商务写作规范及技巧PPT(共44页)
合集下载
商务写作规范及技巧培训课件
3;事由+文种、事由+文种） 如：××公司上半年各类产品质量评比工作的报告
主送机关（可以一个，也可多个）
正文
开头：（交待缘由、目的、意义、依据） 主体： （陈述说明报告事项）
结语
（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）
单位 成文时间
报告的范文
报告的范文链接
报告的结构、内容和写法
公文格式及常用的词汇
发文机关 发文字号
标题
主送机关 落款 主题词 抄送机关
发文机关 发文字号
标题
主送机关
主题词
抄送机关 落款
公文结构用语
一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为 （了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、 查、奉、兹等。 二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。 四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执 行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。 五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该； 等等。
商务写作规范 及技巧
[20091018]
Wison Engineering Ltd.
商务公文写作基础知识
常用商务公文写作规范
商务电函写作规范
商务写作原则与技巧
一、商务公文写作基础知识
1. 公文的定义 2. 公文的特点 3. 公文的种类 4. 公文常用词汇 5. 公文结构用语
公文定义
公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在 公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。
函；会议纪要。
公文种类
根据2008年集团公司发布的《公文管理办法》，公司目前涉及到的商务公 文为九种： 1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更
商务写作规范及技巧培训课件PPT实用课件(共43页)
Page : 17
报告的范文
报告的范文链接
Page : 18
报告的结构、内容和写法
撰写报告应注意的问题： （１）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不 得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理 和解决。
（２）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度， 如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只 报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面 掌握本单位情况的基础上撰写。
公文种类
从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公 文处理办法 》的规定，有下列13个文种： 命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复； 函；会议纪要。
Page : 7
公文种类
根据2008年集团公司发布的《公文管理办法》，公司目前涉及到的商务公文 为九种： 1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更 或者撤销下级单位不适当的决定事项等。 2、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。 3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下 级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项； 任免人员 。
商务写作规范 及技巧
[20091018] Wison Engineering Ltd.
Page : 1
商务公文写作基础知识 常用商务公文写作规范 商务电函写作规范
商务写作原则与技巧
Page : 2
一、商务公文写作基础知识
1. 公文的定义 2. 公文的特点 3. 公文的种类 4. 公文常用词汇 5. 公文结构用语
硬，也不要低声下气，客客套套。
商务信函礼仪课件.pptx
Please understand that this is not a negative evaluation of your accomplishment, but rather a reflection of our unique hiring needs.
2020/12/2
13
第三节 电子邮件
/v_show/id_XMTMyODM1Njc0MA==.html?tpa=dW5 pb25faWQ9MTAyMjEzXzEwMDAwMl8wMV8wMQhtml?tpa=dW5pb2 5faWQ9MTAyMjEzXzEwMDAwMl8wMV8wMQ
2020/12/2
2020/12/2
44
商务谈判技巧
如何能以满意价格买到心仪的牛仔裤？
2020/12/2
参加此次论坛的代表将来自多个部门，约有国内外跨国公司/企业代表100名，公益民 间机构代表80名，研究部门及相关机构的知名人士等120名。届时将有政府及有关部门 领导人莅临大会，这也充分显示了政府和有关各方对中国公益事业的重视和关心。 在此，我诚挚地邀请您及贵单位参加此次论坛及展示会，并真诚地期望您为中国公益这 一崇高的事业做出新的贡献！
附言（Postscript的缩写P. S.）：“附言”要用得合理，一 般情况下不要用。
2020/12/2
5
Rgds tks ASAP BTW FW FYI ETC NG
2020/12/2
6
几种常用商务信函的版式
平头式：所有条目顶着信纸左边 混合式：正文每段缩进，其他左对齐
缩行式：信内地址的第二行及后续行都比前一行缩进数 格，正文每段开始也缩进。
定的人注意时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。
2020/12/2
13
第三节 电子邮件
/v_show/id_XMTMyODM1Njc0MA==.html?tpa=dW5 pb25faWQ9MTAyMjEzXzEwMDAwMl8wMV8wMQhtml?tpa=dW5pb2 5faWQ9MTAyMjEzXzEwMDAwMl8wMV8wMQ
2020/12/2
2020/12/2
44
商务谈判技巧
如何能以满意价格买到心仪的牛仔裤？
2020/12/2
参加此次论坛的代表将来自多个部门，约有国内外跨国公司/企业代表100名，公益民 间机构代表80名，研究部门及相关机构的知名人士等120名。届时将有政府及有关部门 领导人莅临大会，这也充分显示了政府和有关各方对中国公益事业的重视和关心。 在此，我诚挚地邀请您及贵单位参加此次论坛及展示会，并真诚地期望您为中国公益这 一崇高的事业做出新的贡献！
附言（Postscript的缩写P. S.）：“附言”要用得合理，一 般情况下不要用。
2020/12/2
5
Rgds tks ASAP BTW FW FYI ETC NG
2020/12/2
6
几种常用商务信函的版式
平头式：所有条目顶着信纸左边 混合式：正文每段缩进，其他左对齐
缩行式：信内地址的第二行及后续行都比前一行缩进数 格，正文每段开始也缩进。
定的人注意时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。
商务公文写作的技巧与规范培训44页PPT
单位 成文时间
Page : 13
请示的范文
请示的范文链接
Page : 14
请示的结构、内容和写法
撰写请示应注意的问题 ： 一、要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中； 二、要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要
因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题； 三、要理由充分，请示事项要明确、具体； 四、要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生
Page : 4
公文种类
从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。
上行文
下行文
平行文
下下级级向向它它所所属属 的的上上级级领领导导机机 关关的的行行文文，，即即 自自下下而而上上的的行行 文文。。 如如报报告告、、请请示示。。
上上级级领领导导机机关关
给给其其所所属属的的下下
级级机机关关的的行行文文，，
商务公文写作基础知识 常用商务公文写作规范 商务电函写作规范
商务写作原则与技巧
Page : 1
一、商务公文写作基础知识
1. 公文的定义 2. 公文的特点 3. 公文的种类 4. 公文常用词汇 5. 公文结构用语
Page : 2
公文定义
公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公 务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。 集团发布的《公文管理办法》中的定义：
二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。 四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执
行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。 五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；
蓝色商务风公文写作技巧PPT模板
HTTPS://XXX
公文写作注意事项
公文在实践中具有比较广泛的具体用途
公文程式化特点明显，同一文种、 类型公文的写作思路大体是一致
的，它们都遵循共同
02
如祈使类公文的目的和作用是告 知受文者：发文者欲做某事，并
要求受文者有所行动
04
而告知类公文的目的和作用则只 是让受文者知晓某事，并不要求 有所行动，所以写作思路就是
000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》和1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》。 另外，有一些特点、功能相近，适用范围不太好区分的容易混淆的文种
HTTPS://XXX
HTTPS://XXX
04
XXX _XXX
公文写作注意事项
公文在实践中具有比较广泛的具体用途
公文诠释
公文是一个简称，全名叫做公务文书，公务文书是法 定机关与组织在公务活动中
书面材料
按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的 书面材料
HTTPS://XXX
掌握公文基本常识
公文在实践中具有比较广泛的具体用途
公务文件
特点就是 他的格式
01
种类，行文规则，办理都是全国统一的。而公文 的具体内容和制定程序都必须符合法律和有关规 章的规定，否则是无效的
公文是一个简称，全名叫做公务文书，公务文书是法定机关与组织在 公务活动中，按照特定的体式
HTTPS://XXX
精心提炼标题观点
公文在实践中具有比较广泛的具体用途
20XX
现阶段中心工作的关系
确立的主旨
以及它与现阶段中心工作的关系等相关情况，对工作全局 做到心中有数。这样，吃透上下两头，在领导意图和实际 工作需要的结合点上动脑筋
公文写作注意事项
公文在实践中具有比较广泛的具体用途
公文程式化特点明显，同一文种、 类型公文的写作思路大体是一致
的，它们都遵循共同
02
如祈使类公文的目的和作用是告 知受文者：发文者欲做某事，并
要求受文者有所行动
04
而告知类公文的目的和作用则只 是让受文者知晓某事，并不要求 有所行动，所以写作思路就是
000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》和1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》。 另外，有一些特点、功能相近，适用范围不太好区分的容易混淆的文种
HTTPS://XXX
HTTPS://XXX
04
XXX _XXX
公文写作注意事项
公文在实践中具有比较广泛的具体用途
公文诠释
公文是一个简称，全名叫做公务文书，公务文书是法 定机关与组织在公务活动中
书面材料
按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的 书面材料
HTTPS://XXX
掌握公文基本常识
公文在实践中具有比较广泛的具体用途
公务文件
特点就是 他的格式
01
种类，行文规则，办理都是全国统一的。而公文 的具体内容和制定程序都必须符合法律和有关规 章的规定，否则是无效的
公文是一个简称，全名叫做公务文书，公务文书是法定机关与组织在 公务活动中，按照特定的体式
HTTPS://XXX
精心提炼标题观点
公文在实践中具有比较广泛的具体用途
20XX
现阶段中心工作的关系
确立的主旨
以及它与现阶段中心工作的关系等相关情况，对工作全局 做到心中有数。这样，吃透上下两头，在领导意图和实际 工作需要的结合点上动脑筋
商务文书写作 PPT课件
信的部分内容： • “……我非常高兴推荐张良加入对方的战
略团队，其财务技能可以帮助团队计算投 资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上 的个性也会使团队中的每个人都笑口常 开。……” • 如果按照“最先提及读者而非自己”的原 则，这个内容应该如何修改？
20
（三）进行有效的反馈
• 1.正面反馈 • 2.修正性反馈 • 3.负面反馈和没有反馈
升到78%，大本文化程度的员工由过去的29%上 升到53%”
25
（一）数字的使用规范
• 1.真实准确 • 2.各个分数之和与总数相等 • 3.统计口径一致 • 4.列举数字有可比性 • 5.注意倍数关系 • 6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合
26
• （二）部分结构层次叙述的规范性 • （三）计量单位的使用规范
• “……我们必须马上处理这件事情，在这次的会议 上我因为没有了解到A公司的最新信息而感到尴尬 不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应 该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从 客户那里知道最新一切的消息，……”。
19
（二）努力做到“读者为尊”
张良的推荐信 • 以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐
29
（六）标点符号的使用规范
• 1.常见的标点符号使用错误
• 以下的范例中标点符号的使用是否存在错误： • “严禁中外记者利用采访进行挑唆，煽动性宣传报
道”； • “一、二十字，二、三十年代，七、八十岁”； • “经营项目有馄钝、饺子、面条……等等”； • “通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调
• 1.采用电报文体 • 2.另加附件 • 3.词句力求简单精炼 • 4.多用主动语式 • 5.适当运用缩略语
24
第四节 商务文书的规范写作
略团队，其财务技能可以帮助团队计算投 资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上 的个性也会使团队中的每个人都笑口常 开。……” • 如果按照“最先提及读者而非自己”的原 则，这个内容应该如何修改？
20
（三）进行有效的反馈
• 1.正面反馈 • 2.修正性反馈 • 3.负面反馈和没有反馈
升到78%，大本文化程度的员工由过去的29%上 升到53%”
25
（一）数字的使用规范
• 1.真实准确 • 2.各个分数之和与总数相等 • 3.统计口径一致 • 4.列举数字有可比性 • 5.注意倍数关系 • 6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合
26
• （二）部分结构层次叙述的规范性 • （三）计量单位的使用规范
• “……我们必须马上处理这件事情，在这次的会议 上我因为没有了解到A公司的最新信息而感到尴尬 不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应 该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从 客户那里知道最新一切的消息，……”。
19
（二）努力做到“读者为尊”
张良的推荐信 • 以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐
29
（六）标点符号的使用规范
• 1.常见的标点符号使用错误
• 以下的范例中标点符号的使用是否存在错误： • “严禁中外记者利用采访进行挑唆，煽动性宣传报
道”； • “一、二十字，二、三十年代，七、八十岁”； • “经营项目有馄钝、饺子、面条……等等”； • “通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调
• 1.采用电报文体 • 2.另加附件 • 3.词句力求简单精炼 • 4.多用主动语式 • 5.适当运用缩略语
24
第四节 商务文书的规范写作
商务写作规范及技巧培训课件(PPT 43张)
先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还 是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解 释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。
规范性
公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、 立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文 具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有 统一的规定。
上级领导机关 上级领导机关 给其所属的下 给其所属的下 级机关的行文， 级机关的行文， 即自上而下的 即自上而下的 行文。 如命 行文。 如命 令、决定、指 令、决定、指 示、批复等。 示、批复等。
同级机关或 同级机关或者 者互不隶属 互不隶属机关 机关之间的 之间的行文。 行文。 如函是最典型 如函是最典 的平行文。 型的平行文。
工具性
公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量 使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方 法是利用公文。
Page : 5
公文种类
从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。
上行文 下行文 平行文
下级向它所属 下级向它所属 的上级领导机 的上级领导机 关的行文，即 关的行文，即 自下而上的行 自下而上的行 文。 文。 如报告、请示。 如报告、请示。
Page : 9
公文格式及常用的词汇
发文机关 发文字号
标题
主送机关 落款 主题词 抄送机关
Page : 10
发文机关 发文字号
标题
主送机关
主题词
抄送机关 落款
Page : 11
公文结构用语
一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为 （了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、 查、奉、兹等。 二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。 四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执 行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。 五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该； 等等。
商务谈判的语言技巧概述(PPT 44页)
第六章 商务谈判的语言技巧 ` 一 商务谈判语言概述 ` 二 有声语言的技巧 ` 三 无声语言的技巧 ` 四 沟通的技巧
引例—农夫卖玉米
一个农夫在集市上卖玉米．因为他的玉米棒子 特别大，所以吸引了一大堆买主．其中一个买主 在挑选的过程中发现很多玉米棒子上都有虫子， 于是他故意大惊小怪地说：“伙计，你的玉米棒 子倒是不小，只是虫子太多了，你想卖玉米虫呀？ 可谁爱吃虫肉呢？你还是把玉米挑回家吧，我们 到别的地方去买好了．”
1.开场阐述 2.让对方先谈 3.坦诚相对
结束的技巧
• 采用切题、稳健、中肯并富有启发式的语 言
• “今天的会谈进一步明确了我们彼此的观 点，并在xx问题上达成了一致看法，但在 xx问题上还需要再谈。”
二、提问技巧
• 具体提问方式:提问一般分为封闭式问题和 开放式问题两大类。
• 1.封闭式问题：是指在特定范围内引出特定 答案的问法，一般用“是”或“否”作为 提问的要求。
双臂交叉抱于胸前
握拳式的双臂 抓握式的双臂
交叉姿势
交叉
腰部动作的语言
1．弯腰动作 2．挺腰板 3．手插腰间
眼睛
嘴
腿
物体语言技巧
• 手中玩笔 • 打开笔记本 • 猛推眼镜 • 摘下眼镜 • 轻轻戴帽 • 吸烟
` 四 沟通技巧
引例—聪明的小金人
曾经有个小国到中国来，进贡了三个一模一样的金人， 金壁辉煌，把皇帝高兴坏了。可是这小国不厚道，同时出 一道题目：这三个金人哪个最有价值？
三、答复的技巧
• 回答问题之前，要给自己留有思考的时间
• 把我对方提问的目的和动机，针对提问者 的真实心理答复
• 不要彻底的回答对方的提问
案例——巧妙的回答
•
引例—农夫卖玉米
一个农夫在集市上卖玉米．因为他的玉米棒子 特别大，所以吸引了一大堆买主．其中一个买主 在挑选的过程中发现很多玉米棒子上都有虫子， 于是他故意大惊小怪地说：“伙计，你的玉米棒 子倒是不小，只是虫子太多了，你想卖玉米虫呀？ 可谁爱吃虫肉呢？你还是把玉米挑回家吧，我们 到别的地方去买好了．”
1.开场阐述 2.让对方先谈 3.坦诚相对
结束的技巧
• 采用切题、稳健、中肯并富有启发式的语 言
• “今天的会谈进一步明确了我们彼此的观 点，并在xx问题上达成了一致看法，但在 xx问题上还需要再谈。”
二、提问技巧
• 具体提问方式:提问一般分为封闭式问题和 开放式问题两大类。
• 1.封闭式问题：是指在特定范围内引出特定 答案的问法，一般用“是”或“否”作为 提问的要求。
双臂交叉抱于胸前
握拳式的双臂 抓握式的双臂
交叉姿势
交叉
腰部动作的语言
1．弯腰动作 2．挺腰板 3．手插腰间
眼睛
嘴
腿
物体语言技巧
• 手中玩笔 • 打开笔记本 • 猛推眼镜 • 摘下眼镜 • 轻轻戴帽 • 吸烟
` 四 沟通技巧
引例—聪明的小金人
曾经有个小国到中国来，进贡了三个一模一样的金人， 金壁辉煌，把皇帝高兴坏了。可是这小国不厚道，同时出 一道题目：这三个金人哪个最有价值？
三、答复的技巧
• 回答问题之前，要给自己留有思考的时间
• 把我对方提问的目的和动机，针对提问者 的真实心理答复
• 不要彻底的回答对方的提问
案例——巧妙的回答
•
资料-商务写作(PPT课件)
×××公司(盖单) ×年
×月×日
图8.3 结帐清单实例
×××总公司： 敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格
上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价 目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函 附上。
五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算， 六月一日以后，则以新价目表为准。
因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上 涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购 买，务请尽早，以免误失时机。
A．写信前 1．信的主题是什么? 2．你为什么写这封信?
3．信的读者是谁? ·主要读者 · 其他读者
4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?
·现有知识
· 需要知道的知识
B．信写完后
你撰写的信（回答“是”“否”）
· 清楚
· 按逻辑顺序编排
· 语法正确
· 没有行话和俚语
· 语言简洁明了 · 惹入喜爱、有礼貌、有益
Part 8 WRITING
内容结构：
◆ 写作要则 ◆ 写作过程 ◆ 商务信函 ◆ 其它文稿的写作
☆ 写作是一种重要的沟通方式 ☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念
一、写作要则
4C： 正确(Correct) 清晰(Clear) 完整(Complete) 简洁(Concise)
在好几个办公室，经常谈论谁打水，公司开 水供应不足，供应时间不够长，水质差等问题， 但实际上大家也就这样过来了，办公室内都已形 成了一些固定的规范。如果安装饮水机，则会碰 到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题，很 容易造成矛盾。此要求，可让它们自行解决。
二、写作过程
1．Gather information 收集资料
files, articles, books, financial statements, interviewing by
×月×日
图8.3 结帐清单实例
×××总公司： 敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格
上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价 目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函 附上。
五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算， 六月一日以后，则以新价目表为准。
因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上 涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购 买，务请尽早，以免误失时机。
A．写信前 1．信的主题是什么? 2．你为什么写这封信?
3．信的读者是谁? ·主要读者 · 其他读者
4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?
·现有知识
· 需要知道的知识
B．信写完后
你撰写的信（回答“是”“否”）
· 清楚
· 按逻辑顺序编排
· 语法正确
· 没有行话和俚语
· 语言简洁明了 · 惹入喜爱、有礼貌、有益
Part 8 WRITING
内容结构：
◆ 写作要则 ◆ 写作过程 ◆ 商务信函 ◆ 其它文稿的写作
☆ 写作是一种重要的沟通方式 ☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念
一、写作要则
4C： 正确(Correct) 清晰(Clear) 完整(Complete) 简洁(Concise)
在好几个办公室，经常谈论谁打水，公司开 水供应不足，供应时间不够长，水质差等问题， 但实际上大家也就这样过来了，办公室内都已形 成了一些固定的规范。如果安装饮水机，则会碰 到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题，很 容易造成矛盾。此要求，可让它们自行解决。
二、写作过程
1．Gather information 收集资料
files, articles, books, financial statements, interviewing by
商务公文写作PPT课件
企业常用公文的写作方法
6、报 告
行政公文类
企业常用公文的写作方法
什么是报告？
报告是向上级汇报工作，反映情况，提出意 见或建议，或答复上级机关询问的陈述性公文， 属于上行文（与请示有很大的区别：请示是要 批复的；报告可不批复）。
行政公文类
企业常用公文的写作方法 报告的种类
一般分为工作报告；情况报告；答复报告等。
公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量 使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方 法是利用公文。
公文的作用
公文的作用
1 发布政令 —— 通过公文发布各项方针政策，规范人们的行为。 2 指导工作 ——通过指示、决定、通知、计划指导下级工作。 3 报告情况 ——下级向上级报告工作情况。 4 请示事项 ——下级向上级请示无权解决的问题。
全厂职工： 广州职大于12月28日举行入学考试。为了提高全体职工
的文化和业务素质，经厂总经理会议研究决定，凣具备条 件报考者均可报名。本厂给予报考者3天假期，并于本月 12--13日在本厂三楼会议室举办考前辅导学习……
××××有限公司人力资源部 二00七年十月三十日
企业常用公文的写作方法
3、公 告
行政公文类 举例：
本厂各车间班组： 党的十七大是一次十分重要的会议。经厂党委研究决定，
定于十一月八日（星期四）上午九时，由厂党委书记刘涛主 持，召开传达党十七大会议精神大会。全厂党员以及班组长 以上管理人员参加。会议时间半天。会议地点：本厂礼堂第 三会议室。请与会人员会前准备好登载有胡锦涛总书记在十 七大报吿的报纸，会时隨带。会议重要，不准请假，并依时 出席。
3、周知性通知——上级向下级宣布某些事项。 4、会议通知——通知会议时使用。 5、任免通知——用于人员职务任命。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
公文种类
根据2008年集团公司发布的《公文管理办法》，公司目前涉及到的商务公文 为九种： 1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更 或者撤销下级单位不适当的决定事项等。 2、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。 3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下 级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项； 任免人员 。
公文种类
从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。
上行文
下行文
平行文
下下级级向向它它所所属属 的的上上级级领领导导机机 关关的的行行文文，，即即 自自下下而而上上的的行行 文文。。 如如报报告告、、请请示示。。
上上级级领领导导机机关关
给给其其所所属属的的下下
级级机机关关的的行行文文，，
公文种类
4、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。 5、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上 级单位的询问。 6、请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。 7、批复，适用于答复下级单位请示事项。 8、函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。请求批准和答复 审批事项。 9、会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。
即即自自上上而而下下的的 行行文文。。 如如命命
令令、、决决定定、、指指 示示、、批批复复等等。。
同级同机级关机或关者或 互不者隶互属不机隶关属 之间机的关行之文间。的 如函行是文最。典型 的平如行函文是。最典
型的平行文。
公文种类
从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公 文处理办法 》的规定，有下列13个文种： 命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复； 函；会议纪要。
商务写作规范 及技巧
[20091018] Wison Engineering Ltd.
商务公文写作基础知识 常用商务公文写作规范 商务电函写作规范
商务写作原则与技巧
一、商务公文写作基础知识
1. 公文的定义 2. 公文的特点 3. 公文的种类 4. 公文常用词汇 5. 公文结构用语
公文定义
公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公 务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。
集团发布的《公文管理办法》中的定义： 集团公司实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和
规范体式的文书，是贯彻集团发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和 答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
公文特点
权威性
首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还 是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解 释、否定；第三，公文是机关、团体、组织题，请示上级指示或批准
必须在事前行文，不得先斩 后奏
行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。 五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；
等等。
二、常用商务公文写作规范
1. 请示 2. 报告 3. 通知 4. 函 5. 会议纪要
请示的结构、内容和写法
标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示
主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）
（３）主旨鲜明。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写 的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时， 力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。
请示与报告的区别
区别
报告
请示
性质不同
陈述性公文
呈批性公文
行文目的不同 行文时间不同
在于汇报工作，反映情况， 提出意见和建议，回签上级 机关询问
硬，也不要低声下气，客客套套。
报告的结构、内容和写法
标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：××公司上半年各类产品质量评比工作的报告
主送机关（可以一个，也可多个）
正文
开头：（交待缘由、目的、意义、依据） 主体： （陈述说明报告事项）
结语
（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）
单位 成文时间
报告的范文
报告的范文链接
报告的结构、内容和写法
撰写报告应注意的问题： （１）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不 得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理 和解决。
（２）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度， 如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只 报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面 掌握本单位情况的基础上撰写。
公文格式及常用的词汇
发文机关 发文字号 标题 主送机关 落款 主题词 抄送机关
发文机关
主送机关 主题词
抄送机关 落款
发文字号 标题
公文结构用语
一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为 （了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、 查、奉、兹等。
二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。 四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执
正文
请示缘由+请示事项（一文一事）
结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷）
单位 成文时间
请示的范文
请示的范文链接
请示的结构、内容和写法
撰写请示应注意的问题 ： 一、要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中； 二、要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要
因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题； 三、要理由充分，请示事项要明确、具体； 四、要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生
规范性 工具性
公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、 立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文 具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有 统一的规定。
公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量 使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方 法是利用公文。