高职院校电子档案整合管理探析

一
高职 院校 电子档 案 整合 管理探 析
陈 玄
（ 达 州职 业技 术 学 院 四 川
达州 ６ ３ ５ ０ ０ ０）
【 摘要 】 近些年随着信息时代的到来，高职院校的档案管理验等都提出
了挑战 。现阶段 ，高职院校各类档案信息材料不断增加 ，档案管理任务 日渐繁重 ，如 何提 升高职院校 电子档 案的管理 水平，优 化其 管理 方式 ，便成为 高职 院校急待解决的一个重要 问题 。对此 ，本文拟探析 高职院校 电子档 案整合 管理的方式，以突破 目前 档案 管理 的瓶 颈，提升 高职 院校 电子档案 管理 的整体水平。 【 关键词 】高职 院校 ；电子档案 ；整合 管理 【 中图分 类号 】 Ｔ ｕ 【 文献标 识码 】 Ａ 【 文章编号 】 ２ ０ ９ ５ — ３ ０ ８ ９（ ２ ０ １ ５ ）１ ８ — ０ ０ ３ １ — ０ ２
的依赖性是 比较 强的，这对 电子档案 的管理 带来 了一定 困难 。 由于归档 电子文件 以脱机 方式保存 ， 在 实际使用 中大量 电子文 件 还 是 用软 磁 盘 保 存 。 软 磁 盘 的 质 量 直 接 影 响 到 磁 盘 信 息 的 保 存寿命 ， 高质量 的软磁盘在 良好 的保 管条件 下可保存近 １ ０ 年， 而低 质 量 软 磁 盘 往 往 不到 １ 年 就 读 不 出数 据 。 数 字 信 息技 术 是 载体 、记 录格式 、软件 、硬件等有机的集合 ，即使记录载体完 好 ，如果检 索、输 出或编辑 它的软件 中任何一项技术过 时，都 将 影 响 电子 档 案 信 息 的读 出 。 光 盘 作 为 新 型 的 存 贮 载 体 ，比磁 容 易管 理 和 查 阅 。 盘有 着良好 的抗干扰能 力和结构稳定性 ， 有利于归档 电子文件 高职 院校采用 的电子档案 管理方 式， 一方 面极 大地 满足 了 的长期保存 。因此 ， 有条件的档案部 门已率先配备 了光盘刻录 学校改革 、 发展 的需要 ，另一 方面则推动 了文件 、档案 管理 的 仪 ， 将 归档 电子文件 转储 到光盘上 ， 但刻 录仪一 时还难 以普及 。 现代化、科学化。 电脑病毒的横行 ，再加 黑客 的恶意攻击 ， 软件 落后 、不适用和 高职院校 电子档案管理现状 安 全 性 差 ，使 得 档 案 信 息 的 安 全 和 保 密 也 受 到 威 胁 。 合理运用各类档案是 电子档案建 立与 完善 的最终 日的。 也 由此可见 ， 没有先进的技术和设备的支持 ， 提 升高职院校 是社会服务意识的充分体现 。 目前 我 国 高职 院 校 电子 档 案 管 理 电子档案管理水平就是一 句空话。 还存在不 少问题 ，距 离整合管理 目标还有不 少差距。比如 ， 缺 （ ３ ）分散 管理 不能满足人们 需求。据相 关资料 显示 ，目 乏先进的技术 支持与及 时的经验 总结 ；管理观念的差异 ， 管理 前 ，高职院校 的众 多学生与老师如果想参加各类社 会活动 ， 或 方式的滞后 ， 也拖 了电子档案整合管理的后腿 。由于各 高校对 者 出国深造 、 评职称 、 被举荐等 ， 都需要 所在 院校提供相 应的 信 息的孤立存储 ， 不重视 教学与科研方 面的信息 交流 ， 忽视 资 档案资料进行证明。 由于现阶段 高职院校 的电子 档案管理还较 源共享的重要作用 ， 致使得 电子档案的整合管理面临诸 多的 问 为分散 ， 信息资源未能整合 ， 这就 直接 影响这些档案 的及 时输 题 ，加 大 了整合管理的难度 】 。要 实现高职院校 电子档案的整 出， 有可能贻误相 关人 士的工作。 尽 管现 阶段 高职院校档 案管 合管理 ， 就必须 了解 高职 院校 电子档案管理的现状 ， 从而对症 理 已在逐步 实现 电子信息化 ， 但依 然不能满足人们在社会 生活 下药找 出解决 问题的办法。那 么， 高职院校 电子档案管理工作 诸 多方 面 的 与 日俱 增 的 需 求 。 在 目前 到 底 存 在 着 什 么 问题 呢 ？ 二、如何实现高职 院校电子档案的整合管理 （ １ ）电子档案 管理 方式较 为传 统。 目前 ，众 多高职院校 从 目前 国内外电子档案整合管理的经验来看 ， 分散 与集中 的电子档案管理仍然采用过去的传统管理方式 ， 不注重信息的 管理 ，已成为电子档案 管理 中的两种 重要 方式。 本 文所探讨 的 交流与共享 ， 这就在 一定程 度上影响 了电子档案管理特有建设 整合管理是与集 中管理相一致的。所谓整合 管理 ， 就是 忽略 电 属 性的充分发挥 ， 导致高职院校 电子档案管理仍处于滞后的状 子档案的 负载方式 ， 重视其数据要 求和各 类形 式， 合理运 用档 态， 造成信 息资源利 用的不合理 ，容 易发生二次存档现 象，无 案机 构对信息进行控 制与组织 ， 使其 达到整合 管理 的 目的。 现 法体现电子档案管理的优势。 阶段 ， 发 达国家如 美国主要采 用集中管理 方式 ， 并形成一种灵 （ ２ ）电子 档 案 技 术 装 备 落后 。 当前 ，不 少 高职 院校 的 电 活多变、合理 有效的管理模 式 ，很值得我们借鉴 。 子档案还缺少专 门的磁 介质档案存储设备 ， 而数 字档 案对设备 要 实现 高职院校 电子档 案的整合 管理 ， 就必须从 以下几方
高等 教育
课程教 育研 究
德 ；２ 、丰 富的专业知识 和技 能 ；３ 、较 高的理论教 学和综合 现代 企业 管理的 熏陶；五是开展 经常性的 自学与辅 导相结合 实践能力 ；４ 、较 强的学生管理、课 程开发和教学改革能力 ； 的办法 ，学习教 育 学、心理 学、教 学法及专业 新知识、新理 ５ 、广泛的 专业知识和技 能 ；６ 、一定的 生产现场 管理 能力 ； 论 。从 这 个意义上说 ，高技 能人 才培 养的成败 关键 在教师 队 ７ 、合 作 共 事协 调 工作 的 艺 术 。 伍 建设 ，特 别是 专业教 师队伍 建设 。 从 当前职业教 育师资队伍现状 来看 ， “ 一体化 ”、 “ 双 另外 ，还 必须为培养 高技 能人 才师资队伍建设 创造一 个 师型 ”的师资 队伍 尚未真正建 立起 来 ，重理 论轻技 能现 象还 良好 的政策环境 ，工作环境 和社会环境 ：一是 必须全面落 实 很 普遍 ，一些传 统的职业教 育理念 仍然根深 蒂 固。从 事传统 科 学发 展 观 ，牢 固树 立科 学人 才观 ；二是 必 须 坚持 培 养评 单一 工种 或简单 的工种的专业教 师还相 当多 ，只 图眼前专业 价 、使 用和激励 相结合 ，大力加 强高技 能人才 队伍 建设 ；三 教 师 够用 ，实用，缺乏符合产 业界 需要 的专业教 师前 瞻性建 是 必须 坚持 高端引领 ，整体 推动技 能劳动者队伍梯 次发 展 ； 设还很普 遍。 注重校 内一般 实习技 术装备 的建设 而忽视 与现 四是 必 须 切 实发 挥 政 府 推 动 作 用 ，加 大政 府 投 入 ， 形 成 各 部 代企 业建设 紧密型 的 实习教 学基础 建设 。重视 师资 的学历水 门、行 业组 织、社会 团体协 同配合 的格局 ，建立 长效机 制和 平提 高 （ 达标 ），而忽视 专业教师技 术水平的提 高 （ 达标 ） 。 激励机制 ，有利 于人 才的培养和成 长。 所有这样 ，阻碍 了高技 能人才培养 的健康发展 ，给 国民经济 总之 ，高技 能人 才的培 养 ，需要 高素 质的师 资队伍 。搞 持 续稳定发展 带 来隐患 ，更不要说赶 超世界 先进水平 了。 高 好 师 资队伍 建 设 ，关键 要从 实际 出发 ，逐 步建 立培 养周 期 技 能人 才培养需要上 新 台阶 ，必须加强专业教 师队伍 建设。 短 ，工作效率 高的机 制 ，形成 有利 于师 资发 挥作用 的制 度 。 专业教 师队伍 建设的途径可 以通过以下方式来进行 ： 环境和 氛 围，这 样才能使他们 为社会培养 出一 大批 高技 能人 是 可用送 出去或请进 来的方 法 ，对先职 专业教 师进 行 才 而贡 献 出 自己 的聪 明 才智 。 再 培训 ，缺什 么，补什 么 ；二是 向社会 招聘具 有 “ 绝技 ”、 参考文献 ： 有 “ 丰 富经验 ”的 高级 兼职教师担任 生产 实习指导教 师 ；三 『 １ １ 姜 大源 ． 关 于职业教 育教 学改革 的理 性 思考． 职业技 术 ２ ｂ ｏ ６ ． （ １ ５ ） ‘ 是 对现职理论 教师进行 高新技术 的培训 ，并要 求在一 定时 间 教 育７ 内取 得相应 的 高级技 术等级证 书；四是 追踪现代技 术发展 趋 『 ２ 】 李 霞， 促 进 中职 教 师 专 业发 展 之 策 略 ． 职 业 教 育研 势 ，特别是要 到现代企 业去进行定 刚工作或 实 习锻 炼 ，接 受 究 ． ２ ０ １ ２ ． （ ３ ）