石油企业电子档案的应用与管理

登记 、 还原 ， 不破坏档案 原貌 。
５结 语
随着计算机现 代技术不 断的发展 ， 电子档 案管理对档案 管 理 工作人 员提 出了更新更 高的要求 。 档案 管理工作 人 员必须 完
２ 电子档 案
“ 三 套制 ” 归档 原则 与审 核
鉴 于 电子文件 载体 和信 息技 术
（ １ ） 在 现在 技术 条件 下 ， 对一 些具 有凭证 作用 的法 律效 力 的文件 必须 以纸 质形 式保存 的 不稳 定性 ， 以及 电子文 件 的易修 改性 ， 有 必要将 重要 的 电子 文件 制成硬盘 拷贝存档 ， 以保 证数据 的安 全 。 （ ２ ） 过 去 我们 电子 档案 归 档进 展 缓慢 的 一个 重 要原 因就 是 制 度 不落 实 ， 制 度执 行 力 “ 疲软” ， 电子 档案 归 档工 作 “ 失
求 归档 电子 文件 形 成与 工作 流程 必须 同步 ； 为防 止文 件 内容

ｌ电子 档案 的收 集 与积 累
（ １ ） 电子档 案收集 积累的重要性 就开 始 为保证 归档 电子 档案的 真实性 ， 电子档案 的收集 与积累 工作 必须从 电子档案形 成阶段 收 集 与积 累应 贯穿于 公文 处理 和企 业工 作的整 个过 程， 必须 了解 和掌 握 电子档 案的形 成规 律和 过程 。 电子档 案收 集积 累是按 照规 定和标 准进行 的一项 经常性的 工作 ， 不仅保证
程要 责任 分 明
制 作人 员应 该对 其制作 的档 案 负全责 。 （ ３ ） 电
子文 件形成 后 应及 时进 行积 累， 以 防在 分散 状态 下发 生信 息 的损 失和变 动 。 （ ４ ） 采 取可 靠的安 全防 护技 术措施 和具 体 的 电 子 档案 归档办法 ， 有效保 证 电子文件 的真实性 和可靠性 建立
虚构， 要求 电子 文件 与反映 工作 活动 必须对 应等 等。 档案人 员 要 与信 息技术 人 员充分 沟通 ， 参 与档案 系统 设计 与管理 ， 把 功 能需 求与完善 纳入到 系统 设计 与维护 ， 实现 电子 档案和 系统功 能的高 度融合 。
４ 电子档 案 的保 存与 维护
关键词 ： 石油企业；电子档案；管理
２ ０ １ １ 年 以来 ， 大 港油 田 公司 以行业 推广 档案 管 理系 统为 契机 ， 完善 电子档 案 归档流程 和管 理规 范 ， 深 度推 进馆 藏 历史 档案数 字化进程 ， 强化 “ 三套制 ” 归档 ， 加 大 目录 数据库和 数字 化档案 及其专业 属性数据 库建设 ， 对每一 个实体档 案赋予 条形 码 识 别与应 用 ， 形 成档 案实体 管理 向 内容管理 的技 术支 撑 ， 实 现 了在 中石 油档 案管 理 系统 平 台上 电子档 案与 实体档 案 的集 中统一并 同步管理 、 统计分析和 资源利用 。 档 案信息化 的核心是 电子档案收集 与积累 。 电子档案是 由 计算 机信息 技术形成 以代码 形式存储 于特定介 质上 的档 案 。 石 油 企业 电子 档案 来源于 油 气勘探 开发生 产 、 企业 管理 、 技 术研 究 与推广和 历史档案 的数字化 等工作环 节 ， 其 形成技 术环境和 工作 环节复杂 ， 收集 与归档保存 与实体档案有 较大差异 。
石油 企业 电子档案 的应用 与管理
张继 刚 （ 大港 油 田公 司消防 支队 ， 天津 滨海 新 区 ３ ０ ０ ２ ８ ０ ）
摘要 ： 利用数据挖 掘技术 开发 档案 资源服务 于社会 管理和企 业管理 ， 得 到社会 的广泛关注 。 改变传统 的档 案管理模 式， 以计算机技
术、 通讯技 术为核 心的现代信息技术运用 于档案 收集与归档 中， 已经成为档 案管理的必然要求 。 作 者结合 自 身工作 实践 ， 交流 了电子 档 案的收 集与归档 的一些体会 ， 文 中讲述 的方法积 累、 “ 三套制” 归档 、 归档 审核 、 档案原始性 、 真实性管理与 实体数字化等管理 方法， 对 于 电子档案的收集与 归档具有积极的意义 。
电子文 件管 理元数 据标 准 、 电子 文件格 式标 准。 规 避 基本要 件 归档 损失 ， 保 证 电子档 案长 期 有效 。 如 ： 数字 签名 及 电子 印章
有 效性规 定 、 加 密工具 有效 性规 定 、 文本格 式定 义和转 换 工具
一
致性 规 定 、 解压 缩 工具可 靠 性规 定 ； 为 防止 伪造 和篡 改 ， 要
（ １ ） 石油 企业 馆藏 大量 反映石 油勘 探开 发重要 历史 事件 、
生产 核心 技术 和管理 经验 的珍 贵 、 重要 的实 体档 案 ， 需 要 实施
数字 化方 式积 累 电子 档案 加 以保护 、 备 存和 利用 ， 任务 十分 繁 重。 而扫描 是实体档 案数 字化的 关键 。 （ ２ ） 首 先要做 实做细前 期 准备 ， 规 范 扫描过 程 要 配备 先进 的计 算机 、 扫描 仪等 成 套设 备， 使之适 应 系统 中大量 数据 的快 速处理 ， 文字 图片的 扫描 及 声像 资料 的录 入 ， 降低 扫描 成 本。 （ ３ ） 其次要 做好 后期 管 理 ， 保
（ ３ ） 收集归档是档案工作的基础和首要环节， 档案管理人 员必须 对 电子文 件 的归档 进行 指导 分析 和管理 如对 于 文件 的原稿 ， 从 保 留 电子文 件的 重要修 改考 虑 ， 应对 其进 行收 集 ；
从 源头保证 档案形成 质量 。
质保原貌 要将 扫描后的 图像 内容 与档案原 件进行校对 ， 先 检 查文 件的 清晰程 度 ， 再检 查扫描 图像 是 否有 歪斜现 象 ， 进行 纠 错处 理 ； 要 对 案卷 进行 彻底 清 查 ， 对 原 件实 际情 况进 行标 注 、
了电子档 案的真实性 ， 还 维护 了它的系统性和完 整性 。
（ ２ ） 电子档 案的收集 归档仍然要 遵循 “ 谁 形成 ， 谁 归档 ” 的 “ 随 办随 归 ” 原则 但 是 电子档 案的特 性和 表现 功能 不 同于纸
质文件 ， 其收集 积累的方 法和要求也 不同于实体档 案 。