文案管理制度

文案管理制度
办公用品管理
一、公司办为公司办公用品具体管理部门，公司各部门需用办公用品的由公司办统计汇总后出具采购申请单，日常消耗类办公用品经公司办负责人批准后采购。

数量较大或非耗材类办公用品还需报总经理批准后方可安排采购和发放。

二、办公用品的采购原则上由公司办负责，批量较大或特别贵重的办公用品，在方便情况下公司办可要求公司采购部门协助采购。

特殊办公用品，在部门工作便利情况下，经公司办同意部门可代为采购。

三、采购工作要科学、合理，透明，自觉接受公司各级领导监督。

采购时采办人员必须充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件。

确保所采购物品货真价实，物美价廉。

四、办公用品由公司办安排专人负责保管。

办公用品的保管与采购应分开负责，各负其责，不得一人双兼。

所有购入的办公用品应即时办理入库手续，采购人员和保管人员要切实做好验收、交接、与收储工作。

五、办公用品保管人员要定期做好办公用品库房盘点，实时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存，已确保障日常供给。

库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。

必须避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

六、公司办对于各科室替换下来的各类办公设备或阶段性使用和暂时闲置的办公用品要及时回收登记、修旧利废、妥善保管、随时待用。

七、公司各部门负责人为本部门办公用品的第一管理责任人，部门负责人必须切实做好本部门的办公用品管理工作，确保办公用品为办公所用，不得据为已有，擅作私用；办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。

日常耗材尽量重复使用，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。

杜绝随意丢弃、废置等浪费办公用品的事件发生。

八、日常消耗类办公用品的领用由需用人出具办公用品领用申请表经部门负责人批准后领用。

非耗材类办公用品由部门负责人出具办公用品领用申请表经公司办负责人批准后领用，批量较大或比较较贵重的办公用品还需经总经理批准后方可领用。

九、办公用品保管人员，发放办公用品时必须坚持原则，照章办事，详细核实办公用品领用申请表。

严禁未经批准擅自发放，对于明显超出常规的申领，应及时向相关批准领导核实，原因不明的保管人员有权拒付。

十、大件或高档耐用办公用品，部门间应尽量协调使用，一般不得重复购置。

使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。

十一、所有办公用品在领用时，发放人都必须根据所领用的具体物品，详细填写办公用品领用登记表并经领用人签字确认后造册备查。

十二、公司所有员工在领用非耗材类办公品时还需同时建立个人领用工具、资料管理卡，以作为员工离职或调岗时的交接依据。

工具、资料管理卡由公司办安排专人管理。

文档管理
一、公司级文件（材料）的起草由公司办安排专人负责，公司各科室内部文件（材料）部门自行安排起草。

公司级文件（材料）由公司办负责人阅报公司主要领导会审后经公司总经理签批实施。

部门级文件（材料）由所在部门负责人签批施行，牵涉到关联部门的由部门负责人通报公司办负责人后约请关联部门负责人会审后共同签批实施，特殊情况报公司总经理签批实施。

二、公司经营性文件（材料、合同等）由相关专业部门安排起草后经公司总经理签批实施。

有关特殊文件，如：牵涉到外联方面的函报、协议、报告、请示、批复等还需经公司办会审后方可报总经理签批实施。

三、公司内部非制度性文件（材料）如：通知、告示、报告、请示等由公司办安排起草经公司办负责人签批后实施。

四、公司级的会议纪要、材料、报告、总结、发言等由公司办安排专人负责起草或记录后报相关领导阅批。

部门内部的会议纪要、材料、报告、总结、发言等由部门负责人安排专人专人负责起草或记录后由部门负责人阅批。

牵涉到关联部门的由主办部门安排起草或记录后相关部门负责人共同阅批。

五、公司及公司各部门除不具查阅借鉴功能的临时性文件（材料）外，都必须统一收档保存。

公司级文件（材料）由公司办安排专人负责收集整理后经公司办负责人阅批后归档。

部门级文件（材料）由部门安排专人收集整理后经部门负责人阅批后归档。

公司级文件（材料）或部门非专项性文件由公司办统一安排收档保管。

公司各部门内部的专项性文件（材料）如：财务账册、报表、销售合同及生产现场类文件材料由各部门安排专人
负责收档保管。

牵涉到关联部门的文件（材料）由公司办安排按公司级文件（材料）收档保管。

六、档案管理员对所有归档文件（材料）都必须按规定统一编号、分类存放、定期检查、梯级清理。

确保公司的所当归档文件（材料）清晰、清楚安全。

七、公司档案原则上只能在内部按工作需要借阅，借阅者在借阅前必须祥细填写《借阅单》，借阅公司级文件（材料）经公司办负责人批准后借阅，借阅部门级文件（材料）经部门负责人批准后借阅，牵涉到公司机密的文件（材料）或因特殊原因有公司外人员借阅的一律经总经理批准后方可借阅。

八、档案借阅的最长期限为一周，用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

九、对于借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应及时书面逐级上报至总经理处理。

借阅者必须严格保密。

不准泄露档案材料内容；不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容；不准在档案材料中写字、划线或作记号等；不准转借，必须专借专用。

如发现借出档案有遗失、污损、泄密等情况，公司将依法追究相关责任。

章印管理
一、公司印章的刻制经公司总经理批准后由办公室开具介绍信，报到相关机关部门办理刻制手续。

印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。

印章启用必须报总经理批准并做好相关文案存档备查。

二、公司印章由公司办安排专人保管，公司各部门印章由各部门安排专人保管，各保管人员对印章的规范使用负管理责任。

公司各类印章的保管必须安全可靠，各印章保管人员不可私自委托他人代管。

印章保管人员因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。

印章保管出现异常或遗失、损毁等现象的，应及时向上级汇报并做好相关防范措施。

印章保管人员接受印章时必须同时在“工具、资料管理卡”上做好详细登记，离岗交接印章时还需另行签署移交证明。

三、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

四、公司各印章保管人员严禁私藏私用，严禁员工私自将印章带出公司使用。

确因工作需要的，必须经公司总经理批准后方可使用。

印章外出期间，借用人只可将印章用于经批准使用的事务。

否则因此而引发的一切后果及责任全部由具体责任人承担。

五、当出现公司名称变动、印章使用损坏、印章遗失或被窃、声明作废等情况的，印章必须立即停用。

停用印章应及时上交，经公司总经理批准后由公司办负责封存或销毁，并建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

六、公司各部门内部文件一律加盖部门章，凡属公司级文件或以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章。

公司各部门章对外不具代表公司的法律效用。

七、公司各部门内部文件（材料）需要加盖部门章的必须经部门负责人批准，各部门牵涉到经营、金融、税务、法律等内容的文件（材料），在加盖部门章时还须经公司总经理批准。

需加盖公司印章的非经营性、承诺性、法规性且对公司不具任何约束力的一般性文件（材料），经公司办负
责人批准即可办理。

凡公司级制度性文件（材料）、公司对内对外的承诺性文件（材料）、对公司具备约束性的文件（材料）等在加盖公司公章时必须经公司总经理批准。

八、公司各印章的使用必须严格履行审批登记手续，需盖印的文件（材料），一律由需盖印人填写用印单后根据文件（材料）的层次逐级上报审批。

各印章保管人员在加盖印章时必须按公司规定详细审查审批程序及批准资格，并将经批准的用印单及所加盖印章的文件（材料）复件留底备查。

公司印章严禁填盖空白合同、协议、证明、介绍信及空白纸张。

公司各印章使用的批准人必须对该印章使用的后果承担一切责任。

九、公司各印章保管人必须定期将印章使用的详细情况登记造册后送办公室存档备查。

泗阳化纤产业集群有限公司2011-8-24。