档案管理现代化

（二）光盘技术在档案管理中的作用 随着档案计算机管理技术的不断发展， 对数字化档案信息的大容量存储、存放和 利用提出了更高的要求。光盘技术的应用 能满足这个要求。随着光盘技术的发展， 其价格也在不断的下降，许多档案部门都 配置光盘刻录机用于将档案信息存储在光 盘上。使用光盘存储和处理档案信息可以 提高办公自动化程度和工作效率，节省过 去使用纸张打印、复印、库存及运输成本， 其单位记录成本低，是目录所有记录介质 中最便宜的一种介质。
四、档案管理现代化的主要内容 随着科学技术的发展，以计算机技术为核 心的现代信息处理技术正在深入到档案管理之 中，运用现代科学技术手段和方法，达到优化 档案管理的过程。显然，计算机技术在档案管 理中的广泛应用是档案管理现代化的主要内容 和核心。在我国，传统的手工档案管理方法早 已不合时宜，已被现代化的管理技术所代替。 档案管理现代化不仅涉及新的技术装备、新的 技术手段的运用，而且涉及档案事业管理思想、 管理方法的现代化等很多问题。
（三）档案管理现代化有利于档案事业与国 民经济、社会协调发展 档案事业是国民经济、社会发展必不 可少的环节，其发展要受到整个社会和各 个环节的制约，并对整个社会和各个环节 产生一定的影响。改革开放以来，我国的 现代化建设、国民经济和社会各部门的建 设等都得到了很快的发展和进步，作为与 现代化建设和社会各项事业协同发展的档 案事业，要进一步加强档案管理现代化建 设，使档案工作更好地适应社会的发展。
三、文档一体化计算机管理系统 （一）文档一体化管理系统 随着计算机技术应用的进一步普及，计 算机进入了机关办公室，文件管理和档案管理 这两个不同性质的工作被紧密地联系在一起。 文档一体化就是从文件管理与档案管理出发， 实现文件从形成到归档的全过程控制和管理。 档案管理工作要较好地实现文档一体化，就要 求文书部门的文书人员在文书管理工作中既要 做好档案归档的前处理工作，又要按照各种规 范去满足计算机管理的要求。
档案管理现代化与 电子档案管理
随着科学技术的不断发展和新技术的 不断运用,现代化的水平也在不断提高, 不断运用,现代化的水平也在不断提高,信息 的管理水平和开发利用程度将成为衡量其 社会发达程度和科学技术发展水平的标志。 档案工作的现代化也是在我国科学技术迅 速发展、社会整体现代化进程的日益加快 的形势下展开的，档案管理也无例外地受 到了深刻的影响。档案是一种“独一无二” 到了深刻的影响。档案是一种“独一无二” 的信息资源，大力开发和充分利用好档案 信息资源，真正做到为改革开放和经济建 设服务，必须加快档案管理现代化步伐， 不断加深对中国特色的档案管理现代化建 设规律的认识，从各个方面加强档案管理 现代化建设的进程，迎接信息时代的挑战。
通过计算机直接对档案原文全文自动处理 并检索全文信息，是档案部门应用计算机管理 档案的发展趋势之一。档案全文信息计算机存 储检索系统工程，具有操作简单，存储检索方 便、快捷，可通过互联网进行远距离传输、检 索等优点。随着电子文件及电子档案大量产生， 档案全文存储检索系统的应用将会越来越普及。 但是，利用计算机存储技术，所存储的档案全 文信息很难做到长期或永久保存。而档案缩微 品对设备的依赖性不大，而且设备变化缓慢， 且可长期保存，但不能直接上网远距离传递。 因而缩微、计算机存储技术是档案全文存储检 索的两种互补方法。
（二）缩微胶片数字化 缩微胶片的数字化应用是通过将缩微胶 片转换为数字图像的技术，即把缩微品的模 拟信息转换成计算机数字化信息。其基本原 理就是用专用的缩微胶片数字化扫描系统对 缩微胶片进行扫描，将胶片上的模拟图像转 换成计算机能够识别的数字化的图像文件， 并存储在计算机中，然后和档案文件（案卷） 目录数据连接在一起，实现用计算机快速而 方便地检索与阅读原存在缩微胶片上的档案 信息。可见，通过与计算机技术的结合，使 得缩微技术在当今档案信息存储与管理中出 现广阔的利用前景。
三、档案管理现代化的意义和作用 （一）档案管理现代化适应时代的发展要求 作为社会信息产业的重要组成部分，档 案部门必须采取现代化管理技术和手段，在 档案数字化、网络化、智能化方面下功夫， 满足社会各界对档案工作的需求，使档案信 息转化为推动社会前进的动力，服务于当今 的信息时代。否则，档案工作就不能适应时 代的发展要求，也就不能在信息时代中发挥 应有的作用。
第二节
计算机技术运用于 档案管理之中

我国档案部门从20世纪80年代初开始，在 我国档案部门从20世纪80年代初开始，在 档案管理工作中采用计算机技术进行了积极的 探索，积累了大量的经验，到20世纪90年代档 探索，积累了大量的经验，到20世纪90年代档 案计算机管理得到广泛的推广和应用。目前， 其应用范围也已由单机运行向网络化、由单一 载体向多媒体等档案现代化管理领域扩展。 计算机技术运用于档案管理工作的主要方 面有：档案计算机著录与自动标引、档案计算 机编目与检索、文件档案一体化管理、缩微技
（二）文档一体化管理系统所要求的档案管理 主要功能 文档一体化软件不仅能实现用计算机起 草文件、完成文件的收发管理，还能实现自 动组卷、著录标引、归档管理、打印目录， 同时还能管理档案的借阅、统计、检索等。 （三）全省档案系统统一推广使用科怡档案管 理系列软件 世纪科怡档案管理系统3.0/3.1系列有以 世纪科怡档案管理系统3.0/3.1系列有以 下几个特点：支持多全宗管理，强大的制作 目录功能，灵活的界面自定义功能，原文管
六、档案的全文存储与检索 计算机能够对大量图文进行存储和检索， 同时也具备了对档案信息进行全文检索的功能。 一般来说，对档案进行了扫描处理之后，有两 种存储信息的方法，其一是对档案扫描后作为 图形和图像进行存储；其二是对档案扫描后进 行OCR（文字识别软件）处理后作为文字进行 OCR（文字识别软件）处理后作为文字进行 存储。这两种方式虽然都能实现档案全文或原 文的存储与检索，但其功能有所不同。图形和 图像存储方式反映了档案的原貌，适合于带有 手迹、图形、图像或字迹模糊的档案进行检索 或存储；文字方式针对档案中的文字进行处理， 可以实现自动检索，或进行文字编辑。
理功能（包括文字、图像、多媒体等各 种电子文件以及纸质文件扫描），支持 多种组卷方式，案卷或档案调整方便快 捷，档案查询轻松自如，档案利用方便 直观登记借阅利用情况，多级数据安全 机制，数据导入导出灵活，系统扩充功 能强大，管理对象可无限分级，用户可 按自已需要实施分类方案，可根据用户 的特殊需要随时增加新的功能。
第一节 档案管理现代化
要了解档案管理现代化，就必须正确 认识和理解档案管理现代化的概念、目的、 意义和内容。 一、档案管理现代化的概念 档案管理现代化就是用科学的思想、 现代化的方法和手段对档案工作进行有效 的管理，并获得最佳的工作效率、经济效 益和社会效益的工作方法。
档案管理现代化通常指三方面的含义：一 是在档案管理中运用现代化的技术和手段；二 是档案管理人员掌握了现代科学知识；三是建 立起现代化和科学的档案管理机制。 随着信息时代的不断发展，档案管理以手 工管理为主的传统手段正在发生变化，逐渐向 利用现代先进技术手段和方式、方法过渡。以 网络技术为支撑的计算机技术，促进了档案管 理模式的改变，促进了档案信息的收集整理、 检索利用管理等的网络化，极大地提高了档案 管理的应用水平和利用质量，为社会经济建设 发展服务。随着计算机技术应用的进一步发展， 电子档案管理的发展趋势将不可阻挡。
七、计算机局域网在档案管理与利用中的应用 （一）档案管理应用计算机局域网络技术优点 档案管理应用计算机局域网络技术是基于 计算机局域网络具有以下独特的优点： （1）对分布的计算机进行管理和控制，提高档 案管理效率和管理质量。实现档案信息资源共 享，包括设备资源共享和档案管理数据和程序 共享，节省大量的开支和费用。 （2）计算机网络技术的应用使分布在各地的档 案信息资源组成一个整体，分工协作、互相支 持，大大提高了整个档案信息系统的功能与
二、计算机编制档案目录与检索档案信息 （一）计算机编制档案目录 计算机编制各种档案目录是计算机档案管 理中一项最基础的工作。为了便于档案的管理 和提供利用，档案部门需要编制各种档案目录， 如全引目录、案卷目录、卷内文件目录、归档 文件目录以及各种专题目录等。 （二）计算机检索档案信息 档案计算机检索，就是利用计算机（或网 络）和配套设备，根据档案利用者的不同要求， 按照一定的方法和步骤，从保存在计算机内或 保存在磁盘、光盘等外部设备上的档案信息中， 检索查询所需档案信息的过程。
四、档案信息的缩微 采用缩微技术将档案、资料缩小拍摄在感光 胶片上，经过冲洗加工等处理后，将档案信息保 存在缩微胶片上，供利用者拷贝、检索和阅读。 缩微技术包括档案原件的前处理、拍摄、冲洗、 拷贝、还原、存储、检索、阅读利用等过程。 （一）缩微技术在档案管理中的作用 缩微技术在档案管理中的主要作用，一是能 有效节省档案存放空间；二是缩微品具有法律凭 证的作用；三是能够抢救珍贵的档案，利于档案 的长期保存；四是便于开展散失档案的征集、收 集；五是实现档案管理现代化的重要手段之一。
档案管理现代化关系到整个档案工作的 方方面面，其基本内容主要包括档案工作管 理技术手段的现代化。档案管理现代化涉及 到档案的收集、整理、储存及保管、现代化 库房、档案保护技术、计算机管理档案、档 案信息开发利用、电子文件归档和电子档案 管理等领域，主要内容是计算机技术的运用， 除此以外，还包括音像技术、缩微技术、激 光光盘技术、静电复印技术等运用。随着科 学技术的进一步发展，还将会增加一些新的 内容。实现档案管理现代化的作用要以解决 一些传统的档案管理手段所不能解决的而又 需要迫切解决的问题。
术与档案信息缩微胶片数字化、档案光盘存储 技术、档案全文（原文）存储与检索、计算机 局域网与档案信息资源共享、计算机档案保护 及库房管理、档案信息多媒体技术、计算机人 工智能技术在档案部门中应用等。 一、计算机著录与自动标引档案信息 （一）计算机著录 计算机档案著录是在编制档案目录时，对 档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的 过程。档案著录标准化是实现档案管理现代化 的一项基础工作为建立健全我国统一的档案检 索体系，深入开发档案信息资源，充分发挥档