知识管理与行政组织创新0

知识管理与行政组织创新

【摘要】知识管理是社会经济发展的主要驱动力和提高组织竞争力的重要手段。其基本内容是运用集体的智慧提高应变和创新能力。本文旨在探讨知识管理对行政组织的影响，寻找知识管理与行政管理的结合点，以促进我国行政组织的创新。

【关键词】管理行政组织创新

一、知识管理概述

知识管理的中心内容是通过知识共享、运用集体的智慧提高应变和创新能力。知识管理的实施在于建立激励员工参与知识共享的机制，培养组织创新和集体创造力。一个新的时代必然会要求社会生活的每一个领域与之相适应。在公共行政的领域中首先会对行政组织的变革造成影响。我们需要在正在迫近知识社会的历史背景中把知识管理与行政组织的创新问题联系起来考察。

二、管理的观念创新与行政组织的观念创新

知识社会的到来根源于现代科学技术的发展，正是现代科学技术日新月异的发展，全球化的进程才以空前未有的速度推进，从而改变着社会及其政治、经济和文化，改变着人们的生产方式、生活方式和思维方式。行政组织也不例外，在行政组织的运营与发展中也有一个知识管理的问题，其基本内涵即在于通过知识的共享，促进组织创新。但观念是行为的先导，一切制度创新和组织创新无疑首先来自于观念的创新。具体说来，行政组织要承担管理社会公共事务的职能，就必须在如下方面实现观念的转变和创新：

1.树立知识共享的观念

知识作为一种精神产品，是人类共同的财富，是打开人类智慧大门的金钥匙。它使人类从蒙昧走向文明，从贫穷走向富强，从专制走向民主和自由。正因为知识具有启迪人类心智、化腐朽为神奇的功能，人类的一部发展史就体现为对知识的渴望与求索。我国古代大诗人屈原这样写道：“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。”而知识共享恰恰营造了一种双赢的博奕体系，这也印证了“竞争+合作=双赢”的理论。比如厂商的源源利润就隐含于为用户提供的各种服务中。而行政组织的角色定位则不同于营利性组织，它要管理国家事务，如国防、外交；还要管理社会公共事务，如社会安定、繁荣文化、发展经济；另外，对自身事务的管

理也是行政组织的职能之一，如公务员的管理。尽管行政组织具有多重角色，但有一点是共同的，即提供公共服务和公共产品是行政组织义不容辞的责任。基于这种现实，知识共享就是行政组织的性质所决定的了。

行政组织中的知识主要体现为行政信息，如各种公文、统计报表、工作总结、各种数据资料等显性知识。这是一种传统的理解。除此之外，行政组织中的知识还体现为行政工作人员的经验、知识、思想等行政文化层面的东西。对于行政组织而言，在知识社会的条件下，首先树立起知识共享的观念，有了这种观念才能发现社会、企业中已经形成的知识共享的经验，并将这些经验引入到行政组织中来。只有这样，行政组织才能真正担负起其应有的公共职能，才能适应新时代的要求。

2.树立终身学习的观念

现代社会的一个突出特征就是知识更新的频度越来越快。一个大学毕业生如果放弃学习，他所拥有的知识在五年后将会全部陈旧、落伍。美国未来学家托夫勒认为，就知识增长的速度而言，今天出生的小孩到大学毕业时，世界上的知识总量将增加4倍。当这个小孩到50岁时，知识总量将是他出生时的32倍，而且全世界97%的知识都是在他出生以后才研究出来的。与此同时，科学与技术从来没有像现在这样突出地显示出它们的威力和潜在力。科学和技术正在以惊人的速度向前跃进。科学发现与大规模地应用这种发现之间的时间距离也在逐渐缩短。人们把照相术原理付诸实践花了112年的时间，而太阳能电池从发现到生产只相隔两年。跟不上时代步伐的人将落伍，这条规律不仅仅适用于学者或科技人员，而是适用于一切部门的所有人员。在现代社会，每一个人都将面临着：知识和技能的过时，大量的未知的知识，适应新知识和技术，知识和技术的不断更新，使得我们必须践行终身教育。所以无论对于组织还是个人，必须坚持一条基本原则：要想取得进步，首先必须学习。

学习使我们可以反复地验证生活经验，并从经验中能不断地修正自身的行为，使其行为不仅能符合社会的期待，而且能适应社会的变迁。每个人都有自我成长和自我发展的动机。学习不是一劳永逸的，持续不断的学习和多样化的学习才能适应时代的要求。在知识组织内部，学习的目的是创造新的资本和程序，而不仅仅是运用新的工具和技术。

可见，知识管理是对行政人员的一个挑战，对于作为行政组织构成因素的行政人员来说，他的思想观念、行为倾向、知识结构、知识存量、应用能力都要求更高。如果行政人员没有一定的知识存量而且不具备处理问题的综合能力，那么不管是问题的数量和复杂程度都超出了他们应对的限度。所以，对于行政组织而言，要保持活力，必须建立更新机制。这种机制主要通过两种途径来实现。一是人员的更新，主要通过人力资源管理的招募、选拔与退休、退职等管理环节来实现。二是知识的更新。人员的更新是一种促进行政人员终身不断学习的激励机制，而知识的更新是行政人员为适应行政组织的要求而不断学习的行为，归结起来就是学习。也就是说，行政人员必须不断学习。因为现代行政组织中的很多职位必须具备相应的专业技能才能胜任。知识型组织强调发挥专家的作用。为了更好地管理社会公共事务，为公民提供优质服务，就需要强调公职人员的不断学习从而成为本专业领域的专家。实现专家行政是社会对行政组织提出的迫切要求。

3.树立以人为本、团队合作的观念

用知识的观点看组织，就会把人们看作是收益的创造者，其首要任务是把知识转化为无形的结构，而在工业时代的组织内，人们时常是被更为简单的看作是生产成本和生产要素。

现代的人力资源管理将人本身看作资源，而且可以持续不断地开发和有效使用。它本身就能够给组织带来巨大的投资回报率和效益。在影响政府生产力水平的诸多要素中，公共部门的人力资源是最首要的因素。因为人力资源是其他生产力要素的掌握者和使用者。他能开发先进的科学技术，运用先进的工作方法和管理手段，依照一定的意志投入资金和物资。与其他生产力要素相比，人力资源拥有毋庸置疑的主动性和能动性。他们身上形成、拥有和可以开发的知识和技能，能够使他们主动地适应不同工作种类和性质的需要，完成组织的工作任务。另外，人力资源本身就是作用于组织生产力的资本资源，人力资源所具有的高增值性和效益递增性同样是其他生产力要素所无法比拟的。知识性员工拥有知识资本，所以他在组织中的独立性和自主性比较强。因此管理的重心要下移，要给知识性员工比较大的自主权。有人认为，要把员工当客户，通过企业优异的人力资源产品与服务，去满足员工的需求，以及他的价值的实现，要赢得员工的忠诚。

树立人力资源管理的新观念，还必须强调团队精神的塑造。在一个大型组织中，任何一项活动靠个人力量都难以完成。提倡行政组织中的团队合作是社会发展的一种必然趋势。信息时代的行政组织具有这样一个特点：每个人都要承担信息责任。这一机制形成的，关键在于每个人都要问自己这样的问题：在这个组织中，谁需要从我这里获得信息？他们需要什么样的信息？反之，我又得依靠谁才能得到需要的信息？每个人的答案都会包括自己的上级和下属，但最重要的却是自己的同事，因为同事之间最需要合作，这就像内科医生、外科医生和麻醉师之间的关系一样。当然，任何时候、任何组织都是一个高度整合的团队，但迄今存在过的几乎所有行政组织所体现出来的都是建立在统一指挥、统一命令下的团队，而不是出于每一个行政人员真诚的团队精神。与此不同，知识社会的行政组织必须是建立在行政人员对这个组织的忠诚的基础上的，而为了赢得这种忠诚，以人为本无疑是第一大要义。

科学技术是第一生产力，技术创新是社会前进的不竭动力。在改革和发展的过程中要始终尊重知识，尊重人才，要高度重视对知识的开发和利用，把经济增长的方式真正转移到依靠科学技术进步和提高劳动者素质的轨道上来。

三、管理的制度创新与行政组织的制度创新

知识管理在给行政组织带来全新观念的同时，也在潜移默化地影响和改变着行政组织，从而实现组织的制度创新。具体说来，体现为以下几个方面：

1.行政组织结构重组

若干世纪以来，金字塔式的结构是我们用来组织和管理自己的结构形式。从罗马军队到天主教会，从通用汽车公司到国际商业机器公司，在它们的组织图表中，我们都可以看到，权力和信息从金字塔的顶端有秩序地流向底部。韦伯则试图设计一个普遍适用的理想组织模型，即“官僚模型”，又称“科层制”。他认为官僚集权组织主要构成要素有：实行分工，明确规定每个成员的权力和责任，各种职位按权力等级组织起来，形成等级；通过正式考试或组织训练来挑选组织成员；所有的公职人员是任命的，不是选举的等等。现在的行政组织正是在韦伯的这一理论基础上建立起来的。

在传统的行政组织中，中间层的主要作用就是上传下达，充当“信息传递员”即组织中的信号加以整合放大，并传递给他人。进入知识社会，为了加快知识和

信息在公司内的传递和防止它们在传递过程中的耗散和扭曲，许多大公司都大刀阔斧地压缩管理层级，扩大管理幅度，实施管理结构扁平化。实现组织扁平化需要一个基本前提，即组织需要明确、简单的共同目标，以指导个人的行动。因为技术仅仅为组织扁平化提供了一种可能。技术如果不与管理相结合，其本身并不能直接转化为生产力。例如为什么几百名乐手能够和他们的总指挥共同演奏？因为他们有一份相同的乐谱，乐谱能告诉长笛手和定音鼓手演奏的旋律和时机，能告诉指挥何时应该听到哪个乐手什么样的演奏。

在行政组织中，通过工作分析和职位分类，制订职位规范，明确每个工作岗位的职权、职责。其目的便在于构建行政组织明确规定的目标和比较目标与效果的反馈机制，使每个人都能自我管理，从而形成一种适应知识管理要求的知识型组织。

2.公民的民主参与，营造新型行政管理方式

曾获诺贝尔经济学奖的管理学家西蒙说过：“管理就是决策”。他指出了决策在管理中的重要地位。对于从事公共行政管理的公职人员，决策是一种重要的技能。然而，现实中有这样一些人，或胆小怕事，或不善思考，不愿或不敢承担责任，遇事相互推诿，甚至自身职责范围内的事也完全依赖上级决断，这种唯上级之命是从的管理者决不是一个称职的管理者。知识管理的实施在于建立激励员工参与知识共享的机制，培养组织创新和集体创造力。而信息技术使管理者更容易得到全面准确的信息，从而为他们实现理性决策提供了可能。

政府信息公开是民主政治的基础，也是开放政府的根本。经由网络系统，政府信息除个人隐私、商业秘密、国家机密等不宜公开外，依其性质向社会、组织、企业公开使用，不仅可促使政府信息加值利用；更重要者，便于社会大众、新闻媒体监督政府施政，起到透明和公开的作用。

政府上网对于公民思想观念的潜在影响是巨大的，随着电脑与上网的逐渐普及，会有越来越多的人由政治体系中的狭隘观念者、顺从者向主动参与者转变，即愿意参与政治，并通过自己的努力可以影响政府决策，从而推动民主制度的发展。

3.行政组织机构由经验行政转向知识行政

在计划经济时代 , 组织机构的管理活动偏重于执行上级的指令和决策 ,

以日常事务活动为主 , 即使在工作中出现了新情况、新问题 , 组织成员凭借自己的经验 , 基本能够解决问题。如今 , 不仅组织机构的科技含量很高 , 而且组织机构所服务的社会公众的知识素质也很高 , 显然 , 组织成员仅凭经验行政是完全不可能的 , 因此在管理中必须贯穿着知识的理念 , 运用现代科技知识、管理知识和社会知识 , 搞好管理和服务工作。当然 , 在强调知识行政的同时 , 经验并不能丢弃 , 关键是实现知识与经验的有机结合。

4.政府服务的创新

政府职能的服务化是近年来政府职能转变的大方向，向公民提供信息服务是政府的职能之一。政府信息是一种有重要价值的国家资源。政府一直掌握着最大量的公众信息，又是许多法规、规章、规范的制定者，凭借互联网络的强大的技术支持，政府能够为公众提供有关政治、经济、社会一切公共领域的过去、现在与将来的知识和信息，而这些信息在网上是易于检索的。

四、总结

知识管理的理念引入行政组织，必将对政府组织结构和运作方式形成冲击。从世界各国的情况来看，政府信息化，使传统的科层组织朝着网络组织方向发展，打破了地域、层级、部门的限制，促使政府组织和职能的整合；政府信息化，促使政府的程序和办事流程更加简明、畅通；政府信息化，节约了人力、物力和财力资源；政府信息化，提高了政府机关的办事效率，凡此种种，均对政府效率的提高和行政组织的制度创新起着巨大的推动作用。