综合工业分公司门户网站及内部信息共享系统的构建与实施

健全基础管理信息系统提升企业管理水平

攀枝花钢城集团有限公司综合工业分公司

一、企业门户网站及基础管理信息系统的构建与实施的背景

1.1信息化是现代企业管理发展的必然趋势

伴随着信息技术革命，西方发达国家通过信息化与工业化相结合形成的现代工业范式，根本性地改变了21世纪的产业发展形态与竞争格局。党的“十六大”、“十七大”、“十八大”分别做出“以信息化带动工业化、以工业化促进信息化、走新型工业化道路”，“大力推进信息化与工业化融合，促进工业由大变强”，把信息化作为“经济健康发展”的要求，将企业信息化工作纳入到国家战略部署的重要位臵。企业信息化，利用计算机、网络和通讯技术，支持企业的产品开发、生产、销售、服务等诸多环节，实现信息采集、加工和管理的系统化、网络化、集成化、信息流通的高效化。企业实现信息化可以推动业务流程优化重组，促进组织结构优化，实现动态管理，提高企业对市场的快速反应能力，从而更好地适应日益激烈的市场竞争环境。并能有效降低成本，扩大企业竞争范围和优势，提高企业的整体管理水平。坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，是我国目前经济发展的战略重点，企业的信息化水平直接决定了国民经济以信息化带动工业化工作的成败和企业竞争实力，是目前经济发展的战略重点，是现代企业管理发展的必然趋势。

1.2信息化是综合工业分公司摆脱当前被动局面的迫切需要

一直以来，攀枝花钢城集团有限公司综合工业分公司是一个以经营为主的综合性公司，随着钢城集团有限公司近年来超常规、跨越式发展，综合工业分公司发展速度也随着加快，规模逐步发展壮大。公司也随着逐步从经营型企业过渡到以有色金属、矿石加工与贸易、冷固球团、人造木、钢结构件、节能灯、润滑油、工程车修理、废旧物资综合利用等多个产业的以生产和经营相结合的综合性公司。公司目前下设综合部、财务部、技术质量部、生产安全部、供销经营部等5个机关职能部门，设有色金属制品厂（含电厂协力部）、复合材分厂、工程机械配件厂、厂区协力部、废旧物资开发部（含炼油厂）、源丰经营部、粉煤灰厂、浩天复合材厂等8个二级单位，产业分散布局在四川省眉山市、攀枝花西区、东区、仁和等地，管理成本较高。

由于综合工业分公司基础条件差，信息化建设底子薄，欠账多，信息传递长期是以电话、传真、纸质文件的形式进行传递，效率低下。2012年，综合工业分公司通过自身技术力量构建成公司国际互联网站，并以此为平台基础，逐步构建起了以生产调度管理信息化和公司制度管理信息化为主要内容的基础管理信息系统，并取得了良好的管理效果。为巩固这一管理成果，公司决定以此为契机，逐步健全和完善这个基础管理信息平台，降低管理成本，向管理要效益，进一步提高现代化管理水平。

在物资管理方面，综合工业分公司各厂均设物资库房，并安排专人对生产原料、产品、备品备件的入库、出库、库房之间调拨、报废、退货进行管

理。各厂物资库房管理过程均采用手工填写出入库单据，手工做台账的形式进行管理，管理手段相当落后。库房物资统计、销售发放过程、库存情况、供应商信息、客户信息都不能形成实时动态的管理。由于各厂布局分散，物资种类和数量多，物资流动量大，产生的信息量就大，数据更新快，手工记录和统计的速度根本就无法办到库房物资报表与实际数量相吻合的理想状态。库房物资各类报表从来就没有准确过。

在生产设备管理方面，综合工业分公司一直是以纸质台账和电子表格相结合的形式进行台账管理，基础信息不完善，手段落后。很多参数需要时还要到设备铭牌上找，一些设备连生产厂家都没有记录。设备检修管理和备品备件信息管理存在盲目性，不规范、不完善。数据的全面性、真实性、实效性较差，无法提供快速、高效的查询方式和决策的依据。

在档案管理方面，综合工业分公司长期是以来件记录的方式进行管理。档案分文书档案、财务档案、科技档案三种，需要归档的档案包几乎每天都在产生，每一包档案归档时需要采集大量的基础信息进行登记记录，每一包档案除档案的基本信息外，还包括档案卷内的所有文件目录，信息量非常大。随着时间的延续，大量的档案数据量使档案台账的管理变得非常困难，靠查询纸质台账的方式就无法查到要找的内容，只能靠在档案室内到处翻查，把本来就很杂乱的档案翻理更乱。

在信息社会，信息技术的应用使企业在获取、传递、利用内外部信息资源方面，更加灵活、快捷和开放，从而极大地增强决策者的信息处理能力和

方案评价选择能力，拓展决策者的思维空间，延伸决策者的触控范围，最大限度地减少决策过程中的不确定性、随意性和主观性，增强了决策的理性、科学性及快速反应，提高决策的效率和效益。所以，综合工业分公司这样一个有相对规模、底子薄弱、产业众多、布局分散的企业，用传统的理念、模式和方法进行管理，效率低下、成本高，效果差，已经远远不能适应企业快速发展的内、外部形势需要。尽管综合工业分公司已经在信息化方面取得一定的成效，但仍然有较多的管理层面需要使用信息化手段来改进传统管理模式。继续依靠彻底的技术变革和管理创新来获得快速、高效发展。

所以，引进先进的信息化管理思想和手段对现有管理模式进行整合和优化，是综合工业公司适应现代企业快速发展的迫切要求，是适应钢城集团创西南一流、国内知名大企业快速、稳定发展的必然选择。

二、健全基础管理信息系统提升企业管理水平的内涵和做法

2.1健全基础管理信息系统提升企业管理水平的内涵

综合工业分公司健全基础管理信息系统提升企业管理水平，就是按“系统策划、分步实施、逐步完善”的主导原则，以信息化促进管理创新，逐步提升管理水平，促进企业步入良性发展。主要是继续依靠公司国际互联网平台，构建覆盖综合工业分公司各厂部的物资管理信息系统、设备管理系统、档案管理系统。将物资管理、设备管理、档案管理纳入统一平台进行信息化管理，实现公司物资管理、设备管理、档案管理等工作效率的全面提升，实现高效管理，从而逐步改变公司固有管理模式，促使企业走向良性发展的道

路。

2.2 健全基础管理信息系统提升企业管理水平的做法

2.2.1成立信息化实施小组，策划实施方案

健全基础管理信息系统工作对于综合工业公司来说是迫切和必须的，为使此项工作顺利圆满完成，综合工业公司成立了以公司经理为组长的“信息化实施小组”专门负责实施和推进工作。信息化实施小组召开动员会，通过认真分析，决定结合公司现状，通过长期以来在信息化方面积累的知识和经验，将近年来引进的在信息技术方面有一定基础的大中专毕业生作为人才基础，按“系统策划、分步实施、逐步完善”的原则展开工作。为使工作顺利开展，实施小组严格按《综合工业分公司信息化实施计划及考核细则》，对整个项目实施方案、关键工作完成时间结点做了详细安排，将各项工作落实到具体完成部门和具体完成时间，并定期开会对阶段性的工作进行总结和部署，对未完成工作的责任人进行严格考核。使整个信息化工作得到顺利推进和完成。

2.2.2构建综合工业分公司物资管理系统

构建物资管理系统是将公司各库房的物资入库、退货、调拨、销售或出库等工作纳入计算机网络化管理，实现入库、退货、调拨、销售或出库报表的实时自动生成，并实现多种组合的模糊查询和统计。同时将供应商、客户信息基础信息纳入系统管理。对公司领导、各部门、各单位管理人员分配不同等级的管理权限，达到功能全面、数据安全、使用方便的效果。

于是，实施小组将物资管理系统各功能模块作了如下策划和分配，主要内容、作用和特点是：

网站首页：网站首页是浏览者访问网站时第一眼见到的页面，该项目综合各栏目大致内容，作用是提高浏览者访问兴趣，给浏览者留下良好的第一印象。在网站的首页上，还设臵公告栏进行对外信息公告发布，在左下侧设臵有包括钢城集团互联网站、OA系统在内的常用连接，方便用户连接使用。在底部设臵公司主要产品的滚动图片展示栏，动态展示公司产品，既加强公司产品的宣传力度，又可增加整个页面的动态效果。

公司简介：公司是一个下属9个分厂的跨行业、多产品的综合性企业，必须对公司整体情况、地理位臵、产业布局、人才技术优势、发展思路等情况进行介绍，使访问者能够系统地了解公司。

分厂简介：综合工业分公司跨多行业，各分厂各有特点，地理位臵、产业状况、产品种类不尽相同，必须对各厂情况进行单独介绍，以便访问者更加详细地了解公司情况。

产品展示：按公司所涉及的行业对产品进行分类，系统性地展示公司产品性能、特点、用途，让顾客详细了解公司产品，刺激合作欲望。

公司动态：对外发布公司重要新闻，展示公司的发展和进步，提高公司知名度和美誉度。

资质荣誉：对外展示公司获得的各种荣誉和资质，以展示公司的各方面的实力，以提升公司的知名度和美誉度。

专利技术：由于公司是跨行业的综合性企业，在所涉及的行业中已有自己独特的技术优势和特点，因此，展示公司所获得的各种专利技术，和技术能力非常必要，利于获得与外部进行技术合作或转让的可能性。

质量管理：现代企业对产品质量的管理最有效的做法是纳入质量体系管理。此栏目的作用是展示公司在质量体系管理取得的成绩和做法，达到顾客对公司产品质量满意的效果，是提升企业知名度和美誉度的有效做法。

联系我们：在实现电子商务之前，在网站公布公司对外联系人的联系方式是网络营销的有效手段，所以此栏目的作用是介绍公司主要对外窗口人员及办理相关业务的联系方式。

图片报道：为提高网站整体宣传效果，用此栏目展示公司组织的各种精彩活动场景。

在网站信息的更新和维护管理上，制定了《综合工业分公司互联网站管理办法》，从制度上明确了各部门及单位负责的栏目，并落实了具体责任人和更新时间，同时制定了信息发布的审批流程，保证了信息的准确性和权威性。

为提高网站的宣传效果，在程序代码设计上采取必要的技术手段，以保证网站的信息在国内外知名搜索引擎上有较为靠前的搜索结果排位。为提高对网站访问情况的统计，网站设臵访问计数器进行在线统计。

互联网站于2012年6月1日开始运行。

2.2.3 构建基础管理信息系统

为提高公司内部信息共享水平，利用信息化推动管理现代化，提高管理效率，主要做了两方面的工作。

2.2.

3.1利用互联网平台建立生产调度管理信息系统

为彻底改变过去生产调度管理效率低下，数据的全面性、真实性、实效性较差，对决策指导性差的局面，实施小组决定以公司互联网站平台为基础，构建实施综合工业公司生产调度管理信息系统。

通过对现有生产调度管理流程、管理方式、调度指令发布、生产报表格式、使用工具及方法进行深入调研和分析，实施小组提出生产调度管理信息系统的实现按“生产任务（指令）发布→接收→原料→生产→产品→销售→库存→结果反馈”的生产过程还原为主线来进行系统功能的实现和实施。以全面翔实、快速准确地反应出公司各条生产线的生产现状、消耗情况、生产结果、库存情况、销售情况、设备运行情况。

图2 生产调度管理流程示意图

首先，摈弃过去的生产调度管理流程，将生产调度管理整合为图2所示的流程。公司生产部调度员根据需要向二级单位发布调度指令，二级单位同时接收到信息，按要求安排生产，每天将生产数据和生产状况通过在线报表填报上传，在服务器上系统自动生成报表，并根据用户访问权限将报表结果显示出来。二级单位只显示各自单位的报表，公司部门及领导界面上则显示全公司的生产报表。如二级单位对调度指令及计划有疑问或建议，则通过“回复”功能进行在线反馈，调度员可在线做出解释或修改，这样可实现管理者与被管理者的信息良性互动，同时整个互动过程交流的信息同时记入系统备查。

为做到对生产过程及结果的记录和监控，在生产报表的设计和实现上，将产品的生产过程作为管理系统运行的主线，按原料采购→入库→原料使用→半成品产量→半成品使用→半成品库存→产品产量→成材率→产品销售→产品库存的过程来真实再现物料在生产过程中的流转，并设计对应的报表指标，达到对整个过程监控、记录、备查的目的。为使整个系统能够自动适应不同产品生产过程记录需要，管理员可以根据不同的单位、不同的产品实际情况，对生产单位、产品名称、原料名称按实际情况进行随意的添加、修改或删除，保证系统具有极强的适应性和扩展性。按当前实情况，系统中原料方面的数据有当日采购量、月累计采购量、年累计采购量、当日消耗、月累计消耗、年累计消耗、原料库存、原料单耗等具体指标。产品数据有产品当日产量、月累计产量、年累计产量、当日销售、月累计销售、年累计销售、产品库存、当日半成品产量、月累计半成品产量、年累计半成品产量、当日半成品使用量、当月半成品使用量、当年半成品使用量、产品成材率等具体指标，以保证整个生产过程得到详实、准确的记录。

为提高领导决策效果，通过程序设计实现，把各单位当前报表汇总起来，对整个公司的生产情况进行一个横向展示，从而全面掌握公司当前的生产状况。而通过时间组合来进行查询和统计，可以得到一张根据时间顺序排列的生产状况表，从而展示出在一段时间范围内公司生产纵向发展的进度和完成情况。横向和纵向的报表信息对领导决策均有重要意义。

为保证数据的真实性，要求各单位的数据只能在当天上报和修改，过期

后，程序就不准用户对数据进行添加修改等操作。同时在《生产调度管理办法》中规定，对过期不报或错报的单位进行严格考核，以提高工作人员的责任心和数据的真实性。

生产调度模块于2012年10月开始正式运行。

2.2.

3.2 利用互联网平台建立管理制度模块

构建管理制度模块，主要目的在于彻底改变过去文件发放管理工作使用纸质文档造成的管理效率低下、职工对制度内容不了解、记不清楚、查询学习困难的局面。其作用是发布当前正在运行的综合工业分公司及钢城集团的有效管理制度，方便各单位在线及时学习和查询，树立制度的权威性，使公司员工牢固树立按制度管理、按制度做事的工作作风。

实施小组根据整体策划，决定将管理制度模块按网页的形式进行在线发布，方便员工学习。网页上按新闻类板块风格设计，在制度分类上按管理职能分类，便于员工按需要进入所需要的栏目。

首先，进行管理流程整合，摈弃原来冗长的文件打印→发放→领取→传递→学习→借阅流程，将管理流程整合为文件在通过拟稿、会签、领导审批→综合部文书直接上传服务器进行发布→员工在线学习的简单流程。制度文件第一时间在网上发布显示出来，各部门及单位可以随时在线学习和查询，如有必要，也可以下载保存和打印，实现高效、快捷、灵活的传递和学习。

由于综合工业公司是钢城集团下属分公司，各职能部门管理工作是在集团公司各项管理制度的框架下进行的，所以管理制度的发布还包含集团公司

各职能部门发布的管理标准及各项制度。

制度发布模块从页面布局上将公司各种管理制度按主管部门分为综合部、技术质量部、生产安全部、财务部、供销经营部和公共制度。各类管理制度按主管部门提取前10条制度列到首页面中。

为保护公司秘密，系统发布的制度只有登录用户才能浏览制度内容。普通浏览者只能访问到公司各种管理制度的标题，不能访问更多内容。

在制度的查询方面，为方便及时快速地查询到结果，程序上设计为可根据制度名称、主管部门或发文号进行多种组合的模糊查询形式。

管理制度模块于2012年7月开始运行。

三、企业门户网站及基础管理信息系统构建与实施的效果

经过课题组9个月的不懈努力，综合工业分公司国际互联网门户网站、生主调度管理系统、管理制度模块于10月15日正式投入运行，取得良好的运行效果。

3.1综合工业分公司国际互联网门户网站运行效果

良好地展示了公司产品形象、发展动态、企业文化、技术特色、质量理念、营销手段等内容，网站整体效果具有强烈的视觉冲击力，给浏览者留下良好的印象。丰富的网站内容也给浏览者提供了大量的信息，用户要了解综合工业分公司，到该网站便可以得到想要的信息。使该网站成为综合工业分公司最强有力的对外宣传平台。

图3 网站首页实际效果图

在国际、国内知名搜索引擎只需在这些搜索引擎关键字栏输入“综合工业分公司”，搜索到的第一条结果便是综合工业分公司网站。极大地提高了搜索命中率。

网站从6月1日数据上传试运行起，从网站管理后台程统计，到11月20日，网站的访问量已达到60000余次，已有用户通过网站公布的联系电话、邮件、QQ等渠道与公司相关联系人取得了联系。成为公司加强客户沟通宣传产品、建立与客户联系，丰富营销手段，扩大产品销售渠道的又一便捷渠

道。在市场营销方面达到了减少环节，节约费用，降低成本，提高营销效率

的效果。更有利于公司倾听顾客的意见，掌握顾客的需求，加强企业与顾客间的联系建立良好的顾客关系。达到了宣传、展示综合工业公司的预期目的和效果，节约了企业对外宣传产生的大量人力和物力，成为许多人首次接触、了解综合工业分公司相关信息的首选渠道。在公司内部，员工每天都自觉或不自觉地上网访问自己公司的网站，了解公司新最动态和取得的成绩，为公司的进步发展和取得的成绩感到高兴，成为综合工业分公司凝聚员工的一根纽带。综合工业分公司建立起自己的网站，树立起公司在科技信息时代的完美形象。

3.2生产调度管理系统运行效果

3.2.1系统操作简单易用，针对性强

由于系统开发人员为综合工业分公司员工，比较清楚生产调度管理流程以及当前状况和用户真正需求情况，知道公司“缺什么、想要什么”，同时也知道系统怎么做。所以，开发出来的生产调度管理系统既实现了生产调度高效管理，又不冗余繁杂，真正迎合了各管理层和用户的使用需求。同时在使用过程中存在的问题及用户意见也可以做到按需要对程序和流程进行及时调整或修改，使系统更能够适应管理要求。生产数据的上报和修改按钮就安放在报表中，用户只需要点击表中的相关按钮，系统就能引导用户进行下一步操作，最后完成上报或修改功能。对上报的数据，系统会在用户自己的报表页面立即生成。对未进行上报的项目，在表格中直接就显示提示内容，提醒用户及时操作上报，避免了数据漏报、错报。所以系统操作非常容易上

手，对于经常上网的用户，不需要专门培训就能操作。

图4调度信息及反馈页面效果

3.2.2数据准确详实，实现了生产过程及结果的记录和监控

在生产报表管理中，各二级单位上报数据每天只需要登录系统，按要求将各单位当天在生产过程实际产生的产品产量、半成品产量、产品销售量、库存、原料使用量等信息，按系统设臵好的流程进行上报，系统就能自动生成需要的报表。实现了系统对生产过程、物料的流转、生产结果的记录、监控和真实再现。在公司领导及调度员管理界面上，系统可以直接生成整个公司的生产统计报表，各单位产品生产情况、原料使用情况、库存情况数据一目了然。还可根据各自的权限对数据进行查询和统计。

图5 全公司生产报表界面

3.2.3提高了管理人员的工作责任心

对于过期不报数据的单位，系统程序设臵了严格的控制措施使之不能过期补报。管理部门将根据情况进行考核。用技术手段严格要求用户的工作责任心，起到了良好的执行力效果。

3.2.4优化了管理流程，生产调度管理效率得到很大提高

正如图6所示，生产调度管理系统成功运行后，优化了生产调度管理流程，从根本上对原来的管理业务进行了重新整合，把垂直的直线职能型管理业务流程结构转变成平等的网络型流程结构，以首尾相接的、完整连贯的整合性业务流程来取代过去的被职能部门割裂的、不易看见也难于管理的破碎

性流程，管理效果得到极大提升。

图6 生产高度管理系统实施前后的管理流程及效果对比示意图

原来的生产报表管理流程是单位现场工作人员、生产管理人员、公司调度员、各部门、公司领导之间采用逐级上报、逐级分析汇总的方式进行，每一级人员都需要多次重复的数据填报、汇总、筛选、计算、分析等操作，工作量大、数据不详细、报表不及时，甚至数据有误，生产调度员每天花4个小时对一大堆各单位上报的数据进行制表、复制、粘贴、计算、打印、上报才能完成的报表工作，现在只需要对系统自动生成的报表进行巡查，对存在问题的数据进行核实和在线修改即可，整个过程不到20分钟就可以完成。

通过生产调试管理系统把纷繁复杂的工作集成到一个准确、快速、高效的信息平台上，让计算机和网络瞬间来完成的这样大量的工作，且数据准确、内容详实，同时规范了工作和管理流程。

3.2.4领导决策更加科学、快速、准确

生产调度管理系统解决了公司生产状况不透明，难以监控等管理问题。公司领导每天在任何地方登录系统都可以直接看到全公司当天的生产汇总报表，能够对整个公司当前生产情况有一个全面了解，从而全面掌握公司当前的生产状况。而通过时间组合来进行查询和统计得到的按时间顺序排列的生产状况报表，可以纵向掌握公司生产进度和总体完成情况。横向和纵向的报表信息对领导减少决策过程中的不确定性、随意性和主观性，增强了决策的理性、科学性及快速反应，提高了决策的效果。

3.3管理制度模块运行效果

3.3.1优化了管理流程，提高了工作效率

通过管理流程整合，将原来文件打印→发放→领取→传递→学习→借阅流程的繁杂过程简化，优化为文件通过领导审批后直接由文书上传服务器发布，然后员工在线学习的简单流程。过去从文件审批完成到员工传阅学习至少需要3天时间，现在只需要最多3小时。极大地减少了无用的中间流通环节，规范了公司管理制度的发放流程，方便了员工学习、查询管理制度的效率，提高了管理效率。

图7 制度文件发布管理流程的整合示意图

3.3.2提高了管理水平，树立了制度的权威性

管理制度模块的正式运行，提高了公司内部信息的共享水平。广大职工反应，现在查找、学习公司各项管理制度方便了，要想查询和了解公司各个口的管理方面的具体措施和办法，以前需要到办事员那里借阅，遇到别人借走后还借不到，如果办事员责任心差一点，借阅到的还有可能是过期作废的管理文件。而现在只需要在互联网上登录管理制度模块就可以很容易能查阅到，必要时还可以下载打印保存，学习起来更加方便。这样，员工对公司的管理思路和目的更加明确，工作起来就更有目的性和方向性了，工作效率得

到了提高。管理制度模块的正式运行提高了公司企业管理水平，提升了公司信息化管理水平。树立了制度的权威性，使公司员工逐步树立按制度管理、按制度做事的工作作风。起到了非常好的制度学习和管理效果。

图8 管理制度模块首页效果

四效益分析

4.1经济效益

（1）由于实现该项目所必须的管理流程调研与整合、系统策划、网页制作、数据库设计、网页设计、图片处理、Flash设计、程序设计、网络平台搭建、资料收集、整理与提供、软件安装调试、系统硬件、管理流程整合、操作培训等一系列工作均由综合工业分公司项目组人员在现有硬件条件下独立完成，除服务器空间租用及域名申请花费3000元外，未产生其它任何费用。