系有关的所有文件(内部制订的或来自外部的)均现行有效，特制定本程序。 适用于本中心管理体系的所有文件 (内部制定的和来自外部的) 和技术资料的控制，其范围包括《质量手册》、《程序文件》、《作业指导书》、《记录表格》等，以及有关规章、标准、规范、规程、检测/校准方法、图纸、软件等。 《程序文件》的批准发布｡ 质量负责人负责管理体系文件审核，技术负责人负责相关作业指导书、仪器设 备校准方法和技术文件的审批｡ 质量负责人负责主持管理体系文件等的编制｡ 综合办公室负责组织管理体系文件的编制标识、更改和归档管理｡ 各技术室主任负责技术标准现行有效性的识别和管理｡ 文件资料的分类 内部文件:本中心内部编制的文件包括:《质量手册》、《程序文件》、《作业指导 书》及《记录表格》等｡ 外部文件:与检测有关的法律、法规及正式出版的技术标准，国家标准、行业标 准、地方标准等下发的技术规范、检测方法以及图纸软件等｡ 文件控制流程图 文件控制流程图如下图所示。
文件的编制、审批和发布 《质量手册》和《程序文件》由质量负责人组织安排人员编制，质量负责人审 核，最高管理者批准发布｡ 作业指导书及仪器设备校准方法等技术文件由各检测室主任组织编制，各检 测室主任审核，技术负责人批准发布｡ 其他管理文件及外来文件由相关单位编制或识别，并控制分发｡
文件的标识 (1) 《质量手册》为第一层次管理体系文件，其标识格式如下 : 年号 (四位阿拉伯数字) 质量手册 本公司代号 (2) 《程序文件》为第二层次管理体系文件，其标识格式如下 : 年号 (四位阿拉伯数字) 文件顺序号 程序文件 本公司代号 如： *17-2022，表示“*有限公司”第 17 个程序文件、 2020 年发布。 (3) 《作业指导书》的标识格式如下 : HNJY/ZY - 年号 (四位阿拉伯数字) 顺序号 作业指导书 本公司代号 如： 1 个作业指导书、 2020 年发布。 (4)文件版本代码 用阿拉伯数字“1、2、3”表示。 (5)修改状态代码 用阿拉伯数字“0，1，2，3……”表示修改次数；“0”表示没有修改。 (6)记录表格标识 文件类别代码-记录表格序号 如： CMXJL-1，表示程序文件、第 1 个表格； ZYJL-5，表示作业指导书、第 5 份记录表格； YJS-CX-02，表示本公司质量管理体系文件中的程序文件、第 2 个表格。 (7)受控文件编号
文件与记录控制程序
1. 目的 为规范本公司文件及资料的管理，并对公司质量记录进行程序化控制，以便提供证实质量管理体 系有效性、产品质量合格率的证据及质量改善和可追溯性的依据。 2. 范围 本程序适用于公司质量管理体系内所有相关文件、资料和质量记录的管理及控制。 3. 职责 3.1文件的制（修）订及质量记录的填写、保存、销毁，由各责任部门负责。 3.2文件的保管 3.2.1管理类文件包括质量手册、程序文件、作业指导书、标准及记录表单等文件正本，由管理 部人事统一管理。 3.2.2各部门负责本部门职责范围内文件、资料及相关质量记录的管理。 4. 内容 4.1文件及资料的控制 4.1.1文件分类，公司的文件及资料分类代码为 一阶文件 质量手册 （代码：QM ） 二阶文件 程序文件 （代码：QP ） 三阶文件 作业指导书、标准类 （代码：WI ） 四阶文件 记录表单 （代码：WF ） 外来文件 （代码：W ） 4.1.2文件编号 4.1.2.1文件资料按以下规定编号 A 一、二阶文件编号方法 公司代码 分类代码 流水号（01-99） B 三、四阶文件编号方法 分类代码 部门代码 流水号（001-999） 注：公司与各部门代码如下 HTW ——海天威公司 GL ——管理部 GC ——工程部 CW ——财务部 SC ——生产部 ZC ——资材部 P Z ——品质部 4.1.2.2 WI 类文件原稿由文控集中编号保管。 4.1.2.3工程技术资料以产品型号或客户原有编号为依据。 4.1.2.4外来文件（含客户图纸）由文控按“W-客户代码（客户名称汉语拼音的简写）-流水号 （001-999）”统一管理。(若外来文件已有编号，可适用其编号。) 4.1.3格式 4.1.3.1除记录表单之外的文字文件页面距规定为:左:3CM,右:2CM,字体为五号宋体。公司名称、 版本、编号和文件名称在页眉里显示，页数在页脚里显示，距离各2CM ，页眉、页脚 中文件名称为三号华文行楷，其余字体为小五号宋体；表单、记录的页面距都为1.5CM ， 字体为五号宋体，标题为三号宋体，公司名称为小四号宋体。 4.1.3.2文件一般都要包括以下要素：1.公司名称 2.文件名称 3.文件编号 4.版本 5.制定、
文件和资料管理程序
文件和资料管理程序 文件和资料管理程序是指一套用于管理和组织文件和资料的计算机程序。随着科技的不断发展，各行各业的信息化水平也在不断提高，人们面对的文件和数据量也越来越大，传统的纸质管理方式已经无法满足现代社会的需求。因此，开发一套高效、方便、安全的文件和资料管理程序对于提高办公效率、确保数据安全至关重要。 一、系统架构 文件和资料管理程序的系统架构应当考虑到以下几个方面： 1. 网络架构：考虑到多用户同时访问的需求，系统应支持客户-服务器架构，通过网络进行数据传输和管理。 2. 数据库架构：系统应建立强大的数据库，用于存储和管理各种文件和资料的元数据。 3. 界面架构：系统应提供友好的用户界面，方便用户浏览、搜索、编辑和管理文件和资料。 二、功能需求 1. 文件上传和下载：用户可以通过系统上传文件，并设置相关属性，其他用户可通过搜索和浏览获取文件并下载到本地。 2. 文件版本管理：系统应能够对文件进行版本管理，保存历史版本，用户可随时查看和恢复历史版本。 3. 文件搜索和检索：系统应提供强大的搜索功能，用户可以通过文件名、关键词、作者等属性进行搜索和检索文件。 4. 文件分类和标签：用户可以对文件进行分类和打标签，方便后续的文件管理和检索。 5. 文件访问权限控制：系统应提供权限分级，不同的用户拥有
不同的访问权限，确保文件的安全性和私密性。 6. 文件共享和协作：用户可以在系统中方便地共享文件给其他用户，并且可以同时编辑同一份文件，系统能够实时同步各用户的操作。 7. 文件备份和恢复：系统应具备文件备份和恢复功能，确保文件的安全性和可靠性。 8. 数据统计和报表：系统应提供一套完整的数据统计和报表功能，方便用户随时了解文件和资料的使用情况。 三、性能需求 1. 响应速度：系统应保证快速响应用户的请求，尤其是在上传、下载和搜索等操作中，用户不应长时间等待。 2. 数据安全：系统应具备强大的数据加密和安全机制，确保文件和资料不被非法获取和篡改。 3. 可靠性：系统应具备高可靠性，减少系统崩溃和数据丢失的风险。 4. 扩展性：考虑到数据量的持续增长和用户增加的可能性，系统应具备很好的扩展性，能够支持大规模的文件和资料管理。 四、总结 随着信息化的迅猛发展，文件和资料管理已经成为各行各业的一项重要工作。发展一套文件和资料管理程序，不仅能够提高办公效率和工作质量，还能够保证文件和资料的安全性和可靠性。因此，程序设计者在开发过程中需要考虑到系统架构、功能需求、性能需求等方面的要求，以便开发出一套满足用户需求的高效、方便、安全的文件和资料管理程序。五、详细设计和实现
文件与资料控制程序
1.目的 对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。 2.范围 适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。 3.职责 3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准； 确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。 3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。 3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、 制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。 3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和 保管本部门的文件和资料。 4.名词解释 4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动 应长期遵循的纲领性文件。 4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。 4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作 为工作人员作业时之依据。 4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。 4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。 4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。分发以及回收时办理登记手续，修订时 可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。 4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管 理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
程序文件技术文件和资料和管理规定.doc
程序文件：技术文件和资料和管理规定1 1.目的： 对编制的技术文件和资料实施管理和控制,确保技术文件和资料的完整性、有效性2．适用范围： 适用于本公司所有技术文件和资料的管理和控制 3．工作职责： 3.1工程部负责本规定的实施 3.2工程部负责技术文件和资料的编制、编号、更改及更改审批 3.3工程部经理负责技术文件和资料的审核 3.4管理者代表负责技术文件和资料的批准 3.5文控中心负责技术文件和资料的存档、发放和更改的控制 4．定义： 无 5．工作程序： 5.1技术文件的编制、审核、批准 技术文件由工程部编制,工程部经理审核
5.2技术文件的编号: 技术文件顺序号 技术文件类别代码 公司代码 5.2.1技术文件类别代码具体规定如下: a.QY--《原材料检验/试验规范》 b.QZ--《作业检验指导书》 c.QC--《QC工程表》 d.QW--《外购外协件检验/试验规范》 e.QB--《成品检验/试验规范》 5.3技术文件的完整性规定: 技术文件包括: a.《原材料检验/试验规范》 b.《作业检验指导书》 c.《QC工程表》 d.《外购外协件检验/试验规范》 e.《成品检验/试验规范》
f.《产品图》 g.《模治具图》 5.4技术文件的发放:参照《文件控制程序》 5.5技术文件的更改 5.5.1文件更改由提出者填写《文件更改申请/通知单》,并提供相关背景资料,送工程部经理 进行审批 5.5.2技术文件更改采用以下几种方式 a.换页。更改内容较多时采用。由工程部按《文件更改申请/通知单》更改技术文件。 更改页上应注明页更改次，页更改次用“1，2……”等表示。“1”表示第一次换页，“2”表示第二次换页，以此类推 b.换版。当技术文件需做重大更改和文件划改、换页达一定数量时，由工程部按《文 件更改申请/通知单》进行换版。技术文件上应注明更改版次，更改版次用“1，2……” 等表示。“1”表示第一次换版，“2”表示第二次换版，以此类推 5.5.3更改后的技术文件须经工程部经理审核,总经理批准,由文控中心依《文件控制程
技术文件管理制度
技术文件管理制度 技术文件管理制度「篇一」 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 一、文件管理内容主要包括： 上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。 二、公文的签收 1.凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由办公室登记签收。 2.公文的编号保管 （1）、办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。 （2）、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室进行登记编号保管，不得个人保存。 3.公文的阅批与分转 （1）、凡正式文件均需由办公室根据文件内容和性质阅签后，由办公室分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。
（2）、一般文、函、电等，分别由办公室直接分转处理。 （3）、为加速文件运转，办公室应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。 4.文件的传阅与催办 （1）、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 （2）、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”，“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 （3）、文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。 （4）、办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 技术文件管理制度「篇二」 第一章总则 第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。