总经理工作部管理手册

多伦盛华实业有限公司

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经

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工

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册

2010年11月16日

目录

一、岗位结构图 (2)

二、部门日常管理制 (3)

三、部门工作内容及职责 (4)

(一)宣传管理工作 (5)

(二)公文工作管理 (6)

(三)档案工作管理 (9)

(四)办公用品管理 (15)

(五)接待工作管理 (17)

四、各岗位职责 (19)

(一)部长 (19)

(二)行政主管 (21)

(三)综合管理员 (21)

五、总经理工作部各项工作流程 (22)

(一)宣传管理工作流程 (22)

(二)公文管理工作流程 (24)

(三)会议管理流程 (35)

一、岗位结构图

二、部门日常管理制度

1、保持办公室地面、墙面、窗帘、窗户干净、清洁，各种公用设施完好无损，禁止乱涂乱贴乱画，禁止在档案柜顶层堆放物品。

2、保持文件资料摆放整齐有序，办公室若配臵盆景，要保持盆景鲜艳；水瓶、盆景、报纸夹、办公桌椅、工艺品、办公用品等放在办公室固定位臵，禁止随意挪动。

3、上班时间严禁窜岗、嬉戏、溜号、大声喧闹；禁止在办公室吃早餐、零食、抽香烟等。

4、讲文明礼貌，注意言行，不假公济私，热情大方，严守公司机密。

5、下班后，整理干净桌面，关闭电脑、空调、电灯等公用设施，关好门窗。上班期间人员玩出办事或下班后，未关闭空调等设施的，给予部门负责人20元/次罚款。

6、建立“迎驾报”专夹，报纸、杂志等分类挂放在报纸夹上。

7、样品室摆放美观整洁，窗明几净，废弃物要及时清理。

8、下午下班以后，用塑料袋将垃圾装好，放在走道边，供清洁工打扫清理，其他时间不准讲垃圾摆放在走道边。

三、部门工作及职责

(一) 宣传工作管理

1.主题内容与适用范围

（1）为加强和企业新闻宣传工作，及时准确地宣传党和国家以及企业改革发展的方针政策，推动企业各项工作的健康发展，制定本暂行办法。

（2）本办法规定了公司宣传工作中应遵循的基本原则，承担的根本任务，管理体制；对内、对外发稿管理，通讯员队伍管理以及检查与考核。

2.宣传工作的基本原则和根本任务

（1）宣传工作的基本原则：按照公司董事会的要求，坚持董事长的发展规划为根本指针；坚持为公司整体稳定的大局服务的方向；坚持团结、稳定、鼓劲、正面宣传为主的方针；坚持以企业利益为重，自觉遵守宣传纪律。

（2）宣传工作的根本任务：以正确的舆论导向，为企业生产经营和改革发展创造良好的舆论环境，做到有利于推进企业的改革和发展；有利于加强企业的精神文明建设；有利于塑造企业形象，开拓占领市场；有利于鼓舞和激励职工艰苦创业，开拓进取；有利于增进员工理解，保持企业和社会稳定；有利于建立和谐企业。

3.宣传工作的管理体制

（1）宣传工作的管理体制：实行以公司决议为主、公司办公室与公司党支部共管，归口职能部门统一协调管理。

（2）宣传工作的基本要求：

①根据企业一个时期的工作重点及其对宣传的要求，及时提出宣传的计划和统一宣传口径；负责联系社会新闻单位，接待新闻媒体记者，组织和落实专项宣传工作；协调企业内的宣传工作，积极组织稿件，并负责审核宣传稿件。

②发挥有关专职宣传人员作用的同时，也要发挥兼职宣传骨干的作用，为他们开展工作创造条件。

③要广泛宣传职工为企业无私奉献和优质服务、勇于开拓创效的业绩，宣传企业的先进典型人物，塑造企业形象。

④宣传工作管理的主要范围和内容：

1.公司领导参加公司的有关会议和重要活动。

2.公司重要政策、规章、重大措施和企业改革发展重要信息的对外发布。

3.公司支部重要会议、重大活动及企业领导重要讲话、重要文章的宣传报道。

4.公司支部的建设、精神文明建设、思想政治工作及群众组织工作重要情况和典型的宣传报道。

5.对公司系统各单位新闻宣传工作的管理与指导。

（3）对内对外发稿

①对内对外发稿的内容必须是宣传报道在企业、总经理室的方针、

政策、法律法规、物质文明、精神文明、生产建设过程中涌现出来的好人好事，弘扬正气，激发职工的工作积极性和主动性。

②各单位、部门企业必须按时完成公司归口管理部门下达的每月

宣传稿件数量。

③宣传报道工作首先必须坚持真实性，用事实说话。

（二）公文工作管理

1.公文是指公司在行政管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，公司及公司内部各部门根据需要，可使用申请、批复、意见、函、会议纪要和明传电报等体式的公文。

2.公司办公室是公文处理的管理机构。

（1）公司指定专人负责公文处理工作。

（2）公文管理工作包括公文的报送、回收、整理、存档。

3.公文处理应当坚持实事求量是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

4.公文处理严格遵守国家法律、法规、和其他有关规定以及公司的相关规章制度，确保企业商业秘密及安全。

5.发文办理

（1）发文办理是指以本公司、公司办公室名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（2）草拟公文应做到：

①符合国家的法律、法规及其它有关规定。

②情况确定，观点明确，表述清晰准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

③根据行文目的确定文种。

④人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。

6.草拟公文的程序：

（1）各单位、部门草拟的公文在送公司领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需引文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定，相关业务内容是否有相关科室会签，是否有错别字、标点符号，语法是否有错误、层次是否清晰等。

（2）办公室审核。审核的重点是：拟稿部门负责人、拟稿人是否签字，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。提出实质及程序的修改意见，交由发文部门定稿。

（3）公文正式印制后，由办公室复核人签署意见

（4）办公室对各单位、部门印制好的正式公文一并整理立卷，定期归档。

（5）需要暂时保密的公文在拟稿、印制过程中和正式分发前相关人员应做好保密工作。

7.收文办理

（1）收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（2）办公室应对签收的来文进行登记，《收文登记薄》应登记收文日期、发文部门、公文名称、文号、发文时间、签收时处理意见和签收人姓名。对有具体请示事项的，主批人（主管领导或主管领导授

权的分管领导）应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅视为已阅知。

（3）承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误、推诿、紧急公文由办公至负责催办和督办。

8、公文管理

（1）公文由办公室所设的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

各单位、部门用印需向公司办公室索要并填写《用印申请单》

（2）公文办理完毕后，应当根据公司有关规定，及时整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

（3）归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

（4）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

9、为加强行政管理，提高公文处理水平，公司各单位、部门均需按上述行文标准以及程序执行。

10、公文书写要求

（1）使用纸张要求：

公司各类公文必须使用A4纸。

(2)页眉与页脚：

顶格左侧：公司LOGO及“金杯创业公司”字样；右侧注明各单位、部门文件及下滑线。

页脚：顶格注明日期；居中页码及总页数。

（3）标题：

三号、宋体、加粗、居中；示明公文类别（决定、公告、通告、通知、报告、请示等）。

（4）正文：

四号、宋体。

①脚注：

报送部门、人员；抄送部门、人员。

②文号：

公司（年份）第【序号】号

（三）档案工作管理

(一) 意义和宗旨

1.保障公司重大经营、投资活动的法律手续、财务凭证、资产权证手续完备无误，避免出现法律纠纷时证据不足，避免公司资产受到损害。

2.从企业长远发展需求出发，完善保存各类有价值的资料信息，提高公司信息共享程序、为各级经营管理人员提供信息服务。

3.从企业制度建设需求出发，完善保存公司各级经营管理规章制度、架构设臵、职责分工、工作用表等信息资料，为公司管理机制的不断完善提供保证。

4.从企业经营管理需求出发，对经营管理过程中形成的各类往来文书限期保存，保障工作秩序。

(二) 档案管理的职责

1.公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。

2.公司办公室建立档案室对公司主体档案信息进行专门管理，并设臵档案管理员岗位专门负责档案制度的完善与修订、督导各部门档案工

作规范、协调相关档案移交等工作。

3.公司下属各单位、部门等实体，应设立专职档案管理岗位，由专人负责本部门档案的管理，主要包括：档案信息的收集、立卷、归档工作，档案工作规范的督导与完善、对公司档案管理提供协助等工作。

4.各单位、部门应为档案管理工作提供必需的场地和条件，并应给予档案管理人员合理的薪酬。

5.各单位、部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

(三) 企业档案的内容

1.企业在管理、生产活动中（即企业在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理及产品、基本建设、设备仪器管理使用等活动中）形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是企业管理的基础工作，是企业发展的历史记录和凭证。

(四) 档案的保管与盘点

1.根据档案存在的不同形式，分别储放保管，档案形式包括：文本档案、电子版资料、光盘档案等

2.文本档案保管要求

（1）.设立专门文件柜：根据档案的不同类别、生成时间等，按照就近原则对不同卷宗进行有序存放，文件柜要设计编号进行准确定位(2).设立索引目录，目录中档案类别层级分明，清晰列示卷宗编码、存放地点的编号，以便于查找

3.电子版资料、光盘资料保管要求

（1)档案类型：声像资料、往来文函、各类文件、制度流程、扫描存档资料等

（2)建立电子档案的说明

①为了推进无纸化办公、节约档案存储空间和管理成本、提高信息共享效率，除资产权证、法律手续、财务凭证、各项合同、政府批文、企业领导荣誉证书等档案必须以文本方式保存之外，包括工作往来文件、制度流程、声像资料等档案均可以电子版方式保存，电子版档案更易于网络共享和检索搜寻

（3)光盘制作要求：

①对需要长期保存的电子版资料，要根据档案的不同类别、发生时间等，按照就近原则，分别存储制作成备份光盘进行存放。备份光盘应制作一式两份，以防备意外的损害。按照文本档案相关要求，为光盘建立档号，以标签标注，便于检索

（4)光盘档案保管要求：资料盒背按照规范要求以标签标注根据存储文档类目、生成日期等，按照相近原则妥善保管于资料盒内

(5)电子版档案建立要求:

①根据类目、生成日期等，建立规范的文件包，建立规范完备的

索引，便于检索

(6)公司档案室定期盘查规定

①为保证档案保管的妥善与安全，应对公司档案室库存档案实施定期盘点，并有盘点记录。

②盘点计划的制订、组织由档案管理员负责，相关岗位协同完成。

③盘点频次定为每半年一次，在每年两次的档案督导工作之后即予执行。

④库存档案盘点依据为历年之移交清册及档案室索引目录，应根据档案保管的各项要求将盘点结果形成总结报告提交公司办公室主任，并于档案员处存档。

(五)档案保存时限的鉴定与销毁

1.档案保存时限的鉴定

（1）根据档案的内容判断档案的可用价值时限，分为永久保存、长期保存、短期保存档案；

（2）永久保存档案的时限与公司公司的生存发展期紧密相关；长期档案时限与短期档案时限根据使用价值随机确定，益长不益短。（3）档案保存时限的确定，由档案生成部门建议，公司办公室审核，公司领导批准同意。

2.公司档案的销毁

（1）每年一次例行盘点，根据档案归档立卷时确定的保管时限，对失效档案进行清理。

（2）公司档案室编制销毁清册，提交上级领导审阅；

（3）公司档案的销毁必须经公司办公室主任、法律负责人、财务负责人签署同意意见后提交董事长批准方可执行，公司办主任负责监督销毁过程。

（4）销毁清册须经公司档案室经办人员、公司办档案管理员、公司办主任签字后归档保存。

（5）建立电子档案库后，被销毁的文本档案可永久留存电子版或扫描版，以光盘存档。

(六)机要档案的特殊规定

1.档案机要性的鉴定

（1）档案是公司的一项重要资源，按其重要程度与机密程度分为"机要"、"重要"、"普通"三级档案。

（2）档案的机要程度应由档案员负责，在档案收集过程中进行初步筛选，提交请示报告，经分管高管、公司财务负责人、法律负责人、公司办负责人审核确认后，将档案分级标准标示于档案卷宗封皮及索引目录中。

（3）机要档案的基本范围

①公司及下属各级公司进行的投融资项目、战略规划项目：项目调研推进过程中形成的各类合同、文件，项目经审议通过进入执行期的各项合同、文件，项目结束后的各项分析总结报告，项目进程过程中的会议纪要、会议记录、领导讲话等等。

②重大经济合同类档案，包括资产转让合同、投融资合同等。

③重大案件卷宗。

④重大经济担保类档案。

⑤重大资产权证类档案，包括土地证、土地购臵合同、房产证、股权证、股权收购合同等。

（4）机要档案的收集归档要求

①公司及下属单位所进行的各类重大项目活动，在提交各类请示报告

给董事长审核时即应在公司办公室备案。

②公司办公室主任、档案暨印鉴管理员应保持岗位敏锐度，及时关注此项工作的跟进安排。

③公司办公室档案管理员应与项目负责人建立工作联系，对项目进程中的档案收集工作进行关注与跟踪。

④项目完成之日起一个月内，档案室即应完成所有项目档案的收集工作。

(5)机要档案保管要求与保密原则

①机要档案按归档类别存放于专柜之中，橱柜钥匙由档案员保管；

②档案管理员、机要档案员应加强工作保密意识，严格履行机要档案的查借阅程序，定期盘查，将档案的保存与使用控制在零风险之中。

(6)机要档案的查借阅要求

①进入档案室的机要档案，需经公司财务负责人、公司办公室主任联签后，报公司总裁同意方可查借阅

②机要档案原则上不允许借出，资金部有融资、案件工作需要时，需经上述领导联签后方可借出，并由公司办公室档案管理员负责定期跟踪

③机要档案原则上不允许复印，有复印需要的部门，需经上述领导联签后，由档案室协助提供。

(八)公司档案室档案移交规定

(1)根据档案的重要性与机密性，确定应移交公司收存的档案范围，属于各单位、部门自行保管的，亦应制订相应档案目录明细，定期提

交公司档案室备查

(2)"机要"档案原则上由公司档案室收存；

(3)"重要"级档案根据使用便利原则确定保管部门，由二、三级单位保管的档案，需定期向公司提交相关档案信息

(4)"普通"级档案原则上由经办部门收存，应按公司档案要求建立规范的管理秩序，接受公司督导检查

(九)附则

(1)公司档案是公司的重要资产，档案的完备、无缺、无损是档案室工作人员的重要职责，如果工作人员未能恪尽职守，因档案缺失给公司造成经济伤害、信誉伤害的，需按程度轻重追究相关人员的法律责任和经济赔偿责任。

(2)本制度的修订权、解释权归属公司办公室。

（四）办公用品管理

一、总则

第一条为加强办公用品管理，规范办公用品领用，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。

第二条办公用品由办公室集中管理，统一采购和发放，并设立专职或兼职管理员负责。

第三条根据办公用品的性质，将办公用品分为消耗品和管理品。1. 消耗品铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、刀片、墨水、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、夹子、图钉、修正液、橡皮、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、电

池等。

2. 管理品文件夹、文具盒、剪刀、钉书机、打孔机、打码机、圆珠笔、钢笔、日期章\戳、印泥、直尺、计算器、算盘、验钞机、电话机、传真机、复印机、饮水机、电风扇、电脑软硬件及外设、扫描仪、投影仪、计算机网络、办公桌椅、文件厨、档案厨、沙发、茶几等。第二章办公用品计划

第一条各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制并提报下月办公用品领用计划，部门负责人审签后报办公室。

第二条管理员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，编制办公用品购臵计划，经办公室负责人审签后购买。

第三条购臵单位价值100元以上办公用品时，须报请总经理批准。第三章办公用品购臵第七条管理员根据审签的办公用品购臵计划实施购买，并于月底完成。

第一条管理员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。

第四章办公用品领用第九条每月1-5日，各部门根据办公用品领用计划集中到办公室领用，其它时间不予办理（特殊情况外）。

第一条打印、复印或传真文档时，应自觉登记。否则,按两倍数量计算。

第二条管理品自第二次领用起须以旧换新，如有故障或损坏，应及时申请修理或以旧换新，如遗失应由领用人或领用部门照价赔偿。

第三条员工到岗时，所需办公用品由部门报请办公室审批后领用。

第四条员工离职时，须根据有关规定与管理员交接办公用品。

第五章办公用品管理

第一条管理员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购臵、发放和库存管理。第十五条管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。

第二条管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。

第三条管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

第六章办公用品考核

第一条每月底，管理员对各部门办公用品和电话费等的消耗情况进行统计和汇总，并上报办公室负责人或总经理，考核办法另行制订。（五）接待工作管理

一、目的：为进一步规范各类业务接待行为，厉行节约，有效控制接待费用，严格执行内控管理各项规定为宗旨，特制定本制度。

二、适用范围：

公司接待事务是指：公司在日常工作中发生的为开展各类业务经营和其他各项活动需要而产生的接待用餐等交往应酬费用，本制度适用于公司各级接待费用的申请、审批和核准。

三、接待费用控制

接待事务实行“对口接待，统一安排”，综合办为公司接待事务的归口管理部门，并负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住

宿记录，用车按车辆管理制度规定办理。月末将各单位费用情况汇总上报公司董事长、总经理。

四、公司接待事务用餐坚持分级限标的原则，由综合办统一安排在指定饭店、宾馆就餐、住宿，根据来访客人的级别和事情的轻重缓急，安排相应接待标准。具体规定如下：

1.公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等接待标准为贵宾接待；地方机关一般工作人员及普通客户接待标准为业务接待；其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般人员接待标准为普通接待（工作餐）。

2.未经批准而超出标准的接待费，由接待申报人自负。

3.接待人员一般情况下由对口职能科室负责人与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。陪餐人数一般控制在2-3人，最多不超过需接待人员的1.5倍。

4.凡普通接待，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。

5.一般情况下在公司招待所用餐，需在外酒店、宾馆安排用餐（或住宿）必须在定点宾馆，以降低接待费用。

五、接待的管理

（一）用餐接待审批

1、公司用餐接待费用实行提前申请，定额审批的原则。对口部门申请用餐前，填写《业务员用餐申请单》，注明接待事由和就餐人数，经部门负责人签字后由综合办主任核定标准，安排就餐地点。用餐完

毕后由经办人（或陪餐人）在账单上签字确认。

2、如综合办负责人不在，可向综合办分管副总及以上领导申请批准。领导不在公司时，要在电话中请示批准后，按以上审批程序补办《业务接待用餐申请单》后经分管副总及以上领导签字后交综合办，否则综合办一律不得办理《业务用餐申请单》手续。

3、因特殊原因未得到批准而进行的接待，在补办《业务接待用餐申请单》时,首先由接待人写出申请，说明事由和原因，经分管副总审批后，按《业务接待用餐申请单》补办用餐手续。

4、公司内部一般工作人员因公在外用餐没人每次不超过20元，出差在外需接待用户或其他业务用餐及住宿费用，按公司出差相关制度执行。

5、销售公司属业务接待和普通接待范围内的接待在填写《业务接待用餐申请单》并经市场部经理或销售公司经理签字后可自行安排，用餐完毕后将填好的《业务接待用餐申请单》交办公室备案，以方便月底汇总结算。

（二）、接待用茶、烟、水果由办公室根据领导指示按需办理。（三）、综合办每月核准接待费用发生额，接待费用结算时，宾馆需提供公司《业务接待用餐申请单》、账单、发票各一份后，经综合办管理员核准综合办主任签字后，按公司财务内控管理制度要求按程序结算。

四、各岗位职责

（一）部长

具体职责：

1.在总经理的领导下，协调各部门工作，协助总经理监督、检查各部门对酒店方针、政策、重要决定、上级批示及各项规章制度的执行情况。

2.按照总经理的意图，组织起草综合性的业务报告和起草、修订公司工作规划、报告、总结、请示、通知等函件。

3.负责安排公司行政会议和总经理办公会议，检查各部门贯彻落实会议精神情况，将有关信息反馈直接上司。

4.收集、整理各部门反映的问题、情况，做好综合分析和统计工作，为总经理的决策提供咨询，当好参谋。

5.负责安排办公室人员做好文件资料归档、收发、打字等办公室工作，负责酒店印章保管和使用工作。

6.负责对管理对象的工作安排及工作监督，考核本部门员工工作绩效。

7.组织召开部门每周、月例会。

8.处理直接上司交办的信函，审批未签发的重要文稿，发现重要情况及时报告直接上司。

10.负责接待和安排拜访总经理的客人，接待当地政府的各种来访和上级领导检查工作，协调酒店与地方政府、社区的关系。

11.负责办理公司经营资格证书，以及证书年检、更换。

12.严格执行保密制度。

14.做好责任区消除、卫生、安全管理。