档案索引
档案检索作用及方法
档案检索作用及方法档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式，为使用者提供档案借阅服务。
编辑本段计算机检索计算机检索方面一般采用软件管理，可对馆藏档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅。
编辑本段手工检索手工检索工具大体上分三种类型：编辑本段一、以馆藏全部档案为对象的检索工具有《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目录》等。
1、《档案馆指南》《档案馆指南》，是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。
它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。
包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。
档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。
馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，立档单位整理保管的档案，以全宗为单位；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位，分别进行介绍。
馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。
附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。
2、《全宗名册》《全宗名册》，是一种总揽全局，脉络清楚，书本式的具有查找性兼报导性的检索工具。
它揭示馆藏全部全宗，按单位依次赋予全宗代号，标明目录单位，目录号以及该单位进馆档案的成份和总卷数，并按年代标明进馆档案的起止卷号和卷数，是档案馆的一本总帐，通过它可以了解一个档案馆内全部全宗的基本情况。
3、《分类目录》《分类目录》，是一种简明扼要卡片式的查找性检索工具。
编辑本段二、以一个全宗档案为对象的检索工具有《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》等。
农村中小学档案资料目录索引
学校档案资料目录索引（试行）一、学校行政、教务工作档案资料目录（101——709）第一类：文件资料101、上级有关文件（可按县教育局文件、乡政府文件、乡中心学校和其他部门相关文件和通知进行分类归档。
）102、教育教学、安全、稳定、卫生、禁毒等专项工作责任书。
103、递交上级的各种请示、报告、工作汇报材料。
104、学校各种协议合同等材料105、学校大事记第二类：常规管理201、学校简介及平面图。
202、学校领导机构及分工。
203、规章制度（校历表、作息时间表、请假与考勤、奖惩、办公、教学、教研、财务管理、卫生、例会、教代会与民主管理、学习、岗位职责、教师考核方案等）。
204、学校远、中、近期目标（建设规划、管理）。
205、学校工作计划和总结。
206、学校校日志、校务会议纪录。
207、教（职）代会记录。
208、领导听课笔记。
209、政治学习记录（思想、作风、纪律整顿等活动）。
210、业务学习记录。
211、校务公开记录。
212、教职工考勤记录。
213、班级纪律卫生检查评比情况记录。
214、学校荣誉登记及证件复印件。
第三类：教学工作301、教务处计划与总结。
302、学科教学计划与总结。
303、学科成绩表、统计表、试卷分析。
304、各班学生期中、期末考试成绩统计表（升级、毕业考试、学科竞赛成绩表、统计表）305、教学常规检查记录（课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动检查情况记录月报表）。
306、班级转化学困生记录。
第四类：教研工作401、各学科教研活动计划、记录与总结。
402、教研教改学习记录。
403、公开课、优质课、观摩课活动记录及教案。
404、听课、评课、说课记录。
405、教研简报、论文成果、获奖记录。
406、科研课题、审批计划、实施方案、阶段性成果总结。
407、专项教改试验情况。
第五类：教师管理501、教职工登记表、聘任材料。
502、专任教师登记表、学历证书、专业技术职称证件复印件。
503、校本培训计划、总结。
办公室档案目录索引
体音美和艺 术教育场地
99
A 9
A9B33C95
体音美和艺 术教育场地
100
A 9
A9B33C96
体音美和艺 术教育场地
101
A 9
A9B34C97
图书管理
102
A 9
A9B34C98
103
A 9
A9B34C99
104
A 9
A9B34C100
105
A 9
A9B34C101
图书管理 图书管理 图书管理 图书管理
教务处
体育工作、艺术教育方案、安排表、过程资料
教务处
疾病防控、军训、体检档案 c56-1学生体质健康登记册； c56-2晨晚间检报告单；c56-3卫生应急预案、传染病疫情 应急预案、甲型H1N1应急预案以及卫生检查；c56-4健康教 育档案；
学校运动会资料 田径运动会秩序册、球类运动会秩序册 、高三体育特长生训练计划、广播体操比赛规程； 《溪流》集、科技创新获奖情况、舞蹈队的训练计划及总 结、庆元旦比赛活动安排及节目单、元旦汇演图片、舞蹈 队的活动记录、美术室的工作计划及总结、美术室的活动 记录
经费管理
114
A 9
A9B36C110
经费管理
115
A 9
A9B37C111
后勤服务
116
A 9
A9B37C112
117
A 9
A9B37C113
后勤服务 后勤服务
118 A1A10特色C114 119 A0A10特色C114
A1 120 1A10特色C114
0 A 121 1A10特色C114 0
学生学业
66
A 6
A6B24C62
档案内容查询方法
档案内容查询方法一、引言档案内容查询是指通过一定的方法和工具，对档案中的内容进行检索和查找。
这是在大量信息积累和快速信息传播的时代，方便用户根据自己的需求快速准确地查询到所需信息的重要工具。
本文将从不同的角度和层面，详细探讨档案内容查询方法。
二、关键词检索法关键词检索法是目前最为常见和直接的一种档案内容查询方法。
用户可以通过输入关键词，利用查询工具进行搜索，系统将根据关键词的匹配程度和搜索算法给出相关的档案内容。
2.1 基本操作1.打开档案查询系统；2.在查询输入框中输入关键词；3.点击”查询”按钮；4.系统将返回相关的档案内容列表。
2.2 提高查询准确度的技巧为了提高查询准确度，以下是几个值得注意的技巧：•使用具体的关键词：尽量使用具体而明确的关键词，避免使用模糊或泛指的词汇；•利用搜索引擎的高级搜索选项：搜索引擎通常提供一些高级搜索选项，例如在特定网站中搜索、限定时间范围等，利用这些选项可以更精确地筛选出所需内容；•使用引号：如果需要查询一个固定的短语或特定的词组，可以使用引号将其括起来，以确保搜索结果更精确。
三、分类检索法除了关键词检索法，分类检索法也是一种常用的档案内容查询方法。
分类检索法是将档案内容按照一定的分类标准进行分门别类，用户可以根据自己的需求选择相应的分类进行查询。
3.1 分类标准分类标准可以根据不同档案的特点和内容进行设定，以下是几种常用的分类标准：1.按档案形式分类：如文件、图片、音频、视频等；2.按档案主题分类：如科技、历史、艺术等；3.按档案时间分类：如年代、时期等。
3.2 检索方法分类检索法的具体操作步骤如下：1.打开档案查询系统；2.选择所需的分类标准；3.在相应的分类中进一步选择具体的类别；4.系统将返回相关的档案内容列表。
四、索引检索法索引检索法是一种基于索引的档案内容查询方法。
索引是对档案内容进行摘要和关键词标注的重要工具，用户可以通过索引来查询相关的档案内容。
档案资料目录索引
2
6
盒号
7 8 9 10
一二 级级 指指 标标
办 学 方 向
幼及 儿依
法
园治 管教
理
队
伍
建
设
1、职工情况统计表 2、园长学历证明 11 3、教师资料（一）、（二） 4、保育员资料 5、医务人员资料 6、厨师、保安资料
三级指标
1、国家有关幼儿教育法律、法规等文 件 2、实施素质教育整体规划 12 3、幼儿素质教育调研表 4、幼儿园五年发展规划 5、园务计划、总结 6、建构办园特色情况
4
15
16
盒号
17 18 19
一二 级级 指指 标标
幼
卫
儿生 园保
健
管工
作
理
卫
1、幼儿一日活动安排表 2、户外活动安排表
20
3、一日常规内容 4、常规培训心得
1、体格锻炼资料
生 21 2、心理健康教育教案
保
健
工
作
3、心理健康教育个案
1、幼儿一日活动安排表
2、幼儿一周食谱
3、教职工一周食谱
22 4、食堂食品加工操作卫生管理制度 5、餐饮服务许可证复印件
盒号
1 2 3 4
5
一二 级级 指指 标标
教 育 玩 具
办设
备 设
园施
条
规 模
件
教
职
工
配
备
1、幼儿园行政用房一览表 2、保健室、隔离室照片 6 3、晨检兼值班室照片 4、厨房平面图 5、厨房照片
三级指标
1、校舍内各情况表 2、各班级设施设备登记表
7
3、幼儿园图书情况统计表及目录 4、自制教、玩具登记表
档案存放位置索引.doc
档案存放位置索引
为了便于保管工作人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地取放档案，还必须把所排放好的档案，做出存放位置的索引。
存放位置索引，按其作用可以分为两种：
第一种指明档案的存放位置，即以全总及其各类的档案为单位，指出他们的存放地点，如表1—1。
表1—1 档案存放位置索引（一）
第二种指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存了些什么档案，如表1—2。
档案存放位置索引（二）
表1—2
存放位置索引还可以采用图表形式，就是把每个库房（或楼、或层、或房间）内档案存放的实际情况绘成示意图。
此种图表，可悬挂在相应的库房入口处，就便于保管和调卷人员随时参看使用。
上述两种索引的详细程度和表格中的项目，可以根据档案馆（室）的规模和查找档案的频繁程度等具体情况来决定。
(档案管理)档案管理目录索引
一、财务类子目录（C）：1、内部收发及备查（N）：1）账簿：a、银行账b、现金账c、总账d、明细账e、销售账f、记账凭证g、销售台账2）报表：a、成本差异分析表b、内部报表c、外部报表d、日报表e、对账单与调节表f、往来确认单g、代收代付记录表h、代垫费用记录表3）财产：a、申请与批复b、固定资产c、低值易耗品d、财产保险e、评估报告4）工程成本：a、拆迁成本b、桩基成本c、地下室成本d、土建成本e、装修成本f、奖金g、购货成本h、CS01—CC03表i、施工成本计划5）财务成本：a、美元借款b、港币借款c、人民币借款d、按揭贷款6）销售成本：a、广告成本b、售楼合同c、售楼成本d、租赁成本e、代理费f、奖金7）行政、人事：a、费用预算b、租房合同c、工资发放8）内部收发文：a、总裁办公室b、地区总经理c、本地区各项目公司d、财务制度e、财务规定f、用款联签g、其他项目公司2、外部收、发文（W）：1）政府文件：a、申请与批复b、政府规定c、政府通知2）银行：a、贷款登记b、银行开户登记c、印鉴登记3）审计报告a、申请报告b、自查报告c、会计年审d、财政登记。
4）外管：a、申请报告b、自查报告c、外汇年审d、外汇登记e、外债登记5）税务：a、申请报告b、自查报告c、税务年审d、税务登记e、购发票证f、发票存底g、收据存底6）其他：二、工程类子目录（G）：1、内部收发及备查（N）：1）用地拆迁：a、预算b、合同c、内部审核审批d、进度付款审批e、变更f、现场日记g、决算2）设计：a、地质勘察报告b、地质勘察合同c、设计合同d、往来函件3）前期工作：a、规划管理b、各种配置c、土地估价d、各种增容e、红线图4）桩基与地下室：a、概算b、工程图纸c、预算d、招标文件e、施工组织设计f、工程合同g、工程纪要h、监理合同i、工程日志j、变更通知k、现场经济签证l、验收记录m、质量抽查记录n、内部审核审批o、进度付款审批p、施工进度表q、成本控制r、往来函件s、决算5）土建：a、概算b、工程图纸c、预算d、招标文件e、施工组织设计f、工程合同g、工程纪要h、监理合同i、工程日志j、变更通知k、现场经济签证l、验收记录m、质量抽查记录n、内部审核审批o、进度付款审批p、施工进度表q、成本控制r、往来函件s、决算6）装修及设备安装：a、概算b、工程图纸c、预算d、招标文件e、施工组织设计f、工程合同g、工程纪要h、监理合同i、工程日志j、变更通知k、现场经济签证l、验收记录m、质量抽查记录n、内部审核审批o、进度付款审批p、施工进度表q、成本控制r、往来函件s、决算7）设备（按项设档）：a、报价单b、申请及批复c、购货合同d、付款记录e、质量验收记录f、入库出库记录g、往来函件h、附件清单i、技术资料j、产品合格证明8）材料（按项设档）：a、报价单b、申请及批复c、购货合同d、付款记录e、质量验收记录f、入库出库记录g、往来函件h、技术资料i、产品合格证明9）成本质量：a、CS00—CC03表b、施工成本计划c、成本统计表d、工程成本分段经济分析报告10）内部收发文：a、地区总经理b、总裁办公室c、本地区各项目公司d、集团工程制度e、项目工程制度f、其他项目公司g、工程用款联签2、外部收、发文（W）：1）政府文件：a、申请与批复b、政府规定c、政府通知2）审批审核：a、消防审核b、防震审核c、专业审核3）许可证：a、规划许可证b、建设许可证c、施工许可证4）其他往来：a、往来收文b、往来发文三、行政类子目录（R）：1、内部收发及备查（N）：1）决议纪要类：a、董事会决议b、会议纪要c、集团决定2）管理制度：a、集团管理制度b、项目管理制度c、补充管理规定d、岗位职责e、工资指引3）考核资料：a、年度会资料b、季度会资料c、工作控制点d、资金说明4）内部收发文：a、集团总部各部门b、总裁办公室c、地区总经理d、地区各部门5）行政：a、申请批复b、车辆管理c、宿舍管理d、财产管理e、书籍管理f、通知及备忘记录g、行政报告。
档案问题整改措施
档案问题整改措施一、档案分类在档案分类方面，我们需要建立一个清晰、全面的档案分类系统。
这个系统应考虑到各类档案的特点和关联性，以便于档案的归档、查询和使用。
同时，应当明确每个类别的定义和范围，避免出现分类不明确或交叉分类的情况。
二、统一编号为了便于档案的管理和查询，我们需要对档案进行统一编号。
编号应当具有唯一性，避免出现重复或冲突。
同时，编号应当简洁明了，易于理解和记忆。
在编号时，可以考虑档案的内容、形成时间、重要程度等因素。
三、档案存储档案的存储应当安全、可靠、方便。
在选择存储介质时，应当考虑到其寿命、稳定性、可靠性等因素。
同时，应当定期对存储介质进行检查和维护，以确保其正常运行和使用。
在存储时，应当注意防潮、防虫、防火等问题，以确保档案的安全。
四、档案备份为了防止档案丢失或损坏，我们需要对档案进行备份。
备份应当定期进行，并存储在不同的地方，以防止自然灾害或人为因素导致的损失。
同时，备份应当加密管理，以确保其安全和保密性。
五、档案更新随着时间的推移，档案的内容和形式可能会发生变化。
因此，我们需要定期对档案进行更新和维护。
更新应当在保证原有档案完整性的基础上进行，同时应当注意档案的历史性和连续性。
六、档案索引为了方便档案的查询和使用，我们需要建立档案索引。
索引应当包括档案的主要内容、形成时间、重要程度等信息，以便于用户快速找到所需的档案。
同时，索引应当定期更新和维护，以确保其准确性和完整性。
七、定期审计为了确保档案的管理和使用符合规定和要求，我们需要定期对档案进行审计。
审计应当包括档案的完整性、准确性、安全性等方面，并及时发现和纠正问题。
同时，审计结果应当进行记录和分析，以便于总结经验教训和提高档案管理水平。
八、培训与教育为了提高档案管理人员的素质和能力，我们需要加强培训与教育。
培训和教育内容应当包括档案管理的基本知识、技能和方法，以及相关法律法规和标准要求等方面。
通过培训和教育，可以使档案管理人员更好地履行职责和提高档案管理水平。