办公自动化环境下档案管理研究
办公自动化环境下的文书档案管理分析
办公自动化环境下的文书档案管理分析摘要：文书档案是档案管理工作非常重要的组成部分，随着办公自动化进程的快速发展，如何提高文书档案管理水平，提供及时、准确、系统、完整地档案信息，用以满足社会各方面的需求，进而实现文书档案管理的自动化，文书档案工作的当务之急。
在本文中我就办公自动化环境下的文书档案管理工作谈谈自己的认识。
关键词：办公自动化；文书档案管理；信息化中图分类号： g271 文献标识码： a 文章编号：计算机强大的信息处理能力使办公自动化成为强大的优势。
以往的文书档案管理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，费时费力。
office办公软件的专业档案管理软件的应用，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷有序，同时大大缩短了办公时间。
下面我就以办公自动化环境下的文书档案管理的若干问题进行探讨。
一、办公自动化对于文书档案管理的优势（一）高效、方便、快捷的归档速度。
强大的信息处理能力是计算机赋予办公自动化的最大优势。
办公自动化环境下的文书档案管理，是与信息化技术充分结合，最大限度地将传统纸质档案的繁琐程序降到最低，同时还能进行归档的相关工作，通过这些优势的发挥，能有效保障单位的优势资源得到更好的利用。
（二）全面高效地实现资源共享。
办公自动化环境下的档案管理能充分发挥信息技术的作用，能有效地实现档案的体系管理，实现资源上的共享，阅读、查找等等都能更加方便与快捷。
同让翻阅时网络、信息传输等技术的推广，让电子档案管理可以根据不同的情况进行搜索、分类、安排、优化、过滤等等操作，这些都有利于档案管理的加强，最大限度的发挥了传输速度快、应用能力强、储蓄信息量大等优势。
另外还能够共享单位资源，在政府机关事业单位的各种信息使用方面更加全面、更加高效。
（三）储存更加稳定、安全。
办公自动化电子档案管理与传统的纸质档案对比，电子档案可以充分利用现代科技技术，如 dvd 光碟、u 盘、移动硬盘、内存卡等等进行储存与传输，这些设备的优势在于不容易受到客观环境的影响，而且具有储存时间长、信息量大、超强稳定性的特点，通过网络工具直接传递文书档案资源，促使传递文件的稳定性、安全性得到很大的提升。
办公自动化档案管理系统的研究与设计
合查询的功 能； 有 档案 查 阅登 记 ， 示查 阅 清单 的功 能 。 具 显
有 效 的 档 案 管 理 是 实 现 人 类 社 会 原 始 历 史 记 录 在 信 息 时 代 得 以 真 实 、 整 、 靠保 管 的 有 力 保 证 完 可
档案 资料 因其独特 的历 史价值 而被高度重 视。但 是， 由 于传 统的档案 资料保存 方式 采用 的是 纸质 、 工保 存 ， 人 不仅 占用 了大量 的库房 空间 ， 提高 管理成 本 ， 而且档案 资料 在保
存 时极易受到 损坏 ， 从而 造成 不可 预测 的损失 。因此 ． 何 如
求， 档案管理系统包括 以下功能 ：
１ 档案管理概 述
档案是一种重要 的信息资 源 ， 是人们 在广泛而丰 富多彩 的社会实践 中创造 和积 累起来 的历史 、 文化资源 。档 案管理 既是一 门专业知识 ， 又是一种在各类部 门中有广泛应 用空间 的技术 。档案管理与公文管理 自动衔 接 以实现文 档一体化 ，
况。
（ 操 作 权 限 。 操 作 权 限 实 行 角 色 控 制 ， 照 用 户 与 角 １ ） 按
色 、 色与 访 问权 限 相关 联 的 方 式 进 行 管 理 。每 个 操 作 员 根 角
据 被 分 配 到 的 角 色 获 彳 一 定 的操 作 权 限 ， 能 操 作 相 应 的 系 导 才
管理 信息量极 大的档案 资料 ， 立一 套完整 的 、 建 自动化 的档 案管理系统就成为 了当务之急
１ ｌ Ｉ ２ 档案系统维护数槲 Ｄ
．． ． ． ． ．
ｊ，．．， ．．．．．．．． ．． ． ．．． ．．．．一 ．． ． ．． ．．．． ．
办公自动化对档案管理互动效应的实践分析
办公自动化对档案管理互动效应的实践分析摘要：办公自动化是将现代办公模式与计算机技术有效的结合起来，形成一种新型的办公方式。
在当今这一知识经济时代背景下，社会发展促使人们生活和工作都发生了巨大的转变。
档案管理对社会发展建设具有重要作用，在工作中也不再局限于传统的工作模式，而应顺应时代发展以信息技术为基础，以知识管理为核心建立起新型的办公管理模式。
本文就档案管理与办公自动化的关系进行深入总结与阐述，并进一步的阐述了档案管理与知识管理最优化互动的优势与作用。
关键词：档案管理自动化办公知识管理管理是一门重要的学科、是实现企业效益的重要手段，日常生活中管理工作的重要性不言而喻。
但是众所周知，在目前档案管理工作中，总是习惯性的在档案管理中花费大量的人力、物力和财力去进行文件的搜集、整理和归纳文档工作。
所以在多年的工作发展中，人们总是试图把劳动力从这些极重要而又繁琐的任务中解放出来。
尤其是在科学技术高速发展的近些年，管理手段的现代化革新越来越重要，其自动化办公在有效的提高工作效率的同时，也对档案管理工作模式的转变提出了新要求。
一、档案管理与自动化办公的关系1、档案现代化管理方式知识管理是目前管理工作中的重要组成部分，也是拓宽档案管理领域、提升档案管理价值的关键，高效的办公自动化模式在档案管理工作中有助于提升知识沉淀和积累，同时更好的为档案利用者和提供了便捷的平台，办公自动化对档案管理工作的有着举足轻重的作用。
2、办公自动化概述办公自动化是现阶段企业工作的主要方式，是通过在工作中采用计算机技术、信息化技术和系统科学为一体的办公模式，人们通过在是工作中采用各种办公设备和信息链接方式来实现工作交流与信息处理，从而达到无纸化办公，最大限度的提高办公效率与办公质量，同时更是在工作中有效的改善了办公环境与办公条件。
在市场竞争过程中，一个企业办公自化的掌握程度是十分重要的，尤其是在经济竞争日趋激烈的新时期，这已成为衡量企业市场竞争力的主要因素。
实行办公自动化后对档案管理工作的思考
档 案查 找的 准确率 ， 加快 检索 速度 ， 促进档 案管 理的
１ 办 公 自动化 对 档 案管 理 工 作 产 生 的影 响
１ １ 办公 自动 化 系统 所涵盖 的基本 内容 ．
规 范化 和现代 化 。
１２ 档 案管 理工 作产 生的变 化 ．
今 天 ， 公 自动 化 的实 现 给我们 档 案 工作 者 带 办
铁
法
科Leabharlann 技 ２０ 年１ 月 ０７ ２
理 和归 纳 ， 帮助 用户 以快捷 、 简单 的途 径获 取所需 信 息 。那 么在办公 自动化 环境下 产生 的电子 文件及 归 档 以后 生成 的 电子档 案 ， 如何 进行 收 集 、 理 、 管 整 保
即电子文 件 以数 据形 式记 录 ， 以数 据传送 ， 能以 又 还 数据 形式储 存 。那 么 ， 对于 纸质 档案 来说 ， 文书 部 门 是经 过整理 立卷 以后 移 交 给 档 案 部 门 的 ； 而对 于 电 子档 案 ， 实行办 公 自动化 以后 ， 在 档案 人员可 以与 文
管理和 档案 管理 的衔接部 分 ， 起着 承上启 下 的作用 。
档 案 管理子 系统 将 为 档案 管 理提 供 便捷 的手 段 ， 实
络环境 下 ， 室 服务模 式发 生 了变 化 ： 是用户 自 档案 一
己可 以利 用设 备进 行 自我服 务 ， 是 档 案 室服 务 的 二 重点 将从 档案“ 的传 递” 变 为 “ 息 的传 递 ” 档 物 转 信 ，
签、 核稿 、 签发 、 号 、 发 、 记 ； 编 分 登 收文 办理 的收 文登 记、 内部 转发 、 拟办 、 批办 ． 承办 、 跟踪 、 阅、 传 注办 ， 全 部 在公 文管理 系统 中完 成 。归档 管理子 系统 能把有
谈办公自动化给文书与档案管理带来的影响
管理 科学
・１ ・ １ ３
谈办公 自动化给文书与档案管理带来的影响
时晓 晨 （ 丹 江心 血 管 病 医院 ， 龙 江 牡 丹 江 １７ ０ 牡 黑 ５ ００）
摘 要： 办公 自动化是指 以计 算机及 网络技术为核心 ， 用各种现代 办公技 术设备迅速处理各种信息的现代 办公模 式。它是人 类社 利 会进入信 息时代后 ， 知识 经济的产物 ， 是顺应社会信 ．４ 发展 的必然选择。随着办公 自动化 系统应用的不断深化 ， ｇ￣ －ｓ 电子文件的数 量和 比重 迅速增加 ， 如何 对其进行 归档管理 ， 成为档案管理 工作者 必须 面对的现 实问题 。 关键词 ： 办公 自动化 ； 书； 文 档案管理 ； 影响 ． 当今社会 已进 入信息时代 ， 随着高科技 的飞速发展 、 办公 自动 纸质文件在 办理过程 中 ， 主管领导批示 、 门会 签 、 有 部 核稿 、 呈 化的产生 ，计 算机设备和技术 已经广泛应用 于各项事业 的各 个环 批 、 签发等诸多环节 ， 它们一旦形成会 自然依 附于纸质文件 ， 以便 于 节 。特别是 以计 算机 网络技术 手段为代表 的“ 信息 高速 公路” 的开 文件的利用 。电子文件 的背景信 息不会 自然依 附， 如不 注意收集就 通， 使人们 处理信息 的手段发生 了翻天 覆地的变化 ， 为办公 自动化 会 丢 失 ， 去 原 有 的 利用 价 值 。 失 奠定 了牢 固的环境基础 ， 提供了物质条件 的技 术手段。办公 自动化 ３办公 自动化为档案管理工作提出更高的要求 是办 公领域 中的革 命 ， 这场革命给传统 的手工管理 、 人工操作 的旧 ３１ ． 对档案工作 的规范化 、 标准化要求更高 办公方式带来 了极大 的冲击 。 办公 自动化的运用要求 档案工作必须做到规范化 、 标准化 。只 １文书处理 中的办公 自动化 有规 范化 的档案信息才能用计算机处理 ， 才能在公共 网络上交流和 文书处理是指文件的起草 、 修改 、 存储 和打 印的全部过程 。 办公 共享 。因此 ， 档案管理的各项基础工作必须实行标准化 、 科学化 。 我 自动化 系统提供 的文件编辑功能 ， 实现 了文 字处理现代化 ， 即利 用 国就有关 电子文档的《 规范》 出了 ４条措施 ： 提 计算机或其他文字处理设备对文字 、 图像 、 报表等进行 自动的编排 、 ３１１ ．．建立对 电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制 ； 换算和合成 ， 使之成为工作需要 的人工智能信息。 手工 的文字处理 ， ３１ 设置符合安全要求的操作 日志 ， ．． ２ 随时 自动记录实施操作 的 每改一稿 ， 必须重新誊写 ， 到定稿 打印时 ， 还要重新从头 到尾 的打印 人员 、 时问 、 设备 、 目、 项 内容等 ； 或排版。而在办公 自动化系统中 ， 由于使用 了计算机等作为文字处 ３１ 对 电子文件采用防错漏 和防调换的标记 ； ．． ３ 理设备 ， 文件一 次输入 ， 可多次重复修改或输 出 ， 便 大大提高 了起 草 ３１ ．． 电子印章 、 字签署 、 字加 密等采取防止非法使 用的 ４对 数 数 措施 。 文稿的工作效率。 在办公 自动化系统 中， 文件一次输 入就可 以多次 享用 ， 不仅可 ３２ ．有助 于实现文件与档案管理一体化 以修改 ， 而且可 以进 行办理 和传递 。在文件 的内部传递上 ， 每到一 办公 自动化 中， 文件处 理与档案管理 直观地表现为一个 连续 的 文， 文书人员按规定 进行相关项 目的著录 ， 注明 日期 、 文件编号 、 系 过程 ．如请示 、 报告 、 外来公文 、 单位 内公文都需办公室处理 。当办 统名称 、 文件作者 、 标题 、 主题词等 ， 同时填写文件具体 的承办处 室 ， 公室接 到公 文后 ， 不但要 在电子计算机上对其特征进 行著录 ， 要 还 然后 文件 通过 预设 的内部传递途径 ， 自动进入该处室的文件处理系 对文件内容和主题进行分析 ， 确定 内容特征标 识 ， 完成标引过程 ， 这 统， 各处室 打开 自己的终端 ， 命令 进入系 统 ， 出文 件就 可以办 就是文档一体 。 按 取 随办随归的电子档案管理模式较之 以往年第二立 卷 理。 在办公 自动化环境下根据文书工作和档案工作 的有关规定进行 归档的做 法大大减轻 了档案管理工作者 的劳动强度 ， 简化了工作程 文件立卷 、 归档 ， 使这些信息既可供公文处理时反复使用 ， 又可解除 序 ， 提高 了工作效率和质量 ， 提高了档案信息的查全率 和查准率 。 可 档案部 门重复集 中录人数据之苦 ，充分发挥 了计算机一次输入 ， 多 见 ， 办公 自动化为文件 和档案管理一体化提供 了客观条件。 次 输 出 的优 势 。 ３ ． ３利用与保密的关 系复杂化 ２办公 自动化 对 档 案 的影 响 办公 自动化形 成 的特殊 载体 的档案在 利用上 同纸质档 案有所 ２１ 案 电 子 文 档 载体 多样 化 ．档 不同。 这就要求我们在机读档案 的利用工作中必须严格遵守有关 的 由于各社会领域广泛使用计算机技术 ， 而产 生了大量的电子 管理制度 和办法 。 从 否则 ， 密 、 失 泄密将在所难免 。 了防止有些档案 为 文件 ， 中相当一部分完成 现行有效且对 工作具有查 考价值 和凭证 信息被修改和泄密 ， 其 应按 电子档案的内容性质 限定阅读 范围。 作用 的文件便转化 为电子文档 。随着计算机技术及 光学技术 的发 ３ ． ４对档案保 管条件要求更高 展， 机读 档案近年来 急剧增加 ， 已在归档材料 中占了较大 的份额 。 办公 自动化 形成 的特 殊载体档案是 高科技条件 的产物 ， 它对管 ２２档 案 电 子 文档 形 成 速 度 快 ． 理和保管环境有很 高的要求。库房除具备一般库房所应具 备的 防 在计算 机上起草文件 ， 从拟稿 、 审稿 、 签发 、 印 、 打 校核 、 发文 到 潮 、 防盗 、 防火条件外 ， 对防磁和温度 的要求也 比较高 。同时归档 电 最后立 卷归档 ， 不但速度 大大提高 ， 而且减少 了抄 写和档案部 门重 子文件 的保管除符合纸质档案 的所有要求外 ，还应符合下列条件 ： 新整理等 中间环节 。 ａ归档 载体应作 防写处理 ， ． 避免擦 、 、 划 触模记录涂层 。 ． 片载体应 ｂ 单 ２３档案 电子 文档信息来源广 、 ． 内容 丰富 、 数量非常大 装盒 ， 竖立存 放 ， 且避免挤压 。ｃ ． 存放时应远离强磁场 、 强热源 ， 并与 办公 自动化系统形成 的档案资料范 围广 ， 内容 丰富 ， 各种载体 有 害气体 隔离 。ｄ环境温度选定范 围：７ ２ ℃； ． １ ℃一 ０ 相对 湿度选定范 形式 的材料只要具有保存价值都可以成 为档案 。 围 ３ ％～ ５ 。 ５ ４％ ２ ． ４档案 电子文档对信息技术具有依赖性 ４结论 ‘ 综 上所 述 ， 随着办公 自动化的不断 推广和应用 ， 计算机进入 文 电子文档的阅读和处 理必须通过计算机才能进行 。 如果 离开计 算机技术 ， 电子文档会 因无法阅读而完全失去利用 的价值 。 书和档案工作领域 已是一个不争的现实。用计算 机制作文件 、 统计 ２ ． ５档案 电子文档信息 内容的易改性 和处理数据已 日益普及 ， 大大减轻 了劳动强度 ， 简化 了工作程序 ， 提 纸质文件的修改很 不方便 ， 修改后会 留下痕迹 。电子文档 的修 高 了工作效 率和工作质量 。计算机技 术促 进了“ 文档 ” 一体化 的实 改非常简便 、 快捷 ， 而且都不会 留痕迹 。 这也给鉴定档案 的原始性增 现 ， 使办公 自动化正朝着高层次 、 综合应用 的方 向发展 ， 其应 用领域
浅析办公自动化下的文档管理
浅析办公自动化下的文档管理摘要：随着社会的进步、科技的发展，计算机技术已经深入到政治、军事、经济、教育、医疗、体育乃至我们生活的方方面面，彻底改变了人们的传统生活和工作等；基于计算机技术的办公自动化也不可避免的改变了我们文档管理工作。
本文通过对办公自动化的概念，发展、功能等方面进行分析，并对办公自动化下的文档管理提出相应的分析和建议。
关键词：办公自动化下文档管理在科学技术日新月异、高速发展的今天，计算机技术、信息技术等科学技术不断的改变着人们的生活和工作的方方面面，有力地推动着政治、军事、经济、教育、医疗、体育等方面的进步，让我们深刻的体会到邓小平同志说过的“科技是第一生产力”。
基于计算机技术的办公自动化技术的应用在解放了大量人工的同时，极大的提高了工作效率。
为了准确、系统、及时、完整地收录和提供档案信息，更好地提高体育事业文档管理能力和水平，了解、学习和正确使用办公自动化系统，是我们必须掌握的技能。
1 办公自动化的概况1.1办公自动化的概念及发展办公自动化（Office Automation）缩写为“0A”，于20世纪60年代初由欧美专家提出。
在第一次全国办公自动化规划讨论会上，我国专家将其定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。
20世纪80年代开始，我国的办公自动化的发展经由最早的以个人电脑为工具，文档和数据的电子化逐步取代纸质介质；借助网路技术和协同工作技术，实现文档收发由工作流自动化方式取代人工方式；WEB环境下的以知识管理为核心的办公自动化；网路应用至平台的全新办公自动化网路平台的应用等阶段。
1.2 办公自动化的功能办公自动化的功能主要是借助计算机、网路、数据库、服务器等实现办公的无纸化、网络化以及自动化。
基本功能包括个人办公的管理，公告、材料的生成，文档的归档、管理，会议的协调、安排的管理，人事管理，公共信息的管理、查询等等。
办公自动化环境的文书档案管理
网络化・电子化・数字化办公室业务・office opertions107办公室业务2012・11文/安徽省六安市红十字中心血站张丽浅议办公自动化环境的文书档案管理【摘要】科学技术的进步网络技术的发展促使着文书档案的管理也进行着新的变革，在传统的纸质文档上又增加了电子文档。
这就要求相应的管理理念，管理方式与手段都要进行新的，符合发展的提升，也就是说办公自动化环境下对档案管理的要求提高了。
【关键词】办公自动化；文书档案管理；变化一、办公自动化环境下的文书档案管理的新特点（一）在办公自动化的环境下文件与档案的界限变的模糊在之前的文档管理中，有一个突出的问题：文件管理和档案管理分属于不同的部门。
但是文件和档案之间本来就是密不可分的，文件的整理归纳衍生出了档案，即：文件是档案的前身，档案是文件的最终形式。
但是文件与档案间又有所区别。
文件是从各种资料、各种活动、记录中长年累月的累积起来的，从这种方式下累积起来的资料琐碎而且杂乱文章。
这些文件只有按照一定的规律集中的规整保存才能够成为档案。
从这些意义上来说，档案就是有相关联互性的文件的集合。
而规划整理和集中保存则是文件转化为文档的必要途径。
但是在办公自动化的环境下，文件的规划整理和集中保存发生了变化。
文件的生成是在设定好的系统环境下，文件的类型一目了然，规划、存储与阅读变得有序易控。
档案是有相关联互性的文件，当文件的生成就是在共性的环境下时，文件其实就是档案，文件与档案已经是一体。
(二）在办公自动化的环境下文档的管理不再是档案管理部门的自己的事情而是需要多部门多方面的参与在办公自动化的环境下催生了一种新的文件——电子文件。
电子文件的载体当然不是纸张，它涉及的方便也从单一的文件管理部门到文件管理、网络、信息技术等多个部门。
脱离了其中任何一方，电子文件的管理都不完善。
（三）办公自动化对文档的标准和规范管理提出了更高的要求在办公自动化的环境下文档管理有电子文档和纸质文件管理两部分。
《办公自动化系统到档案管理系统对接的设计与实现》范文
《办公自动化系统到档案管理系统对接的设计与实现》篇一一、引言随着信息化和数字化的不断推进，办公自动化系统与档案管理系统的对接已经成为企业高效运作的关键环节。
办公自动化系统负责日常办公流程的自动化管理，而档案管理系统则是对企业各类档案进行集中化、规范化的管理。
两系统的有效对接，不仅能够提高工作效率，还能保障档案信息的准确性和安全性。
本文将详细阐述办公自动化系统到档案管理系统对接的设计与实现过程。
二、背景与需求分析在信息化时代，企业对于办公效率和档案管理的要求日益提高。
办公自动化系统作为企业日常办公的核心工具，其功能的完善与否直接影响到企业的运营效率。
档案管理系统则是对企业各类档案进行集中管理的重要平台，其安全性、稳定性和便捷性对于企业的长远发展至关重要。
因此，实现办公自动化系统与档案管理系统的对接，已经成为企业信息化建设的重要任务。
三、设计思路（一）总体设计办公自动化系统与档案管理系统的对接设计，需要从整体上考虑两系统的功能、数据结构、接口等方面。
首先，要明确两系统的业务需求和目标，确定对接的具体内容和方式。
其次，要设计合理的接口，确保数据在两系统之间的传输畅通无阻。
最后，要保证系统的安全性和稳定性，确保数据的安全传输和系统的正常运行。
（二）数据对接设计数据对接是办公自动化系统与档案管理系统对接的核心。
在设计中，需要明确两系统之间的数据传输格式、传输方式、数据校验等。
同时，要设计合理的数据映射关系，确保数据在两系统之间的准确对应。
此外，还要考虑数据的备份和恢复机制，以防止数据丢失或损坏。
（三）功能对接设计功能对接是办公自动化系统与档案管理系统对接的另一重要方面。
在设计中，需要明确两系统的功能需求和目标，确定需要对接的具体功能模块。
然后，设计合理的接口和交互方式，确保两系统之间的功能能够顺畅地相互调用和协作。
四、实现过程（一）技术选型在实现过程中，需要选择合适的技术和工具来支持两系统的对接。
常用的技术包括API接口、数据库技术、网络安全技术等。
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办公自动化环境下档案管理研究
作者：赵琳红
来源：《办公室业务（上半月）》 2020年第6期
文/德州市公路局赵琳红
【摘要】档案管理是办公发展的重要组成部分，它记录着相关主体发展的历史进程，客观
反映了问题处理、决策、建设、研究和发展的过程和结果。
随着办公室改革的不断推进，如何
提高档案管理水平，及时、准确、完整地提供档案信息，满足需求，适应新的发展形势，是档
案工作面临的新课题。
本文介绍了办公自动化环境下档案管理的优势和存在的问题，以及提升
档案管理水平的建议。
【关键词】文件；档案管理；办公自动化
当前社会已经正式进入信息化时代，信息化技术渗透到各个行业，在计算机技术和数据处
理技术的推动下，办公室档案管理已经摆脱传统文档管理模式的束缚，当前档案管理已经实现
信息化、自动化、便捷化。
办公自动化是办公室文化发展的必然趋势，在新的信息化技术推动下，如何有效提升办公室档案管理效率是办公室运营效率提升的关键所在。
一、办公自动化在档案管理中的优势
（一）高效便捷的备案率。
强大的信息处理能力是计算机给办公自动化带来的巨大优势。
办公自动化环境下的档案管理与信息技术相结合，最大限度地将传统纸质档案的繁琐程序信息化，并进行了相关的归档工作。
这些优势可以有效地保证资源的更好利用。
（二）全面高效地实现资源共享。
档案管理在办公自动化环境中可以充分发挥信息技术的
作用，有效地实现档案管理系统，方便快捷地实现资源共享、阅读和检索。
同时，网络和信息
传输技术的推广，使电子档案管理能够根据不同的情况进行检索、分类、整理、优化和过滤，
有利于加强档案管理，发挥传输速度快、速度快等优势，使用能力强，信息量大。
它还可以共
享资源。
尤其是政府机关和事业单位，信息的利用更为全面和高效。
（三）储存更稳定。
与纸质档案相比，电子档案可以充分利用现代科学技术进行存储和传输，如DVD光盘、U盘、移动硬盘、存储卡等。
这些设备的优点是不易受对象环境的影响，而
且具有存储时间长、信息量大、稳定性强的特点。
通过网络工具直接传递文档资源，大大提高
了文档的稳定性和安全性。
（四）办公自动化环境下的档案管理更为简单。
传统的档案管理有一个复杂的过程，从文
献信息的收集、分类、整理、归档到结束。
每一步不仅需要大量的人力、物力，而且容易出错。
但是在办公自动化的环境下，计算机的辅助使复杂的工作变得简单，操作不需要太多的时间和
精力，而且提高了文档的质量，减少了时间和空间。
二、档案管理办公自动化存在的主要问题
（一）电子文档的安全性降低。
电子文件与纸质文件最大的区别是电子文件没有固定的形式，易于改变，即使经过修改也没有痕迹。
但是，一旦修改了纸质文件，痕迹就很明显了。
因此，电子文件的保密性不如纸质文件，使一些保密性较高的文件变得较弱，不利于文件信息的
安全管理。
目前，虽然一些相关技术可以防止其他技术增加、删除或更改原始伪造文件，但无
法有效识别原始文件。
纸质汇票可以通过印章或签名。
这些都是在安全方面受严格测试的电子
文件。
在另一个词中，电子文件的安全存在风险。
（二）档案管理人员素质不足。
办公自动化系统在档案管理中的应用需要加强档案人员的素质。
有关档案管理的理论、方法和技术还不够，需要优秀的计算机技术。
因此档案管理人员不仅需要达到一定的知识水平，还需要掌握现代高新技术和处理相关问题的能力。
目前，大多数档案管理人员在技术、相关理论知识、办公自动化设备使用的主动性等方面存在不足，不利于档案管理的电子化。
（三）网络环境下的文档信息存在安全隐患。
由于文档在计算机中生成，通过网络进行传输和处理，因此容易受到来自计算机和网络的多种威胁。
一方面，互联网上的非法访问是无法量化的，防火墙不可能防范黑客大师；另一方面，内部人员经常通过USB闪存驱动器、WIFI调谐解调器、智能手机、蓝牙适配器、数字音乐播放器，对文档信息管理系统的数据进行未经授权的散布，红外传输、电子邮件、FTP等方式。
在内外兼有的恶劣网络环境下，文档信息不能自我隔离，文档管理文件信息的真实性鉴定和维护变得越来越困难，档案的本质属性是载体的原始记录，而纸质文件的载体则离不开记录的笔迹、签名、印章等外部特征。
电子文件受保密限制。
电子文档不仅易于修改、不留痕迹，而且可以在不同的计算机和载体之间进行传输和复制。
虽然有些技术可以防止电子文件在原稿中增加、剪切或复制，但其内容比纸质文件更容易改变。
人们无法区分原始文件和手写文件，也无法区分每一份文件的印章或签名，因此他们无法通过印章或签名来确定什么是原始电子文件。
以上问题都是对电子文件真实性、可靠性、保密性的严峻考验。
三、办公自动化环境下档案管理的几点建议
（一）提高档案管理人员的综合素质。
一是从硬件建设和输入入手，不断改善人员档案的硬件环境和业务技能。
只有增加现代化的硬件设施，档案人员才能认识这些设备，学会提高业务技能，提高管理水平。
二是“自学、培训为辅”的模式逐步形成终身教育机制，保证了档案工作者的素质与时俱进。
不断学习获取知识是提高质量的根本途径，因此建立单位人员的激励机制，将档案服务学习作为绩效考核的一部分。
三是加强档案部门之间的合作，扩大沟通。
通过交流，学习兄弟单位的成功经验和方法，利用网络和现代通信拓展档案管理信息源和创新思路。
（二）努力解决电子档案管理的标准化问题。
办公自动化、无纸化等事物的出现，给档案的形成带来了巨大的变化，如发文、提醒、归档等过程都是在计算机和通信线路上进行的。
因此档案必须是可读的档案，其管理模式与纸质载体档案有很大的区别，文件工作者将面对更多的机器可读表单文件。
建立规范、开放、服务、共享的档案管理体系，规范基础业务是电子文档管理的必要前提。
（三）建立统一的标准。
在办公自动化环境下进行档案归档管理，必须从以下几个方面着手。
一是建立规范的文件管理制度。
目前，许多单位的档案管理和档案管理是分开的，属于不同的管理部门。
档案部门往往难以进行早期控制，这一点一不小心就成了“越权”。
因此，必须从管理制度上加以规范，对本单位的文件管理和档案管理实行统一领导和统一规划。
档案管理的指导和控制由档案部门负责，确保档案的形成、处理、归档管理、查阅等工作在档案部门的监督下进行。
在系统设计中，采用兼容性强、应用性能好的软件系统，规范相关的技术参数和技术标准，包括数据接口标准、数据安全标准和不同类型的数据转换标准，保证不同类型的子文件顺利从办公自动化系统流转到档案管理系统的安全管理。
（四）制定相应的档案管理法。
档案管理过程的自动化越来越快，也是未来档案管理的大趋势，利用计算机管理档案的优势非常明显。
与旧的纸质档案相比，电子档案具有很大的发展潜力。
管理者应积极主动地解决相应的制约因素，我国是法治国家，一切都应按照相关法律规定进行，也为档案管理的未来发展服务。
电子档案的修改容易，查找困难，有关部门应制定相
应的法律规范电子档案的管理。
只有法律规范电子档案管理的各项细节，电子档案才能更好地发展。
此外，还应对违法人员进行相应的处罚，要坚决执行有关法律措施。
电子档案法应符合国家法治理念，对电子档案管理的发展具有十分重要的价值。
四、结论
总之，要在办公自动化环境下更好地开展档案管理，必须转变观念，用科学的思想提高管理水平，与时俱进，不断把新技术应用到档案管理中。
同时，应采取多种方式克服办公自动化带来的弊端，提高文档的利用率，更好地为日常工作和管理决策层服务。
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