水利水电工程档案管理办法

水利水电工程档案管理办法

第一章总则

第一条为加强水利水电工程的档案管理，实现档案工作科学化、标准化、规范化、积极保护和有效利用档案信息资源，为工程建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《山东省基本建设项目档案资料管理办法》及有关的规范和标准，结合工程实际，特制定本办法。

第二条水利水电工程档案是在工程建设和管理活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、照片、磁性载体文件及计算机软件等不同形式的历史记录，是国家的宝贵财富，各单位必须切实加强档案工作的领导，把档案工作列入单位目标管理岗位责任制，实行集中统一管理。在工程建设与管理中要划出档案工作专项经费，以保障档案工作的正常开展。

第三条档案工作要积极探索现代化管理方法，积极采用计算机等现代化设备和技术，不断提高档案管理水平，努力实现“一流工程，一流档案”。

第四条档案工作要确保档案的完整准确、安全保管和有效利用。

第二章档案机构及其职责

第五条各单位要根据工作需要配备政治条件好、业务能力强、能胜任工作的专（兼）职档案人员。其主要职责是：集中统一管理本单位文书、科技、照片、磁性载体等全部档案。制订有关的办法、制度，负责接收、保管、统计、鉴定、提供利用等工作，并对文件形成单位的档案工作及文件材料的形成、整理、归档等情况进行检查、指导，保证档案的完整、系统、准确和案卷质量的标准化。

第六条档案工作在业务上受上级和同级档案管理部门的监督、指导。

第七条档案工作人员要忠于职守，热爱本职工作，具备专业知识，具有从事档案工作的资格和规定学历，身体健康，严守秘密，遵纪守法。要保持档案人员的相对稳定。

第三章文件材料的归档

第八条实行文件形成单位（部门）立卷制度。各施工单位在工程建设管理中所形成的科技

材料（土方工程、建筑物工程等）、文书文件及磁性载体材料（照片、录像带、录音带等）必须按有关规定收集、整理、分类、立卷和归档，并按规定报指挥部和监理部备案存查，任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档、上报。

第九条科技档案是水利水电工程档案的重要组成部分。建设期间，各施工单位档案工作的重点是按《水利水电工程验收实施细则》中的规定和本办法要求做好科技文件材料的收集、整理、分类、立卷。在竣工验收前，工程指挥部档案专（兼）职人员会同建设、监理、施工管理人员进行核验、审查，凡不符合归档要求的，限期整改，对符合要求的竣工档案，在竣工验收时，在规定的时间内办理严格的交接手续，移交相应的档案部门保存。

第十条归档范围与案卷质量：

（一）归档的文件材料要遵循其形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，准确反映工程建设与管理活动的真实内容，便于利用和保管。文书档案与科技档案分类清楚，组卷合理，避免重复立卷，与工程项目密切的管理性文件应列入科技档案（在工程项目中组卷）；文书档案保管期限划分准确，卷内文件排列系统，案卷题名简明确切，编写页码、所有档案的卷内目录一律用微机打印，认真填写备考表，案卷线装（去掉金属物），结实美观，禁用圆珠笔、纯兰墨水、铅笔书写及复写，以利长期保存。

（二）科技档案、文书档案、照片及磁性载体档案的归档范围与案卷质量的具体要求见本办法附录一、附录二、附录三。

第十一条归档套（份）数、时间。

（一）科技档案：正本（原件）二份（套），其中一份（套）报指挥部备案存查，副本三份（套）。在竣工验收前归档完毕，在竣工验收后的二周内上报。

（二）文书档案：原则定为二套，一套定稿与印件；一套供借阅。

（三）照片连同相应的文字材料一并归档；磁性载体档案以盒、带为单位归档。

第十二条凡归档（上报）的科技文件材料、整理立卷后要编制案卷目录，并由指挥部和监理部分管负责人签字。

第十三条保管期限：科技档案原则上定为“永久”（50年以上）、密级定为“秘密”，文书档案参照有关规定，根据文件材料的重要程度确定。

第十四条为确保归档文件材料的完整、准确、系统，要严格执行相应可控制措施：

（一）档案工作与工程建设坚持两同步一超前的建档原则，即：下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度同检查文件材料的形成情况同步；单元、分部、单位工程验收及全部工程竣工初步验收前必须首先对相应档案进行验收。

（二）建设、监理及施工管理单位均要明确一名专（兼）职档案人员或工程技术人员负责所承担的建筑物或土方工程建设全过程文件材料的监督、检查及收集，严格登记，妥善保管，做好立卷、归档工作。

（三）监理部档案人员要督促、检查指导科技文件材料形成单位的立卷、归档工作，发现文件材料短缺及时进行补充完善。

（四）监理单位专（兼）职档案人员要加强归档前文件材料的管理工作，会同工程技术人员对文件材料的归档情况进行定期检查。

（五）指挥部、监理部对已接收的分部工程、阶段工程、单位工程验收及全部工程竣工初步验收要进行认真的校核，进行必要的补充，完善立卷、归档工作。

第四章档案的管理与利用

第十五条各施工单位要按本办法制订各项管理细则，要根据本单位档案的数量，设置符合要求的专用档案库房和相应的档案设施，按有关标准严格保管档案，保证档案安全，防止档案的破损、霉变和散失，任何单位、个人不得伪造或擅自销毁档案。

第十六条各施工单位要加强档案工作的日常管理，指挥部和监理部对各单位档案工作情况进行定期考核和不定期抽查，其考核结果作为评比奖励的依据和评定优质工程的条件之一。

第十七条编制各种检索工具，最大限度地满足利用者的需要，采取多种形式主动服务，注重利用效果。

第十八条在工程建设期间，对档案的综合管理及单项管理成绩突出的单位及个人可给予精神和物质奖励。凡未按规定要求提交竣工档案的单位，延缓工程验收，财务不予结算，限期改正，直至合格为止。

第十九条档案的鉴定办法待工程建成并成立管理部门后另行制定。

第五章附则

第二十条本办法适用于水利水电工程。

第二十一条本办法自下达之日起执行。

附录一

科技档案归档范围及案卷质量要求

一、科技档案归档范围

1. 可研报告与评估咨询材料。

2. 上级批文、指导性技术文件和有关工程专业会议文件。

3. 有关规定、办法、规范。

4. 工程招、投标文件及协议、合同。

5. 征地补偿、移民迁安、确权划界的有关文件、证明材料及图表。

6. 科学试验成果材料。

7. 工程地质、水文地质、测量、气象、地震等资料，环境影响评价。

8. 设计（图纸、计算书、说明书、概算书）及设计批复。

9. 设计变更通知及补充修改图纸。

10. 开工报告、施工方案、组织设计和技术交底材料。

11. 施工原始记录（建筑材料、砼、砂浆试验报告等）。

12. 施工单位的工程质量检查、检测、试验、勘查、观测、鉴定及分析报告等原始记录。

13. 与工程建设有关的照片、录相、录音等原始资料。

14. 建设质检、监理单位的有关工程质量检查、检测、试验等原始资料。

15. 工程建设、监理、施工大事记及日志。

16. 工程质量事故处理及检查记录。

17. 工程验收计划的批准文件。

18. 隐蔽工程、单元工程、分部工程、阶段工程、单位工程验收签证、鉴定书及相关资料。

19. 竣工图纸及工程竣工验收的全部材料。主要包括：

（1）工程设计总结报告；

（2）工程建设管理报告；

（3）工程施工管理总结报告；

（4）工程建设监理报告；

（5）工程建设质量监督及检测报告；

（6）竣工预算、决算报告；

（7）工程建设征地补偿及移民迁安报告；

（8）初步验收工作报告；

（9）竣工验收工作报告；

（10）工程试运行或管理情况报告。

20. 水文测验水质监测资料。

21. 工程投入运行后的管理、工程改建、扩建、绿化、岁修的各种技术性文件及图纸。

22. 建筑物运用及渡汛方案。

23. 工程运用及调度规划。

24. 设备开箱验收，随机图样及技术性资料。

25. 其他有价值的技术性文件材料。

二、科技档案案卷质量要求

（一）引用标准

（GB/T 11822—89）科学技术档案案卷构成的一般要求

（二）术语

1. 科学技术档案：是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表等不同形式的历史记录。

2. 科技文件材料：是记录和反映科学技术活动的文字、图表等技术文件的总称。

3. 案卷：由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。

4. 卷内目录：案卷内登记文件及其排列次序的目录。

5. 卷内备考表：说明案卷内文件状况的表格。

6. 档号：档案的编号。包括分类号、项目代号、案卷号。

（三）案卷内科技文件材料的排列

1. 建设项目按依据性材料、基础性材料、工程设计（初设、施工图设计）、工程施工、工程竣工验收、调度运行等顺序排列。

2. 案卷内科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

3. 案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前，图样在后。

（四）案卷的编目

1. 编写案卷页号

（1）案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

（2）页号编写位置：单面书写的科技文件材料在右下角编写页码；双面书写的科技文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。

（3）案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。

2. 案卷封面的编制

（1）案卷封面采用外封面形式。

（2）案卷题名：案卷题名应简明、准确提示卷内科技文件材料的内容，一律用汉字书写。

（3）编制单位：填写案卷内科技文件材料的形成单位。

（4）编制日期：填写案卷内科技文件材料的起止日期。

3. 卷内目录的编制

（1）顺序号：用阿拉伯数字从“1”起依次标注。

（2）文件材料题名：亦称文件标题，填写科技文件材料标题的全称。

（3）文件编号：填写文件的文号或图纸的图号。

（4）责任者：填写文件材料的直接编制部门。

（5）日期：填写编制科技文件材料的年、月、日。

（6）页次：填写每份科技文件材料首页上标注的页次，最后一份科技文件材料要写明起止页号。

（7）卷内目录排列在案卷科技文件材料的首页之前。

4. 卷内备考表的编制

（1）卷内备考表要注明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

（2）卷内备考表排在案卷内科技文件材料的尾页之后。

（3）卷内备考表要填写立卷人及日期。

5. 案卷脊背的编制：其项目有案卷题名及档号。

（五）案卷装订的要求

1. 案卷可采用装订文字材料和不装订图纸两种形式。

2. 案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠为统一幅面（297mm×210mm），图纸的标题栏应便于查看。

3. 案卷装订时必须去掉金属物。

4. 案卷不装订时须在每份科技文件材料的右上方加盖档号章。并逐件编件号，填写卷内目录依次排列有序。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：

（六）档案装具

卷皮、卷内目录、卷内备考表、卷盒、案卷脊背一律执行国家标准。上述装具及施工日记簿、施工大事记簿、监理日记簿等由监理部统一制作。

附录二

文书档案归档范围及案卷质量要求

一、引用标准

（一）机关档案业务建设规范

（二）GB 9705—88 文书档案案卷格式

二、文书档案归档范围

凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

（一）上级机关的文件材料

1. 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。

2. 上级机关颁发的属本单位主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本单位主管业务需贯彻执行的法规性文件。

3. 党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区、本单位工作时的重要指示、讲话、题词。

4. 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

5. 上级机关转发本单位的文件（包括报纸、刊物转载）。

（二）本单位的文件材料

1. 本单位组织召开的各种会议的全套会议文件，以及在工作活动中形成的重要文件材料。

2. 本单位颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿。

3. 本单位的请示与上级机关的批复文件、下级单位的请示与本单位的批复文件。

4. 本单位及其所属内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。

5. 反映本单位业务活动和科学技术管理的专业文件材料。

6. 本单位检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料。

7. 本单位或本单位汇总的统计报表和统计分析资料。

8. 内容重要的人民来信，来访材料，领导的指示和本单位处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告，统计分析材料等。

9. 本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料。

10. 本单位制订的工作条例、章程、制度等文件材料。

11. 本单位历史沿革、大事记、年鉴、反映本单位重要活动事件的剪报、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物。

12. 本单位（包括上报和下批）干部任免（包括备案）调配、培训、奖惩等文件材料。

13. 本单位的财产、物资、档案等的交接凭证、清册。

14. 本单位编印的快报、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本。

15. 本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

（三）同级单位和非隶属单位的文件材料

1. 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规文件。

2. 有关业务机关对本单位工作检查形成的重要文件。

3. 同级单位和非隶属单位与本单位联系、协商工作的重要来往文件。

（四）下级单位的文件材料

1.下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表等文件。

2.下级单位报送的法规性备案文件。

三、文书档案的案卷质量要求

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（二）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件立在一起，不得分开，文电应合一立卷。

（三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。监察、审计、信访及纪检的文件需结案的放在结案年立卷。

（四）卷内文件材料的排列：密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要地法规性文件的定稿在前，历次稿依次排列；结论、决定性的文件材料在前，调查依据材料在后。

（五）卷内文件材料应按排列顺序、依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。

（六）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。对文件材料的题名不要随意更改或简化；没有题名的应拟写题名外加“[]”号；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

（七）卷内目录的填写

1. 顺序号的填写：按卷内文件顺序填写顺序号。正件与附件，批复与附件，批复与请示等只占一个顺序号，但题名都要填写清楚。

2. 文号的填写：每一页目录第一件文件的文号要填写齐全，下面发文机关相同者可只填号数。

3. 责任者的填写：第一份文件要填写直接编制部门的全称，如作者相同，可用“″”号表示。

4. 日期的填写：要按时间先后排列，每页的第一件文件的年、月、日要填写齐全，以下文件若年代相同可只填写月、日。

5. 页号的填写：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件要填写起止页号。

（八）卷内备考表排在卷内材料之后，凡有关卷内文件材料的说明，均应逐项填写在备考表内，同时填写立卷姓名，并由审核人签字。

（九）卷内文件材料要用统一规格的办公标准用纸，装订线以外禁止书写文字，对破损的文件进行裱糊，长页折齐，短页贴补，字迹已扩散的应复制，并与原件一起立卷。

（十）案卷采用三孔一线的方法装订，不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。

（十一）案卷封皮，应逐项按规定填写清楚。案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料的内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练。一般在30—40个字为宜。用耐久材料书写，字迹要工整、清晰。

（十二）案卷封皮：软卷皮装订后再装硬卷盒。

（十三）文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式执行《文书档案案卷格式》（GB 9705—88）。

附录三

照片、磁性载体档案的收集范围及整理、归档要求

一、引用标准

（一）GB/T 1182—89照片档案管理规范

（二）DA/T 15—95磁性载体档案管理与保护规范

二、照片、磁性载体档案收集范围

（一）省市领导同志和著名学者、专家在视察考察、检查工作、听取汇报、审阅本工程等重大公务活动中所形成的照片及录像（音）带。

（二）反映本单位主要职能活动和工作成果的录像（音）、照片档案。

（三）工程施工现场表彰会议，开工、竣工典礼等的照片、录像（音）档案。

（四）工程施工中拍摄的关键项目（如工程施工的关键部位，隐蔽工程、新技术、事故缺陷及竣工情况等）的录像（音）带及照片档案。

（五）其他具有保存价值的照片、磁性载体档案。

三、照片档案的整理要求

（一）收集归档要求

1.底片、照片、说明齐全。

2.底片与照片的影像相符

（二）照片档案的整理

1. 整理原则：保持照片档案的有机联系利于保管，便于利用。其底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。

2. 底片整理方法

（1）底片分类：将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放。

（2）底片编号：在全宗内编流水号，即全宗号——底片号（例如：2—536）；底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。

（3）底片保管：放入专用底片袋内，并在右上方标明底片号；按底片号顺序将底片插入底片册。

3. 说明的编写方法和要求

（1）符号说明的项目有：照片号（案卷内照片的顺序号）、底片号和参见号[与本张（组）照片有联系的其他档案的档号]。

（2）文字说明：一般不超过200字，其成人份包括事由、时间、地点、人物（姓名、身份）、背景、摄影者等六要素；时间用阿拉伯数字表示。

（3）总说明和分说明：一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明；凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注*号。

（4）说明应按下列格式分段书写

照片号/底片号拍摄时间

文字说明

参见号摄影者

单张照片的说明在照片的正下方书写，总说明在第一张照片的上方书写。