外贸单证制作精要
外贸单证第一章外贸单证制作
2、完整
单证的完整性是构成单证合法性的重要条件之 一，单证的完整性一般包括两个方面的内容：
1. 各种单证的种类要完整
2. 每一种单据本身内容必须完备
2、完整
例1
我一公司曾出口阿联酋一批货物，信用证方 式支付，证中规定贸易术语为CIFDubai，但在缮 制商业发票时没有显示贸易术语，交单时遭到了 银行的拒付。该出口商认为，虽然发票上未显示 贸易术语，但海运提单注明了“运费已付”并提 交了保险单，说明了该批货物是按CIF条件成交的， 但银行仍不同意付款，经与买方反复磋商后收回 了90%的货款，使出口商蒙受了很大的损失。
1、正确
例2
美国一公司向阿拉伯也门共和国的 MohammedSofan，出口一批货物，美国出口企 业在制单时误将“MohammedSofan”写成 “MohammedSoran”，开证行拒绝付款，出口 人认为一个字母打错开证行就拒绝付款是开证行 过份挑剔，随向法院起诉，美国地方法院和上诉 法院一致判决美出口公司败诉。
五、整洁
知识卡片
EDI(Electronic Data Interchange)即电子数 据交换，就是利用计算机和网络技术在部门之间乃 至世界范围内进行贸易信息、资料交换，也就是将 传统的有效的信息源变为无形的电子信息、从而将 贸易信息数据交换的效率大大提高。EDI单证被人 们称之为“无纸单证”。目前，世界上部分国家的 一些大企业已经实施EDI，而不接受纸单证，也有 一些国家的海关规定，使用EDI单证可优先报关。
展趋势是什么？
22
5、整洁
单据的布局要美观、大方，其格式的设计和 缮制应力求标准化和规范化。如果说正确和完整 是单证的内在质量，那么整洁则是单证的外观质 量。
单证工作的最新发展：几十年来，由于科学 技术的进步，一些新的科技工具已逐步应用于贸 易领域。如单证制作和管理的电脑化，单证传递 的电讯化等。然而，近年来单证工作的改革中最 引人注目的是制单中EDI方式的出现及开立信用 证中大量使用SWIFT方式。
外贸单证制作与审核
损失情况：公 司承担了货物 损失和客户索
赔的后果。
案例分析：分 析单证制作失 误的原因，总 结经验教训， 避免类似事件
再次发生。
案例二：单证审核疏漏导致的风险
案例背景：某公司因单证审核疏漏导致收货方拒付 案例细节：收货方发现单证中商品描述与实际不符，要求退货并索赔 风险分析：单证审核不严可能导致交易失败，造成经济损失和信誉损失 案例教训：加强单证审核，确保信息的准确性和完整性
感谢您的观看
审核要点
单单一致：确保每张单据与其它单 据内容一致
添加标题
添加标题
添加标题
添加标题
交货期审核：检查交货期是否符合 要求
特殊条款审核：针对一些特殊条款 进行审核
常见问题及处理方法
单证不齐：需 核对合同、发 票、装箱单等 单据是否齐全
单证不符：需 核对各种单据 的内容是否与
合同相符
单证缺损：需 核对单据是否
案例三：单证管理不当引发的纠纷
案例背景：某公 司因单证管理不 当导致的纠纷
案例描述：该公 司未按照合同约 定时间提交单证， 导致客户要求解 除合同并索赔
案例分析：单证 管理对于外贸业 务至关重要，一 个小小的疏忽可 能导致重大损失
案例启示：加强 单证管理，认真 履行合同义务， 确保交易安全
案例四：缮制不规范导致的退货
目的：确保单证能够及时准确地流转到下一个环节，并防止单证丢失或 错误
跟踪方法：通过系统或手工方式对单证的流转过程进行记录和监控
重要性：确保外贸业务的顺利进行，避免因单证丢失或错误而导致的损 失和风险
单证风险防范
核实单证信息：确 保单证信息与实际 业务相符，防止欺 诈行为。
检验单证真伪：通 过技术手段对单证 进行真伪检验，避 免因使用伪造或变 造的单证而遭受损 失。
外贸单证工作的基本要求
外贸单证工作的基本要求外贸单证工作是外贸业务中至关重要的一环，其准确性和高效性直接影响着企业的运营效率和市场竞争力。
为了确保外贸单证工作的顺利进行，企业需要遵循以下基本要求：一、认真核对合同条款外贸单证工作的前提是有一个完整、明确的合同，因此企业需要在签订合同时认真核对各项条款，确保合同内容与实际操作一致。
同时，企业还需要关注合同的有效期限、付款方式、货物数量、质量标准等重要信息，以便在后续的单证工作中能够准确无误地操作。
二、及时准确填写单证信息在单证填写过程中，企业需要认真核对单证的各项信息，确保填写准确无误。
尤其是在填写发票、装箱单、提单等重要单证时，需要仔细核对货物名称、数量、单价、总金额、收货人、发货人等信息，以避免因单证填写不当而导致的后续问题。
三、注意单证的规范性和统一性外贸单证是国际贸易中的重要凭证，其规范性和统一性直接关系到企业的信誉和声誉。
因此，企业需要在单证的制作过程中严格遵循国际贸易惯例和相关法律法规，确保单证的规范性和统一性。
四、加强单证管理和保管外贸单证是企业的重要资产，需要加强单证管理和保管。
企业需要建立完善的单证管理制度，规范单证的流转和使用，确保单证的安全和准确性。
同时，企业还需要加强单证的保管工作，确保单证的完整性和可追溯性。
五、加强对外贸政策和法规的学习和了解外贸单证工作是受到国际贸易惯例和相关法律法规的影响的，企业需要加强对外贸政策和法规的学习和了解，及时掌握相关政策和法规的变化，以便在单证工作中能够准确无误地操作。
六、注重团队协作和沟通外贸单证工作是一个团队协作和沟通的过程，需要各个部门之间密切合作，及时沟通。
企业需要建立良好的沟通机制和合作机制，确保单证工作的高效顺利进行。
总之，外贸单证工作是外贸业务中不可或缺的一环，需要企业高度重视和认真对待。
企业需要遵循以上基本要求，加强单证工作的管理和保管，提高单证工作的准确性和效率，以便为企业的发展和壮大提供有力的保障。
外贸单证制作精要
外贸单证制作精要
外贸单证制作精要外贸单据是记录整笔外贸业务的见证，应该与合同和实际相符合。
在非信用证业务项下的单据虽然没有在信用证项下的单据要求严格，但也要求正确、准确、精确。
在信用证业务项下，对单据的要求很严格，除了要符合单据间的逻辑关系和国际习惯，最重要的是要符合信用证规定。
这就使得审理信用证对单据的要求工作变得尤为重要。
首先是发票。
发票是整套外贸单据中的核心单据，在制作发票时，要注意以下几点：
1、最重要的是正确的输入收货人的名址，精确到标点、空格和字母。
但这里的精确要以信用证为主。
有时候由于开证人的疏忽，搞错了一个字母或一个空格，出于单证一致的原则，也要跟着信用证错。
在审理信用证时，如果发现这种特殊的地方最好用荧光笔画出来，以示突出。
2、其次要注意唛头。
唛头一般在附加条款里规定，也最好用荧光笔重点画出来。
就如在周枫化工品业务中，基本上是没有唛头的，但有时也冷不丁给我规定个唛头，如果我按照以往的经验来了个N/M，就会犯一个很严重的错误。
3、大小写金额一致。
周枫化工品业务量少，但订单多，因此基本上每次做单时可以套用以前的格式。
有时只要稍微改动一下数量就可以了。
这样就出了一个经常犯的错误：大小写金额不一致。
因为把小写的金额改过来之后，很容易忽略大写金额相应改动。
4、盖章、手签。
这是一个需要注意的问题。
有的买家要求卖家出发票时不仅要盖章还要手签。
缮制外贸单据的基本要求
缮制外贸单据的基本要求外贸单据是外贸业务中非常重要的文件，它记录了买卖双方之间的交易内容和相关要求。
为了确保订单的执行和合规性，缮制外贸单据需要满足一些基本要求。
以下是缮制外贸单据的基本要求：1.准确性：外贸单据应准确地反映买卖双方的交易内容，包括商品的名称、数量、规格、质量要求、价格等信息。
买卖双方在签署合同之前应尽量详细地商定相关要求，并在单据中清晰明确地体现出来。
2.规范性：外贸单据应按照国际贸易的规范进行缮制，包括使用规定的格式和模板，并注明相关的国际贸易条款和条约（如INCOTERMS）。
此外，单据还应使用明确的术语和规范的语言描述，以避免歧义和误解。
3.完整性：外贸单据应包含完整的交易信息，包括订单、发票、装箱单、提单、保险单等。
这些单据组成一个完整的文件链，记录了从订单到交付的整个过程，可以提供对交易进行核查和追溯的依据。
4.一致性：外贸单据之间应保持一致性，即各个单据上的信息应该相符。
例如，订单和发票上所列的商品数量和价格应保持一致，装箱单和提单上所填写的货物数量和规格也应与订单和发票相符。
如有差异，应及时与对方协商并进行修改。
5.可信性：外贸单据应具有可信性，即各个单据上的信息应真实可靠。
为了确保可信性，单据应由合法合规的企业和组织出具，并经过签字和盖章等形式的认证，以确保其真实性和有效性。
6.书写清晰：外贸单据的书写应清晰、工整，字迹应清晰可辨。
如果需要手写单据，应使用黑色或蓝色的墨水，以确保单据的可读性和持久性。
在填写单据时，应尽量避免涂改和重写，以免引起疑问和争议。
7.及时性：外贸单据应按照约定的时间及时缮制和提交，以确保交易的顺利进行。
如果有任何延迟或变更，应及时与对方协商并获得双方的同意，以避免给交易带来不便和风险。
8.审核审查：外贸单据在缮制完成后，应由相关部门或人员进行审核审查，确保单据的合规性和准确性。
审核审查过程中应特别注意单据之间的一致性和连续性，对于任何疑问或差异，应及时进行修改和调整。
外贸单证的工作要点总结
( 工作总结 )单位：_________________________姓名：_________________________日期：_________________________精品文档 / Word文档 / 文字可改外贸单证的工作要点总结Summary of key points of foreign trade documents外贸单证的工作要点总结工作主线：合同、信用证、单据这是一条贯穿整个国际贸易程序始终的主线。
交易的双方在从事贸易活动时首先应订立合同以确定彼此的权利和义务，在此基础上（如果是信用证付款方式）由买方向本国开证行提出开证申请，并由后者向出口受益人开出信用证，然后买卖双方就以信用证和有关法律法规的规定为准来具体履行各自的义务，实践中履行义务多通过单据的形式实现。
这条主线可简记为“3Cs”：S/C（合同）——L/C（信用证）——DC（单据）。
工作过程：制作、审核、提交任何一个环节的单证工作都可以缩略为上述三方面，该工作过程的主要依据是合同、信用证、有关惯例、规定和买卖货物的原始资料。
第一、制作单据。
单据不同的出单人各异：发票、箱单、汇票等由卖方做；运输部门通常会配合出具提单、运单、船证等；货物的保险手续则一定由保险公司办理，这就要求相关各方应密切协作，按要求顺序出单。
第二、对制作完成的单据应严格审核，审核的一般过程是：制单人及其所在公司内部先自行核实，确认所做单据没有问题的情况下，再向本国银行/相关部门提交，银行有关部门将结合信用证等对单据进行逐字、逐句的审核，如单、证内容表面一致，银行将通过一定方式把全部单据寄国外有业务往来的银行（付款行），付款行审核后如无异议即履行付款义务，买方从付款行赎单前也要对单据进行审核，所以审核单据从出口方、出口银行、进口银行和进口方之间一直在进行。
第三、如果单据的制作和审核没有发现任何问题，按规定的时间、方式和要求的种类、份数提交合格单据就成为顺理成章的事了。
外贸单证制作_综合审单制单要点
一、商业发票的审核 二、装箱单据的审核 三、运输单据的审核 四、保险单据的审核 五、金融单据的审核
一 、审单
审单工作不是简单的文字核对，进 出口企业必须从整笔业务出发对单据进 行审核。
首先汇集信用证项下要求的所有单 据，不可遗漏；其次，对每一份单据的 项目、格式、内容、文字、签发日期、 签字及其他事项进行认真审核，确保与 信用证的要求保持一致；
6．商品名称可使用货 物的统称，但不得与信 用证的规定或其他单据 的描述有矛盾
三、运输单据的审核
7．“运费预付” 或“运费到付”必 须按规定表明；
8．正副本份数 是否符合信用证 的要求；
三、运输单据的审核
9．包装件数是 否与其他单据保 持一致；
10．运输标志 是否与其他单 据相—致
三、运输单据的审核
三、运输单据的审核
4．提单上有“包装破裂” 等类似的批注；
5．提单上货物的描述 与信用证规定不一致； 6．提单上该注明“已装船” 字样而未注明；
三、运输单据的审核
7．装船日期晚于 信用证规定的最后 装运日；
9．所交提单的 份数不符信用证 的要求；
8．未注明“运费已付” 或“运费到付”或与信 用证的要求不一致；
五、金融单据的审核
(二)汇票中容易出现的不符 点信用证号码不符或未列出；汇 票金额超出了信用证的金额；汇 票上的付款时间与信用证规定不 符；汇票上大、小写金额不一致；
五、金融单据的审核
汇票上的付款人名称、地址 打错；汇票出票人的名称与信用 证规定不一致；出票人漏签字； 汇票未按要求背书；信用证规定 的其他应记载而未在汇票上记载。
四、保险单据的审核
保险单的唛头、件数、货物的名 称等与其他单据或信用证要求相一致 保险金额的加成须符合信用证的规定； 运输工具、起运地及目的地，必须与 信用证及其他单据相保险险别须与信 用证规定相一致；保险单的日期无论 如何不论迟于运输单据的签发日期；
国际贸易单证的基本要求
第一章国际贸易单证的基本要求、流程和发展趋势一、本章要点1．国际贸易单证大致可以分为商业单据、货运单据、保险单据和金融单据等。
这些单据既具有商业性，又具有法律性，因此在制作这些单据时要求做到：（1）正确，即所谓的“证、同一致”，“单、证一致”，“单、单一致”，“单、货一致”。
（2）完整，即信用证规定的各项单据必须齐全，不可缺少，单据的种类、每种单据的份数和单据本身的必要项目都必须完整。
（3）及时，即处理单证要在一定时间内完成。
（4）严谨，即单证中的各种条款必须制定严密，单证必须经过严格的审核，单证的处理必须合理谨慎。
国际商会《跟单信用证统一惯例》要求银行在审核信用证规定的一切单据时必须合理谨慎（reasonable care）。
2．国际贸易单证的出口业务流程一般是以CIF合同或CFR合同为基础，以信用证为付款方式，其基本流程主要包括：签订合同；组织货源；信用证与出口货源的衔接；商品检验；缮制商业发票和装箱单据；缮制出口货物报关单和出口收汇核销单；托运、订舱、报关；保险；缮制运输单据；装船通知；审单；交单、议付、结汇、核销等内容。
3．国际贸易单证的进口业务流程一般以FOB合同为基础，以信用证为付款方式，其基本流程主要包括：签订贸易合同；申请开立信用证；安排运输工具以及装运；办理保险；审单付款；接货报关；货物到达后的检验工作；如果发现卖方责任的数量短缺或质量不符等情况，还存在索赔问题。
4．EDI是国际贸易单证发展的趋势。
二、重要概念证、同一致单、证一致单、单一致单、货一致信用证制单结汇已装船提单托运、报关、保险装船批注EDI 国际贸易单证催证、审证、改证三、帮助与提示在国际贸易中，如果采用信用证支付方式，出口商提交的单据只有符合信用证的规定，才能获得开证行的付款。
出口方提交的单据要做到所谓的“单、证一致，单、单一致，单货一致”。
因此，出口商要对国外开来的信用证进行认真、细致的审核。
出口商审核信用证的主要依据是交易双方成交的合同、国际商会《跟单信用证统一惯例》第600号出版物（简称UCP600）、国内的有关政策和规定以及实际业务操作中出现的具体情况。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
外贸单证制作精要
核心内容：外贸的企业在外贸单证的制作时候需要注意哪些精要的部分呢？下文将会详细分析，法律快车小编希望下文内容可以帮助到您。
所谓从上到下，即从一张单据的最上面的项目开始，做完上一行的项目再做下一行的项目，遇到一行有多个纵向项目，则要遵循从左到右的原则。
这样，一不容易把需要改动的项目漏改；二把整张单据划分成单元小块完成制作可以提高精确度。
因为我们在做单据时，每个公司都有其一套固定格式，通常每次都会套用固定格式，但在套用的同时容易出现“应该修改的项目而没有改过来”的错误。
比如同一种商品不同订单批次的出口单据，往往套用相同格式、抬头、品名的单据，但由于是不同批次订单的票据在日期，数量，和编号等小方面有细微的差别，这些差别很容易被忽略。
然而，只要奉行从上到下，从左到右的原则来制作单据，并在这个原则下切实做到“心想口读眼盯笔点尺比逐行逐字母一一核对”基本上就可以避免这方面的错误。
前面是做单据的基本思路，但具体怎么做是非常灵活多变的，要视不同业务的具体情况而定。
外贸单据是记录整笔外贸业务的见证，应该与合同和实际相符合。
在非信用证业务项下的单据虽然没有在信用证项下的单据要求严格，但也要求正确、准确、精确。
在信用证业务项下，对单据的要求很严格，除了要符合单据间的逻辑关系和国际习惯，最重要的是要符合信用证规定。
这就使得审理信用证对单据的要求工作变得尤为重要。
首先是发票。
发票是整套外贸单据中的核心单据，在制作发票时，要注意以下几点：
1、最重要的是正确的输入收货人的名址，精确到标点、空格和字母。
但这里的精确要以信用证为主。
有时候由于开证人的疏忽，搞错了一个字母或一个空格，出于单证一致的原则，也要跟着信用证错。
在审理信用证时，如果发现这种特殊的地方最好用荧光笔画出来，以示突出。
2、其次要注意唛头。
唛头一般在附加条款里规定，也最好用荧光笔重点画出来。
就如在周枫化工品业务中，基本上是没有唛头的，但有时也冷不丁给我规定个唛头，如果我按照以往的经验来了个N/M，就会犯一个很严重的错误。
3、大小写金额一致。
周枫化工品业务量少，但订单多，因此基本上每次做单时可以套用以前的格式。
有时只要稍微改动一下数量就可以了。
这样就出了一个经常犯的错误：大小写金额不一致。
因为把小写的金额改过来之后，很容易忽略大写金额相应改动。
4、盖章、手签。
这是一个需要注意的问题。
有的买家要求卖家出发票时不仅要盖章还要手签。
以上这些都是我在做发票过程中曾经犯过错误的地方，也是我学习的笔记。
制作单据不是很智能的工作，但需要制作者及其的细心。
我认为避免制作单据时出错，最好的办法莫过于细心再细心。
只有这样才可以最大可能地避免因制单失误而产生的损失和费用。
然而，错误只能尽最大可能去避免，因此单据做完后并不是一了百了，还要再核实核实，以使有错可以在不可能之前及时改正。
其次是提单。
提单是外贸单据中最重要的单据，它是国外买家据以提货的物权凭证。
提单是由船代根据托运人的海运委托书填制的，填制完毕后传真给托运人修改确认，一经备托运人确认，即可签发。
所以认真填制海运委托书，可以减少提单的修改工作。
确认提单的过程需要十二分的细心。
要严格根据信用证真真切切地遵照“心想口读眼盯笔点尺比逐行逐字母一一核对”的要求。
因为提单不想别的单据，一经签发很难更改。
就像有一次，我们确认提单时，没有把一个单位cans根据信用证改成cartons，造成了很大的麻烦。
最后只能跟客户协商，凭保函付款。
产地证制作出除了要注意日期不能早于发票日期和不能晚于提单签发日期之外，去贸促会打印时，留底发票的日期一定要与产地证上的发票日期一致。
因为这个问题，我还往贸促会多跑了几趟。
另外就是，如果是改证重发，一定要把原作废产地证交回贸促会，才可申请新证的申请。
关于产地证这个问题我深有体会，觉得对问题认识的深入，有时往往是跑出来的，即跑得多了也就明白了，且理解的深。
这也就是经验的可贵之处吧。
在这里再总结一下各种单据的日期顺序：
发票>箱单>原产地证明书>商检检验证书>船公司证明>保单>提单>装船通知>受益人证明
提单不得早于L/C规定的最早装运期，也不得晚于L/C规定得最晚装运期。
另外，在制作单据时还需要注意的一点是，有些信用证在附加条款里特别规定每张单据都必须显示本信用证的号码。
受益人证明，船公司证明的制作，要原封不动地抄写信用证的证明原句，然后再做必要修改。
海运委托书可以从简，但装运通知一定要严格按照信用证规定，特别是在FOB 、CER 条件成交的业务中，因为这直接关系到买方及时安排货物保险。
如果因为卖方的装运通知内容不清楚或延迟发送(一般在提单日后三天内)，由此引起的损失，卖方负责。