《收发文管理系统规定》
工程监理部收发文管理制度
工程监理部收发文管理制度第一章总则第一条为规范工程监理部收发文工作，提高工作效率，保证信息传递的准确性和时效性，制定本管理制度。
第二条工程监理部收发文工作是指工程监理部接收、处理和发送各类文件、函件等文书资料的过程。
第三条工程监理部收发文工作应遵循政策法规，依法办事，保密工作秘密，提高工作效率，确保信息准确传达。
第四条工程监理部应当建立健全收发文管理制度，明确收发文的程序和要求，明确责任人，保证工作的顺利进行。
第五条工程监理部应当配备完善的收发文设施和设备，保证文书、资料的安全存储和传递。
第二章收文管理第六条工程监理部的收文工作包括接收、登记、分发、处理等环节。
第七条工程监理部收到来文后，应当及时进行登记，整理，编号，分类等工作。
第八条工程监理部应当根据文件的重要性和紧急程度，及时转发给相关责任人，做好分发工作。
第九条工程监理部应当建立档案管理制度，保证文书函件的安全保密，便于查阅和归档。
第十条工程监理部对重要文件和函件，应当及时备份和归档，以备日后查阅和使用。
第三章发文管理第十一条工程监理部的发文工作包括编写、审批、盖章、发送等环节。
第十二条工程监理部发文前应当经过相关负责人的审查和批准，确保文书内容的准确性和可行性。
第十三条工程监理部发文应当严格按照规定的格式和要求进行，内容应当简明扼要，语言准确规范。
第十四条工程监理部发文签章应当严格按照授权范围，保证签章的合法性和真实性。
第十五条工程监理部发文应当及时发送，并保留好文件的复印件和原件，以备日后查阅和核对。
第四章保密管理第十六条工程监理部收发文工作中涉及涉密文件，应当严格遵守相关保密规定，做好文件的保密工作。
第十七条工程监理部应当建立健全的保密制度，保证工作秘密和信息安全。
第十八条工程监理部在收发文过程中，涉及个人隐私和商业秘密的文件，应当严格保护，不得外泄。
第十九条工程监理部负责人应当对保密工作进行监督和检查，确保工作的安全性和机密性。
第五章责任制度第二十条工程监理部应当明确收发文工作的责任人，建立健全责任制度，明确各个环节的责任。
收文管理发文管理制度
收文管理发文管理制度一、总则为了规范文书管理工作，提高效率，明确工作职责，依法依规开展文书管理工作，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有收文和发文管理工作。
三、收文管理1、收文登记（1）收文登记应及时、准确、完整。
在收到文件之日起2个工作日内，将文件转至收文登记处，由专人进行登记。
（2）收文登记内容包括：文件标题、单位及部门、文号、发文时间、页数、密级、委文号、紧急程度、主办人、办理时限等。
（3）密级的收文要严格保密，不得外传。
2、分发管理（1）根据文件内容，及时分发给相关部门或个人，做到目标明确、责任明确。
（2）在分送时应注明相关备注以便于后续查阅。
3、办理时限管理（1）对于紧急文件，应当按照规定时限办理，确保工作及时、高效完成。
（2）对于一般文件，也应当尽快办理，确保提高办事效率。
四、发文管理1、发文申请（1）发文申请应当提供发文单位、发文内容、页数、密级等必要信息。
（2）发文申请应当由单位领导或者授权的负责人签字批准。
2、发文审批（1）发文审批应当由相关负责人审核，确保发文的合法性、合规性。
（2）对于涉及到重要事项的发文，应当由单位领导批准。
3、发文备案（1）发文备案应当及时、完整、准确。
（2）发文备案内容包括：发文单位、文件标题、文号、发文时间、页数等。
五、文书保存1、文件归档（1）所有收文和发文均应当按照文件的顺序编号，分类归档。
（2）文件归档应当按照密级、保管期限进行区分。
2、文件保管（1）文件保管应当采取防火、防潮、防盗措施，确保文件安全。
（2）密级较高的文件应当存放在专用保险柜内，严格保密。
3、销毁处理（1）过期的文件应当依照规定的程序进行销毁处理。
（2）销毁的文件应当严格按照要求进行碎纸处理，确保信息不泄露。
六、责任追究对于违反收文管理和发文管理制度的人员，根据情节轻重，追究相应的法律责任。
七、监督检查定期对收文管理和发文管理制度进行检查，确保制度的落实和执行情况。
收发文及档案管理制度
第一章总则第一条为加强我单位收发文及档案管理工作，确保文件、资料的安全、完整、规范，提高工作效率，根据国家有关法律法规和上级主管部门的要求，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有收发文及档案管理工作，包括文件的收发、登记、传阅、归档、保管、利用等环节。
第二章文件收发管理第三条文件收发工作由办公室负责，具体职责如下：1. 负责接收上级机关、同级机关和下级单位的来文；2. 负责单位内部文件的制发；3. 负责文件的登记、分发、传阅；4. 负责文件的归档和保管；5. 负责文件的销毁。
第四条收发文的基本流程：1. 收文：接收文件时，应认真核对文件名称、文号、密级、发文机关等信息，确认无误后，及时登记《收文登记簿》。
2. 发文：制发文件时，应按照规定的格式和程序进行，经单位负责人审批后，及时打印、封装，并注明收文单位。
3. 传阅：对需要传阅的文件，应填写《文件传阅单》，明确传阅范围、时限和责任人。
4. 归档：文件传阅完毕后，应及时归档，确保文件完整无缺。
第五条文件登记管理：1. 收文登记：收文时应详细登记文件的基本信息，包括收文号、发文单位、文号、密级、文件标题、收文日期等。
2. 发文登记：发文时应详细登记文件的基本信息，包括发文号、发文单位、收文单位、文号、密级、文件标题、发文日期等。
第三章文件传阅管理第六条文件传阅应遵循以下原则：1. 及时性：文件传阅应及时，不得延误。
2. 保密性：涉密文件传阅应严格保密，不得泄露。
3. 完整性：文件传阅应确保文件完整，不得遗漏。
第七条文件传阅流程：1. 填写《文件传阅单》，明确传阅范围、时限和责任人。
2. 将文件传阅至相关责任人。
3. 责任人应在规定时限内阅毕并签字。
4. 文件传阅完毕后，应及时退回办公室。
第四章文件归档管理第八条文件归档应遵循以下原则：1. 完整性：归档文件应完整无缺，包括正文、附件、复制件等。
2. 保密性：涉密文件归档应严格按照国家保密规定执行。
工程部收发文规范管理制度
工程部收发文规范管理制度第一章总则第一条为规范工程部的日常办公工作，提高工作效率，促进信息的快速传递和及时响应，特制定本管理制度。
第二条工程部收发文以书面文档为主要形式，包括报告、公文、函件、传真等形式。
第三条工程部收发文的管理范围适用于所有工程部门及相关人员，包括工程部主管、工程师、项目经理、助理等人员。
第四条工程部收发文的管理遵循的原则是保密、规范、高效和便捷。
第五条工程部收发文负责人为工程部主管，具体负责工程部的文书处理与管理工作。
第六条工程部收发文制度的执行由全体工程部人员共同遵守及执行，不得有违规行为。
第二章收文管理第七条工程部收文主要包括来文登记、分发、传阅、阅办和归档等环节。
第八条来文登记由专人负责，确保每一份来文都能及时记录并编号，避免遗漏和漏报。
第九条来文应立即进行分发，按照文件的密级和重要程度进行分类，确定下一步的处理流程。
第十条收文如需传阅时，应将传阅内容与目的告知相关人员，不得私自传阅或泄露机密文件。
第十一条收文的阅办应按照规定的程序和时限进行，如有异议或需要补充材料时，应及时通知相关人员进行处理。
第十二条收文处理完毕后，应及时进行归档，确保文档的完整性和可追溯性。
第三章发文管理第十三条工程部发文主要包括制定、审批、签发、分发和登记等环节。
第十四条发文应严格按照规定的格式和内容进行制定，确保文档的准确性和完整性。
第十五条发文需要经过上级主管审批后方可签发，未经审批擅自发文的行为将被追究责任。
第十六条发文如需分发时，应按照相关人员的权限和职责进行分发，确保发文的及时传达和有效执行。
第十七条发文应当及时登记，确保文档的流转和处理情况能够被记录和查阅。
第四章通信工具的管理第十八条工程部内部通信工具主要包括电话、传真、邮件等，应当根据需要进行合理使用。
第十九条电话通信应注意维持良好的沟通秩序和礼貌用语，不得进行无关的私人聊天和谈论。
第二十条传真通信应注意传真内容的准确性和完整性，传真操作人员应规范操作，避免误传或遗漏。
2024年文件收发管理规定
2024年文件收发管理规定第一章总则第一条为规范和统一全国各机关、企事业单位的文件收发管理工作，提高工作效率和信息传递的及时性、准确性，制定本规定。
第二条本规定适用于全国各级机关、企事业单位的文件收发管理工作。
第三条文件收发管理工作应遵循便捷高效、科学规范、安全保密的原则。
第四条文件收发管理工作的目标是确保文件的及时送达和信息的准确传递，提高办公效率和工作质量。
第五条文件收发管理工作应与信息化建设相结合，采用电子化、自动化的方式进行。
第二章文件收发流程第六条文件收发的流程包括起草、审核、签发、送达、回复五个环节。
第七条文件起草环节应严格按照规定的格式和要求进行，确保文件内容准确、简明扼要。
第八条文件审核环节应由具备审核权限的人员进行，确保文件的合法性和规范性。
第九条文件签发环节应由具备签发权限的人员进行，确保文件的有效性和权威性。
第十条文件送达环节应坚持及时送达的原则，利用电子邮件、传真等方式进行，确保文件的准确传递。
第十一条文件回复环节应及时回复，回复内容应符合文件要求，回复方式应根据文件要求进行。
第三章文件收发管理要求第十二条文件收发管理应建立明确的责任制度，明确责任人员的职责和权限。
第十三条文件收发管理应建立完善的信息系统，实现自动化处理和管理。
第十四条文件收发管理应加强安全保密工作，防止文件泄露和信息丢失。
第十五条文件收发管理应加强培训和学习，提高工作人员的业务水平和操作能力。
第十六条文件收发管理应加强监督和评估，定期进行工作检查和绩效评估。
第四章附则第十七条对违反本规定的行为，应依法给予相应的处罚和纪律处分。
第十八条本规定自公布之日起执行。
第十九条本规定的解释权归主管部门所有。
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《收发文管理系统规定》
收发文管理规定（试行）1总则1.1为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规性，特制定本管理规定。
1.2本规定适用于公司及各直属部门。
2定义2.1本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办及反馈等程序。
2.2本规定中的部来文是指收到公司围的文件。
部收文容包括：部文件、各类报表、计划总结、专项业务审核单等。
2.3本规定中的外部来文是指收到公司围外部的文件。
外部收文容包括：外部文件、函件等。
2.4本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发（会签）、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规体式的文件等3职责3.1行政部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作。
3.2行政部对各部门收发文管理的规性予以监督检查。
3.3各部门在收到交办的来文后应当及时办理，不得延误，推诿，原则在2个工作日完成对来文的处理。
3.4各业务部门负责文件的起草，应坚持“实事，精简高效”的原则，确保文件的格式规、用词准确。
4收文管理4.1文件的拟办和批办4.1.1签收登记4.1.1.1、外来文均由行政部负责签收登记；并由行政部填制信息批阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。
4.1.2收文编号4.1.2.1其他来源的收文按外【收文年份】流水号编号。
4.1.2.2部文件按文件来源部门简称【收文年份】流水号编号。
4.1.3拟办和批办4.1.3.1文件由行政部按规定拟定信息说明及处理建议，按先部门后领导的顺序进行公文处理。
4.2文件的承办4.2.1凡需要承办的来文，行政部须在当天将文件流转给承办部门或分管领导。
4.2.2 承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及和日期；行政部应该将这些意见或建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或决定。
收发文管理制度范本
收发文管理制度范本第一章总则第一条为规范公司收发文工作，提高行政效率，保障信息传递的安全和准确性，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制订本制度。
第二条本制度适用于公司内各部门的所有员工，在日常工作中的各类收发文活动。
第三条公司收发文工作要遵循科学、标准、规范的原则，确保信息的及时传递和正确记录。
第二章发文管理第四条发文是指公司内部或者外部向单位或者个人发出的各类书面文件，包括公函、通知、通告等。
第五条发文申请：发文人员应填写《发文申请表》，并按照规定的程序报经领导审批。
第六条发文审批：发文审批权限分为一般审批和重要审批两种，一般审批由直接主管领导审批，重要审批由公司领导审批。
第七条发文编号：每份发文在发出前应按照统一的编号规则进行编号，并在正文右上角注明编号及日期。
第八条发文分发：发文分发应指定专人负责，确保发文的及时送达并妥善保管。
第九条发文登记：接收单位收到发文后需在《发文登记表》上进行确认，并将登记表归档。
第十条发文归档：发文人员应按照公司规定将已经办理完毕的发文进行归档保存，确保档案的完整性和安全性。
第十一条发文备份：为防止发文出现遗失或损坏情况，发文人员应定期对重要发文进行备份存档。
第三章收文管理第十二条收文是指公司内部或者外部来函来电，包括公函、通知、意见反馈等。
第十三条收文登记：所有收文均应在《收文登记表》上进行登记核对，确保收文的准确性和完整性。
第十四条收文分发：收文应根据不同性质及重要性进行分类分发，分发人员应负责将收文及时送到相关部门或人员手中。
第十五条收文审核：对于需要进一步处理或者回复的收文，相关部门应及时进行审核，并按照规定时间进行回复。
第十六条收文回复：对于需要回复的收文，应按照规定的格式和要求进行回复，并在规定时间内送达。
第十七条收文督办：对于有重要意义或者需要加急处理的收文，领导应派专人进行督办，确保及时处理。
第十八条收文归档：所有收文均应进行归档保存，确保档案的完整性和安全性。
收发文管理制度
收发文管理制度第一章总则第一条为加强机关单位的文件制度管理，规范公文的处理、传阅、签发和归档流程，提高工作效率和保障信息安全，制定本制度。
第二条本制度适用于机关单位各类文件的管理，包括纸质文件和电子文档。
第三条文件的收发管理应当遵循科学、准确、规范、高效的原则，实现信息的准确传达和及时处理。
第四条文件的收发管理应当严格遵守法律法规，保护国家机密和单位信息安全，禁止私自泄露、篡改文件内容。
第五条文件管理人员应当具备专业知识和严谨作风，严格执行本制度的各项规定，保证文件管理工作的顺利进行。
第二章文件的收发第六条文件的收发是指机关单位接收来自外部或内部的文件，并对其进行分类、分发和传达的过程。
第七条文件的收发应当由专门负责文件管理的人员负责，且必须有签收的记录和跟踪流程。
第八条文件的收发应当及时、准确传达，保证信息不失真和不遗漏。
第九条文件的收发应当根据文件的内容和重要程度，确定其优先级和处理周期，以便及时处理和回复。
第十条文件的收发应当建立健全的登记和归档系统，对文件内容进行归类整理，方便查阅和检索。
第三章文件的处理第十一条对于来自外部的文件，应当根据接收渠道的不同，确定处理方式和流程。
第十二条对于来自上级机关或重要文件，应当及时进行阅读和处理，并按照要求签发、传达或作出回复。
第十三条对于内部文件，应当根据接收对象的不同，确定传达的范围和方式。
第十四条对于需要集体讨论或决策的文件，应当组织开展相关会议或研讨，并形成相应的决议和备忘录。
第十五条对于需要落实的文件，应当确定责任人和时限，监督其执行情况。
第四章文件的签发第十六条签发是指机关单位负责人或指定人员对文件内容进行确认和授权，确认其真实性和有效性。
第十七条对于需要签发的文件，应当严格按照规定的签字顺序和权限层级，确保签字人有权签发。
第十八条签发人应当认真审阅文件内容，确保其符合相关规定和要求，避免出现漏洞和错误。
第十九条签发人应当按照规定的流程和要求，进行签名、盖章和日期，并留下相关的签发记录和备注。
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收发文管理规定（试行）1总则1.1为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规范性，特制定本管理规定。
1.2本规定适用于公司及各直属部门。
2定义2.1本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办及反馈等程序。
2.2本规定中的内部来文是指收到公司范围内的文件。
内部收文内容包括：内部文件、各类报表、计划总结、专项业务审核单等。
2.3本规定中的外部来文是指收到公司范围外部的文件。
外部收文内容包括：外部文件、函件等。
2.4本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发（会签）、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件等3职责3.1行政部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作。
3.2行政部对各部门收发文管理的规范性予以监督检查。
3.3各部门在收到交办的来文后应当及时办理，不得延误，推诿，原则在2个工作日内完成对来文的处理。
3.4各业务部门负责文件的起草，应坚持“实事求是，精简高效”的原则，确保文件的格式规范、用词准确。
4收文管理4.1文件的拟办和批办4.1.1签收登记4.1.1.1内、外来文均由行政部负责签收登记；并由行政部填制信息批阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。
4.1.2收文编号4.1.2.1其他来源的收文按外【收文年份】流水号编号。
4.1.2.2内部文件按文件来源部门简称【收文年份】流水号编号。
4.1.3拟办和批办4.1.3.1文件由行政部按规定拟定信息说明及处理建议，按先部门后领导的顺序进行公文处理。
4.2文件的承办4.2.1凡需要承办的来文，行政部须在当天将文件流转给承办部门或分管领导。
4.2.2 承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及姓名和日期；行政部应该将这些意见或建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或决定。
4.2.3承办部门一般要在二个工作日内完成来文处理；特殊情况确有困难的，承办部门应及时与行政部及信息报送部门进行沟通说明。
4.2.4对不需要承办、也不需要传阅的公文由行政部作存查处理。
4.2.5文件的催办4.2.6.1送领导或者交承办部门处理的来文，行政部要负责催办，做到紧急来文跟踪催办，重要来文重点催办，一般来文定期催办。
4.2.6.2对在规定时间内没有及时处理，同时没有特殊困难原因的承办部门，由办公室予以记录，做为部门月度考核内容之一。
4.3反馈和办复4.3.1若行使决定权的公司领导另行指示或授权相关部门或公司领导跟踪、落实或处理来文所涉事项，则行政部须将该指示或授权信息反馈给相关职能部门或公司领导，并由他们签署传阅部门/人员意见。
4.3.2行使决定权的公司领导要求向其反馈来文所涉事项的进展或处理结果，则行政部须将该事项的进展或处理结果及时反馈。
4.3.3行政部应在公司领导作出决定的当天将相关处理意见、建议或决定及时反馈给来文部门或单位。
4.3.4对于上报的请示类公文，上一级管理组织可以批复、简复、批示等形式的公文回复。
对于上报的报告、意见类公文，上一级管理组织应签批明确意见，可以简复的形式回复。
对于专项业务审核单，上一级管理组织应签批明确意见。
4.4收文管理的注意事项4.4.1对需要传阅涉及保密的来文，不得扩大传阅范围。
4.4.2所有部门之间一般不得将收到的来文横向传递（除相互沟通外），须经行政部进行流转。
4.4.3行政部在来文处理时要及时准确，承办部门及领导在公文流转过程中要注意保密和保管。
4.4.4会议纪要由会议组织部门编写后，行政部按相应要求流转、传阅。
5 发文管理5.1文件种类及适用范围5.1.1决议是经股东会、董事会、监事会会议讨论通过的重要决策事项。
5.1.2决定是对重要事项或重大行动作出的安排。
5.1.3通报是指表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
5.1.4通知指要求下一级组织办理和需要周知或共同执行的事项。
5.1.5公示是对重大人事任命、各类小组成员组建等资格审查情况征求意见，一般用于公司范围内部。
5.1.6批复是对回复下一级组织的请示事项，对下一级组织上报的价格类、人事类等请示可以以批复形式回复，一般用于公司范围内部。
5.1.7质询（问责）是针对具体事件、问题的质询（问责），要求下一级组织作出回复解释等，一般用于公司范围内部。
5.1.8简复是作为批复的一种简单文件形式，对下一级组织上报的非计划考核类、方案类、规划类等请示可以简复形式回复，一般用于公司范围内部。
5.1.9批示是指对下一级组织提交的报告、总结、计划等文件批语性文件，一般用于公司范围内部。
5.1.10请示是向上一级组织请求批示、批准。
5.1.11报告是向上一级组织汇报工作，反映情况、提出建议、回复上一级组织的询问或要求。
5.1.12意见是对重要问题提出见解和处理办法。
5.1.13函是平级部门之间的相互商洽工作，询问和答复问题，建议时使用。
主要有：商洽函、建议函、质问函、告知函等。
5.1.15会议纪要是指记载、传达会议情况和议定事项（仅作为内部文件使用）。
执行性的会议纪要，必须以决议、决定、通知等形式成文，会议纪要作为附件。
6 发文文件格式6.1文件格式组成：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、核对、打印等部分。
6.2保密文件须在文件右上角加盖保密印鉴，注明密级及保密期限。
6.3发文编号应当包括公司代字、年份、流水号其中的流水号从“1”开始，表示流水号的实际阿拉伯数字前面无须另加“0”。
6.3.1以股东会/董事会/监事会名义发文按公司简称·股东会/董事会/监事会［发文年份］流水号方式编号。
6.3.2以公司名义发文按公司简称［发文年份］流水号方式编号。
6.3.3以部门名义发文按部门简称［发文年份］流水号方式编号。
6.4文件标题：应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三部分。
文件标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。
6.5主题词：是文件内容的高度概括，是标题的浓缩，一般用词组表示，最多用四个词组，每个词组不超过4个字。
6.6主送单位：指文件的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。
主送单位写在正文之前，标题的下面。
6.7抄送单位：指除主送单位外需要执行或知晓文件的其他单位，应先单位后个人，单位应当使用全称或规范化简称、统称，个人直接写姓名，在文件末页下端，于两条等长的平行细实线内书写。
6.8成文日期：以有权签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。
6.9落款及印章：文件应当加盖公司印章。
6.10附件：文件附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件顺序和名称。
6.11附注：文件如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
6.12文件用纸：一般采用国际A4型（210mm*297mm），特殊文种用纸可根据实际需要确定。
6.13文头与页边：文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。
一般天头宽25毫米，地脚20毫米，订口宽28毫米，翻口宽20毫米。
6.14字体、字号与行间距：按附件规定行文。
6.15页码：文件应标明页码，在每页的中间标出第x页共y页。
6.16装订：文件左上侧装订，不掉页。
7发文程序7.1拟稿：公司或所属部门因工作需要以公司或所属部门名义发文的，由业务经办人草拟发文稿。
7.2初审：由业务经办人发送电子文稿给行政部，由同级行政部确定附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，并编制统一的“发文会签单”。
7.3文件会签：发文会签单先由拟稿人、拟稿部门签署意见，发文内容涉及其它部门的，应由行政部提出会签意见，对有关部门提出的意见，发文部门应与其协商，如意见不一致的应如实反映，最终由签发领导定稿。
文件会签由行政部负责流转。
7.4文件签发：以公司名义发文由公司总经理签发；以部门名义发文由公司总经理授权分管副总经理签发。
7.5文件签收：经有权签发人签发的文件，通过网络或书面形式送达相关部门、人员。
以书面形式发布的，行政部应做好签收登记。
7.6印章：有权领导在发文会签单上签批后，业务部门将文件正式稿送行政部根据《印信管理规定》办理手续后加盖相应的印鉴并送有关单位。
7.7文件归档及管理：7.7.1文件签发完毕后，签发的文件、发文会签单及会签稿由行政部统一收发、传阅、用印、归档和销毁。
7.7.2文件归档时，应保证文件不少于一份，便于备份查阅。
文件翻印需经行政部负责人或业务经办部门负责人批准，注明不准翻印的文件除外。
7.7.3归档范围内的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值大小等整理，要保证归档文件的齐全、完整，便于保管和查找利用。
7.7.4拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
热敏纸传真件不得直接作为文件归档，应将复印件存档。
7.7.5文件被撤消，视作自撤消之日起不产生效力；文件被废止,视作自废止之日起不产生效力。
7.7.6如部门撤消，需要归档的文件整理后按《档案管理规定》移交行政部存档。
8发文行文规定8.1行文应当确有必要，注重效用。
8.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。
8.3对外单位的重要发文，可以另行抄送公司股东范围内的相关公司。
8.4“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送同级和下级单位。
“报告”不得夹带请示事项。
8.5下一级组织内部行文或下行文，可以抄送的形式送上一级组织阅知、备案。
8.6文件中的数字，除发文编号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码外，均用汉字书写。
在同一文件中，数字的使用应前后一致。
9 附则9.1本规定由行政部负责解释及修改。
9.2本规定自下发之日起执行。
公司信息批阅单密级：□绝密□机密□秘密×××有限公司文件（1号仿宋加黑）杭州安科［发文年份］**号 (4号仿宋)(空1行)标题(3号宋体加黑)(空1行)主送单位: (小4号宋体)(空1行)附件: (小4号宋体)(空2行) （行距1.5倍）发文单位(小4号宋体)签发人(小4号宋体) ：(小4号楷体)发文日期：年月日(小4号宋体)主题词(黑小4号):(小4号宋体)抄送: (小4号宋体)打印: 核对: 年月日(小4号宋体)×××有限公司文件简复（批示）单×××有限公司发文会签单。