5审核准备

• 主持审核中的会议 • 审核过程控制 • 领导审核组得出审核结论 • 编制审核报告 • 向管理层报告审核结果
内审员职责
• 按承担的审核任务编制检查表
• 搜集审核证据，报告审核发现（编写不符合项报告） • 参与审核结论的得出 • 按审核组长要求，对不符合实施跟踪
质量管理体系内部审核准备
• 审核方案 • 内审的启动 • 文件评审 • 现场审核前的准备
利弊 导向
利
弊
部门导向
避免重复审核,效率高
难以从业务角度使受审核部门理解
过程导向
能获得完整过程的审 核证据
可能会对某个部门多次审核,安排不 当则带来冲突,使效率降低
条款导向
能获得完整条款的审 核证据
可能会对某个部门多次审核,安排不 当则带来冲突,使效率降低
以上仅供参考
推荐的方法:部门+活动+标准条款
面谈的提问方式
• 肯定/否定式;
• 了解式;
• 探讨式;
• 假设式;
面谈注意事项
• 面谈人员：审核范围内、承担相关任务
• 面谈地点：工作时间、正常工作地点、
• 面谈气氛：轻松，愉快，平易近人
• 面谈开始：轻松话题，解释面谈和记录的原因 • 面谈过程：关注对方，避免有倾向性答案的问题 • 面谈结束：总结和评审面谈的结果，感谢对方 • 后续处理：有疑惑时可通过其他途径印证
思考
ISO9001:2008标准中哪些要求可通过面谈获得审核证据？
查阅文件 （审核员在化验室审核） 审核员：能不能看一下咱们执行的检验标准？ 主任（拿出文件）：这是我们的标准汇编 审核员（查看后）：这个月的检验报告在哪里？ 主任（拿出文件）：还没有装订，有点乱。 审核员：麻烦把0355批的报告给找一下。 主任（翻了翻抽出一份）：就是这个。 审核员（查看后）：检验标准上规定每批样品要做双份试验， 怎么报告上只有一个结果？ 主任：这是平均值，原始结果记录检验员自己的本子上。 审核员：那请这位检验员把本子给看一下吧。
“标准条款+部门”的示意
时间 08:00-12:00 08:00-10:00 10:00-12:00
组别 1 2 2
标准条款
部门
工务部/制造部/技术部 4.2.3/4.2.4 /总务部/购买部…… Q:6.3/6.4 Q:8.5.2/3 工务部/制造部
品质部/工务部/制造部 /总务部……
讨论:以上三种方法的利弊?
第四节 现场审核前的准备
4-1 编制审核计划 4-2 收集审核证据的方法 4-3 抽样 4-4 编制检查表
关于抽样 由于审核资源（审核时间和审核员数量）和审核成本 （为配合审核而造成的停顿等）的限制，审核不可能 涉及到所有时段、所有区域、所有人员的活动，因此， 只能采用抽样。
总体和样本举例 • 在通过面谈确认公司员工是否都知道本岗位的质量目 标时，总体是全部在管理体系范围内的公司员工，样 本是所提问到的若干员工；
4-1 编制审核计划 4-2 收集审核证据的方法 4-3 抽样 4-4 编制检查表
ISO19011：2002给出的三种方法
面谈
查阅文件
现场观察
案例示意：面谈
（在销售部审核） 内 审 员：近一年发生过客户的投诉吗？ 销售经理：没有 内 审 员：您认为什么情形属于“客户投诉”？ 销售经理：我们的理解是客户通过传真、电话等方式正式表达的 不满，并要求解决，如维修、退款、换货等。 内 审 员：假如有这类情形怎么办? 销售经理：这种情况很少 内 审 员：假如有呢? 能否举个事例？ 销售经理：比如上个月A公司在验收我们产品时认为我们产品的 外观还比较粗糙，希望我们下次注意。 内 审 员：那我们有什么改进措施？ 销售经理: 其实据我了解,我们产品的外观比他们其他的协作厂 的要强得多,A公司最近正在和我们谈降价的问题。 „„
质量管理体系内部审核准备
• 审核方案 • 内审的启动 • 文件评审 • 现场审核前的准备
审核方案 针对特定的时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或
多次）审核。(ISO19011:2002
3.11)
注：审核方案包括策划、组织和实施审核的所有必要的活动。
审核方案的示例
覆盖组织管理体系的本年度一系列的内部审核;
• 方针
• 管理体系标准 • 管理体系文件 • 适用的法律法规 • 其他必须遵守的要求；
审核目的、范围和准则的确定 • 在内部审核中，审核目的、审核范围和审核准则通常由组 织的最高管理者或管理者代表确定； • 往往在策划审核方案时就已确定；
审核组和审核员 • 审核员：有能力实施审核的人员（ISO19011：2002：3.8）
• 在通过查阅记录来确认不良品是否都按规定处置时， 总体是一个时期内所有出现的不良品的处置情况，样 本是抽取到的若干批次不良品的处置情况； • 在通过观察来确认计量器具的状态标识时，总体是公 司现有的所有的计量器具，样本是所观察到的若干计 量器具；
样本量
• 管理体系的审核尚没有类似于产品抽样检查的较为科学和 明确的规则； • 但在时间许可的情况下，样本量应尽可能多，这样才能提 高代表性；
时间 组 部 别 门 活动 标准条款
08:00-08:30
08:30-10:00 10:10-11:00 11:00-11:45
质量目标设定 设施设备维护 2
5.4.1 6.3 6.3 7.1/6.3 7.6
工 务 部
动力供应 项目改造 计量器管理
11:45-12:00
编制审核计划的注意事项
编 制 前
审核范围
• 审核范围描述了审核的内容和界限，例如：实际位置，
组织单元，受审核的活动和过程以及审核所覆盖的时 期
灌 溉 渠
污水处理站
乡
锅炉房 水解工序
仓库（防火）
村
净化工序 成品工序 精制工序
贮酸 罐
贮碱 罐
农 田
公
食堂 花坛、 二期工程预留地
制氢站
× × 服 装 厂
路
停车场 办公楼
乡村公路及农田
审核准则 下列方针、程序或要求的部分或全部：
对供方的环境管理体系的第二方审核。
在认证机构和委托方之间合同规定的时间周期内，由第
三方认证/注册机构对组织的环境管理体系进行的认证/注 册和监督审核
ISO9001:2008
8.2.2
• 考虑拟审核的过程和区域的状况和重要性以及以往审核的 结果，应对审核方案进行策划；
审核方案的管理流程
审核方案的授权
讨论：这样抽样有什么不合适？
• 内审员甲：在检查部按检查表抽了一批入厂检查报告，
结果发现其含水率判定没有按合同规定判定，而是按
公司验收标准判定，就记录下来后开始查成品检查；
• 内审员乙：原想肯定有很多工人不按要求操作，但在
冲压分厂按检查表看了三台冲床旁的工人都按要求作 业，其感到惊奇，便逐个把21台冲床都看了一遍，结 果确实都符合规范；
质量管理体系内部审核准备
• 审核方案 • 内审的启动 • 文件评审 • 现场审核前的准备
第四节 现场审核前的准备
4-1 编制审核计划 4-2 收集审核证据的方法 4-3 抽样 4-4 编制检查表
审核计划的内容 • 审核目的
• 审核准则和引用文件
• 审核范围 • 进行现场审核活动的日期和地点 • 现场审核活动预期的时间和期限 • 审核组成员和向导的作用和职责
• 对很多部门均参与的活动：可安排（抽取）在部分部 门进行审核
• 还应考虑路线、分组工作量、审核中会议时间、拟审 核活动的逻辑顺序、作息时间等因素加以综合平衡
编制审核计划的注意事项
• 由规定的人员（如最高管理者、管理者代表 等）审批 • 由涉及的部门确认 • 必要时加以修改/调整；
编 制 后
第四节 现场审核前的准备
• 审核组：实施审核的一名或多名审核员，需要时，由技术 专家提供支持（ISO19011：2002：3.9）
• 通常指定审核组中的一名审核员作为审核组长
内部审核员 • 应具备实施审核的能力。
• 通常由最高管理者或管理者代表指定；
内审组长职责 • 按照审核方案所确定的审核范围、准则来制订审核计划
• 分配审核任务
思考
ISO9001:2008标准中哪些要求可通过查阅文件获得审核证据
现场观察 （审核员在铸造车间审核）
审核员（对主任）：上次质量例会要求今后生锈严
重的废铁皮一律不得入炉熔炼，你们怎么控制？ 主 任：进料仓时都要检查，如果有就拣出来。
审核员：那我们去料仓看看吧。
（在料仓） 审核员（查看后）：这里为什么还有很多废铁皮？ 主 任：这是前几个月进的，上次开过会后就放在 这里再没用，我们准备退回去。
查阅文件和记录的注意事项
可查阅手册、程序、规程、标准、台帐、报表、清单、 单据、凭证和电子文档等，但： • 文件和记录仅是审核证据的表现形式之一而不是唯一； • 不能凡事都要求提供文件和记录，特别是哪些标准、 法规或组织自己都没有规定要做的记录； • 受审核方不能提供记录并不表明相关的活动没实施， 反之，受审核方提供了记录也不能表明相关的活动肯 定实施了
• 拟审核部门的确定：根据审核方案，覆盖本 次审核的审核范围 • 厘清拟审核部门主导和参与的业务活动（特 别是主导的业务活动），以及这些活动所涉 及的标准条款
编制审核计划的注意事项
• 时间长短/内审员数量:考虑部门职能/活动的数量和 复杂程度确定,切忌一刀切
编 制 中
• 内审员安排:尽量选择工作背景和经验贴近拟审核职 能/活动的人员,特别对生产、检验、技术部门和安全 /环保专业管理部门
• 向审核的关键区域配置适当的资源
审核计划的作用和核心内容 • 作用：为审核委托方、审核组和受审核方之间就审核的实 施达成一致提供依据 • 核心内容：对“什么人”在“什么时间”去审核“什么事 项”做出事先安排