数字档案馆建设方案
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数字档案馆建设方案
目 录
第一章：前言 (1)
第二章：项目建设的意义 (2)
第三章：数字档案馆馆内建设目标、内容 (3)
（一）“数字档案馆”馆内总体建设目标 (3)
（二）“数字档案馆”馆内总体建设内容 (3)
第四章：数字档案室建设 (11)
第一章：前言
根据国家档案局颁布的档办〔2010〕116号《数字档案馆建设指南》中指出：
数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
建设数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
建设数字档案馆，有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。
数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。
数字档案馆建设的目标是：紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息
资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。
其中，数字档案信息、资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进，有步骤实现。
第二章：项目建设的意义
1、数字档案馆是数字政府的核心资源，它为馆藏档案从库存资源向信息资源转换提供中间站和支撑平台，为公众提供档案目录和档案数字原文信息查询中心，也为人民政府信息的发布提供一个统一平台，提高人民政府办公的透明度，树立现代化的政府形象。
2、数字档案馆的建立，将使档案的业务领域、服务项目、技术水平得到巨大扩展提升，使档案的收集、管理、利用从原来以手工为主转变为充分利用计算机技术的自动化处理，实现电子文件的及时归档，并为档案资料的长期保存提供便利手段，为计算机技术、信息技术与传统档案管理业务的结合提供典范。
3、数字档案馆的建立使档案局下属各立档单位的数字档案在（离）线接收、专门和专业档案信息收集、政府信息、社会公众服务信息、网上信息、数字图书馆信息等整合为一个综合信息资源库，以满足各方面对档案信息资源的需求。
第三章：数字档案馆馆内建设目标、内容 （一）“数字档案馆”馆内总体建设目标
充分利用网络资源、硬件设备、管理软件，对各单位政务活动中直接产生或数字化转换的，对国家、社会具有保存和利用价值的档案等数字信息，实施标准制定、流程设计、前端控制、合理采集、规范整理、在线归档、双轨并存、定期移交、统一管理、集中存储、开展鉴定、资源整合、共享利用、永久保存。使档案馆的“数字档案馆”成为政府的文件信息资源中心，依托全省党政内网为主干网络平台，提供电子档案信息的发布与利用，实现数字档案管理网络的三级连接。
（二）“数字档案馆”馆内总体建设内容
1、办公业务流程规划
打印流程：打印机被启动后，打印室工作人员负责记录打印信息（包括：文件题名、哪个功能间打印、打印页数、应收费用）、收取打印费用。打印费用由大厅流动服务人员陪同或帮助查阅人交到打印室，并取走打印件交换给查阅人。
复印流程：大厅流动服务人员拿着复印资料陪同或代替查阅人来到打印室进行复印，打印室工作人员负责记录复印信息（包括：文件题名、哪屋打印、打印页数、应收费用）、收取复印费用。
加盖公章流程：由大厅流动服务人员拿着材料陪同或代替查阅人来到三楼相应办公室出锯加盖公章所需的证明及说明原因，经由办公室负责人审核后，在材料上盖公章，并且按照标准收取费用。
领导查阅接待流程：由随时指派的接待人员负责提前做好开启计算机、启动“电子档案阅览室”程序、根据领导的查阅信息查找到目录和原文（如需要办理查阅手续由接待人员负责办理）。
（2）人员职责：
咨询室人员：负责提供指引帮助，确定借阅人所要借阅文件的性质，帮助外来人员完成所办工作；电话解答，提供多方服务。
流动服务人员：帮助完成复印、打印（可包括转交费用）工作；上楼加盖公章；提档。
现行文件中心人员：看管室内现行文件、如有需要做好查阅登记、帮助查找文件、现行文件的录入与维护。
电子阅览室人员：看管电子设备、维护网络安全、做好查阅登记、指导完成查阅工作。
实体档案查阅室人员：做好查阅登记、与库房沟通进行提档。
打印室人员：打印、复印、收取费用、出锯收据或发票。
档案馆的对外业务应以外来人员查询档案为主，查档人员需要通过排号机进行了解自已何时可以办理业务。对正在办理业务的查档人员由登记咨询服务室人员负责提供指引帮助，确定借阅人所要借阅文件的性质，帮助外来人员完成所办工作。由现行文件中心人员指导用户完成查阅。
根据查阅人提供的查阅信息查找目录，如所查信息为现行文件就将查阅人指引到现行文件中心进行查阅，如有需要工作人员要做好信息登记（查阅人姓名等个人信息、所查阅的文件信息和查阅日期等）。 如所查信息为档案（包括文书、财务、声像、照片）并且已经做完数字化工作，工作人员做好信息登记（登记信息包括：查阅人姓名等个人信息、所查阅的文件信息和查阅日期等），由办公人员帮助查找到需要的档案并把所查档案添加到电子阅览室，打印出用户名与密码交与查档人员，指引到电子档案阅览室进行查阅。由电子阅览室人员指导使用，查阅完成后由电子阅览室人员确认软、硬件无损坏后，同意查阅人离开，如查阅人需要对所查档案进行打印，那么阅览室工作人员记录打印信息（包括：文件题名、哪屋打印、打印页数、应收费用），启动打印室中的打印机，那么接下来的工作将履行打印流程。如查阅人还需要对打印件加盖公章，那么按照加盖公章进行办理。 如所查信息为档案（包括文书、财务、声像、照片）未完成数字化工作，那么服务台就将查阅人指引到实体档案查阅室。查阅人来到实体档案查阅室后，查阅室工作人员做好信息登记，询问查阅信息、确定条目对应原文的存放位置，通知库房提档，流动服务人员负责到库房进行提档，并与库管员互相配合填写提档、出库单，档案提到实体档案查阅室供查阅人进行查阅。查阅完成，工作人员确认实体档案无
损坏后，（同意查阅人离开实体档案查阅室）。如查阅人需要对所查文件进行复印，那么接下来的工作将履行复印流程。如查阅人还需要对复印件加盖公章，那么按照加盖公章进行办理。
如所查信息为有密级档案：由服务台指引或由流动人员陪同到接待查阅室，接下来的工作将履行领导查阅接待流程。（考虑到有密级档案的查阅条件，所以将这个流程遵循领导查阅接待流程）。
2、馆内软件应用系统部署
▲数字档案馆中心管理系统
中心管理系统包括了数字档案馆软件部分的所有功能设置，用户权限分配、档案分类及档案数据的导入、导出、备份、发布,光盘制作等重要功能。
▲数字档案馆电子阅览室系统
电子阅览室系统主要用于电子阅览室。它是对已经完成数字化工作的档案为查档人员提供在线阅览档案的一套系统，它可以灵活的设置档案的查看时间及查看次数，跟据用户名及密码登录后可直接浏览电子档案。并可按权限提供打印、下载等功能。
▲数字档案馆现行文件中心系统
现行文件中心系统主要用于现行文件中心，系统中的数据主要来自于数字档案馆的核心数据库，由档案管理人员把一些公开的文件放入到现行文件中心系统，系统是WEB形式存在，用户只需打开IE浏览器即可真接浏览现行文件，无需登录。
▲数字档案馆政务网对外发利用系统
政务网对外发利用系统主要是通过对数字档案核心数据库里的档案进行鉴定后，无密级的档案可发布到政务网中，只要在政务网上的用户都可通过IE浏览器地址访问到这些档案，解决了平时利用档案不
够方便，必须到档案才能看到。
▲数字档案馆数字化加工系统
本系统是对纸制档案进行扫描\加工\录入\处理和索引的过程,影像录入、影像索引整理、影像汇总、影像查询、查询权限控制、中心备份管理、打印管理、系统管理等功能模块构成。对大量的实体档案进行数字化工作，数字化后的档案可以大大提高利用率和减少档案进出库房时的破坏。
▲数字档案馆网络利用查询系统
网络利用查询系统可以查看数字档案核心数据库里具有权限的所有数据，通过目录检索、全文件检索等方式可进行文档查阅、图形图像查阅、音频资源查阅、视频资源查阅等档案信息，摆脱了大量功能的中心管理系统复杂，又以WEB方式简单的使用。
3、基础硬件环境构建
网络系统图
数字档案馆的硬件平台搭建按照馆房布局统一进行安装调试，由于档案数据有着很高的密级程度，应严格按照中华人民共和国档案法的要求实行内部局域网、党政专网、互联网的物理隔离，既保证了档案数据的安全性又不影响工作人员的正常办公。 硬件设备清单
名称
用途 核心交换机
（内网、外网、政务网）
连接整个档案馆网络 计算机 供用户查询已经数字化好的电子
档案
供用户浏览政府对外发布的现行
文件
排号机
供用户排号查询档案 触摸屏计算机
为用户查看一些开放档案及馆内信息 网络打印机
网络打印 高速扫描仪
用于数字化加工 零边距扫描仪
用于数字化加工 平板扫描仪
用于数字化加工 A 0彩色扫描仪
用于数字化加工 服务器
用于大量数据存储并构建双机热备 数据库
采用磁盘阵列 高速光纤盘柜
用于存放备份光盘 正版操作系统和数据库软件
保证系统稳定运行
第四章：数字档案室建设
“数字档案室”是档案信息化建设的新模式、新思路，是信息化时代下档案管理工作的新发展形势，是档案信息化建设过程中的新生产物，是不同于传统档案管理软件的新产品。“数字档案室”的发展是符合档案信息化的建设脚步，是连通前端办公系统与“数字档案馆”的重要纽带。
档案馆“数字档案馆”的建设应包括下级所有立档单位档案系统的建设(为每个基层立档单安装一套数字档案室系统)即适应整个信息化建设进程也提升了传统档案室的档案管理方法，统一制定档案管理与移交方案，统一档案管理软件及数据结构，可实现档案著录、档案分类、在线移交等功能。