Office高级应用技巧

Office Tips

如何实现工作表数据的行列互换（Level 100）

在工作表的制作过程中，有时需要将工作表数据的行和列进行互换，这样的操作可以借助工作表数据的复制、粘贴功能来实现，操作步骤如下：

（1）选中工作表中的单元格区域，并执行【复制】命令。如图1所示。

图1 复制粘贴

（2）执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令，打开“选择性粘贴”对话框，并选中“转置”复选框，如图2所示。

图2 选择性粘贴

（3）单击【确定】按钮，就会发现可以将数据行列互换显示在工作表中了，如图3所示。

图3 数据转置

如何去除页眉中的横线（Level 200）

在文档中加入页眉时，会在页眉的下面出现一条横线。如下图所示：

如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线，这时可执行如下操作：

（1）确认插入点位置于页眉。打开【视图】|【页眉和页脚】命令，如图1所示。

图1 打开页眉

（2）执行菜单栏中的【格式】|【边框和底纹】命令，如图2所示。

图2 边框和底纹

（3）打开“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡。在“设置”选项区域中选择“无”；在“应用于”下拉列表中，选择“段落”。如图3所示。

图3 “边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡

（4）单击【确定】按钮即可。如图4所示。

图4 页眉中的横线已被去除

快速定位Word文档位置（Level 100）

在修改或校对一个比较长的Word文档时，如何能够快速定位到上次编辑的位置呢？现在，按【Shift】+【F5】组合键，上次编辑到的位置就立即出现了。

巧妙设定Word启动后的默认文件夹（Level 200）

Word应用程序启动后，使用【文件】菜单中的【打开】命令打开文件时，默认文件夹是“我的文档”文件夹；而保存一个Word文档时，默认的保存位置也是“我的文档”文件夹。怎样才能让Word应用程序自动识别自己的文件夹呢？

在“文件位置”列表中选择“文档”选项，然后单击【修改】按钮

打开“修改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的位置后，单击【确定】按钮。

设置完成后，当您再次打开Word文档或保存Word文档时，在对话框中显示的就是您的工作目录了。

如何去除绘图时出现的画布（Level 100）

在Word 2003中使用自选图形工具画图时，总会出现一个“画布”。如果不希望看到它，该如何操作呢？

执行菜单栏中的【工具】|【选项】命令，在“常规”选项卡，去除“插入…自选图形?时自动创建画布”复选框的选择即可。

如何在Excel中通过下拉列表填写数据（Level 200）

在制作Excel文档时，经常要在Excel中输入重复性很高的数据，例如输入相关的部门。要是能从下拉列表中选择数据就比较方便，还不容易出错。

（1）选中所需的单元格，执行【数据】菜单中的【有效性】命令。

（2）在“数据有效性”对话框中的“设置”选项卡中，选择“序列”选项。

（3）在“来源”文本框中输入下拉列表框中的内容，并用逗号进行分隔。

（4）选中“提供下拉箭头”复选框。

（5）设置完成后单击【确定】按钮。

此时，设置好的下拉列表下图所示。

如何在Outlook日历中显示双时区（Level 100）

在Outlook 2003中，可以同时查看两个时区，例如中国和美国的时间，这对于跨国企业员工随时了解当地与异地的时间情况帮助很大。

在Outlook日历左侧的时间线上单击右键，选择【更改时区】命令，即可设置附加时区。

选中“显示附加时区”，并分别在每个时区的标签中添加文字。单击【确定】，即可在日历中显示双时区。

如果要将两个时区的左右位置交换，可在更改时区对话框中单击【交换时区】按钮。

怎么样才能够让邮件在特定的时间发送出去呢？（Level 200）

如果您想撰写一封活动邀请函，需要在活动前几天再发送邮件，若您很忙没有时间做，就会忘记这件事。

那怎么办呢？您可以在空闲时间预先写好邮件，在撰写邮件时，单击【选项】按钮，出现“邮件选项”对话框，即可设置“传递不早于”某个日期和时间。这样邮件会在指定时间才发

送出去。

如果想将Excel文档中的部分内容以邮件形式发送，该怎么办呢？（Level 100）

如果不想将Excel文档中的全部内容发送给别人看到，可以只选择某部分区域作为邮件发送。

1. 在Excel文档中选择待发送的区域，并单击工具栏中的“电子邮件”按钮。

2. 填写收件人、主题、说明等信息，并单击工具栏中的【发送所选范围】按钮，即可将所选范围发送给收件人，未选中部分不会出现在邮件中。

3. Excel文档中的部分内容被发送出去。

如何在Outlook联系人中显示英文姓名索引呢？（Level 200）

Outlook中文版的联系人右侧有一排字母索引按钮A-Z，单击某个字母，即可跳转到以该字母汉语拼音顺序开头的联系人位置。

如果联系人中同时有中文姓名和英文姓名，可以再添加一个英文姓名索引。在字母索引

的最下方单击一个不易被注意的小按钮（如图中鼠标指针所示位置），选择“西语”，即可添加一排小写字母a-z索引按钮。

单击某个小写字母，可以快速定位到以该字母开头的英文姓名。

怎样使用Outlook搜索文件夹？（Level 100）

Outlook搜索文件夹是一个虚拟文件夹，其中记录了搜索条件，显示出满足指定条件的邮件，邮件的原始位置可以位于收件箱、已发送邮件等任何位置。

1- 在“搜索文件夹”上单击右键，选择“新建搜索文件夹”命令，即可在对话框中选择各

种预定好的模板。

2-单击【选择】按钮，可从联系人列表中挑选联系人。

3-单击【确定】按钮，如果邮件同时满足多个搜索文件夹的条件，则在满足条件的每个搜索文件夹中都会出现这封邮件。

如果删除搜索文件夹，不会删除搜索文件夹中所列出的邮件。如果在搜索文Outlook中原位置的邮件同时也被删除。

想快速在Office中打开常用文件夹，该怎么办？（Level 200）

在Office软件中经常访问的文件夹，可以采用一种快速访问的方法。

1-在“打开”或“保存”对话框中，找到要经常访问的文件夹。

2-例如“Tips”，选中该文件夹（注意不要打开文件夹），单击【工具】按钮，选择“添加到我的位置”命令。在对话框左侧的列表中即可添加“Tips”文件夹。

在列表区域单击右键，选择【上移】命令，可将项目移动到顶端。

3-选择【小图标】命令，可看到更多列表项。

如何将Word文档发送给别人审阅修订（Level 100）

将文档发送给别人修改之前，应该先从菜单选择【工具】|【修订】命令，使文档处于修订状态。

将文档发送给别人之后，任何修改都会自动标识颜色，并记录修改的结果。

拿到修改的文档后，可以在“审阅”工具栏中进行操作，快速定位到修改位置，并接受或拒绝别人所作的修订。选择【视图】|【工具栏】|【审阅】。

接受或拒绝后，原来修订的颜色就会自动消失。

邮件规则的导出和导入（Level 200）

在重新安装系统或更换电脑之前，最重要的一件事就是做好备份，尤其是Outlook中的信息的备份。很多人都会备份邮件、联系人等重要信息，却忘记了备份在Outlook中定义的邮件规则。

邮件规则用于对邮件进行自动操作（例如自动转移位置、自动转发给指定人员等），如果没有备份，将来在新的系统中还要重新创建一个个规则，会很麻烦。备份规则可以这样做：

从菜单选择【工具】|【规则和通知】命令，显示“规则和通知”对话框。单击【选项】按钮，即可进行规则的导出或导入。

单击【导出规则】按钮，将规则保存为.rwz文件，这种格式的文件是专门用于存放邮件规则的。将备份好的.rwz文件复制到安全的位置。

当新系统安装完毕后，在Outlook中，同样从菜单选择【工具】|【规则和通知】命令，显示“规则和通知”对话框。单击【选项】按钮，并单击【导入规则】按钮，即可将备份好的.rwz 文件中的规则导入Outlook。

退出Outlook时自动清空已删除邮件（Level 100）

删除邮件时，会将邮件放到“已删除邮件”中。常常需要手工进行清空“已删除邮件”的操作。可以在Outlook中进行如下设置，实现退出Outlook时自动清空“已删除邮件”。

从菜单选择【工具】|【选项】命令，并单击“其他”选项卡。选中“退出时清空已删除邮件文件夹”选项即可。

怎样在同一单元格中显示“2005-8-22 星期一”？（Level 200）

单元格中是日期类型的数据时，可以通过设置单元格格式让日期以各种格式显示。

1- 如果想让日期按“2005-8-22 星期一”的方式显示，可以从菜单选择【格式】|【单元格】命令，选择“自定义”分类，并在类型中输入“yyyy-m-d aaaa”，即可按上述日期类型显示。2- 如果想显示为“2005-8-21 一”，在类型中输入“yyyy-m-d aaa”即可。