DAT_32-2005_公务电子邮件归档与管理规则
软件招投标项目技术规格书模板
软件招标项目技术规格书一、招标软件一览表本次公开招标的内容为丽水市档案局数字档案馆系统软件项目，具体内容如下表：备注：1、参加投标供应商需保证所提供产品符合本次招标要求及国家相关产品，符合ISO 质量体系认证、售后服务技术支持，具备知识产权保障的最新质量标准的产品软件。
有产品质保书或产品合格证书和使用时所必须的各类相关使用操作、系统管理、培训等资料；2、参加投标供应商须保证所有提供的产品软件包含系统分析、架构开发、安装调试、运维等所有费用。
提供相关工程师的技术支持与软件的修改、定制。
3、参加投标供应商应充分考虑软件应具备先进、成熟、可靠、安全、开放、实用、易扩展、性价比好的产品参加项目投标，确保软件使用的稳定性、安全性、后续升级架构可行性与扩展能力。
二、项目建设目标：1、以各类数据库（全文数据库、多媒体数据库和关系数据库）为管理工具，以扫描的纸质档案图像、全文内容、经过采编与转换的音视频等多媒体资料、数码照片和档案目录为管理对象，利用海量全文数据库技术、数据加密和压缩存储等技术，实现从档案数字化、档案接收、整理编目到档案利用及档案移交全过程的计算机管理，达到对档案目录、全文和图、文、声、像等多媒体档案统一管理；2、完成丽水市档案馆档案数据库建设，并提供相应的数据接口和操作规范；3、以数字环境下档案馆业务流程为改造对象和中心、以满足社会公众的档案利用需求和满意度为目标，改变手工管理时代档案馆内部环节存在重复和冲突，缺少衔接和协调、信息难以共享、统计分析简单等问题，档案馆为了保证档案的准确性、真实性、可读性、完整性、保密性等而增加的实时归档、技术鉴定、存储、载体转换、权限控制、数据迁移和实时发布等业务内容，对现有的业务流程进行再思考和再设计，建设一套从档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、编研的档案馆综合业务管理系统，实现丽水市档案馆综合业务的流程化、规范化管理。
4、建立馆内“三个中心”：“数据采集中心”、“业务管理中心”和“档案利用中心”；性能要求：1）、系统支持并发用户数大于100人；2）、百万目录数据量带全文，检索客户端响应时间：≤2秒；3）、系统无故障运行时间大于5000小时；4）、系统恢复时间：系统恢复时间小于4小时；5）、电子目录数据接收，导入（导出）临时或核心数据库每批次能承载百万条以上，记录数据信息不发生错误；6）、批量PDF转换、OCR识别、水印添加等均支持大批量数据一次性实施；7）、因特殊原因导致的性能问题，最后性能的验收由用户的可接受度为标准。
《纸质档案数字化技术规范》(DAT 31-2005)
《纸质档案数字化技术规范》（DAT 31-2005）《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)(2008-05-07 12:48:46)(中华人民共和国档案行业标准 DA/T 31-2005，中华人民共和国国家档案局2005年4月30日发布，2005年9月1日起实施)1 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB,T 17235.1 连续色调静态图像的数字压缩编码T 17235.2 连续色调静态图像的数字压缩编码 GB,GB,T 18894—2002 电子文件归档与管理规范ITU(CCITT)G3 二值图像压缩算法ITU(CCITT)G4 二值图像压缩算法DA,T18—1999 档案著录规则档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发[2001]6号3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数字化 Digitization用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。
3.2纸质档案数字化Digitization of Paper—Based Records 对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。
3(3数字图像 Digital Image表示景物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3(4黑白二值图像 Binary Image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。
电子邮件归档与文件夹管理
电子邮件归档与文件夹管理在现代信息化社会中，电子邮件已成为日常工作与生活中不可或缺的一部分。
然而，随着电子邮件数量的增加，如何有效地管理和归档电子邮件成为一个重要的问题。
本文将介绍一些关于电子邮件归档与文件夹管理的技巧与建议。
一、电子邮件的重要性与挑战电子邮件在工作和个人生活中扮演着至关重要的角色。
我们通过电子邮件与同事、客户和朋友进行交流，发送和接收各种信息。
然而，随着时间的推移，我们可能会积累大量的电子邮件，如果不进行有效的管理和归档，将会面临以下挑战：1. 效率低下：当我们需要查找特定的邮件时，在杂乱无章的收件箱中进行搜索是非常耗时的。
2. 存储空间限制：电子邮件服务器通常会有存储容量的限制，如果不及时清理和归档，可能会导致存储空间不足的问题。
3. 安全性风险：敏感的工作或个人信息可能会包含在我们的电子邮件中，如果没有合适的安全措施，可能会面临数据泄露的风险。
二、归档电子邮件的重要性归档电子邮件是管理电子邮件的一种重要方法，它可以帮助我们有效地组织和保留电子邮件，并提高日常工作和生活的效率。
以下是一些归档电子邮件的重要性：1. 快速查找：通过将电子邮件按照特定的主题或分类进行归档，我们可以快速地找到需要的邮件，提高工作效率。
2. 空间管理：归档可以释放邮箱的存储空间，避免因为超过存储限制而无法接收新邮件的尴尬。
3. 安全管理：对于一些敏感的邮件，我们可以将其归档到加密或受保护的文件夹中，确保信息的安全性。
三、文件夹管理技巧在进行电子邮件的文件夹管理时，以下技巧可以帮助我们更好地组织和管理电子邮件：1. 简化文件夹结构：创建逻辑和清晰的文件夹结构能够方便我们整理和查找邮件。
可以按照项目、客户、日期等方式创建文件夹，避免创建过多无用的文件夹。
2. 建立归档规则：利用邮件客户端提供的归档规则功能，将特定的邮件自动归档到对应的文件夹中，减少手动整理的工作量。
3. 及时清理垃圾邮件：定期清理垃圾邮件，避免占用存储空间，并确保收件箱的整洁。
如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理？(九)
电子邮件是目前最常用的沟通工具之一，不仅可以方便地发送和接收信息，还能进行文件存档和归档管理，实现信息的长期保存和方便查找。
下面我将从各个方面介绍如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理。
一、建立文件分类体系在进行文件存档和归档管理之前，首先需要建立一个合理的文件分类体系。
可以按照文件类型、主题、日期等多个维度进行分类。
比如将各个项目的文件分为不同的文件夹，再根据日期在每个文件夹中创建子文件夹进行归档。
二、清理和整理文件在进行文件存档和归档管理之前，需要对电子邮件进行清理和整理，删除或移动那些不再需要的文件。
可以根据文件的重要性和紧急程度进行评估，将重要的文件进行归档，不重要的文件进行删除，只保留必要的文件。
三、使用文件名进行归档对于每一个文件，可以使用有意义的文件名进行归档，这样可以方便快速地找到需要的文件。
可以包括文件的主题、关键词、日期等信息，以便在需要的时候快速进行查找。
比如一个报告的文件名可以是“项目报告”，这样一眼就能知道这是哪个项目的报告以及日期。
四、利用文件夹进行分类归档文件夹是电子邮件中进行文件分类归档的一种常用方法。
可以根据文件的主题、部门、项目等进行分类，将相关的文件放入同一个文件夹中。
可以进一步细分成子文件夹，以便更好地组织文件。
在文件夹的命名上，可以采用简明扼要的方式，避免过长的命名，以免繁琐。
五、使用标签和标记进行归档除了使用文件夹进行分类归档外，还可以使用标签和标记对电子邮件进行归档。
可以给每个重要的文件添加标签，以便将来能够方便地搜索和过滤。
比如可以给重要的合同文件添加“重要”标签，给待办事项文件添加“待办”标签等。
同时可以给文件添加不同的标记，比如已读、未读、已回复、未回复等，以便快速判断和处理。
六、备份和存储文件为了避免文件的丢失和损坏，需要定期进行文件的备份和存储。
可以将重要的文件备份到云存储或外部硬盘中，以便随时可以找到和恢复。
同时，也需要定期检查备份文件的完整性和可用性，确保备份文件的有效性。
DAT 31-2005 纸质档案数字化技术规范
纸质档案数字化技术规范DA/T 32-2005（2005年4月30日发布2005年9月1日实施）一、概述国家标准《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31—2005是由中国国家档案局颁布的，其批准时间为2005年4月30日，实施时间为2005年9月1日。
该标准共分为十三章。
其中包括范围，规范性引用文件，术语和定义，纸质档案数字化基本要求，档案整理，档案扫描，图像处理，图像存储，目录建库，数据挂接，数据验收，数据备份，数字化成果管理等。
该技术规范的出台结束了我国纸质档案数字化的初探阶段，标志着我国各级档案馆馆藏数字化技术的成熟。
二、主要条款简介第一章范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
第二章规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件其最新版本适用于本标准。
GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第一部分：要求和指南。
GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第二部分：一致性测试GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范。
第三章术语和定义下列术语和定义适用于该标准。
（1）数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
（2）纸质档案数字化digitization of paper-based records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
（3）数字图像digital image表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
企业邮件归档管理制度范本
企业邮件归档管理制度范本一、目的和意义为了加强企业邮件的管理，确保邮件的及时、准确、完整地传达给收件人，提高工作效率，防止邮件丢失、泄露等重要信息，特制定本制度。
本制度规定了企业邮件的发送、接收、归档、查询和销毁等方面的管理要求，旨在建立一套科学、规范、安全的邮件管理体系。
二、适用范围本制度适用于企业内部所有邮件通信，包括内部邮件和外部邮件。
三、邮件发送和接收1. 企业应采用正规的邮件服务提供商，确保邮件系统的稳定性和安全性。
2. 企业应设立专门的邮件管理团队，负责邮件服务器的维护、管理和监督。
3. 企业内部员工应使用企业提供的邮件账号进行邮件通信，禁止使用个人邮件账号处理企业事务。
4. 邮件发送和接收应遵循企业内部通讯录规定的收件人范围，禁止向无关人员发送邮件。
5. 邮件发送前应进行必要的检查，确保邮件内容合法、合规，不得含有违法、违规、不良信息。
四、邮件归档1. 企业应建立邮件归档系统，对所有发送和接收的邮件进行归档管理。
2. 邮件归档应包括邮件的标题、发件人、收件人、发送时间、邮件内容摘要等信息。
3. 邮件归档系统应具备全文搜索功能，便于查询和检索邮件。
4. 企业应设立专门的邮件归档管理团队，负责邮件归档系统的维护和管理。
5. 邮件归档应按照邮件的类型、主题、时间等要素进行分类，便于管理和查询。
6. 企业应对归档邮件进行定期备份，确保邮件数据的安全性和完整性。
五、邮件查询和销毁1. 企业内部员工应按照职责和权限查询邮件归档系统中的邮件。
2. 邮件查询应遵循企业内部规定，不得擅自查询与工作无关的邮件。
3. 企业应建立邮件销毁制度，对过时、无用的邮件进行销毁。
4. 邮件销毁应经过审批程序，由邮件归档管理团队负责实施。
5. 邮件销毁应确保邮件数据的不可恢复性，防止邮件泄露和滥用。
六、违规处理1. 对违反本制度的邮件发送和接收行为，企业应进行调查和处理，对相关责任人进行追究。
2. 对违反本制度的邮件归档、查询和销毁行为，企业应进行调查和处理，对相关责任人进行追究。
公务电子邮件归档管理规则DA∕T 32-2021
公务电子邮件归档管理规则1范围本文件确立了公务电子邮件的形成㊁收集㊁整理㊁归档的程序与规则㊂本文件适用于机关㊁团体㊁企业事业单位㊁其他组织(以下简称单位)及个人公务活动中形成的电子邮件归档工作㊂2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款㊂其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂G B/T18894电子文件归档与电子档案管理规范G B/T32397中文电子邮件地址邮件头格式技术要求G B/T37002信息安全技术电子邮件系统安全技术要求D A/T22归档文件整理规则D A/T46文书类电子文件元数据方案D A/T70文书类电子档案检测一般要求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件㊂3.1电子邮件e l e c t r o n i c m a i l由电子计算机生成㊁处理,并通过电子邮件系统经由通信网络发送和接收的电子信息㊂3.2公务电子邮件o f f i c i a l e l e c t r o n i c m a i l单位或个人在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件㊂3.3公务电子邮件系统o f f i c i a l e l e c t r o n i c m a i l s y s t e m用于产生㊁传送㊁接收㊁阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统㊂3.4E M L格式文件E M L f o r m a t f i l e内容编码采用M I M E格式(多用途互联网邮件扩展M u l t i p u r p o s e I n t e r n e t M a i l E x t e n s i o n s),遵循R F C822及其后续扩展,一般由邮件头和邮件体两部分组成,可保留电子邮件原有的H T M L格式和标题的多用途互联网邮件扩展格式文件㊂4管理原则4.1单位应制定公务电子邮件归档管理制度,配备必要的技术措施,确保公务电子邮件及时归档,并保证公务电子邮件档案的真实性㊁完整性㊁可用性和安全性㊂4.2公务电子邮件的收集㊁鉴定㊁整理㊁归档㊁保管㊁移交等环节应纳入单位电子文件归档和电子档案管理程序及相关人员的岗位责任,实行全过程管理与监控㊂4.3应明确规定公务电子邮件归档的时间㊁范围㊁技术环境㊁相关软件㊁版本㊁数据类型㊁格式㊁被操作数据㊁检测数据等要求,保证归档公务电子邮件的质量㊂4.4公务电子邮件形成㊁收集㊁整理㊁保存等关键业务过程应按照D A/T46形成元数据,形成的元数据与公务电子邮件同捕获㊁同归档㊂5管理职责5.1产生和接收公务电子邮件的部门和人员负责公务电子邮件的收集㊁鉴定㊁整理,并定期移交档案部门㊂5.2档案部门负责制定公务电子邮件归档的制度,对公务电子邮件归档工作进行业务监督和指导;接收归档公务电子邮件,负责公务电子邮件档案的保管㊁鉴定㊁统计㊁利用及处置㊂5.3信息技术部门负责公务电子邮件系统接口及相关公务电子邮件基础设施的建设㊁运维工作㊂5.4安全保密部门负责公务电子邮件归档管理过程的安全保密管理㊂6系统建设要求6.1公务电子邮件系统建设与运行要求6.1.1公务电子邮件系统的建设,应符合G B/T37002中有关电子邮件系统信息安全要求,包括公务电子邮件系统的技术安全要求㊁管理安全要求和运行安全要求㊂6.1.2公务电子邮件系统形成的邮件地址㊁邮件头格式应符合G B/T32397中有关编码㊁格式㊁语法等要求㊂6.1.3公务电子邮件系统应能输出规范的E M L格式文件或其他包含完整的原始邮件信息的可归档格式文件,或具有归档电子邮件的接口,接口功能符合归档要求,接口输出数据应包含完整的原始邮件信息㊂6.1.4公务电子邮件系统或其备份系统能按D A/T46的要求,形成元数据㊂6.2电子档案管理系统要求6.2.1具有接收(含批量)公务电子邮件归档的功能接口,并能正确解析㊁验证E M L格式文件或其他归档信息包文件,形成归档电子文件及其元数据㊂6.2.2支持按照D A/T70的要求进行真实性㊁完整性㊁可用性㊁安全性检测㊂6.2.3其他功能符合国家有关电子档案管理系统功能要求㊂7公务电子邮件归档范围及保管期限7.1单位应结合业务实际确定公务电子邮件归档范围和划定具体保管期限㊂公务电子邮件保管期限定为永久㊁定期两种,定期分为30年㊁10年㊂7.2归档的公务电子邮件,归档后应在原电子邮件系统中保留至少1年㊂7.3不属于归档范围的公务电子邮件数据,也应在原电子邮件系统中保留至少1年㊂8公务电子邮件的形成8.1公务电子邮件标题应简明扼要,能反映发送邮件内容等㊂8.2公务电子邮件内容应尽可能在正文中体现㊂对于无法在正文中表示的内容,可采用邮件附件的方式随电子邮件正文一起发送㊂8.3公务电子邮件附件应使用与邮件标题具有相关性的名称,格式应尽可能符合电子档案存储格式要求,原则上不得对附件加密㊂如不符合电子档案存储格式要求的应进行转换,如无法转换为符合电子档案存储要求格式的,应在邮件附件中加挂能阅读和处理该附件的软件㊂8.4公务电子邮件落款应与邮件撰写人账号保持一致,发送日期与实际相符㊂8.5公务电子邮件元数据应符合D A/T46的规定,时间元素值应尽可能精确至秒,对于涉及多时区的事务,应保留时区信息㊂9公务电子邮件归档收集9.1发送公务电子邮件的,无论是单发还是群发邮件,均由发件人提交归档;接收外部电子邮件的,应在收件人范围内指定责任人提交归档㊂9.2移交归档责任人定期或实时将办理完毕的公务电子邮件及其元数据以E M L格式文件或其他格式,通过接口或离线方式提交电子档案管理系统,电子档案管理系统解析出电子邮件的正文㊁附件及元数据信息归档㊂采用定期归档的应于次年6月30日前完成上一年度的所有电子邮件提交归档工作㊂9.3同一主题有多件公务电子邮件需归档时,应按往来记录逐封归档,并保持其关联关系㊂9.4公务电子邮件提交电子档案管理系统应按照D A/T70的要求进行检测㊂公务电子邮件源格式符合归档要求的直接采用源格式归档㊂源格式不符合归档要求的应转换为符合归档要求的格式㊂不同的公务电子邮件,根据其所属档案的类别要求确定归档格式,推荐如下:版式文件格式采用O F D,不具备O F D条件用P D F㊁P D F/A格式㊂公务电子邮件正文以版式文件格式归档,附件可以版式文件㊁R T F㊁W P S㊁D O C X㊁J P G㊁T I F㊁P N G等通用格式;或将公务电子邮件及其附件按顺序合并转换为一个版式文件㊂若附件是独立文件,格式如下:Ә二维矢量文件以S V G㊁S W F㊁WM F㊁E M F㊁E P S㊁D X F等格式归档;Ә三维矢量文件应转换为S T E P格式归档;Ә数据库文件以E T㊁X L S㊁D B F㊁X M L等格式归档,或将应归档数据库数据转换为版式文件归档;Ә录音类电子文件以WA V㊁M P3等格式归档;Ә录像类电子文件以M P G㊁M P4㊁F L V㊁A V I等格式归档;Ә网页㊁社交媒体类电子文件按相关规定要求格式归档;Ә其他专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档,无法转换的应将能读取该邮件特殊格式文件的软件一并归档㊂9.5公务电子邮件归档时应完整捕获元数据㊂公务电子邮件元数据与D A/T46部分元数据对照关系见附录A,其他元数据捕获按照D A/T46的要求进行㊂10公务电子邮件归档整理10.1归档公务电子邮件应按照所制定的保管期限表划分保管期限㊂10.2归档公务电子邮件以事由或单次发出(接收)电子邮件为一件;正文㊁附件为一件;转发电子邮件与被转发电子邮件为一件;一次发出或收到的报表㊁名册㊁图册等一册(本)为一件;同一事件一次收到与发出一般独立成件,也可合并为一件㊂归档公务电子邮件排序时,正文在前,附件在后;转发电子邮件在前,被转发电子邮件在后;收到与发出的电子邮件作为一件时,发出的电子邮件在前,收到的电子邮件在后㊂10.3公务电子邮件可以独立形成电子邮件档案门类,也可以根据其内容归入相应门类㊂形成独立门类的电子邮件按 年度 机构(问题) 保管期限 或 年度 保管期限 机构(问题) 分类,分类法应在本单位档案分类方案中体现㊂归入相应门类的电子邮件按相应门类档案整理要求分类㊂10.4公务电子邮件分类后应在最低一级类目内,按时间结合事由进行排列㊂同一事由电子邮件,按邮件形成先后顺序排列㊂归档公务电子邮件应编制档号,独立门类电子邮件档案档号格式为:全宗号 档案门类代码㊃年度 保管期限代码 机构(问题)代码 件号或全宗号 档案门类代码㊃年度 机构(问题)代码 保管期限代码 件号,具体按照D A/T22的要求㊂完成档号编制的电子邮件应依据档号顺序自动生成电子档案目录,按本单位归档电子文件整理要求增加电子文件目录封面,并将目录转换为适合长期保存的版式文件㊂10.5归入相应门类的电子邮件应与其所属门类其他电子文件一同整理,整理方法按G B/T18894或单位制定的相应门类电子文件归档要求㊂11公务电子邮件档案的移交和接收11.1完成归档整理的公务电子邮件应在次年6月30日前,向档案部门移交㊂11.2移交内容包括公务电子邮件(含附件)㊁元数据㊂11.3对接收到的公务电子邮件应及时进行检测,检测方法和项目符合D A/T70的规定㊂经检测合格的方能接收,检测不合格的应退回重新整理,待合格后方可接收㊂附录A(资料性)公务电子邮件元数据与D A/T46部分元数据对照表表A.1给出了公务电子邮件元数据与D A/T46部分元数据的对照表㊂表A.1公务电子邮件元数据与D A/T46部分元数据对照表元数据编号元数据名称电子邮件信息M7电子文件号电子邮件系统产生的唯一标识电子文件的一组代码M32责任者电子邮件发件人(含邮件地址)M36主送电子邮件收件人(含邮件地址)M37抄送电子邮件抄送人/密送人(含邮件地址)M22题名电子邮件标题M33日期电子邮件发送时间/接收时间(含时区)M35紧急程度电子邮件紧急程度M38密级电子邮件密级M39保密期限电子邮件保密期限M48计算机文件名电子邮件正文及附件的计算机文件名M50文档创建程序电子邮件责任者提供的非通用格式阅读软件M51信息系统描述电子邮件责任者邮件系统名称及版本号M6立档单位名称电子邮件归档机构。
《公务电子邮件归档与管理规则》的内容及存在问题分析
《公务电子邮件归档与管理规则》的内容及存在问题分析作者：王梦瑶王英玮来源：《北京档案》2018年第07期公务电子邮件是各种公务活动得以顺利开展的重要办事工具，也是业务工作思想、数据和信息得以有效沟通的手段之一。
公务电子邮件作为一种电子文件的具体存在形式，若想使其“四性”（真实性、完整性、可读性、安全性）得到有效维护，必须根据全程管理思想进行全生命周期的管控。
为此，应为公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等项业务活动，提供规范化程序与管理规则，并为公务电子邮件的归档与电子档案管理创造有利条件。
档案行业标准DA/T32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》（以下简称DA/T 32）正是为了适应这种实践性要求而制定和发布实施的。
该标准是由深圳市档案局提出并起草，由国家档案局于2005年4月30日发布，同年9月1日开始正式实施。
一、T32的体例与内容构成T32共分9章，包括57条条款，其中一级条款9条、二级条款35条、三级条款13条。
主要内容包括正文和附录两大部分。
正文部分主要规定了T32使用的范围、规范性引用文件、术语定义、总则及公务电子邮件从生成到归档保管各环节的具体规则。
附录包括五个：《公务电子邮件收发文登记表》《公务电子邮件存储格式》《公务电子邮件存储载体》《公务电子邮件移交登记表》和《公务电子邮件移交检验登记表》。
标准的附录包括资料性附录和规范性附录，资料性附录是对理解和使用标准起辅助作用的附加信息，而规范性附录则是与标准正文具有同等效力的组成部分。
T32的附录均为规范性附录，是为了减少正文篇幅而置于文后，与标准文本本身具有同等效力。
二、T32的主要特点（一）注重与其他标准的整体协调性公务电子邮件作为公务活动中广泛应用的一种电子文件的形式，对其管理需要参照电子文件管理规范，其归档和管理也需要遵循档案的管理规则。
因此，T32和相关标准之间保持了良好的整体协调性。
它和《电子文件归档与电子档案管理规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《归档文件整理规则》及《档案著录规则》等标准在内容和要求方面保持了整体协调性。
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公务电子邮件归档与管理规则(DA/T 32-2005)1 范围本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。
本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 18894–2002电子文件归档与管理规范GB/T 176781–1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T l76782–1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构DA/T l-2000档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-2000归档文件整理规则国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法3 术语和定义DA/T l-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1电子邮件electronic mail由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。
它包括信息文本本身及其附件。
电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。
电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。
3.2公务电子邮件electronic mail document国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。
3.3公务电子邮件系统electronic mail document system用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。
3.4电子文件管理系统electronic records management system为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。
4 总则4.1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
4.2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4.3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。
4.4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。
4.6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。
公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。
4.7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。
4.8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。
病毒特征库应当定期更新。
5 公务电子邮件的撰写与传递5.1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。
邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。
5.2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。
邮件一经发出，必须原样保存。
应尽量避免公务邮箱用于私人活动。
5.3涉密公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。
5.4在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。
不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。
5.5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A1，A2)。
公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。
5.6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。
5.7公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。
6 公务电子邮件的鉴定与归档6.1鉴定归档责任归属6.1.1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。
6.1.2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。
6.1.3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。
个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。
6.2鉴定内容6.2.1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。
对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。
6.2.2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。
6.2.3各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。
真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。
完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。
有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。
6.3 归档范围6.3.1 凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。
载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。
6.3.2 公务电子邮件归档时，应包括以下部分：a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；b)发送、接收邮件的时间；c)邮件密级；d)邮件的题名；e)邮件正文、附件；f)邮件收发日志；g)发送、接收邮件的软件名和版本号。
6.4 归档要求6.4.1办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。
需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。
6.4.2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。
6.4.3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。
6.4.4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。
6.4.5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。
7 归档公务电子邮件的整理7.1归档公务电子邮件的整理按DA／T22–2000规定的要求进行。
7.2 归档公务电子邮件以件为单位整理。
同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。
7.3 将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。
7.4 公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。
存储公务电子邮件的载体著录内容包括：a)说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。
b)类目表文件，说明载体内文件分类信息。
c)著录文件，存放有关文件的目录信息。
d)公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。
7.5 存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：a)载体编号；b)立档单位名称；c)类别(或主题)；d)邮件起止日期；e)转存日期；f)密级；g)文本(正本或备份)；h)操作环境(硬件或软件)；i)存储介质的生产日期；j)保管期限。
8 公务电子邮件的移交与接收8.1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。
登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。
8.2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》(参见附录E)。
登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。
8.3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。
涉密的公务电子邮件采用物理方式移交。
8.4无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。
9 公务电子邮件的保管9.1档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。
9.2归档公务电子邮件的保管要求应符合GB／T18894–2002中9-4的相关规定。
9.3档案部门应定期对公务电子邮件进行检查。
公务电子邮件应当定期转移到适宜长期保存的介质上存储。
公务电子邮件的删除和销毁应符合GB／T18894–2002中98的相关规定。
附录A（规范性附录）公务电子邮件收发文登记表表A1公务电子邮件发文登记表序号主题邮件题名附件名发送者接收者抄送密送发送时间接收时间密级邮件大小备注表A2公务电子邮件收文登记表序号主题邮件题名附件名发送者接收者转发抄送发送时间接收时间密级邮件大小备注附录B（规范性附录）公务电子邮件存储格式附录C（规范性附录）公务电子邮件存储载体径为120mm、厚度为12mm(或更薄)（规范性附录）公务电邮件移交登记表公务电子邮件移交登记表（首页）公务电子邮件移交登记表（续页）（规范性附录）公务电子邮件移交检验登记表。