文件编写编码管理办法
管理体系文件的编制规定
修改码0编写规定版本号
前言
本规定主要规定了文件的基本结构，编写要求和印制要求。给出了有关表述的一些样式，提供了文件发布的格式和字体字号。
本规定代替了《质量体系文件编写规定》，扩展了适用范围，改变了文件封面和各页面的要求。增加了职责的要求。增加了文件的编排格式和印制要求。
程序（作业）文件 版本号X
页码x/x
XXXXXXXX（文件标题）
受控标识：
编写 批准日期
审核 实施日期
批准 发放编号
页 码8/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
附录B
（规范性附录）
修订状况记录表格式
版本号
页码
修改码
修ห้องสมุดไป่ตู้条款
审核
批准
批准日期
实施日期
页 码9/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
要分步展开该事项的各细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容，以及与其他活动接口处的协调措施。明确每个环节、转换过程中各因素由谁、何时、何地、如何做、做到什么程度、应达到的要求；所依据的文件，使用的设备、工具、原材料；如何控制和记录，记录的传递方式等。如涉及纯技术问题或已有文件规定的可以引用技术标准或相关文件。
一号黑体
04
封面
审核日期、实施日期
四号宋体
05
封面
编写、审核、批准
四号宋体
06
正文各页
文件标题
四号黑体
07
各页
版本号、文件编号
五号黑体
08
各页
文件条文
五号宋体
09
各页
文件章、条的编号用标题
五号黑体
10
管理制度文件编码要求
管理制度文件编码要求一、目的为了规范管理制度文件的编写，提高文件的信息化程度和可阅读性，确保文件的准确、清晰和规范。
二、适用范围适用于所有管理制度文件的编码要求，包括各类规章制度、工作流程、操作规程等。
三、编码原则1. 简单明了：编码应简洁明了，易于识别和记忆。
2. 有序排列：编码应有序排列，便于归档和检索。
3. 规范统一：编码应遵循统一的规范，不得随意更改。
4. 保密性：编码应具有一定的保密性，不得随意泄露。
四、编码要求1. 编码内容：编码应包括编号和名称两部分，编号是标识文件的唯一序号，名称是对文件内容的简要描述。
2. 编码格式：编号采用数字、字母或符号等形式，名称采用中文或英文等形式。
3. 编码规范：编码应按照一定规范进行组织，如“规章制度-部门编号-序号”等形式。
4. 编码更新：编码更新应及时进行，确保文件的版本控制和管理。
五、编码管理1. 责任部门：由相关部门负责管理管理制度文件的编码工作。
2. 编码工作流程：编码工作应按照程序规定进行，包括新建、修改和废止等流程。
3. 编码备份：编码备份应妥善保存，以防丢失或损坏。
4. 编码检查：对编码进行定期检查和审核，确保编码的准确性和完整性。
六、附则1. 本编码要求自发布之日起开始执行。
2. 对于已编写的管理制度文件，应尽快进行编码整理，以符合本要求。
3. 如有变动或疑问，应及时向管理部门进行反馈和沟通。
七、结语管理制度文件的编码是规范管理工作的重要环节，各部门应严格按照要求执行，并不断完善和提高文件编码管理水平，确保管理制度文件的有效运行和实施。
药品生产企业管理文件 SMP-WJ-002-02 文件编写、编码管理规程
目录1.目的 (2)2.范围 (2)3.职责 (2)4.内容 (2)5.相关程序、记录，附件 (5)6.参考资料 (7)7.历史和修订记载 (7)1.目的：明确GMP文件内容编写格式、结构和编码的要求。
2.范围：适用于公司的GMP文件。
3.职责：3.1.质量管理部：负责公司GMP文件的内容编写格式、结构和编码的制定工作；3.2.各部门：负责配合质量管理部对本部门GMP文件的内容编写格式、结构和编码的实施。
4.内容：4.1文件的编写格式、结构和编码根据公司的《GMP文件管理规程》SMP-WJ-001-**文件体系，由标准和记录构成文件结构如下图机构与人员技术规程厂房与设施标准管理规程设备操作规程物料与产品文件验证方案/报告确认与验证过程记录文件管理记录台帐记录生产管理凭证质量管理委托生产与委托检验产品发运与召回自检4.1.1文件的编码、格式是使GMP文件管理符合规范化的要求，所有的GMP文件都要按此规程的格式进行编码，编码后的文件按要求管理；4.1.2 GMP文件的编码由质量管理部专人负责，文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦文件撤销，此文件编码也随之作废，不得再次使用；4.1.3文件一旦经过修订，必须更新修订号，对与其相关的文件中出现的该文件同时进行修订，并有修订记录；4.1.4文件编码及格式4.1.4.1 文件分类编码4.1.4.2 类别码文件分类编码-类别码-流水号-修订版本号如：SMP-JG-001-**SOP-QA-001-**STP-YL-001-**VDP/VDR-GY-001-**4.1.4.4记录编码编制方法记录作为主文件的附件，附在主文件内，记录的编码方法根据主文件编码将文件类别改为JL即可，一个主程序文件可能有几个附件记录，序号顺延举例1：JL-SC-001-**（主程序文件为SOP-SC-001-**)4.2文件中所引用的其他文件或记录的编号，不需注明修订号，一律用**代替最新版本。
文件编码规则
大创事业部文件编码管理规则一、目的为有效管理大创事业部内外部各种文件及记录表单等文件，使得各文件编号具有唯一性、统一性、识别性、可控性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转，特制定本规则。
二、适用范围本规则适用于大创事业部及下属于各部门对内以外所有文件及表单记录文件的管理。
三、文件编号要求3.1事业部文件分为管理类和项目类。
3.2管理类包括事业部相关规章制度、行政指令、公示通告、请示汇报、会议纪要等适用于全事业部的相关文件（不涉及具体项目实施过程中的具体文件）；3.3项目类仅适用于单个具体项目工程实施过程中所产生的所有文件。
3.4所有文件，包括上报、平送、下发、对外往来文件均需编号存档。
四、管理类文件编号格式4. 1管理类文件编写格式格式为：文件所属部门+文件类型+序列号如：DC—CW —TG—0001指：为四位数的序列号，从0001起指：该部门发出的相关通告指：事项涉及的该管部门指：指大创事业部代码4. 2 文件所属部门编码4. 3 文件类型编码（上述文件类型及代码若有增加时，由各部门填写后上报事业部核准后实施，并在实施过程中逐步完善）五、项目类文件编号格式5.1项目类文件编码格式格式为：项目代码+部门代码+文件类型+序列号如：粤S001—HT—HT—0001指：为四位数的序列号,从0001起指：文件类型指：部门代码指：项目代码（上述文件类型及代码由各部门填写后上报事业部核准后实施，并在实施过程中逐步完善）5.3项目代码编码格式说明A、事业部适用主项目代码为DC000000（六位阿拉伯数字），仅适用于事业部本部与嘉龙公司往来的相关文件，编码跨年不归零。
B、各单项项目代码的编码格式为：车牌号城市代码加三位数序列号（如“粤S001”表示在东莞市区域内的第一个项目），本编码由事业部本部统一编制并下发，所有与该项目相关的文件均须列入本编码项下。
六、使用规定1、受控文件包括编号文件、纸介文件以及电子文件。
代码编写管理制度
代码编写管理制度第一章总则第一条为了规范和加强企业的管理行为，保障企业的正常运作，制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于企业的全体员工。
第三条企业的管理制度应符合国家法律、法规和相关政策规定。
第四条企业应加强对管理制度的宣传和培训，确保全体员工了解并遵守本管理制度。
第五条企业应不断完善管理制度，及时调整和修订相关内容，确保管理制度的适用性和有效性。
第六条所有涉及重大管理事项的决策均应经过相关部门的讨论和审批，并在书面形式上留存备案。
第二章组织机构第七条企业应建立健全的组织机构和管理体系，明确各部门的职责和权利。
第八条企业应设立行政部门、财务部门、人力资源部门、市场营销部门、生产部门等相关部门，并明确其职责范围和管理权限。
第九条企业应设立岗位职责清晰、权限分明的管理岗位，并逐级设立领导职位，构建科学合理的管理层级。
第十条企业应建立管理委员会，由企业高层领导组成，负责制定企业的发展战略和重大决策事项。
第三章岗位职责第十一条企业各部门和岗位应明确相关职责和权限，确保岗位职责明确、分工清晰。
第十二条各岗位的职责范围应当详细、具体，并应在任职时向员工做出详细说明。
第十三条岗位职责的调整和更改应当符合程序规定，并应及时向相关人员进行通知和培训。
第四章绩效考核第十四条企业应建立健全的绩效考核体系，促进员工的积极性和主动性。
第十五条绩效考核应涵盖员工的工作业绩、工作表现、工作态度、培训学习等方面。
第十六条企业应定期对员工进行绩效考核，及时对绩效考核结果进行反馈和奖惩。
第五章管理流程第十七条企业应建立健全的管理流程，明确各项业务的处理程序和规范。
第十八条企业应建立文件审批流程和会议决策程序，确保重大决策事项的科学和民主。
第十九条企业应建立健全的财务审计制度，定期对企业的财务状况进行审计和监督。
第二十条企业应定期对管理流程进行检查和总结，及时调整和优化相关流程。
第六章管理监督第二十一条企业应建立健全的管理监督机制，加强对企业的内部监督和自查。
行文编号管理制度
行文编号管理制度一、行文编号管理制度的内容1、行文编号的定义和作用行文编号是指为了管理文书、文件等而给文书、文件等标识号码的一种管理方式。
通过编号，可以对文书进行分类、整理和归档，方便查阅和管理。
行文编号不仅是文书的标识符号，还是文书处理流程的一部分，它可以帮助组织机构规范管理文书、提高工作效率。
2、行文编号的种类和形式行文编号可以分为内部编号和外部编号两种。
内部编号是组织机构内部用于管理文书的编号，不向外界公开；外部编号是组织机构对外发文时使用的编号，用于与外界进行沟通和联系。
行文编号的形式一般有数字编号、字母编号、混合编号等，可以根据实际需要进行设计和选择。
3、行文编号管理的原则和要求行文编号管理应遵循一定的原则和要求，如编号的唯一性、连续性、稳定性和有序性等。
同时，行文编号要符合规章制度和相关政策法规的要求，保障文书的合法性和有效性。
4、行文编号管理的流程和方法行文编号管理的流程和方法包括编号的分配、使用、归档和销毁等环节。
组织机构应建立完善的编号管理制度，制定相应的管理办法和流程，确保行文编号的规范化和有效性。
二、行文编号管理制度的要点1、建立编号管理机构和责任制组织机构应建立专门的编号管理机构，负责统一管理和监督行文编号的分配、使用和归档工作。
同时，要明确相关人员的责任和权利，规范编号管理的具体实施。
2、制定编号管理制度和规范组织机构应制定编号管理制度和规范，明确行文编号的定义、分类、格式和要求等，为编号管理提供清晰的指导和依据。
同时，要加强对编号管理制度的宣传和培训，提高相关人员的认识和执行力。
3、统一编号编制和颁布组织机构应统一编号编制和颁布，确定编号的规则和格式，建立标准化的编号体系。
编号的编制应按照一定的规范和要求进行，确保编号的唯一性和规范性。
4、加强编号管理监督和检查组织机构应加强对编号管理的监督和检查，建立健全的监督机制和检查制度，及时发现和解决编号管理中存在的问题和隐患，确保编号管理工作的正常运行和有效实施。
公文编码管理制度
公文编码管理制度为了规范和统一编码管理工作, 加强编码管理, 实现信息资源的规范开发和利用, 维护信息资源的独立性和一致性, 促进信息资源的共享和交换, 提高信息资源利用效益, 根据《XX省编码管理条例》, 制定本制度。
一、总则为规范编码管理工作, 明确编码的编制、使用、维护和管理的原则和要求, 制定本制度。
二、编码编制(一) 编码的设定应遵循逻辑清晰、具有唯一性、易记易查、易分析统计的原则。
(二) 新编码的设定应符合操作规程、文件目录、文件等信息资源的命名规则。
(三) 实施编码设定管理的部门应遵守业务发展需要, 统筹兼顾, 科学编制, 积极推进。
三、编码的使用(一) 结合实际需要, 制定编码使用的操作规程, 加强对编码的引导和规范使用。
(二) 对公开、共享的信息资源, 应有规范的编码标识, 以便于各部门和系统间互相识别和交换。
(三) 在信息资源开发和利用中, 应尽量使用已有的编码, 避免重复编制。
四、编码的维护(一) 编码的维护应遵循变动适时、分类科学、标识清晰、记录完善的原则。
(二) 针对编码的使用情况, 应及时修订或废止不再适用的编码。
(三) 对编码的维护工作, 应有专人负责, 并建立相应的档案和数据库。
五、编码的管理(一) 编码的管理应建立健全的组织机构和管理制度, 明确工作职责。
(二) 加强对编码管理工作的指导, 定期进行编码管理的考核和评价。
(三) 建立编码管理的信息系统, 实现信息资源的整合和统一管理。
(四) 加强对编码管理的宣传和培训, 提高编码管理人员的专业素养。
六、附则(一) 本制度由信息技术部门负责解释。
(二) 本制度自发布之日起生效, 有效期三年, 届满可重新审查修订。
(三) 未尽事宜, 由信息技术部门负责解释。
XX省XX局 2022年XX月XX日以上就是关于编码管理制度的相关内容，希望对你有所帮助。
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公司文件编码制度
文件编写与编号管理规定文件编号：编制：品控部审核：审批：日期：1目的为规范公司文件管理，使文件编写标准化、规范化，确保文件唯一性，提高文件运行效率，特制订本公司《文件编写与编号管理规定》。
2适用范围适用于有限公司所有与内部控制有关的文件，包括管理手册、程序文件、具体流程、基本管理制度、具体规章以及作业规范等。
3职责3.1品控部：负责有限公司《文件编写与编号管理规定》的编制；负责品控部文件的编写。
3.2公司其他部门：负责各自部门文件的编写。
4文件控制程序4.1文件制定4.1.1总要求：结合公司实际运作原则进行编制，并具有可操作性；4.1.2文本格式要求4.1.2.1所有文件均采用A4纸版面格式4.1.2.2纵向版面：上、下页边距为2.54cm，左、右页边距为3.17cm；横向版面：上、下页边距为3.17cm，左、右页边距为2.54cm。
4.1.2.3行距为1.5倍行间距4.1.2.4页眉为左缩进“LOGO+有限公司”华文隶书，五号字；4.1.2.5页脚为页码居中，页码采用“1、2、3…”，封面不编页码；4.1.2.6文件标题为小二号宋体标题字加粗；4.1.2.7正文文字为宋体小四号；4.1.2.8内容层次序号按照以下排列：1、1.1、1.1.1、2、2.1、2.1.1…；4.1.2.9文件第一层的内容加粗（如：1目的；2使用范围）。
4.2文件的分类文件可以分为以下几种：管理手册；程序文件；为管理体系有效运行所要求的其他文件及记录；外来文件（如国家法律法规、政府文件、其他管制机构文件等）；硬拷贝和电子媒体文件。
4.3文件的编写及编号4.3.1各级文件的编写要求4.3.1.1管理手册的构成和编写要求（1）管理手册由封面、目录、正文和附录构成（2）封面：手册名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。
（见附件一）（3）目录：标题与页码之间用小圆点连接，目录页码可以与文件正文页码连续，电子文件的目录应与正文标题建立超链接。
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1. 目的：
为统一公司内部管理文件编写格式及编码规则，使其格式化、标准化，特制订
本管理办法，作为文件编写及编码的依据。
2. 范围：
2.1 本管理办法涵盖所有一、二、三级文件和质量记录表单的格式标准。
包括：首页、内页、文件结构、段落章节等。
2.2 与产品相关的技术文件(图纸、作业指导书……)，其编码依据“技术文件管理制度”中编写编码要求执行。
3. 职责
3.1 编写：各部门负责人依据工作需要，应指派专人负责编写某项作业流程的相关文件。
3.2 编号管理：编写文件人员必须向文件管理员取得文件的特定编号。
4.
5.程序
5.1 文件格式：
5.1.1 质量手册及程序文件首页格式参见附页2
1）修订号：0，1，2，3，4，5，每一份文件的任何一页修订5次以上则文件改版。
如果文件一次性更改内容较多，可以看情况考虑换版。
版次以A、B、C……依序编制，使用至Z版后，应重新发放，原有编号应作废不再使用。
2）文件版次变更后，将变更页次详细填写在首页制订/修订记录的页次栏内。
5.1.2 质量手册及程序文件首页，必须使用附页4，内页必须使用附页3特定的格式，并在每一页右上角标识文件编号、生效日期、版本号、修订号。
5.1.3不设首页的三级文件格式见附页5。
5.1.4质量记录表单的格式见附页6。
5.1.5文件封面见附页2。
5.2 文件结构：
1）总则
2）职责
3）控制要求
4）相关文件
5.2.2 七/八段结构
1）目的
2）适用范围
3）职责
4）定义(适用时)
5）程序
6）相关文件
7）质量记录表单
8）附页（适用时）
5.3 文件编写结构说明
5.3.1 目的
简述编写本程序的用途与宗旨。
5.3.2 适用范围
概略说明文件的适用范围：区域、部门、人员、产品，以确定文件适用广度。
5.3.3 职责
简述文件中主要责任部门与相关责任部门
5.3.4 定义
说明一些不常用专有名词、专业术语、缩写字、符号、计算公式或活动解释，或在此文件中的特定意义。
5.3.5 程序
1）文件的核心部分，如有必要编写时搭配流程图，依据逻辑的先后次序，以段落方式详细叙述相关文件要求。
2）清楚叙述每项工作完成步骤并划清界限，说明前后步骤的关联性或影响，每个段落应有标题，以便详细了解程序的作业要求。
3）编写内容应注意：简洁、完整、明确。
文字力求清晰易懂、句子简短、语意肯定。
5.3.6流程图
将程序所要求的职责、程序步骤以流程图方式表达，各图表内的文字表示应力求简洁。
主要图型/符号说明如下：
起点/终点表示流程之起点或最终点均用此符号
处理流程图到此阶段所进行的操作、处理等工作
决策或判定指检验、判定、审核、承认、签章、核准所使用的符号。
流向线流程和方向的标示
关联线作业与作业之间为非直接相关，为间接协助或辅助性的标示。
转接点表示本页结束(连接下页)，续页开始(承接上页)
5.3.7相关文件
详细记录与本程序有关的一切其他文件。
5.3.8 附件：文件中所用的表单及其它文件。
5.4 段落章节构成：依据下列数字、文字顺序排列。
1.……
1.1……
1.1.1 ……
1)……
2)……
a) ……
b) ……
（1）
1.2……
2. ……
5.5 文字格式标准化
5.5.1 统一使用Microsoft Word建文件，文件封面及各表单必须有公司徽标，正文统一采用宋体，小四号，文件编号及数字统一采用小四号Times New Roman 字体；文件、表单封面及正文具体要求详见附页（2、3、4、6）。
如文件不设封面，封面上的编制/审核/批准等相应信息，可放至文件末，见附页5。
文件放大张贴时，字体可相应放大。
5.5.2 依据文件结构段落要求编写文件时，若没有资料可写，则在该段落之后注“N.A”。
5.6 文件表单、编号说明
1）编码格式：
程序文件 LC-XX-YYYY-ZZ
2）编号意义 LC-—龙城缩写
XX—文件代号 QM 质量手册
QP 程序文件
QD 三层管理类文件
QT 三层技术类文件
QC 三层检验类文件
QR 质量记录
Y YYY- 对应标准要素代码 4200-8500
ZZ-顺序码 01-99
3）编码范例：质量手册 LC-QM-2004
文件 LC-QP4200-01
LC-QD4200-01
LC-QC4200-01
LC-QR4200-01
准后实施。
如果文件较为简单可将审核、批准简化为审批，不需要审核批准的表单可只留编制。
5.7.1 文件经批准后发布，自生效日期生效。
5.8 文件制定/修订流程图见附件1
6.相关文件
LC-QP4200-01 文件控制程序
LC-QD4200-02 技术文件管理制度
7.质量记录表单
N.A
8. 附页
附页1：文件制订/修订流程图
附页2：封面格式
附页3：文件内页格式
附页4：文件首页格式
附页5：不设首页的三级文件格式
附页6：质量记录表格式
附页3：文件内页格式
正文，采用小四号宋体
XXX 精锻有限公司
文件编号： LC-QD4200-01 生效日期：2004年07月01日 文件编写管理办法
版本号： A 修订号： 0 页 次：8/10
附页4：文件首页
XXX 精锻有限公司
文件编号：LC-QD
文件名称
编制：
二号隶书，前后字之间空1格
小一号黑体字，前后字之间不空格
三号黑体字
四号黑体
四号Times New Roman 字体
审核：
批准：
分发部门 ■总经理 ■常务副总 ■管理者代表 ■财务部 ■供销部 ■技术部 ■质检部 ■生产部
■质保部
■公司办公室
版本号： 修订号 ： 受控特性： 发放编号：
发布日期： 生效日期：
XXX 精锻有限公司
文件编号： LC-QD4200-01 生效日期：2004年07月01日 文件编写管理办法
版本号： A 修订号： 0 页 次：9/10
附页5：不设首页的三级文件格式
XXX 精锻有限公司
文件名称
发布日期： 生效日期： 文件编号：LC-QD ****-**
页码：X/Y 以上表头 以下正文 1……
1.1…….
1.1. 1…….
小四号Times New Roman 字体
小二号黑体字
体 表头其它字为小四号宋体字
正文，小四号宋体字
以上正文
以下末尾 仅在文件最后一页显示以下内容
分发部门 ■总经理 ■常务副总 ■管理者代表 ■财务部 ■供销部 ■技术部 ■质检部 ■生产部
■质保部
■公司办公室
编制/日期： 审核/日期： 批准/日期：
版本号： 修订号： 受控特性： 发放编号：
XXX 精锻有限公司
文件编号： LC-QD4200-01 生效日期：2004年07月01日 文件编写编码管理办法
版本号： A 修订号： 0 页 次：10/10
附页6
XXX 精锻有限公司
表格内格式依实际需要而定，文字采用小四号宋体字
二号隶书，前后字之间不空格
小二号黑体，前后不空格
此行及表尾采用小四号
宋体字 采用小四号宋体字
采用小四号Times new Roman
此二行采用小四
号宋体字，上下两根线条为2.25磅
编制/日期：审核/日期：批准/日期：
XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01
生效日期：2004年07月01日
文件编写编码管理办法版本号： A 修订号： 0 页次：6/10
附页2：文件封面
55 Times
new Roman
ISO9001:2000
（
LC-QP-2004）
XXX 精锻有限公司 2004年07月。