《会议组织与服务》电子教案第一章会前组织工作第四节会场准备工作.docx
会议策划与组织服务规范
会议策划与组织服务规范第1章会议策划概述 (5)1.1 会议目的与目标 (5)1.2 确定会议类型与规模 (5)1.3 会议时间与地点选择 (5)第2章会议组织结构与人员配置 (5)2.1 组织结构设计 (5)2.2 人员职责分配 (5)2.3 岗位职责说明 (5)第3章会议筹备工作 (5)3.1 确定会议议程与主题 (5)3.2 邀请参会嘉宾 (5)3.3 会议资料准备与发放 (5)第4章会议场地与设施 (5)4.1 场地选择与布局 (6)4.2 设施设备检查与调试 (6)4.3 现场布置与氛围营造 (6)第5章会议接待与签到 (6)5.1 接待工作安排 (6)5.2 签到流程设计 (6)5.3 嘉宾引导与接待 (6)第6章会议餐饮与住宿安排 (6)6.1 餐饮服务规范 (6)6.2 住宿服务规范 (6)6.3 紧急情况应对措施 (6)第7章会议宣传与推广 (6)7.1 宣传策略制定 (6)7.2 推广渠道选择 (6)7.3 宣传物料准备 (6)第8章会议现场管理 (6)8.1 现场安全管理 (6)8.2 突发事件处理 (6)8.3 现场服务与协调 (6)第9章会议记录与资料整理 (6)9.1 会议记录方法与要点 (6)9.2 资料整理与归档 (6)9.3 会议纪要编写与发布 (6)第10章会议评估与反馈 (6)10.1 评估方法与指标 (6)10.2 参会嘉宾反馈收集 (6)10.3 会议总结与改进措施 (6)第11章会议预算与成本控制 (6)11.2 成本控制策略 (7)11.3 预算执行与调整 (7)第12章会议后续工作 (7)12.1 嘉宾关系维护 (7)12.2 会议成果转化与推广 (7)12.3 员工总结与表彰 (7)第1章会议策划概述 (7)1.1 会议目的与目标 (7)1.1.1 会议目的 (7)1.1.2 会议目标 (7)1.2 确定会议类型与规模 (7)1.2.1 会议类型 (8)1.2.2 会议规模 (8)1.3 会议时间与地点选择 (8)1.3.1 会议时间 (8)1.3.2 会议地点 (8)第2章会议组织结构与人员配置 (9)2.1 组织结构设计 (9)2.1.1 高层管理团队 (9)2.1.2 执行部门 (9)2.1.3 各专门委员会 (9)2.2 人员职责分配 (9)2.2.1 会议主席 (9)2.2.2 副主席 (9)2.2.3 秘书处 (9)2.2.4 财务部 (9)2.2.5 各专门委员会 (10)2.3 岗位职责说明 (10)2.3.1 会议主席 (10)2.3.2 副主席 (10)2.3.3 秘书处 (10)2.3.4 财务部 (10)2.3.5 各专门委员会 (10)第3章会议筹备工作 (10)3.1 确定会议议程与主题 (10)3.2 邀请参会嘉宾 (11)3.3 会议资料准备与发放 (11)第4章会议场地与设施 (11)4.1 场地选择与布局 (11)4.2 设施设备检查与调试 (12)4.3 现场布置与氛围营造 (12)第5章会议接待与签到 (12)5.1 接待工作安排 (12)5.1.2 接待人员培训 (13)5.1.3 接待物资准备 (13)5.1.4 接待现场布置 (13)5.2 签到流程设计 (13)5.2.1 签到方式 (13)5.2.2 签到流程 (13)5.2.3 签到人员安排 (14)5.2.4 签到设备准备 (14)5.3 嘉宾引导与接待 (14)5.3.1 嘉宾抵达引导 (14)5.3.2 会场座位安排 (14)5.3.3 嘉宾需求响应 (14)5.3.4 嘉宾接送 (14)第6章会议餐饮与住宿安排 (14)6.1 餐饮服务规范 (14)6.1.1 餐饮服务原则 (14)6.1.2 餐饮服务内容 (14)6.1.3 餐饮服务流程 (14)6.1.4 餐饮服务注意事项 (15)6.2 住宿服务规范 (15)6.2.1 住宿服务原则 (15)6.2.2 住宿服务内容 (15)6.2.3 住宿服务流程 (15)6.2.4 住宿服务注意事项 (15)6.3 紧急情况应对措施 (15)6.3.1 餐饮紧急情况应对 (15)6.3.2 住宿紧急情况应对 (16)6.3.3 其他紧急情况应对 (16)第7章会议宣传与推广 (16)7.1 宣传策略制定 (16)7.1.1 明确会议目标：我们需要明确会议的目标，包括会议的主题、预期参会人数、参会对象等。
现代会议组织与服务电子教案 149028现代会议组织与服务电子教案
现代会议组织与服务电子教案2013年5月目录第一章现代会议概述第一节现代会议的含义和功能第二节现代会议的要素第三节现代会议的类型及其流程第二章有效利用会议第一节什么是有效会议？第二节你需要开会吗？第三节做好会议组织与服务第三章现代会议组织工作第一节会议策划第二节会前准备第三节会中工作第四节会议结束第四章现代会议文书服务第一节会议筹备方案第二节会议名称与会议议题第三节会议议程与会议日程第四节会议通知第五节会议发言稿第六节会议记录第七节会议纪要第八节会议简报第九节会议总结第五章现代会议环境服务第一节会场座位格局安排第二节会场环境选择与布置第三节会场的善后工作第六章现代会议接待服务第一节会议报到服务第二节会议入场服务第三节安排与会代表返离工作第七章现代会议礼仪服务第一节会务人员形象礼仪第二节沟通礼仪第三节会议礼仪第八章现代会议信息服务第一节会议信息收集第二节会议信息传递与利用第三节会议信息反馈第九章现代会议生活服务第一节会议住宿安排第二节会议餐饮服务第三节会议旅游娱乐服务第四节会议交通服务第十章现代会议保障服务第一节会议设备使用与维护第二节会议安全保密工作第三节会议值班第一章现代会议概述【定向目标】●理解会议的概念、功能●了解会议的类型●掌握会议的构成要素●知道会议的一般工作流程第一节现代会议的含义和功能【知识链接】一、什么是现代会议？从词义上讲，“会”，是聚集、会合，“议”是商议、议事，就是讨论和研究问题。
会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。
一些无领导、无组织、无目的的聚合议论、闲聊，则不能称之为会议。
二、现代会议的特点（一）针对性（二）规定性（三）程序性三、现代会议的功能（一）信息交流。
（二）决策功能（三）协调沟通（四）宣传教育（五）监督检查除了以上五点主要功能之外，会议还具备其他附属功能，也或多或少或强或弱地引导着会议的前进方向，比如地位象征、激发士气、增强凝聚力、明确组织目标、资源共享、激发灵感、跨文化国际交流等。
《会议组织与服务》教案 第一章 会前组织工作 第三节 会前材料的准备
某公司在年底准备召开一次总结表彰大会，参加的人员主要有公司领导5名、受表彰人员20名、员工200名。会议的主要议程有宣读表彰决定、颁发奖杯和奖状、受表彰人员代表发言等。请根据这一介绍，列表写出此次会议所需要的文件和物品及其数量，并指出其来源途径。
5.尺寸大方
会议证件和姓名卡片的大小尺寸应合理，既经济节约，又美观大方。
6.正确摆放
证件一般在会议接待区向参会人员发放，台签式姓名卡片应摆放在主席台或会议桌等位置。
课内练习
假如你所在的系要举行一次辩论会，参加的人员除了正方和反方两组辩手之外，还有主持人1名、评委5名、工作人员3名、观众100名。请根据这一情况介绍，列表写出此次辩论会所需要的文件和物品及其数量，并说明其来源途径。
2.收集整理文具用品供应商和办公设备供应商的信息，整理成列表；
3.掌握本公司内部可用的各种设备的情况；
4.掌握本公司内部紧急维修人员以及外部维修单位的名称、地址和电话。
五、会议证件的种类
重要的大中型会议一般会为每名参会人员制作姓名卡片和会议证件。
会议证件主要有以下几种类型：代表证（参会者具有表决权或选举权）、列席证（参会者只能旁听，无表决权）、工作证（会议工作人员佩戴，会议期间出入有一定限制）、记者证（到会的新闻媒体人员佩戴，出入在某些区域受到限制）、来宾证（主办方邀请的嘉宾佩戴）。
4）宣传品、海报等。
5）会议指南、节目手册、晚宴邀请卡、餐券等。
四、会议物品的准备
1.会议物品准备的基本要求
（1）准备充分。
（2）合理使用会议经费。
（3）昂贵用品租赁使用。
（4）列出物品清单。
2.会议物品的获取方式
（1）调用现有物品。
（2）购买。
《会议组织与服务》电子教案 第四章 常见会议的组织与服务 第四节 视频会议
授课题目
第四节 视频会议
课时安排
1
教学
目标
1.了解视频会议与视频会议系统
2.熟悉网络视频会议系统构成及场所布置
3.掌握网络视频会议系统的安装及使用
教学重点
网络视频会议系统构成及场所布置
教学难点
掌握网络视频会议系统的安装及使用
授课类型
理论、练习
教学方式
讲授、案例
教学资源
二、网络视频会议系统构成
1.基础构成及拓扑结构
网络视频会议系统主要由音响、计算机、音频输入设备、会议大屏幕显示设备、网络摄像终端、平台软件及中心视频会议管理系统等构成。
2.终端构成
（1）会议室终端
（2）个人桌面终端
（3）移动终端
三、视频会议场所的布置
1.会场布置
摄像背景(被摄人物背后的墙)要简洁，这样有利于提高视频图像传输效率。还可在室内摆放花卉盆景等物品，使会议室整体形象高雅，活泼，有助于突出视频会议和谐融洽的氛围。
多媒体
教学基本内容与教学设计
一、视频会议与视频会议系统
视频会议是利用多媒体设备和信息通信网络来完成会议目的的新型会议形式，两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体采集播放设备，将声音、影像及文件资料互传，实现即时且互动的沟通。
能够实现视频会议的成套硬件和软件体系称为视频会议系统，网络视频会议系统基于网络即时通讯技术，能够支持多人视频会议、视频通讯、多人语音、屏幕共享、动态PPT演讲、文字交流、短信留言、电子白板、多人桌面共享、文件传输等功能。
2.光照布置
视频会议场所应尽量采用人工光源，光照应均匀，可以为灯光安装漫射透镜，使光照充分漫射，使与会者脸上有均匀光照。
会务服务培训资料
大厦会议服务员培训教材（课题）第一章:会务服务基本礼仪一、服饰仪容礼仪(一）服饰的类别和要求1、统一穿着工作服，工作服一般要求颜色淡雅一些,深色的服饰会给人一种压抑、过于严肃的感觉，工作服一定要合体不紧身，不松垮。
工作服要定期清洗（每周至少一次,夏季每日一次）、熨烫，保持服装干净、平整清新无异味,穿与工作性质相符的鞋（一般会议鞋都是软底黑布鞋），会议服务过程中不会发出“哒哒"的响声。
2、不得穿低领装、肚脐装等奇装异服，穿着要大方得体。
3、工作期间要正确佩带胸卡。
4、工作期间不得佩带戒指、手链、手镯、夸张的耳环,不得留长指甲,不涂指甲油.5、不得涂抹过于浓重刺鼻的香水，不得吃刺激性食物，保持口腔气味清新.（二）发型的选择1、不得披发，不烫怪异发型，头发保持自然色,统一发式、佩戴统一头花。
2、不得留过长的刘海，一般要求不留刘海，以免低身倒水时刘海会滑落参会人员脸上，甚至发生头发掉落杯中的事情。
3、不得喷浓重的发胶、发乳等刺鼻的美发用品.(三）面容的化妆1、选择适当的化妆品和与自己气质、脸型、年龄等特点相符的化妆方法.2、工作时间精神饱满，面带微笑,给人一种亲近的感觉。
3、不得浓妆艳抹,每天需化淡妆,妆容自然、大方。
二、言谈举止礼仪(一)、礼貌用语1、接听会议电话要使用文明礼貌用语：声音要轻柔、语速不能过快、生硬。
“您好，这里是会议服务，请问您有什么需要…"“请问您贵姓?”“请问您的联系方式……”“请问您还有什么会议要求…”“好的，再见……"“您好，请问您是来参加XX处室会议的吗？请您往这边走,XX会议室在这边。
”“您好,这是您的茶,请慢用.”2、会议服务过程中经常会遇见业主有临时的服务要求，注意观察业主一个眼神、一个举动，服务人员上前要略欠身体轻声问道：“您好,请问您有什么事情…”（如要求换杯清水、空调温度调低点、喝浓茶、传递手表等）“…好的,您稍等…”3、会场外遇到特殊事情需要内领导处理，一般都是小纸条传递，传递完以后一定要及时给予双方回复。
会议组织与服务教案
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会议组织与服务教材
行。
03 会议期间组织与 协调
会议时间安排与调度
确定会议时间和地点
根据参会人员和会议需求，选择合适的会议时间和地点，并确 保设施设备齐全。
编制会议时间表
根据会议议程和发言人时间，合理安排发言和讨论时间，确保 会议按时进行。
监控会议进程
在会议期间密切关注发言人和讨论进展，避免偏离主题或浪费 时间。
会议组织与服务教材
2023-11-07
目录
• 会议组织概述 • 会议前期筹备 • 会议期间组织与协调 • 会议后期总结与跟进 • 会议组织常见问题与解决方案 • 会议服务实践案例分享
01 会议组织概述
会议的定义与目的
会议的定义
会议是一种集体沟通交流的方式，通常由两个或更多的人参与，旨在讨论和 解决共同关心的问题或事项。
设计互动环节，鼓励参会人员积极参与讨论和交流。
提供匿名或非正式的反馈渠道，让参会人员可以自由 发表意见和建议。
对参会人员进行培训和引导，让他们了解如何更好地 参与会议讨论。
会议物资丢失或损坏问题解决方案
提前检查会议场地和设施，确 保物资齐全且完好无损。
制定物资使用规定，明确责任 人和使用方法。
安排专人负责物资管理和监督 使用过程，及时发现并解决问 题。
详细描述
根据会议的目的和目标，制定相应的评估标准，并收集参与者的反馈意见，分析并总结会议效果，发 现问题并提出改进措施。
会议参与者跟进与联络
总结词
对会议参与者进行跟进与联络是保持会议 效果持续性和提高参与度的关键。
VS
详细描述
通过电子邮件、电话或社交媒体等方式， 与参与者保持联系，提醒他们会议的后续 跟进事项，鼓励他们分享会议经验和心得 ，增强会议效果。
电子教案与课件—会议组织与服务—A42-9659 第四章 常见会议的组织与服务
实训练习
一、请搜集相关资料，具体说明在一所学校中，校长办公会 议都需要研究哪些事务？
二、请根据本节“案例导入”提供的背景信息，模拟组织一 场座谈会，分角色扮演业务代表和物业工作人员，演练整个座谈 会的过程。
案例导入
2011年，某高端家具品牌造假被媒体曝光。该企业负责 人就这一事件召开了新闻发布会。发布会进行过程中，一名 自称消费者的男子的高喊，“我是消费者，花了1000多万元 在你们这儿买家具，都是假的、假的。”现场出现混乱，企 业负责人情绪激动，边说边落泪，大谈其艰辛的创业史、担 负的企业社会责任等。对于核心的产地问题、产品质量问题 ，则始终避而不谈，最后因情绪过度激动，仓促离场。
一、商务谈判会议的准备工作
4.确定谈判地点及布置谈判室 在会议室谈判的座位规则是，以面对入口的里侧为尊， 因此需要将客方安排为面对正门，主方背对正门。主谈人居 各自一方的中间，除主宾、主人居中对面而坐外，双方的其 他人员依其身份的高低，按照先右后左、自高而低的顺序分 别安排就座在各自上级一方。 记录员在主谈人后面就座。在每个人的位置上放置座位 卡和姓名卡。桌子上放一些纸、笔、水杯和矿泉水。
案例导入
保安部门负责人听到这么多的意见都是针对他的，脸色 越来越难看，终于忍耐不住了，发起火来，争辩说：“反复 提醒你们把自己家的车锁好，可你们就是不听，丢了活该！ 你们有小轿车的人，总是乱停乱放，挡住别人的路，人家可 不就给你把车漆划伤……”
作为主持人，物业中心主任也赞同保安队长的话，确实 有业主自身的原因。他就没有制止保安队长的话，让他继续 说下去。业主代表们也不甘示弱，于是大家的嗓门越来越高 ，仿佛在吵架一般。
2.拟定谈判方案； 3.模拟谈判合影； 4.分组评议演练中存在的不足并提出改进方法。
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授课题目
教学
目标教学重点教学难点
授课类型教学方式教学资源
会议组织与服务课程教案（第一章）
第四节会场准备工作课时安排1
1.了解并熟悉会议准备工作的主要内容
2.熟悉会场座位的安排
3掌握会场的布置
熟悉会议准备工作的主要内容和会场座次的安排
能够布置会场、。
理论、练习
讲授、案例
多媒体
一、会场的类型
会场类型
教学基本内容与教学设计
类型容纳人数特点适合会议类型来源
一次投资，多次使用，平均成本各种内部小型会
单位会议10～ 50较低议，如例会、部门
内部自室人空间封闭，避免打扰，保密性强会议、座谈会、交
备
调用灵活便捷流会、谈判会议等
座位固定，容纳人数固定
各种中大型会
单位
议，例如表彰大会、
功能分区明显，有主席台内部自礼堂百人以上庆典大会、全体大
设备比较完善备或租
会、代表大会、报
单次费用较高用
告会等
空间可以根据会议需要灵活划分单位人数不固会议时间之外可以有其他用途
大型会议的分会
内部自大厅场；展览展示会；
定容纳人数灵活，人员进出会场比备或租
临时会议
较自由用
空间可以根据需要扩充
露天人数不固容纳人数灵活，人员进出会场比群众集会、庆典
租用场地定较自由仪式
易受各种因素干扰
二、会场的预定
1.会场预定的原则
（1）根据会议类型预定会场。
（2）根据基础设施条件预定会场。
（3）根据会议规模预定会场。
2.会场预定的方式
（1）预定内部会议室：
1）适当提前。
2）确认预定。
3）合理调配。
（2）预定外部会场。
1）应有完善的设施、设备。
2）尽量避开闹市区。
3）合理的场地租借费用。
4）预定外部会场时，应签署正式的租赁协议。
三、会场内部环境布置
1.会场布局形式的类型
会场形式的类型
会场格局常见会场形式适用会议优点
会场恢宏壮观，会场气氛大小方形、半大中型的报告会、总结
相对式庄严肃穆，突出支持人和发圆形表彰会、代表大会等
言人
人员紧凑，容易彰显和谐圆形、椭圆形、
小型会议及座谈会、协
全围式多边形、长方形、愉快的气氛，便于与会代表
调会等类型的会议
正方形、回字形沟通
介于相对式与全围式之
中小型的工作会议，桥
马蹄形、方拱间，既便于主持人与参会人半围式型布局适用于咨询、述
形、 T字形员的沟通，又增强了会议效
职、考评和听证等会议等
果
既强调了领导和嘉宾的地
方桌形、 V字规模较大的联欢会、茶位，又利于与会代表相互沟分散式
形、圆桌形话会、团拜会等通和交流，会议气氛更加自
然畅快
图 2-4-1大小方形布局图2-4-2半圆式布局图2-4-3圆形布局图2-4-4回字形布局
图 2-4-5马蹄形布局图2-4-6 T字形布局
2.主席台的布置
一般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型，主席台下和讲台上摆放鲜花，主席台上放置座位台签。
（1）会标。
会标一般为红底黄字，内容为会议活动的名称，会标应悬
挂在主席台上方。
（2）会徽。
可用组织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等，也可采用专
为会议而设计的标志。
（3）讲台。
3．座次的安排
安排座次应考虑参会人员的职务、身份和在会议中的职能等多种因素。
（1）主席台座次安排。
国内会议主席台的座次安排。
按照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中，按先左后右（以主席台的朝向为准）、前高后低的顺序依次排列。
如图 2-4-7 所示。
421353124
会议桌会议桌
主席台人数为双数主席台人数为单数
主席台座次安排示意图
国际性会议主席台的座次安排。
主办方身份最高者居中，其他来宾按照国际礼宾次序先右后左（以主席台的朝向为准）向两边排列，这一点与国内会议排法正好相反。
主持人座次安排。
主持人既可在前排边座入座，也可按职位高低顺序就坐。
主席台座次排好后，要把主席团座次图表贴休息室门口。
（2）参会人员的座次安排。
1）竖排法。
主席台
从左到右排列
部门1部门2部门3部门4
部门1部门2部门3部门4
部门1部门2部门3部门4
2）横排法。
主席台
从
部门 1部门 1部门 1部门 1前到后排
部门 2部门 2部门 2部门 2列
部门 3部门 3部门 3部门 3
图2-4-9横排法座次示意图
3）左右排法。
主席台
以中间为基点先左后右向两侧排列
部门4部门2部门1部门3部门5
部门4部门2部门1部门3部门5
部门4部门2部门1部门3部门5
图2-4-10左右排法座次示意图
无论采用何种排法，事先划好座位区域，在会场大门贴指示牌、座位图，
或者在与会代表的出席证是注明座位号，以便与会代表顺利入座。
4．会场氛围的设计
会场的布置应考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般以蓝色和浅灰色为主。
四、会场外部环境布置
在会场四周和会场口，悬挂横幅标语、迎宾牌、花篮等，烘托会场热烈隆
重的气氛。
庆典性会议或活动，可以在比较宽敞的入口位置摆放充气模型，颜色、跨度、文字内容可以根据需要确定。
五、会场设备的安装与调试
1.专人负责设备安装与调试
2.及时维修问题设备
3.进行必要的演示与检测
4.电器设备的特殊要求
小贴士——会前检查场地
为保证会议的顺利进行，会前要对会场布置进行检查，俗称“踩点” 。
会前检查可以采用两种形式进行：一是领导人听取大会筹备处各组汇报；二是现场
检查。
为了确保万无一失，会前检查一般应对现场进行实地考察。
秘书要密切
配合领导人的检查工作。
一般会议检查的重点是：会议文件材料的准备、会场布置是否与会议议题相适应、会标是否端正醒目、主席台是否按照议定次序设置、领导人台签是否
妥当、旗帜鲜花等烘托气氛的装饰物是否得体、音箱等设备是否工作正常、安
全保卫工作等。
大中型重要会议的会前检查还包括场地划分是否合适、进场退
场路线安排、警卫部署、票证检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人
员的就位等。
在某企业召开的年度表彰大会上，颁奖仪式正在进行。
由于颁奖人次多，而且受奖人没有按照领奖顺序在前排就坐，领导手拿奖品奖状却找不到领奖的
人，领奖的人上台后，不知道谁给自己颁奖。
一时间，主席台上有人在交换位
课内练习置，有人在交换奖品，一片混乱中表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛大受影响。
请根据这一介绍思考：主席台为什么会一片混乱？应该怎样解决这个问题？
天地公司将于2011 年 12 月 18 日召开第七届职工代表大会，会场安排在公司大礼堂。
开幕式后将分部门进行小组讨论，公司共有11个部门：人事部、
生产部、技术研发部、市场部、销售部、售后服务部、招商引资部、公关部、
课后作业外联部、物流部和后勤部门。
请根据这一介绍思考以下问题：这次大会是否需要设置分会场？如果要设置分会场，应如何安排？请做出主、分会场布置方案，并将方案做成 PPT演示文
档。