档案利用过程的-倒金字塔-现象——以高校档案馆为例

毽韵楚驻酌对，。”

ａＣ京档案）２００睁年第４期

按照信息论原理，档案开发利用实质上

是信息外化的表现，即信息由内在的“不能

自主表现”实现“自我表现”的过程。在这一

过程中，信息的外化受到管理性思维和工作

方法的制约，而这种制约导致了档案利用中

过程和结果“倒金字塔”的特有现象。

一、“倒金宇塔”现象的发现

“倒金字塔”结构一般存在于“档案文献

的质与量之间关系的不平衡性”ｑ），但是在利

用过程的程序与结果之间也存在着这种“倒

金字塔”现象。

根据笔者对北京、上海、兰州、西安等多

家教育直属高校档案馆的调查，高校档案馆

的利用过程普遍存在“程序耗时”和“结果”

对比严重失衡的问题。如北京地区某高校在

挖掘学校历史文化遗产的过程中，发现对该

校宣传定位的一句诗文无法获知其来源，只

提到６０周年校庆时某校友曾在回忆录中提

及。为了尽快找到这句诗文的来源，该校档

案馆发动了全体馆员对涉及校友回忆的档

案近百卷进行了全面的梳理、搜寻，耗费了

两周的时间，推迟了各项日常工作，但仍一

无所获。

再如某美术学院和周边建筑物业主对

风雨操场是否是违章建筑问题的争议。如果

没有相关的档案证明材料，该校不仅声誉受

损，而且要承担附近孩子在该操场不慎摔伤

而造成的法律责任。经过对该校档案室内档

案的仔细查找，终于找到了相关的证明材

料，从而挽回了损失，避免了名誉受损。

类似的情况几乎在笔者调查的几十所

高校中都有体现，在笔者组成的《社会转型

期高校档案开发利用问题与对策研究》小组

的调查问卷巾，关于是否存在“耗时”和“结

果”对比严重失衡问题时，９１％的高校都表示

存在类似的情况∞。

档案利用的过程类似于问题“求解”的

过程。在这个过程中，对档案信息的考据占

据了大量的时间，但结果却往往处于并不理

想的状态。上面举的两个例子，一个是结果

为零，从而劳动成果为“负”的情况，而另外

一个则是结果和劳动均为“正”。

通过研究我们发现，档案信息的利用恰

好处于一个功能性的服务时期，即档案提供

者的劳动是否有价值，是否为“正”，完全取

决于利用者的需求是否能够满足。

这一过程恰恰是矛盾的，即往往是档案

提供者需要耗费大量的劳动（体现为时间的

无意义消耗），但是结果却比较单一和纯粹，

甚至这一结果的社会价值并不高。这是一个

严重不平衡的倒金字塔模型：金字塔的上层

代表了档案信息提供者在浩淼的档案信息

中搜寻，但结果却只体现为倒金字塔塔尖。

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档案利用过程的"倒金字塔"现象——以高校档案馆为例

作者：徐亮

作者单位：北京外国语大学档案馆

刊名：

北京档案

英文刊名：BEIJING ARCHIVES

年，卷(期)：2009(4)

被引用次数：1次

参考文献(5条)

1.李东平;朱丽容档案信息开发利用问题探讨[期刊论文]-浙江档案 2000(10)

2.徐亮高校档案的教育管理关系实质与开发利用的关键性权力障碍 2008(z3)

3.贺默嫣美国档案保密与利用的博弈历程[期刊论文]-档案管理 2007(04)

4.教育部;国家档案局高等学校档案管理办法

5.沈菲;张信薇现阶段档案利用中存在的问题及对策 2006(02)

引证文献(1条)

1.徐亮试论图书档案事业中女权思潮[期刊论文]-邵阳学院学报：社会科学版 2011(4)本文链接：https://www.360docs.net/doc/792383617.html,/Periodical_bjda200904010.aspx