办文技巧

办文掌握“五个正确”

公文处理是办公室秘书部门的传统工作，是一项最经常且工作量大要求规范的政务性工作，是秘书部门永恒的职能。古今中外，古往今来，一切统治阶级执政掌权都要使用公文这一手段和工具，都认识到公文的重要。正如《史记》所云：“存亡在所任，安危在出令”。这也说明公文办理过去是，现在和将来仍然是为执政掌权、实施领导服务的秘书部的重要任务。为了“规范、安全、优质、高效”办理公文，下面讲五个应该共识的问题：

一、正确认识公文

（一）什么是公文？

中共中央办公厅于1996年5月3日修订的《中国共产党机关公文处理条例》的第一章第二条对公文的定义是：“公文是党政机关、社会团体、企事业单位实施领导处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”

（二）公文的六大作用。

一是行政法规作用。公文是党的政策和国家法律法规显物化表现。法规性公文是人们某些方面的行为规范和准则。法规性公文受国家权力的保证，因而强制执行，在有效的时间和范围内，人人遵守，违者必究。

如：《治安管理条例》、《计划生育条例》、《婚姻法》、《全国

年节及纪念目放假办法》等等，都是通过国家主席令或国务院令或用通知颁布下发执行。

二是领导和指导作用。公文是机关的喉舌，代表机关发言。上级领导机关和业务指导部门通过公文对下级机关和部门起领导和指导作用。这类公文不是直接的法规，而是法规的具体化体现了党和国家政策法规精神，贯彻执行上级机关领导意图具有一定的权威性。

如：《中共中央国务院关于推进社会主义新农村建设的若干意见》、《中共湖南省委省政府关于进一步保障和改善民生的决定》等等，都是以公文为载体传达党和政府的意志意图和工作部署。

三是宣传和教育作用。针对典型情况或某一重大问题发出的决定、通告、通报、条例、规定等，都起到总结经验、吸取教训、提高认识、统一思想、振奋精神的作用。

如：表彰通报、批评通报、情况通报等。

四是联系和知照作用。不相隶属的机关和单位之间使用公文相互商洽工作、询问和答复问题、了解情况、或向有关部门请求批准等要使用公文。这是平行文，是要用有：函、便函、介绍信、周知性通知等。

五是依据和凭证作用。公文是机关工作的依据和凭证，下级对上级的请示、报告和意见与上级对下级的指示、批复、通知等，上下互为依据。

六是记载和备查作用。公文是现实社会事务的缩影，是社会历史的缩影。公文的原始草稿和正式文件整理归档，以便今后子孙后代考查研究。

（三）公文的四个特点。

一是鲜明的政治性。公文受制于国家政权性质、忠实地表达统治阶级的思想、意志。因而，公文本身就是政治的体现。

二是法定的权威性。公文是法定的作者在法定的范围内，行使职权而制作和发布的。因而具有法定的权威性和行政约束力。公文经一定的程序制定后，不再是秘书人员和领导个人的意见而是组织的意见，任何个人不得任意删改或推翻。个人意见可以保留但公文的内容必须坚决执行。（公文有特定的作者和读者）三是效用的现实性。公文是办事的工具，针对性强，是根据实际工作需要、针对特定的事务或问题制发的，都是在特定的历史阶段产生效用。

四是特定的程式性。公文不同于其它书面形式的文章、它有自身特定的版式和格式。（以示庄重、严肃、权威）

从公文的六大作用、四大特点看出机关办公室办文是何等重要，从而提高我们对公文办理重要性的认识、自觉维护公文的严肃性和权威性，提高办文效率和公文的执行力，有利政令畅通。

二、正确使用法定公文文种

（一）注意党政机关法定公文文种的异同

1、中共中央办公厅颁发的党的机关公文处理条例中法定的

文种有十四个，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。湖南省委办公厅增加了“工作要点”、“细则”，一共是十六个文种。

2、国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》中法定公文文种十三个，即：命令（令）、决定、议案、通知、通报、通告、公告、报告、请示、批复、函、会议纪要。

有九个相同的文种：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

有十一个不同的文种：决议、指示、公报、条例、规定、工作要点、细则、命令（令）、议案、通告、公告。

党的机关和政府行政机关为什么文种有十一个不同？这是由于党政机关的工作性质职责的不同。就是相同的文种，在具体作用和内容上又有差异，每个文种都有自己特定的适用范围，都担负着各自的责任。

应注意的是我们机关单位职能部门，对上对下既要对政府负责，又要对党委负责，还要对业务部门负责。这就要求我们注意公文文种的正确使用，应根据行文目的、机关职权、行文关系确定公文文种。对党的机关（组织）行文要用党的机关公文文种。对政府行政机关行文，要使用行政机关的公文文种。

（二）注意明辨近似文种，防止文种错用。

请示与报告。都是下级向上级行文，但有严格的区别：

“请示”是向上级机关请求指示、指导、批准的公文。请示

产生于事前，不可“先斩后奏”。对上级明确规定了必须请求批准才能办理的事项；工作中发生了新情况、新问题而又无章文循有待上级明确指示的；因特殊困难难以执行现行规定、有待上级重新指示和支持的；因意见分歧无法统一难以工作、有待上级裁决的；超出本单位职权之外，涉及多个地区或单位的事情等，都要事前请示。请示的内容集中、一文一事。请求的结尾向上级提出明确的要求“当否（可否、妥否）请批示”。对于所请示的事项上级同意与否，都要用“批复”及时指示回复。

“报告”是用于向上级机关或业务主管部门汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的上行文。报告产生于事中或事后。报告有工作报告、情况报告、建议报告、回复报告、综合性报告、专题性报告等等。报告一般对上级没有肯定性的指示要求，上级对下级的报告可批示也可不批示，全由上级处理。如有好经验、好措施、好效果，希望上级批示转发，可在报告的结尾加上一句“以上报告如无不妥，请批示”、“请批转各单位执行”。上级认可后只能使用通知批转下发。

现在存在的问题就是请示与报告混用。动不动就说写个报告。该请示的用了报告，该报告的用了请示；有的把请示和报告两个文种组合使用；有的向平级单位请求支持也用请示或报告。

决定与决议。都是对重要事项作出决策的下行文，它们的区别在于：“决议”是党的机关使用的法定文种。是按法定程序集体会议讨论通过的具有原则性、号召性、指导性的重要决策事项

用决议。它的作者是会议。而由机关主要领导或领导班子研究定下来的，既有原则性要求，又有具体行动安排的重要决策事项用决定。决定是党政机关、社会团体、企事业单位都能使用的法定的文种，用于对重要事项或重大行动作出安排而制定的一种指挥性公文。决议是决策，突出了原则性、民主性、指导性。而决定既决策、又安排，突出了号召性、指挥性。共同点都是针对重要事项重大问题的决策具有重要性和权威性。决议用得少，决定用得多。注意不要随便用决定、因为决定了的事必须坚决执行。所以上级对下级行文多用“意见”、对重要问题提出见解和处理办法，给下级留有余地，让下级结合各自实际创造性工作。

国务院公文处理办法中提出“决定适用于奖惩有关单位和人员”。但应注意、必须是重大的突出的典型的单位或有功人员，而年度性、例行性的表彰先进工作者、优秀党团员、应用通报表彰起到鼓励、宣传和教育作用。

通知、通告与通报。这三个文种近似在“通”字上，都是用来传达上级机关的意图和要求，都是告之性文种，都是下行文。

通知应用很广泛，作者无限定，内容有规定，具有多功能特点。

通知有发布性通知。国家省部级单位有权使用命令（令）来发布行政法规和规章，而地方基层行政单位没有发令的资格，只能用通知来发布。如：《印发“关于进一步精简和规范市人民政府公文的规定”的通知》。

指示性通知。有的单位在级别上，在文种的使用规格上，不能用“指示”行文，只能用指示性通知行文。如：《开展整治地下六合彩等赌博活动的紧急通知》。中转性通知用于批转下级机关公文或不相隶属机关的公文。如：“批转《岳阳县委县政府关于乡镇驻村干部工作的若干规定》的通知”。还有事务性通知、人事任免通知等等。通知一般是面向内部的，对具有隶属关系的下级有特殊的告之含义，可告之全部，也可告之局部。通知必须提出具体事项和要求。对外部“需要有关单位周知的事项”也可用通知。

通告是面向社会、向社会各有关方面公布应当周知和遵守的事项。如：《关于进一步加强城市市容和环境卫生管理的通告》。

通报是面向内部，用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者交流重要情况的文种。表扬和批评只能用通报，不能用通知或通告。发生的典型情况，重大事故只能用通报。如：《国办关于内蒙政府禁止违规建电站不力并造成重大事故的通报》。上级领导的重要讲话只能用专用通报发表。

公报与公告。这两个文种近似在“公”字上。都是党和国家重大事件、重要事项向国内外宣告。

公报是党的高级机关用于发布重要决定或者重大事件。报导某一重要会议或重要事项，内容详细具体。如中共召开党代会、选举产生了新的总书记、政治局常委等发新闻公报。还有联合公报，这一文种使用得少，基层单位不用。

公告是国家高行政机关向国内外宣布重大消息、重要事项，是非常庄重严肃的公文。如：2005年3月13日《中华人民共和国全国人民代表大会公告》选举胡锦涛为中央军委主席。

公告只有国家高级权力机关和高级行政机关才有权、有资格使用的文种，地方基层单位或民间组织、民营企业无权代表国家，不能使用公告。现在对公告这一文种的使用很随意、很不规范。报刊上经常出现这样那样的公告。请如：拍卖公告、注销公告、交房公告、招聘公告、开业公告、征订公告、寻亲公告；有一单位电梯内边写出了公告；有的机关单位停水、停电也写公告；有的个体经营户门前也写公告。这种滥用公告的作法很不严肃、很不规范，是一种违规、越权行为，必须纠正。

公报、公告是“公家公权”的象征，而不只是“公开告诉”的意思。那么，不用公告用什么文种来告之？有的可用事务性、周知性的通知，有的可用“启事”。启事是机关、团体或个人公开声明某件事情、或对他人提出某种要求时使用的一种告知性应用文。可以张贴在公共场所，也可通过媒体向社会传达信息，它涉及社会生活的各个方面。如：招聘启事、寻人启事、征订启事、开业启事、更名启事等。有的可用“声明”，声明是一种文告，用声明来公开表示态度、说明问题。如注锁和补办土地登记手续可用声明，不能用公告。个体经营者商品打折可用“好消息”。

三、正确把握行文关系

根据现行法定组织机构之间的三种关系，决定了公文的三种

行文规则。三种关系是：上下级关系是领导与被领导的关系；与上级业务主管部门是指导与被指导的关系；与不相隶属的单位和平级单位是相互友好关系。这三种关系就确定了上行文、下行文、平行文三种行文规则。

（一）下行文规则。下行文是领导机关对所属的下级机关行文。注意以下九点：

1、要选准下行文文种。

2、一般只发直属下级、也可扩大到所属各级。

3、凡经新闻媒体与广大群众直接见面不另行文的公文，视为正式公文。

4、上级部门不可给没有业务指导关系的下级部门行指挥性的公文。

5、上级业务部门不可向下级行政机关行指定性公文（县里的局无权对乡政府下指示）。

6、对下属受双重领导的单位（中央省属企事业单位，这些单位既受他主管的上级领导又受属地领导）一个上级向这种单位下行专门性的决定、批复或通知时（如领导班子的任免、调整、机构的增减、重大事项等）应根据需要抄送另一个上级机关。

7、上级机关不可与下级机关联合行文。

8、本机关的党组不可向下属机关的党组直接行文、更不能向下级行政机关行文。（市政府党组对县政府党组不是隶属关系，一个行政机关的党组，只能对本机关行使党的领导，只对上级党

委负责并报告工作。以党组名义报给上级党委的报告、意见，上级党委可批转给所有下属单位的党组，要求贯彻执行。）党委的各部门在各自的职权范围内，可以向下级党委的对口部门行文，但不得对下级党委发布指定性公文。

9、党委和政府或党委办和政府办可对下联合行文（这样就避免了党政不分的问题）；党政机关的部门根据实际情况也可联合对下行文。同级的党、政、军、群（人民团体）组织也可联合行文。

（二）上行文规则。上行文是下级机关向上级机关（包括有业务指导关系的上级机关部门）的行文，应注意五点：

1、要选准上行文文种。即请示、报告和上报的意见。

2、只主送一个上级、一般不越级行文。

3、不能向上级党政机关交叉请示、报告。（不能向市委请示同时又向政府请示、多头请示）。

4、向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关或部门。

5、受双重领导的机关，在向上级报送请示或报告时，应抄送另一个上级机关，但不可一并主送。

（三）平行文规则。平行文是平级机关或不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准、审批事项时的行文。要注意四点：

1、要选准平行文的文种，即函、意见和周知性通知。

2、平行单位之间不可使用上下行文文种。（不可使用请示、

报告、批复）。

3、部门的内设机构除办公室外，不能对外正式行文，与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

4、平行文在写法上要态度谦和，多用商量语气，不能强加于人，更不能用指示性的口气。

以上可以看出：公文的行文关系是法定的、规范的，是按照机关的性质、地位、隶属关系及职权范围来规定的。不是想象的，更不是随意的。正确地掌握行文规则，对于提高机关管理效能、服务效力，维护机关形象，有着极其重要的作用。

四、正确掌握公文的版式和格式

公文特定的版式和格式，体现了公文的庄重性和权威性，它为公文办理提供了科学条件，是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。它直接影响到机关形象，反映出机关工作作风和业务水准，所以不能马虎。

（一）法定公文的版式。公文的版式是指公文的用纸、排版、印刷、装订等。

1、公文用纸主要技术指标：

（1）公文用纸一般使用纸张定量60g/m2～80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。（可根据需要和单位经济条件选用）

（2）纸张白度为85%～90%。（白度不够像报刊纸、影响公文的庄重和权威，太白了黑白反差大耀眼。）

（3）横向耐折度≥15次。（公文要多次被翻阅易造成破损，

不能太脆，要有一定的柔韧度。）

（4）不透明度≥85%。（少于85%正反两面透明，影响阅读）（5）PH值为7.5～9.5。是根据国家档案局制定的行业标准《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定、存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的PH值应为7.5～9.5。

2、公文用纸版面尺寸及排版要求：

（1）党的机关公文用纸版面尺寸及排版要求。党的机关公文用纸仍采用16开型，高260mm，宽184 mm；公文的版心高205 mm，宽134 mm；开头空30 mm，地脚（含页码）空25 mm，左边空25 mm。公文一般每页排20行，如有特殊排版需要，最多只能排22行，每行25个字，500～550字/页。

（2）排版字体规格。党的机关公文标题用2号小标宋体字，有副标题的副标师用3号楷体字。公文中的第一级小标题用3号黑体字排印；第二级小标题用3号楷体字排印。有多级小标题的：第一级小标题用3号小标宋体字排印，第二级小标题用3号黑体字排印，第三级小标题用3号楷体字排印，第四级小标题用3号仿宋体字排印。小标题的行距与正文的行距一致、序号前面空两个字排印。

公文小标题的层次序号：第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。可跳不可倒。第一级小标题单独排印的末尾无标点符号。第二、三、四级小标题之后接着排印正文的末尾用句号。

（3）国家行政机关公文用纸版面尺寸及排版要求。行政机关的公文用纸，已淘汰了传统的16开型纸。（16开型纸是日本早期的用纸标准，现今日本不再使用。）这种纸型印制的公文信息量小，不利于与各国政府和国际组织、国际会议进行公文交往。因此，我国国家行政机关公文用纸采用国际标准的纸型，即A4纸型。公文幅面尺寸为：宽210 mm、高297 mm，版心尺寸为高156 mm，宽225 mm，（不含页码），上白边（天头）37 mm，下白边（地脚）25 mm，左白边（订口边）28 mm，右白边26 mm，都允许偏差±1 mm。

公文一般每页排22行，每行28个字，616个字/页。国家行政机关公文的标题用2号小标宋体字排印，正文用3号仿宋体字排印、文中如有小标是可用3号小标宋体字或黑体字排印。

3、公文的装订要求：公文的装订分平订和骑马订或胶粘。订位为两钉锯外订眼距书心上下各1/4处，允许误差不大于4 mm，平订钉锯与书脊间的距离3～5 mm、钉脚平伏牢固。

公文的版面干净无底灰、字迹清楚、尺寸标准、版心不斜，裁切成品尺寸误差±1 mm、四角90度，无毛茬或缺损。

法定公文的格式。公文的格式分三大部分，构成要素共十七项。

（1）公文的文头部门（眉首部分）。就是红色隔离线（又叫红色反线）以上部分。公文的红色文头又叫发文机关标识，党的机关公文文头有四种形式：

一是由发文机关名称加“文件”两字组成。如：“中共岳阳

市委文件”。

二是由发文机关名称加括弧（注明文种）组成。如：“中国共产党岳阳市委员会（）”。

三是办公室用的文头，由办公室名称加“文件”两字组成。如：“中共岳阳市委办公室文件”。由办公室名称加括弧（注明文种）组成。如：“中共岳阳市委办公室（）”。

四是机关部门使用的文头、由机关部门名称加“文件”两字组成。如：“中共岳阳市委宣传部文件”。由机关部门名称加括弧（注明文种）组成。如：“中共岳阳市委宣传部（）”。

国家行政机关公文的版头又叫发文机关标识，有两种形式：一是由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。如：“岳阳市人民政府文件”、“岳阳市人民政府办公室文件”。

二是由发文机关全称或规范化简称加红色文武线组成。还有联合行文的版头，主办单位名称在上，协办单位依次向下排列，“文件”两字在单位名称右侧居中标注。

（2）发文字号。由发文机关代字、发文年度、发文顺序号组成。在红色版头下空两行、距红色隔离红4 mm，用4号仿宋体字居中标注。（行政机关的用3号仿宋体字）。发文年度号和发文顺序号用阿拉伯数字标识，年度号必须是4位数标注在六角括号内，顺序号不要“第”字，不编虚位。联合行文标注主办单位的发文字号。

（3）签发人。重要的上报公文应标注签发人姓名，平行排

列于发文字号的右侧。发文字号居左、左空一格，签发人居右、右空一格。签发人由“签发人”三个字加冒号和签发人的姓名组成、用4号仿宋体字标注。行政机关“签发人”三个字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

红色隔离线。党的机关公文红隔线是2条各长60.5 mm，宽0.7 mm，中间距离15 mm，中间用2号实体红色五角星。行政机关公文叫红色反线，与版心同宽、长为156 mm，宽0.7 mm。

（二）公文的主体部分

1、公文的标题。由制文机关加事由加文种组成。

在红色反线下空2行、用2号小标宋字体排印，标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，好看好记。公文标题一般不使用标点符号，党的机关公文仅用书名号、引号。

2、主送机关。就是文件的接受者，负有承办责任的机关。主送机关必须准确认定，在标题下空一行、左侧顶格，用3号仿宋体字标识。回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关多，首页排不下，首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至后面版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

3、公文正文。主送机关名称下一行，每自然段空两格，回行顶格，数字，年份不能回行，标点不能打空于左顶格。

4、附件。公文如有附件，在正文下空一行，左空两格，用

3号仿宋体字标识“附件”2字，后标冒号和附件名称。如有两个以上附件用阿拉伯数码标明序号，（附件：1、……）附件名称后不加标点符号。附件和正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标序号。附件的序号和名称、前后标识应一致。如附件不能与公文一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。

5、发文机关署名。（又叫落款）一般在正文末行或附件名称之下，空2行排印。前面标注了主送机关的公文，后面必须署名；地市以上机关有的公文不标注主送机关的不署名；县级与基层党的机关的所有公文均署名。

行政机关的公文，单一机关行文或2个机关联合行文不署名；3个以上机关联合行文时，署名在正文和成文日期之间排印（用简称），主办机关在前，每行排3个，最后一排如余一个或两个，均居中排列，以方便盖印为标准。

6、成文日期（公文生效日期）。

党的机关公文成文日期用阿拉伯数字标注。有主送机关的成文日期标注在机关署名右下方、左空两个字，用3号仿宋体字排印；不标注主送机关的成文日期加括号用3号楷体字居中标注于公文标题之下。县级及基层党的机关公文成文日期均标在发文机关署名的右下方。

行政机关公文的成文日期，用汉字标注。“零”改成“0”。

单一机关行文、成文日期在正文之下一般空4行，右空4个

字，用3号仿宋体字排印；两个机关联合行文，将成文日期拉开，左右各空7个字排印。3个以上机关联合行文，成文日期在最后一排署名下右空2个字排印。

7、印章。公文用印是公文产生法定效力的标志。省和地市党的机关公文，除“会议纪要”，有特定版头的普发性公文和用特定报头印制的电报外，其余的公文均应加盖发文机关印章。县市区党的机关和基层党组织的公文，均应加盖发文机关的印章。联合上报的公文，联署机关都应当加盖印章。印章在发文机关署名和成文日期处，上沿不压正文，下沿齐年压月，上大下小。

行政机关的公文除“会议纪要”和以电报形式发出的公文以外，均应加盖发文机关的印章。联合上报的公文，由主办机关盖章；联合下发的公文，发文机关都要盖章。注意印章与正文务必同处一页，不留空白，防止变造公文。不得采用“此页无正文”的方法。

单一机关行文、印章距正文2-4mm（一行以内，防伪造）印章的下弧居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，下弧压在成文日期上；（当印章下弧有文字时，采用套中方式，即印章的中心线压在成文日期上）。

两个机关联合行文、主办机关在前（左），两个印章都压在成文日期上互不相交，互不相切，相距3mm。3个以上机关联合行文，印章均盖在发文机关署名处。要下套均下套，要中套均中套，保证印章排列套齐美观。

（三）文尾部分

1、主题词。主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词目。位于公文末页下端、抄送机关或印制版记的上方。“主题词”用3号黑体字顶格排印、后标全角冒号，词目之间空一格（不标点）。党的机关公文主题词词目用3号书宋体字，一般不超过10个词目。行政机关主题词词目用3号小标宋体字、一般不超过5个词目。主题词下方划一条与版心等长的横线。

2、抄送机关。在主题词横线下方排印，“抄送”2字顶格。用5号黑体字，后标全角冒号，抄送机关名称用5号宋体字，中间用顿号（或逗号），末尾不用标点附号。行政机关公文的“抄送”2字与抄送机关名称都用3号仿宋体，左空一字排印，抄送机关名称之间用顿号隔开，末尾用句号，以防增设抄送单位。抄送机关名称下方划一条与版心等长的横线。

3、印制版记。党的机关公文的印刷版记、由公文印发机关名称、印发日期、印制份数3部分组成。位于抄送机关名称下方，页码的上方，（与公文页码不空行）。印发机关名称和印发日期同占一行，左右各空半个字；下划一条与主题词下方的横线平行、等长、等粗的横线；在横线下边右侧离字边空2个5号字，加圆括号用5号宋体字标注印制份数。即“（共印XXX份）”印发时间用阿拉伯数字，以付印日期为准，年份不能简写。

行政机关公文的印制版记不同的是，印发机关左空一个字，印发日期右空一个字，用3号仿宋体字排印。

4、公文的页码。党的机关公文页码用5号正体阿拉伯数字在公文最下一行，离字边空2格排印。双面印刷的单数在右下角，双数在左下角；单面印刷的页码都在公文页面的右下角。

行政机关公文的页码用4号半角白体阿拉伯数字，臵于版心下边缘的下一行，页码数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。空白页不标注页码。如版记在空白页下边、上面无正文、不标页码。

五、正确办理公文

（一）机关公文必须由办公室（秘书部门）统一处理。《中国共产党机关公文处理条列》第九章第二十五条明确指出“秘书部门应当切实做好公文的管理工作既要发挥公文效用，又有利于公文保密”。

国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》第八章第四十四条指出“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印归档和销毁”。第四十五条指出“文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。”所以说机关公文由办公室秘书部门统一办理是党和国家法规文件赋予我们的神圣职责。我们必须认真履职，努力工作，切实做好公文的收、发、传、管等工作。

（二）公文必须经本机关领导人审批签发，联合行文的必须逐一会签，主办单位先签，然后协办单位依次会签、签原件不签复印件，注重时效。

（三）发文办理的草拟、审核、签发、打印、校对、印制、

用印，装订、登记、分发等程序必须严格把关，力争0差错，O 失误。

（四）公文签收后必须及时登记（设收文登记簿，发文登记簿、借文登记簿）及时请办、分发或传阅、筛选分流，为领导简政减负。要督促领导阅文，让公文发挥应有的作用。领导只有认真学习文件，领会上级精神、思想上行动上与中央保持一致，才能提高执政能力。传阅时注意直传不横传，秘级文件不能在外过夜，收回文件时核对份数，注意文件被抽走。

（五）文件只发组织、不发个人，领导调走或异动，应将本人暂存、借用的公文按有关规定及时清收。领导代表单位组织参加的各类会议活动，所带文件资料，回来后应交办公室管理，以便参阅。

（六）复印上级的文件，除绝密级和不准翻印的以外，经机关负责人或办公室主任批准，可以复印，但复印件视同正式文件，加盖复印证明章。

（七）要经常对上级重要文件、本级要件进行清理，掌握阅文和承办情况。以便提醒领导，避免误事。送领导批示或交有关部门办理的公文，要负责催办。

（八）对实际工作没什么指导意义的公文、可发可不发的公文不发，可办可不办的公文不办，办文的多少与工作成绩不一定成正比。配合领导减少文山会海。

（九）公文办理完毕，将定稿，正本和有关材料收集齐全，