文件和资料控制程序

天合光能（）系统集成文件和资料控制程序

主导部门：质量部

支持部门：

审批：

文档编号：SDS BU-SD-020

生效日期：

文件和资料控制程序

1. 目的

规公司质量管理体系文件要求，明确质量体系管理文件和资料的控制流程，确保公司质量体系能有效运行。

2. 围

适用于天合光能（）系统集成所有质量管理体系文件和资料的控制，包括部文件和外来文件资料。

3. 定义

N/A

4. 职责和权限

4.1 文件编写者负责文件的编写和获得批准。

4.2 文档管理负责文件和资料的管理、安全工作。文档管理需及时更新公共文件夹“高级

文档中心”中的受控文件清单和有效版本文件。

4.3 各部门负责保管自己使用的文件，部门领导确保部门的人员均是按目前现行有效操

作的。

4.4 文件的使用者应该使用当前文件的最新版本，并保管好防止损坏。

5. 容

5.1 文件编制

各文件的编制者按照本程序的要求编写文件，同时编写人员向质量部申请文件编号。

5.2 文件的审核和批准。

5.2.1 质量手册和程序文件通过文件审批流程进行审批。在申请新增或者修订文件时必须经过三级审批。程序文件需要审批到管理者代表，手册经过管理者代表审核后还需要总经理批准。

5.2.2 三级文件的会签批准

5.2.2.1 一般作业指导书由编制者确定会签部门，会签部门领导会签，本部门领导批准。

5.2.2.2 专用作业指导书

5.2.2.2.1 过程作业指导书由工程部、技术部和质量会签，由编写部门领导批准。

5.2.2.2.2 设备作业指导书由其部门的领导批准。

5.2.2.2.3 质量作业指导书由质量部门领导批准。

5.2.2.3 临时作业指导书按照5.2.2.2执行。

5.2.2.4 技术文件

5.2.2.4.1 一般产品规格由编写部门批准。

5.2.2.4.2 项目工程图纸与档案资料由技术部、工程部实施批准。

5.2.2.4.3 材料清单由工程部实施批准。

5.2.2.4.4 材料规格由技术、质量、采购共同参与审批，并由编写部门的领导批准。

5.3 文件受控

5.3.1 文件批准以后，文件编制者将批准的文件纸文档和相应电子档的文件进行受控，质量部检查文件是否满足《文件和资料控制程序》的要求，对不满足要求的文件退回编制者进行修改并重新审核和批准。

5.3.2 将符合要求的文件纸文档和电子档进行归档保存，同时将电子档设成只读文件放到公共文件夹“高级文档中心”中让大家共享。

5.3.3 质量部负责建立和更新《受控文件清单》。

5.4 文件的发放

质量手册和程序文件一般不发放纸文档。三级文件由文件编制者根据实际的需求确定发放部门，并将发放记录填写在《文件发放登记表》上，文件领用人在《文件发放登记表》上签字确认。

5.5文件的更改

5.5.1文件需要更改时，文件的主要责任部门负责修改，修改人填写《文件更改申请单》，说明拟变更的理由和更改的容，并提交该文件审批人审批。手册和程序文件修改的容要用蓝色的字体标识出来，三级文件的修改的地方要用斜体并加粗加以突出。修改后的文件同样走审核、批准和受控的流程。

5.5.2 质量部每年年初组织相关部门评审文件的适宜性，需要更改的文件按照5.5.1进行。

5.6 文件的回收、作废和销毁

5.6.1 文件申请作废取消需要接收文件的相关部门在《文件作废申请表》上会签，并需要

体系负责人审核。文件改版或者被作废后，要将发放的旧版文件回收并销毁。

5.6.2若因任何原因要保留作废文件时，要对这些文件进行适当的标识。

5.7文件分类

5.7.1 公司质量体系文件可以分为四个等级，如下：

第一级：质量手册

第二级：程序文件

第三级：作业指导书

第四级：表单和记录

5.7.2 三级文件的分类

5.7.2.1 作业指导书

一般作业指导书

专用作业指导书

过程作业指导书

设备维护作业指导书

质量作业指导书

临时作业指导书

5.7.2.2 技术文件

产品规格

图纸

材料规格

BOM 材料清单

5.8 文件编号系统

5.8.1 质量手册编号为“SDS-SC-2016”，其中SDS为本公司代号，SC为质量手册代号，2016为2016版。

5.8.2 程序文件编号为“SDS-CX××-2016”，其中SDS为本公司代号，CX为程序文件代号，为程序文件顺序号，2016为2016版。

5.8.3操作指导性文件（三级文件）编号为“SDS -文件类别-文件次类别××-2016”，其中SDS 为事业部代号；

文件类别分为：管理制度--“GL”表示；作业指导书--“ZY”表示；

5.8.4 记录的编号为“SDS-CX××-2016-xx”，其中SDS为本公司代号，CX为程序文件代号，为程序文件顺序号，2016为2016版，xx为文件流水号；

5.9 文件版本

手册/程序文件、作业指导书的版本号应从A/0版开始，A/1、A/2…B/0、B/1…..依次变更，表格等其他文件的版本号应从A开始，然后B，C，D，…，AA，AB，…。每修订一次，版本号变更一次。

5.10 临时文件的管理

临时文件的使用有效期为不超过6个月，超过有效期的要回收作废。临时文件发放和其他文件的发放一致。

5.11外来文件的管理

5.11.1 外来文件主要下列文件：

ISO9001标准

国家标准

行业标准

测试设备说明书

供应商文件

1-.文件控制程序

目录 0修改记录 1目的 2范围 3 职责 4 工作程序 5 支持性文件 6 记录

1目的通过对能源管理体系相关的所有文件的控制与管理，确保在公司各场所均获得并使用相应文件的现行版本，防止作废文件的非预期使用，制定本程序。 2范围适用于公司与能源相关的管理体系文件、行政文件、外来文件的控制与管理。 3 职责 3.1 总经理负责公司能源管理手册的批准和发布。 3.2 管理者代表者负责能源管理手册文件的审核，负责程序文件的批准和发布。 3.3 各部门经理、处长负责本部门文件的审核，分管领导负责分管范围内文件的批准和发布。 3.4 设备部 3.4.1 负责组织编写和修订能源管理体系文件。 3.4.2 负责能源管理体系文件的状态、发放、管理的控制。 3.4.3 负责原版能源管理体系文件的归档、保管。 3.4.4 建立受控文件清单，以便识别文件的有效性和适宜性。 3.5 集团办公室 3.5.1 负责行政收文的登记、识别、报批、传阅、催办和归档保管。 3.5.2 负责公司行政发文会签、文件状态、发放、管理、归档的控制。 3.5.3 负责档案的管理。 3.5.4 协助做好能源管理体系文件的打印、发放工作。 3.5.5 负责行政事务相关文件的管理和实施。 3.6 各有关部门 3.6.1 负责相关程序文件、作业文件、行政文件的编写和修改。

3.6.2 负责相关外部文件的核查、报批、发放。 3.6.3 负责本部门职责范围内规章制度的管理和实施。 3.6.4 负责识别、确认适用的相关法律法规及相关要求，获取并更新。 4 工作程序 4.1管理体系文件的分类 4.1.1 管理体系文件包括:管理手册、程序文件、作业文件、管理记录。 4.1.2所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件包括法律、法规、规章、标准、集团、顾客发的文件等，外来文件的识别和控制执行《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》。 4.2 文件的编制和审批 4.2.1 管理手册中的能源部分由设备部编写、修改，管理者代表审核，总经理批准发布。 4.2.2 程序文件中的能源部分由设备部组织各分管部门编写、修改，各部门负责人审核，必要时相关部门会签，分管公司领导审核，管理者代表批准发布。 4.2.3 作业文件由负责本项工作的部门编写、修改，本部门负责人审核，必要时相关部门负责人会签，分管公司领导批准发布。 4.3 文件的标识 4.3.1 公司管理手册、程序文件、作业文件应标明文件名称、编码、版本、修改状态和生效日期。 4.3.2 作废或过期文件需保留时，应标明“作废”或“过期”字样。 4.3.3 设备部按职责编制《受控文件清单》，并注明文件编码和版本。 4.4 文件的发放和管理控制 4.4.1设备部确定管理手册、程序文件和作业文件的发放范围，进行发放登记。 4.4.2 使用者对文件资料要妥善保管，不得涂改、复印、转借。 4.4.3如有损坏、丢失要及时向设备部报告、登记、补发新文件，原编号不变。损坏的要

服装公司质量程序文件：文件与资料控制程序标准范本

编号：QC/RE-KA7933 服装公司质量程序文件：文件与资料控制程序标准范本 In the collective, in order to make all behaviors have rules and regulations, all people abide by the unified norms, so that each group can play the highest role and create the maximum value. （管理规范示范文本）编订：________________________ 审批：________________________ 工作单位：________________________

服装公司质量程序文件：文件与资料控制程序标准范本使用指南：本管理规范文件适合在集体中为使所有行为都有章可偱，所有人都共同遵守统一的规范，最终创造高效公平公开的的环境，使每个小组发挥的作用最高值与创造的价值最大化。文件可用word 任意修改，可根据自己的情况编辑。来源自物业经理人 1.目的对公司所有的文件和资料进行控制，确保相关部门和人员能够得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。 2.适用范围本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。 3.职责 3.1总经办是文件与资料控制的管理部门。

3.2各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及其使用前的培训。 4.定义 4.1受控文件：维持本公司质量管理体系运作，相关部门必须遵照执行的文件。受控文件在发放之前由总经办盖"受控"章识别，发放和回收时均应办理登记手续。 4.1.1用于指导本公司质量体系运行及操作的指导性文件，分四级： a.一级文件：质量手册; b.二级文件：程序文件; c.三级文件：作业文件(作业规程、检验标准、管理办法、责权利书等); d.四级文件：质量记录格式。

程序文件：01文件控制程序

QEM-Ⅱ-01 文件控制程序 1目的对与QEM体系有关的文件和资料实施有效控制，确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件，确定QEM体系有效运行。 2适用范围适用于与QEM体系有关的文件的控制，包括于QEM体系有关的外来文件控制。3职责 3.1品保部负责《QEM手册》及《程序文件》的编制。 3.2 总经理负责批准颁布质量环境手册和程序文件。 3.3 管理者代表负责审核质量环境手册和程序文件。 3.4 各部门负责本部门相关程序文件的编制和作业指导书的编制、审核、批准和修改。 3.5品保部文控中心负责质量环境管理体系文件(除技术性文件)的编号、登记、受控、发放及回收。 3.6技术部负责技术性文件的管理工作。 3.7各部门负责收集和管理与本部门和QEM体系有关的外来文件。 3.8 各部门协助品保部和技术部做好文件的管理工作。 4工作流程见公司流程文件《文件控制管理流程》XTL/ZCB-096 5 控制程序 5.1 文件的分类和编号 5.1.1本公司管理体系文件分以下几类： 1）管理手册； 2）程序文件； 3）管理标准、工艺标准、操作规程、采购物资信息、岗位职责和能力要求和各种规章制度等作业指导书； 4）记录（包括数据报告、信息单、各种过程控制记录、表格等）； 5）外来文件（包括与QEM体系有关法律、法规、标准、客户规范文件等）； 6）专门文件（例如《XTL化学物质管理体系》）。 5.1.2 文件的编号是为便于对受控文件的有序管理，编号按文件层次递进，易于查阅和检索。本公司规定编号的统一结构如下图所示：

文件顺序代码文件分类代码公司名称代码 1）公司名称代称由公司名称主体汉语拼音字母缩写组成，本公司缩写为“XTL”。 2) 文件分类代码规定QEM体系一体化文件统一用“QEM”；各部门作业或管理文件均以部门汉语拼音缩写字母表示，如财务部CW、品管部PG等。 3）文件顺序代码由文件管理人员以数字顺序编排如001、002、003…。 4）对外来文件仍采用原发文编号，对没有编号的外来文件，如果被某部门采用，可由使用部门按规则编号，并登记《外来文件登记表》。 5.2 文件受控、非受控的界定 5.2.1 受控文件指需随时保持最新有效版本的文件，文件的制定、审批、修改、发放、回收、作废均需依规定执行，并在《文件发放/回收记录表》中登记。5.2.2 应在受控文件封面或首页加盖“受控”印章，以让使用者明确其受控状态。本公司复印的受控文件一律需重新加盖“受控”印章，否则视其不在受控状态内，但对于大量使用的记录表单，除进行编号按要求管理外，不盖“受控”章。 5.2.3 非受控文件是指只具有暂时作用，不需作更新管理的文件，也无其他控制要求。如公司为了宣传等目的向外发放或向客户发放的文件就为非受控文件。5.3 文件的审批 5.3.1 QEM管理手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准； 5.3.2 各部门制定的受控文件由各部门经理审批。但属公司级的工作文件应由总经理或管理者代表批准。 5.3.3 外来文件由使用部门的主管人员审批其适用性。 5.4 文件的发放 5.4.1 文件发放前确认是否进行有效的批准；确定发放范围并保证相关场所均能得到相应文件的有效版本。 5.4.2 文控中心应根据《文件发放基准》规定的范围填写《文件发放/回收记录表》，在发放的文件上加盖“受控”章，注明分发编号，文件领用人应签收。5.4.3 受控文件不得随意复印、复印使用仍应重新加盖“受控”印章并登记《文件发放/回收记录表》；文件若用电子版本发布时，由文控中心通过内部网络发放

文件和资料控制程序

1. 目的：此程序文件范围了本公司内部制订社论手外部接受国际标准资料的管理，以确保公司文件的使用爱到严密的控制，避免误用旧版文件。 2. 范围：此程序文件适用于控制质量手册，程序文件，指导书表格，外部提供公司之国际或国家的标准，政府相关法规等。（客户、供应商提供之相关技术资料，不在本范围，参阅：技术资料控制程序）。 3. 权责：质量中心主管：负责监察文控中心的工作。质量中心文控中心的工作。负责保管四阶内部文件的原稿。安排文件的编号。控制文件的版本、发放、回收、修改及失效的处理。文件之制订、审核与核准：文件种类核准人审核制订

文件的修订若由原制订部门提出，则按程序执行，若由非原制订部门提出，则填写文件修订/废止申请表经原制订部门同意后，按之要求审核和核准。表单格式之制订和修改，可采用：随同文件的制订和修订，或部门主管于表单背面核准。外部文件：国际标准（女口QS9OO0，国家标准统一由质量中心接收，质量中心主管于圭寸面签核后，列管于质量中心。法律相关政府规定统一由行政部收集，主管签核、列管。 4. 名词定义：（无） 5. 相关文件：【技术资料控制程序】（TST-QC-P-05-02） 1.作业程序：二阶文件标准格式，参照本程序，其同一类型文件昼采用同样样式。文件编号系统：第一、二、三阶文件依下列系统方式编

□ □口一DEL 版本要素号/要素流水编号文件类别部门代号公司代号版本管理：文件新制订以A为版本或以A0为版次，而后修订则以A1、A2 A5 BO B2依此类推直到Z5 文件类别：M---质量手册S----- 作业指导书 P--- -程序文件空白表格编号原则参见《质量体系文件记录的管理作业指导书》生产资料与文件的编号依产品编号，版本编号同参见《生产资料管理作业指导书》部门代表：总经理室：GM 行政部：AM 生产部：PD IPQC : QCC 工程部:EN 油压：PDS 品管部：QC 备料：PDR 客户服务部：CS 会计部：AC 印刷：PDP QA : QCA 加工：PDF 质量中心：QQC 附加组：PDA

01#-文件控制程序

Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 2/7 1 目的为确保公司QHSE管理体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序。 2 适用范围本程序适用于对公司QHSE管理体系运行的文件控制，包括所需外来文件的控制。 3 术语和定义（无） 4 职责 4.1 总经理办公室是文件归口管理部门，负责公司QHSE管理体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等管理。 4.2 各职能部门按照QHSE管理体系主要职责编制程序文件，起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件，并做好管理控制。 4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及管理。 4.4 总经理办公室负责公司外来文件的管理，各职能部门负责各自业务范围内外来文件的签收、登记、传阅和归档等管理。 4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行管理。 5工作程序文件和资料控制工作程序流程图（见2/7页） 5.1 文件的分类 5.1.1 内部文件内部文件是公司为保证QHSE管理体系有效策划和运行而制定并必须执行的文件，主要包括： a）管理手册——一级文件； b）程序文件——二级文件； c）作业文件——三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编；操作规程；施工方案；技术标准；规范图纸；检验、检测、计量文件等）；d）记录（包括用于证实符合QHSE管理体系要求及产品实现过程和结果的各种记录表格、数据报告、过程活动记录等）。 5.1.2 外来文件

Q/YZB-CX01-2012 文件控制程序页次： 3/7 外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件，主要包括： a ）法律法规及其它要求； b ）技术标准和规范； c ）其他与QHSE 管理有关的文件。文件和资料控制工作程序流程图

文件和资料控制程序69248

天合光能（北京）系统集成有限公司文件和资料控制程序主导部门：质量部支持部门：审批：文档编号：SDS BU-SD-020 生效日期：

文件和资料控制程序 1. 目的规范公司质量管理体系文件要求，明确质量体系管理文件和资料的控制流程，确保公司质量体系能有效运行。 2. 范围适用于天合光能（北京）系统集成有限公司所有质量管理体系文件和资料的控制，包括内部文件和外来文件资料。 3. 定义 N/A 4. 职责和权限 4.1 文件编写者负责文件的编写和获得批准。 4.2 文档管理负责文件和资料的管理、安全保密工作。文档管理需及时更新公共文件夹“高级文档中心”中的受控文件清单和有效版本文件。 4.3 各部门负责保管自己使用的文件，部门领导确保部门内的人员均是按目前现行有效操作的。 4.4 文件的使用者应该使用当前文件的最新版本，并保管好防止损坏。 5. 内容 5.1 文件编制各文件的编制者按照本程序的要求编写文件，同时编写人员向质量部申请文件编号。 5.2 文件的审核和批准。 5.2.1 质量手册和程序文件通过文件审批流程进行审批。在申请新增或者修订文件时必须经过三级审批。程序文件需要审批到管理者代表，手册经过管理者代表审核后还需要总经理批准。 5.2.2 三级文件的会签批准 5.2.2.1 一般作业指导书由编制者确定会签部门，会签部门领导会签，本部门领导批准。

5.2.2.2 专用作业指导书 5.2.2.2.1 过程作业指导书由工程部、技术部和质量会签，由编写部门领导批准。 5.2.2.2.2 设备作业指导书由其部门的领导批准。 5.2.2.2.3 质量作业指导书由质量部门领导批准。 5.2.2.3 临时作业指导书按照5.2.2.2执行。 5.2.2.4 技术文件 5.2.2.4.1 一般产品规格由编写部门批准。 5.2.2.4.2 项目工程图纸与档案资料由技术部、工程部实施批准。 5.2.2.4.3 材料清单由工程部实施批准。 5.2.2.4.4 材料规格由技术、质量、采购共同参与审批，并由编写部门的领导批准。 5.3 文件受控 5.3.1 文件批准以后，文件编制者将批准的文件纸文档和相应电子档的文件进行受控，质量部检查文件是否满足《文件和资料控制程序》的要求，对不满足要求的文件退回编制者进行修改并重新审核和批准。 5.3.2 将符合要求的文件纸文档和电子档进行归档保存，同时将电子档设成只读文件放到公共文件夹“高级文档中心”中让大家共享。 5.3.3 质量部负责建立和更新《受控文件清单》。 5.4 文件的发放质量手册和程序文件一般不发放纸文档。三级文件由文件编制者根据实际的需求确定发放部门，并将发放记录填写在《文件发放登记表》上，文件领用人在《文件发放登记表》上签字确认。 5.5文件的更改 5.5.1文件需要更改时，文件的主要责任部门负责修改，修改人填写《文件更改申请单》，说明拟变更的理由和更改的内容，并提交该文件审批人审批。手册和程序文件修改的内容要用蓝色的字体标识出来，三级文件的修改的地方要用斜体并加粗加以突出。修改后的文件同样走审核、批准和受控的流程。 5.5.2 质量部每年年初组织相关部门评审文件的适宜性，需要更改的文件按照5.5.1进行。 5.6 文件的回收、作废和销毁 5.6.1 文件申请作废取消需要接收文件的相关部门在《文件作废申请表》上会签，并需要体

01文件控制程序

1 目的文件和资料是指导检测和管理活动的依据。为使文件受控，确保本站所有场所使用的文件资料为最新有效版本，特制定本程序。 2 适用范围适用于质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制及维护。 3 职责 3.1 质量主管负责本站质量管理体系文件的控制和管理，包括质量手册、程序文件、作业文件、外来文件等； 3.2技术管理者负责技术性文件的控制和管理； 3.3 各职能部门使用的文件和资料由各职能部门自行控制和保管； 3.4资料管理员负责所有文件的存档、保管和发放。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1内部制定的文件（1）管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）；（2）一般性技术文件（如请示、报告、总结等）。 4.1.2外来文件；（1）外来质量文件（如国家和上级部门颁发的有关法规、规章、政策及技术标准、规范等）（2）外来技术性文件（委托方提供的资料、企业标准、书籍、信件、电话记录等）4.2 文件的编制、审批和发布 4.2.1质量方针、质量目标由站长主持制订，经管理层集体讨论后由站长发布。 4.2.2管理体系文件由质量主管组织编写，站长审批和发布； 4.2.3技术文件和作业文件由技术管理者组织编写，并会同各检验室的负责人审核后

4.3 文件的编号所有管理体系文件和技术文件均按《编号管理规定》由资料管理员统一进行编号。 4.4 文件的受控 4.4.1 文件和资料分为受控与非受控。受控文件加盖“受控”印章。管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）和国家法律、法规、技术标准、规范等，属于受控文件。 4.4.2 非受控文件不加盖“受控”印章，只进行编号。内部编制的和外来的一般性技术文件（如请示、报告、总结、委托方提供的资料、企业标准、书籍等）属于非受控文件。 4.5 文件的发放 4.5.1资料管理员负责建立所有文件、资料的帐目及明细表。文件的收发、复制、归档均应统一编号，并有责任人签字。 4.5.2资料管理员应建立、保存有效的文件发放清单及唯一性标识，防止使用失效的文件，使下发的文件始终处于受控状态。 4.6 文件的替换和更改 4.6.1资料管理员负责文件资料有效性的确认，跟踪标准的最新出版信息。 4.6.2需要替换的技术文件，应由使用人通过检验室负责人提出申请, 经技术主管批准后, 由资料员登记编号发放使用。 4.6.3质量文件的更改，应由该文件原审批部门或负责人组织进行。提出更改申请的人员应同时说明更改的理由，必要时应提出书面依据及背景材料。文件修订与更改应有相应记录或更改清单。保存在计算机系统中的文件更改和控制应执行计算机管理规定。 4.7文件的换版和作废 4.7.1有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次文件相应作废。

《文件和资料控制程序》(2020年九月整理).doc

1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。（D）：检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来

文件、记录表单类文件等。 3.2.2非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 4.1文件的审查、批准权限为： 4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。

文件和资料控制程序考试卷及答案

文件和资料控制程序考试卷考试时间（30分钟）部门：姓名：得分：一. 填空题（2*25=50分） 1. 文件控制程序中提到对文件控制的目的是对文件的编制、批准、发放、使用、更改、回收、保存、作废和销毁等进行控制，使各有关部门都使用有效版本的文件。 2. 文件控制程序的适用范围适用于对下列几种文件质量手册、程序文件、作业指导文件、质量计划、技术文件的控制 3. 文件控制程序中的职责要求如下： 1）质量负责人负责组织编制质量管理体系有关文件 2）总经理负责批准、发布所有质量管理体系文件。 3）行政部负责体系文件的归口管理、控制及体系文件的定期审评4）各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4. 《质量手册》的编制工作由质量负责人制定编制计划，经总经理同意后组织实施二. 判断题（4*7=28分对打√，错打×）（×）1. 程序文件由质量负责人批准以及组织相关归口科室

（√）2. 质量手册、程序文件及相关体系作业文件均有管理者代表批准。（√）3. 文件发放时办理登记手续，签字领用，文件的发放，回收要填写“文件发放回收记录”。（×）4. 公司范围内及向审核机构发放的文件为“非受控”文件，向顾客提供的文件为“受控”文件（×）5.提供给认证机构和供方的文件，按非受控文件处理（×）6. 若文件丢失，申请补发后，补发后的文件应沿用源文件分发号。（√）7. 非受控文件不需要随受控文件的更改而更改。三、简答题(22分） 1.文件资料控制程序中各部门以及负责人的职责是什么。 ①、质量负责人负责组织编制质量管理体系有关文件 ②、总经理负责批准、发布所有质量管理体系文件。 ③、行政部负责体系文件的归口管理、控制及对体系文件的定期评审 ④、各部门负责相关文件的使用和保存 ⑤、各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等

核电文件控制程序

核电文件控制程序 U N34/G L-H D-01-01-G S P 2012-06-01发布2012-06-01实施江苏欣安新材料技术有限公司发布

1.目的加强对核电项目文件的控制，确保所有部门、使用场所可获得适用文件的有效版本，防止作废文件的非预期使用，确保管理体系的有效运行。 2.范围适用于公司核电项目和与产品质量、环境、职业健康安全有关的管理性、技术性文件，包括外来文件等所有文件的控制。 3.职责 3.1总经理负责《质保大纲》、《程序文件》的批准，管理者代表确定文件发放的范围。 3.2各部门层次文件由各分管副总审核，管代批准。 3.3综合管理部为公司核电项目文件的归口管理部门，负责核电项目文件的登记、发放、回收、更改和受控等管理。 3.4综合管理部负责所有文件的编号管理并负责文件公司印章的控制。 3.5技术部门负责产品技术类文件（例如：图纸、质量计划、材料计划采购单等）的登记、发放、回收和更改等管理，公司技术负责人确定技术文件发放范围及批准所有技术类管理性文件。 3.5.1综合管理部负责产品检验类规定的登记、发放、回收和更改等管理，管理者代表负责批准并确定发放范围。 3.6档案室负责文件原稿、修改和审签过程记录、文件正式稿的保存。 3.7各职能部门负责本部门职责范围内所有文件和资料的管理。 3.8技术部门负责核电项目外来技术文件的登记、发放、回收和更改等管理，并负责加盖“外来文件”受控章。合同部门负责商务类文件资料的接受与登记归档工作。 4.工作程序和内容 4.1文件的分类核电项目的文件包含体系运行文件外，还包含需受控和提供给购买方的文件（含管理程序、规范及图样、适用文件清单等），适用于核电项目的法律、法规、标准及一些专门要求文件的适宜性、有效性评价控制等。 4.1.1 控制文件的种类

文件和资料控制程序93098

1.0目的本程序规定了质量体系文件（只包括二级文件和三级文件）的批准、发放、更改，以保证文件在受控状态下使用 2.0适用范围适用于二级文件和三级文件 3.0职责 3.1二级文件由各相关部门编写，管理者代表审核，总经理批准。 3.2三级文件由使用部门进行编写，由使用部门经理审核，管理者代表批准。 3.3文件由文控中心控制。 4.0程序 4.1二级文件的控制 4.1.1编写各部门依照IS09001—2000国际标准要求，结合本公司实际情况进行编写。 4.1.2审核和批准 4.1.2.1编写完后，总经理召集有关部门经理讨论，讨论完由与文件内容有主要关系的部门经理在文件“审核”处签名，管理者代表批准，批准后文件交文控中心。 4.1.2.2审核通不过，文件应修改或重写。 4.1.3发放 4.1.3.1文控中心参考<文件编码程序>文件中“二级文件编码”给文件制订编码。 4.1.3.2打印文件原稿为正本，复印件为副本，正本由文控中心存入文件档案，副本作为发放文件。 4.1.3.3文控中心根据分发范围的发出数量，复印相应数量的文件，并在复印文件的每一页盖上“受控制文件”的印章。 4.1.3.4文控中心按发放范围，将文件全部发给有关部门负责人，负责人在<文件签收记录表>中签名。4.1.3.5各部门负责人将文件发放到有关车间，班组并做好签收记录。 4.1.3.6文控中心在文件发出后，填写文件目录。 4.1.4更改

4.1.4.1当出现下列情况时，文件持有者可提出文件的更改。 A.体系运行中，文件不能满足要求。 B.生产工艺的更改导致文件的更改。 C.采取纠正措施时，导致文件的更改。 D.其它原因。 4.1.4.2文件更改由管理者代表批准，使用部门进行更改。 4.1.4.3文件修改完后，由原审核部门主管审核，总经理批准。 4.1.4.4更改批准后，文控中心制订文件版本。 4.1.4.5同4.1.3.2，4.1.3.3，4.1.3.4，4.1.3.5。 4.1.4.6文控中心取出上一次<文件签收记录表>，查找文件持有者在发放更改文件时收回作废文件。 4.1.4.7文控中心将作废文件正本从档案中取出盖上“作废”章印存入作废文件档案内，更改文件的正本存入文件档案。 4.1.4.8作废文件正本的存档期2年。 4.1.4.9文控中心将全部收回的作废文件副本销毁。 4.1.4.10二级文件更改不得用手在文件上更改。 4.2三级文件的控制 4.2.1编写三级文件由各使用部门依据有关文件、资料或实际运作情况进行编写。 4.2.2审核，批准 4.2.2.1文件编写完后，编写人将文件交使用部门经理审核,文件获管理者代表批准后,文件获管理者代表批准后，文件送交文控中心编码和制订版本打印，文控中心参考<文件编码程序>中的“三级编码”有关规定嗯进行编码。 4.2.2.2审核或批准通不过应修改或重写。 4.2.3发放 4.2.3.1文件原稿为正本，复印件为副本。正本由文控中心存档，副本为发放文件。 4.2.3.2文控中心根据需要数量复印文件，复印文件的每一叶盖上“受控制文件”的章印。 4.2.3.3文控中心填写<文件发放登记表>，将文件副本全部给有关部门负责人，并要求其在表中签名。文件正本存入文件档案。 4.2.3.4文控中心在文件发出后，填写文件目录。 4.2.4更改 4.2.4.1文件更改由原编写部门进行。

化工企业文件控制程序

1.目的为有效地操纵质量治理体系所要求的文件，确保公司质量治理体系运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本，特制定本程序。 2.范畴本程序规定了文件的审批、公布、发放、更换、保管、处理（包括防止使用失效作废的文件）等内容和要求，适用于对体系文件、技术文件和外来文件的操纵。 3.职责 3.1治理者代表负责组织相关人员编制并审核质量手册、程序文件。 3.2总经理负责批准公布质量手册、程序文件。 3.3各部门负责相关文件的编制、收集、整理、使用和保管。 3.4办公室负责文件的发放、治理及更换操纵。 4、程序 4.1文件的操纵范畴 a、质量手册（含程序文件），第三层次质量活动作业指导书。 b、法律、法规和其他外来文件。 c、质量记录、表格。 4.2文件的编号 a、质量手册公司名称代号/手册名称代号—版本号如：YTHG/QM-A b、程序文件公司名称代号/程序文件名称代号-版本号-程序文件顺序号如：YTHG/QP-A-01 c、作业指导书如： d、外来文件：外来文件代号/（文件名称或代号）－流水号如WL/（合同法）－ 01 e、质量记录：QR为质量记录代号，其后为手册中的章节号，01、02、03……为

质量记录序号，例如：《受控文件清单》为QR-01。 4.3修改状态 4.4版本规定 4.5文件的编写、审核、批准、发放文件公布前应得到批准，以确保文件是有效的，适宜的。 a、质量手册、程序文件由治理者代表组织相关人员编写，治理者代表审核，总经理批准公布，办公室负责登记发放。 b、各部门负责相关文件的编制，经主管审核后报治理者代表批准使用，各部门负责登记发放。 c、应确保文件使用的各场所得到相关文件的适用版本，文件发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 4.6文件的操纵状态文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与质量治理体系运行紧密相关的文件虽受控，所有受控文件必须在该文件封面上加盖受控印章，并注明分发号。 4.7文件的更换 a、文件的更换一样由原编制部门进行，填写《文件更换申请》后由原审批者进行审批，并由文件保管部门保留文件更换的记录。 b、若指定其他部门进行文件更换时，被指定部门/人员应获得审批所必需时背景材料。 c、所有被更换的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯独性。 d、文件更换内容由相应主管部门以书面形式通知文件持有人员。 4.8文件的领用 a、文件持有人必须在《文件发放、回收记录》签收后方可领用文件。 b、因破旧而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，由文件发放部门作好相应发放签收记录。

《文件和资料控制程序》

编号:06B001 B/1 1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。（D）：检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的

编号:06B001 B/1 外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 4.1 文件的审查、批准权限为： 4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。

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文件和资料控制程序范文 1、目的本程序规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁等活动的要求和控制，通过对文件、资料进行控制，以确保各相关场所使用的文件为有效文件，防止使用失效和作废的文件。 2、范围本程序适用于公司质量管理体系文件、技术性文件、外来文件的控制，质量记录是一种特殊类型的文件，应依据《质量记录控制程序》加以控制。 3、职责 3.1 办公室是文件控制的归口管理部门，负责质量管理体系文件、其他质量文件、及各种记录的接收、发放、更换和销毁等工作。 3.2 办公室负责编写、修订、换版质量管理体系文件。 3.3 总经理负责质量管理体系文件、质量方针、质量目标的批准。 3.4 质量保证负责人负责质量管理体系文件的审核。 3.5 各有关职能部门负责本部门应贯彻实施和发放、签收的文件、资料，部门负责人审核，质量保证负责人批准，各职能部门负责本部门文件的管理工作。 3.6 技术部负责技术文件的编制，外来文件的采用、发放、回收、销毁等管理工作。 3.7 技术部部长负责技术文件审批。 4、工作程序 4.1 本公司文件控制范围 a. 质量管理体系程序文件及各种质量记录；

b. 技术文件：如产品标准、技术标准、检验规范、工艺文件、图纸、作业指 c. 外来文件：如国家标准、行业标准、企业标准、法律、法规等。 d. 其他支持性文件：如各项管理制度、操作规程、工作标准等。 4.文件的编号 4.. 1现行国家标准、行业标准和地方标准以原标准号为准 422企业标准的编号方法422.1技术标准a企业技术文件 Q / SSZ XX---XXXX 发布年号：用四位阿拉伯数字表示标准顺序号企业特征代号企业标准代号 4.2.2 .2管理标准编号 QG / SSZ XX---XXXX 发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号

文件与资料控制流程

XXXXXXXXXXXXXXXX有限公司程序文件文件名称：文件与资料控制程序文件编号：生效日期：X X X年3月10日版本号： P 适用范围： XXX 司编制：审核：批准：

版次：P 标题: 文件与资料控制程序生效日期：文件制定/修改情况记录版次修改内容制定/ 修改人审核批准修改日期

版次：标题: 文件与资料控制程序生效日期： 1目的：保证与质量体系(包含有害物质过程管理体系，下同)有关的文件均经过审核和批准及迅速正确地流通，且能确保各中心/分公司/事业部（“分公司/事业部”下简称“分公司”）相关部门都能及时得到相关文件的有效版本，防止过期文件的使用。 2适用范围： XXXXXXXXXX有限公司各中心/分公司之间所有与质量体系有关的文件和客户提供的资料（不包括与人事、行政、财务、商业有关的秘密文件）。 3职责： 3.1体系管理部：负责通用程序文件的起草、修订工作，并保证持续有效地执行。 3.2一级文控：负责XX公司各中心文件及外来文件的接收、受控、保管、发放、回收；以及跨分公司间的受控文件的接收、保管、发放、回收等工作；同时负责对二级文控进行业务指导及监控。 3.3二级文控：负责分公司内部需受控文件的接收、受控、保管、发放、回收等工作；负责接收新宝一级文控下发到各分公司相关部门受控文件的接收、保管、发放、回收等工作。 3.4相关部门：按本程序的要求对对口管理文件及资料制定、修改、保存、使用等进行控制。 4 定义： 4.1一级文控：XXX公司总文控，直接由体系管理部管理。 4.2二级文控：设立在各分公司文控室，由各分公司负责管理，XX总文控监控。 4.3文控室：一级文控与二级文控的统称。 4.4一阶文件：指公司的纲领性文件，如：质量手册。 4.5二阶文件：指公司的主要运作流程文件，也称程序文件。 4.6三阶文件：指公司的细化流程及操作性文件，也称作业指导书，又分为产品技术文件和流程性文件两类。 a）产品技术文件：指与产品或产品直接相关的作业指引、技术标准，如操作指引、产品规格书、图纸、BOM表、工程更改/评估、检验标准等资料。产品技术文件归属三阶文件。 b）流程性文件：对某一过程中相关环节的职责、权限、先后顺序、行为规范等进行描述的文件，如一/二阶文件、部门或过程的运作指引等。 4.7四阶文件：指支撑文件的记录，也称表单。 4.8内部文件：指公司内部颁布实施的受控文件，包括一阶文件、二阶文件、三阶文件和四阶文件。 4.9外来文件：指公司以外的文件，包括可以直接引用的法律法规、客户的文件资料、供应商的文件资料等等。

01文件控制程序

昆山杰特兴电子实业有限公司编号J-COP-01-2011 版本 A 1 文件类别程序文件页码 1 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 1 目的为确保质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须对质量管理体系有关的文件进行控制。 2 范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。 3 职责 3.1质量部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的管理。 3.2各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。 3.3总经理负责质量管理手册的批准和发布 4 工作程序 4.1文件的编写和审批 4.1.1质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。 4.1.2程序文件由各相关职能部门人员编写，体系专员审核，管理者代表批准。 4.1.3工作文件、专业技术文件由各部门或各工程技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。 4.2文件的状态本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖蓝色受控印章，非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外部人员使用。 4.3 文件的分类公司文件分为三类 4.3.1 质量手册 4.3.2 程序文件 4.3.3 工作文件 A．作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准、工作标准（职编制审核批准日期日期日期

文件类别程序文件页码 2 / 6 页文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。 B．其他质量文件：可以针对产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等。 4.4 文件的编号方法 4.4.1 质量管理手册编号方法： XX - QM------XX----XXXX 编订年份版本号A，B，文件类别代号：QM-质量手册；企业代号： 4.4.2 质量管理程序文件编号方法： XX - COP ------XX----XXXX 编订年份编订序号，01，02，… 文件类别代号：COP-程序文件；企业代号 4.4.3 质量工作文件编号方法如下： XX - XX ----XX---XX 工作文件序号，001，002，… 部门代码 WI-工作文件本公司代号 4.4.4质量记录编号方法如下： XX - XX ----XX---XX 记录表单序号，001，002 版本号（A1、A2～A10；B1～）部门代码本公司代号

文件和资料控制程序

文件和资料控制程序 1、目的本程序规定了环境体系文件的编写、批准、发放、回收、使用、评审、修改、保管及销毁的方法。使体系文件处于受控姿态，以保证其有效性、持续适用性。 2、范围本公司环境体系有关的文件。 3、职责 3．1总经办负责组织体系文件的编写、评审、修改、发放、回收等管理工作。3．2环境手册、程序文件由总经理批准实施。 3．3每三层文件有相关部门编写，环境管理者代表批准实施。 4、工作程序 4．1编写： 4．1．1总经办负责环境管理手册、程序文件的编写工作。 4．1．2各相关部门负责编写第三层文件，技术部负责政策法规的获取。4．2批准： 4．2．1环境管理手册、程序文件由总经理批准。 4．2．2第三层文件由管理者代表批准。 4．3发行回收与使用 4．3．1环境管理手册、程序文件发行由总经办负责，第三层文件发行由相关职能部门负责。受控文件发放加盖“受控章”，并有统一编号，发放要有发放签收记录。4．3．2编号：环境管理手册按照程序文件发放按第三层文件按政策法规按 4．3．3“受控”文件发放范围为公司内部。 “不受控”文件发放范围评审机构。

4．3．4各部门现场使用的文件必须有“受控”标记的有效版本。 4．3．5发行新文件同时，回收旧版本，（若对于法律或积累知识需要而保留旧文件，应注明“作废”、“回收保留”等方式明确标识以区别。4．4评审、更改： 4．4．1每年底由总经办组织对文件评审，原编写部门按评审结论进行修改，并按原审批。 4．4．2管理评审对文件提出修改意见要求时，原文件编制部门按原程序修改。 4．4．3原文件编写部门有修改要求时，可以组织修改，按原审批程序审批（当使用者有修改要求时，可以向原编写部门申请。 4．4．4更改方式：修改内容以文件变更通知单的方式通知原文件持有部门。变更内容大时更换版本。 4．5文件保管 4．5．1环境管理手册、程序文件接收者保管，第三层文件原稿由发放部门保管，法规原稿由获取部门保管，以上保管期限为长期。 4．5．2各使用现场，受控文件，由现场负责人保管。 4．5．3受控文件原稿保管部门必须建立本部门的发放受控文件目录或一览表。 4．6旧版本受控文件销毁 4．6．1因更换版本，从现场回收的受控文件，由回收部门立即销毁。4．6．2更换版本后，旧版本的原稿由保管部门保存一年后销毁。 4．6．3方式：打碎或焚烧。 5、相关文件 5.1文件发放登记记录

文件资料控制程序

文件资料控制程序１．目的明确本公司有关管理文件与资料之相关管理作业程序，使质量系统所使用之文件迅速、正确流通，以确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新文件。２．范围适用于与质量系统直接相关的文件和资料的控制。３．权责３．１品质管理部文管中心负责质量手册、程序文件、作业规范、产品图纸及外来文件等的编码、登录、发行、收回、销毁和管理工作。３．２各相关部门应有文件管理员，负责本部门内的文件管理工作。３．３品质管理部负责质量手册的制订。３．４各相关部门负责各部门二、三、四级文件的制订与管理。３．５管理代表负责审核质量手册和批准程序文件，监督工作指导书的实施状况，提出改进意见。３．６总经理负责批准质量手册。４．定义４．１质量手册：是公司质量系统的纲领性文件，系统地规定了公司质量系统的构成内容及实施要求，是公司实施质量管理的基本规章。４．２程序文件：根据公司质量手册中规定的要素编制的文件。４．３工作指导性文件：即三阶文件，包括工程技术资料、图纸、包装资料、工作（作业）指导书、机器（仪器）操作指导书、检验指导书或规范及其它资料等。凡在制程上须使用之文件均属之。４．４受控文件：和质量系统直接相关的文件和资料，包括质量手册、程序文件、产品图纸、指导书类文件、各类质量记录报表以及外来文件等。受控文件在修订或换版时均须收回相应变更的文件。受控文件始终反映现行要求。４．５不受控文件：在分发时按书面规定控制但对修订或换版不作控制的质量文件。不受控文件不能保证其完全反映现行要求。４．６外来文件：指与质量系统有关的国际标准、国家或行业标准，法律法规或政府文件以及客户或供应商提供的检验标准、原器件或组件规格书、图纸、供应商提供的机器、仪器设备使用维护说明书或手册以及技术资料文件（含软件及计算机程序）等，此类外来文件须受控。其它外来文件不受控。４．７以电子媒体方式存储的文件也应纳入受控范围,具体控制办法如下： A.建立磁盘或光盘文件清单。 B．以磁盘或光盘方式存储的文件须进行定时备份,以防资料损坏或丢失,造成不必要的损失。 C．对于与质量有关的电子邮件须进行下载备份,必要时以书面打印留存。４．８表单记录：凡记录作业结果所用之文件均属之。５．作业内容