行政专科 《个人与团队》作业及答案 (1)
个人与团队管理作业答案
个人与团队管理作业答案《个人与团队管理》作业答案请将平时作业打印，必须手写将答案填在每题的括号中，以便于教师批改。
《个人与团队管理》作业一答案单项选择题（请从四个备选答案中选择一个最恰当的答案，将正确答案前的字母填到题目中的括号内，多选、不选或错选均不得分）1：“在一旁观察别人的工作情况”属于非正式学习中的（ A ）。
(A)工作观摩(B)岗位轮换(C)训练与指导(D)工作伙伴2：关于制订工作计划，说法不正确的是（ C ）。
(A)计划可以帮助人们控制工作进度(B)计划对所有管理工作都奏效(C)计划限制了行动的自由度(D)计划可以是详尽的，也可以是松散的，只要奏效就行3：在工作场所应用QQ、MSN、Skype等软件进行沟通，属于现代信息技术沟通方式中的（ B ）。
(A)电子邮件(B)即时信息沟通(C)数字传真(D)视频会议4：华阳建筑公司的建筑工地分散在很多地方，各工地领导需要就建筑材料调拨和人员安排进行交流，不适合他们的书面沟通方式是（C ）。
(A)传真(B)建议书(C)布告栏(D)报告书。
） C ：关于身体语言沟通，说法不正确的是（5．(A)身体语言也称为体语(B)身体语言指非词语性的身体符号(C)相对于口头语言沟通来说，身体语言沟通的有效性要差很多(D)身体语言沟通可以分为肢体语言、面部表情、姿态语言等多种6：小张向项目经理递交了一份建议书，提出了自己对项目进展的一些看法，这种工作报告的形式属于（ D ）。
(A)中间形式(B)从上到下形式(C)平级形式(D)从下到上形式7：组织部门中，“负责主体业务的研发”是（ B ）部门的基本职责。
(A)行政(B)业务(C)财务(D)市场8：关于组织目标和价值观，说法正确的是（ D ）。
(A)价值观不能帮助组织界定员工的行为规范(B)组织的价值观不能规划出组织的愿景(C)组织的价值观和组织目标没有区别(D)组织的目标决定了组织的核心价值观9：关于增强自我认知能力的两种方式，说法不正确的是（ B ）。
个人与团队管理平时作业(含参考答案)
所属电大姓名学号成绩《个人与团队管理》作业一（第一单元——第二单元）一、判断题（每题1分，共10分）1、管理者的情商水平的高低对于个人自我认知的程度起着重要作用。
（∨）2、要增强自我认知的能力，就必须具有反思的能力。
（∨）3、要平衡员工在任务、团队、个人三个方面的行动，首先就要对日常的典型工作进行分析。
（∨）4、保持适度的压力是有益健康的。
（∨）5、他人的非正式反馈在自我评估过程中的作用并不重要。
（×）6、为了取得效果，我们必须在工作和维持工作能力之间保持平衡。
（∨）7、职业生涯规划的核心是制定自己的职业目标。
（×）8、个人的短期目标最好要随时调整，长期目标最好不要调整。
( × )9、SWOT分析法的优点在于考虑问题全面。
( ∨ )10、反思只能是坐下来沉思。
( × )二、单项选择题（每题1分，共10分）1、有许多因素会导致一个人的压力过度，下面( D )不属于这样的因素。
A 沟通条件差B 对时间和精力的不切实际的要求C 时间和精力上的要求发生冲突D 详细规划自己的时间2、对于在事业上取得成功的人士来说，智商高是必备的，但是更重要的是（A ）。
A情商 B人际关系 C交往能力 D与政府是否有关联3、对学习周期的各个阶段都赋予（ D ）的权重，就不会对学习质量有什么影响。
A不同 B一定 C不等 D相等4、根据KLOB学习循环，学习的过程是一个周期循环的过程，而且它有很多种学习的机会，下面各种情况称得上是学习的机会的是（ D ）。
A小岳有机会参加公司的培训 B小钱在公司学到了很多知识与技能C小于的公司实行轮岗制，她从中发展了自己其他方面的才能 D 以上都可以5、关于制定工作计划时，说法正确的是（ D ）。
A 计划必须是非常精确的B 计划对于经常变化的工作来说是没有必要的C 人人都能够从计划中获益 D计划必须是适合自己的，才能从中获益。
6、下面关于确定优先级目标的说法正确的是（D）。
个人与团队管理书面作业及答案
一、名词解释：（每小题3分，共15分）1、创造性思维：创造性思维是指不依常规、寻求变异、想出新方法、建立新理论、从多方面寻求答案的开放式思维方式。
2、SWOT分析法SWOT分析方法是一种企业内部分析方法，即根据企业自身的既定内在条件进行分析，找出企业的优势、劣势及核心竞争力之所在。
其中，S代表strength(优势)，W代表weakness(弱势)，O 代表opportunity(机会)，T代表threat(威胁)，其中，S、W是内部因素，O、T是外部因素。
按照企业竞争战略的完整概念，战略应是一个企业“能够做的”（即组织的强项和弱项）和“可能做的”（即环境的机会和威胁）之间的有机组合。
3、Anslff矩阵Anslff矩阵是企业将现有服务\产品、新服务\产品、现有市场、新市场四种因素制定的四大主要战略。
包括：市场渗透、市场开发、产品开发、多种经营。
4、组织文化组织文化是指贯穿企业始终的信念、观点、价值标准和习惯等。
包括：规范和行为、传闻、象征、调控系统、权力结构、企业结构等。
5、X理论：X理论认为大部分的人都是天生的懒惰不情愿工作，必须给他们好处或通过操纵来说服他们投入努力。
二、判断对错并说明理由（每小题2分，共20分）1、对于个人来说，目标的制定就是指对未来事业的发展做出计划。
（）ⅹ。
因为制定目标不仅是事业上的目标，也有生活上的目标。
理由：2、自我认知只是情感智能的一部分，而情感智能是控制自我情绪的方式。
（）√。
从情感智能框架中，可以看出，自我认知只是其中的一部分，情感智能不仅是控制自己情绪的理由：方式，也是理解他人和了解他人的方式。
3、Kolb的学习循环表明从实践中学习是最好的学习方式。
（）ⅹ。
每个人都有不同的学习方式，只要是适合自己的就是最好的。
理由：4、不管是个人的目标，还是商业目标，都必须遵守SMART原则。
（）√。
SMART原则是大多数人普遍认可的，也是得到验证的。
理由：5、中、长期目标是可以改变的，短期目标一般来说不应该改变。
个人与团队作业一
个人与团队作业一 Last revised by LE LE in 2021《个人与团队管理》作业讲评一、单项选择题（1～80题，每题1分，共80分。
请从四个备选答案中选择一个最恰当的答案，将正确答案前的字母填到题目中的括号内，多选、不选或错选均不得分）第一次作业1：“在一旁观察别人的工作情况”属于非正式学习中的（）。
(A)工作观摩(B)岗位轮换(C)训练与指导(D)工作伙伴答案： A 考点编号： GSK01 考点内容：正式与非正式学习机会解析：参见教材《个人与团队管理（上册）》（第二版）（以下简称“个人上”）P32。
常见的非正式学习机会有：工作观摩、岗位轮换、训练与指导和“工作伙伴”。
其中“工作观摩”主要是指在一旁观察别人的工作情况。
2：关于制订工作计划，说法不正确的是（）。
(A)计划可以帮助人们控制工作进度(B)计划对所有管理工作都奏效(C)计划限制了行动的自由度(D)计划可以是详尽的，也可以是松散的，只要奏效就行答案： C 考点编号： GSK03 考点内容：如何认识做计划解析：参见个人上P80。
教材中“表6-1 关于制订计划的一些观点和意见”列出了多种关于计划的错误想法和反驳意见。
合适的计划不会限制行动的自由。
3：在工作场所应用QQ、MSN、Skype等软件进行沟通，属于现代信息技术沟通方式中的（）。
(A)电子邮件(B)即时信息沟通(C)数字传真(D)视频会议答案： B 考点编号： GSK04 考点内容：信息技术提供的沟通形式及特点解析：参见个人上P116。
现代信息技术提供了多种沟通形式，包括电子邮件、即时信息沟通、数字传真、视频会议和互联网，其中即时信息沟通可以通过QQ、MSN、Skype等软件实现实时的互动沟通。
4：华阳建筑公司的建筑工地分散在很多地方，各工地领导需要就建筑材料调拨和人员安排进行交流，不适合他们的书面沟通方式是（）。
(A)传真(B)建议书(C)布告栏(D)报告书答案： C 考点编号： GSK05 考点内容：书面沟通的方式方法解析：参见个人上P129。
(行政管理专科)个人与团队管理形成性考核册答案1-10作业
个人与团队管理形成性考核册答案作业1行动计划表1行动计划表2行动计划表3（这个是我自己写的，不知道行不行）个人与团队管理形成性考核册答案作业2表7-3 当日的计划第二部分：完成计划贯彻当天已制定好的计划，只要有可能就执行你的计划。
第三部分：回顾在一天的工作结束时，回顾你的计划并问自己以下问题：我达到了主要的目标了吗？如果没有，这什么？达到了工作目标我把所有工作做完了吗？如果没有，哪儿出了问题？做完了我做了什么使计划没有完成？没有在完成优先级为B的工作时，我是否可以不被打扰？可以我把一项或多工作委派或分配给别人了吗？没有工作委派或分配是怎样奏效的？没有我如何才能改进自己的计划以及以后的工作方式？（提建议）合理计划安排时间，多委派工作、授权个人与团队管理形成性考核册答案作业3①建立良好的人际关系，在一起工作的同事，事先将会议的内容要告知，参加人员。
②善于聆听，要用心去聆听，排除杂念，专心致志。
③善于提问有助于了解听众的理解程度。
个人与团队管理形成性考核册答案作业4改进措施：利用幻灯片或是发放有关材料并逐一讲解。
时间控制（大约1小时）各方面尽量讲得简短些，信息量太大，人们会受不了内容突出，明确重点。
讲解语速要注意调查表（好坏自己随便填写）认真回答下列问题：（题目不愿打，按照序列填写在后面）双赢达到目标做出四分之一妥协充分是是说服力很好一般能是是是是是，赢得对方许诺做得好：准备方面比以前好：说服力改进：预见能力改进目标：讲解语速要注意重点的突出与明确、时间上的控制个人与团队管理形成性考核册答案作业5今阶段酒店业竞争日益激烈，消费者也越来越成熟，这就对饭店经营提出更高要求。
在09年来临之际，我计划对我们xx大酒店经营管理作出一系列的调整，吸引消费者到我们店消费，提高我店经营效益。
一、市场环境分析我店经营中存在的问题：1、目标顾客群定位不太准确，过于狭窄。
主要特征是等顾客上门，依靠政府部门为主顾客群，缺乏开展民间消费群体。
行政管理专业《个人与团队管理》练习题答案
行政管理专业《个人与团队管理》练习题答案1 (单选题)(态度)是人对某种事物或特定对象所持有的一种肯定或否定的心理倾向。
2 (单选题)(工作满意度)是指员工对自己的工作所抱有的一般性的满足与否的态度。
3 (单选题)最早提出组织承诺的是(贝克尔)。
4 (单选题)(组织承诺)与缺勤率和流动率成负相关。
5 (单选题)(社会知觉)是指个体对其他个体的知觉。
6 (单选题)(首因效应)是指最先的印象对人的知觉所产生的强烈影响。
7 (单选题)(光环效应)是指当对一个人的某些特性形成好或坏的印象之后，人们就倾向于据此推论其他方面的特性。
8 (单选题)(刻板印象)是指对某个群体形成一种概括而固定的看法后，会据此去推断这个群体的每个成员的特征。
9 (单选题)(归因)就是利用有关的信息资料对人的行为进行分析，从而推论其原因的过程。
10 (单选题)(内因)是指导致行为或事件的行为者本身可以控制的因素，包括行为者的人格、品质、情绪、心境、能力、需要和努力程度等。
11 (单选题)(外因)包括行为者所处的各种环境、机遇、所从事工作的特点和难度，以及工作与人的相互作用、他人对行为者的强制或约束、鼓励的作用等。
12 (单选题)(稳因)是指行为者的能力、人格、品质、工作难度、职业要求、法律、制度和规范等。
13 (单选题)第一个将期望理论运用于工作动机并将其公式化的是(弗洛姆)。
14 (单选题)第一个对学习中的强化做出理论分析的是(爱德华桑代克)。
15 (单选题)社会学习理论的创始人是(班杜拉)。
16 (单选题)(团队学习)是指团队生存、改进和适应变化着的环境的能力。
17 (单选题)帮助团队成员设定团队议事日程、让团队始终瞄准目标、做出高效决策和提出解决问题的替代方案的是(团队任务职能)。
18 (单选题)关注于人际关系，它让团队成员们结合在一起，使大家能够继续相处甚至有某种乐趣的是(团队维护职能)。
19 (单选题)领导者尊重和关心下属的看法和情感，更愿意与下属建立相互信任的工作关系的是(关怀维度)。
电大答案个人与团队(1)
一1小夏和小蒋对工作计划的看法完全不同，小夏认为“计划是没有用的，因为计划赶不上变化”，小蒋则认为“任何工作都需要详细的计划”。
关于这二人的观点，说法正确的是（）。
正确答案是：他们两人的观点都是片面的，变化的工作也可以有合理的计划，计划可以详尽，也可以粗略，只要奏效就行2根据KOLB学习周期，“从书本或课程中得到相关知识，然后决定怎样应用理论进行实践”是从（）阶段开始学习。
正确答案是：理论化3关于反馈，说法不正确的是正确答案是：反馈是对个人的一种人身攻击4刘经理总觉得时间过得快，虽然很忙但回想一周好像什么事情都没有做，对此，他可以通过（）了解自己的工作习惯并找出自己工作的细节问题。
正确答案是：活动跟踪表5每个人在工作中都可能出现过于忙碌的现象，克服过于忙碌的方法不适当的是（）。
正确答案是：把自己的工作推给别人做6关于自信果断的人，说法不正确的是（）。
正确答案是：他们会因为提出了要求而感到内疚7在安排每天的重要工作时，为了提高工作效率，做法合适的是（）。
正确答案是：把重要工作安排在工作效率最高的时间8个人SWOT分析是一种对自己的工作、生活及社会大环境进行分析的方法，其中OT是指对个人的（）进行分析。
正确答案是：机会和威胁9刘总是团队的领导者，近期举行了一次会议，他是会议主持人。
针对最近出现的问题，让大家提出各种解决问题的想法，不管想法多么离奇。
刘总规定在其他团队成员发表自己的想法时，任何人不准提出异议，也不准做出任何批评建议，但是刘总可以做一些启发性的发言和引导。
可以看出刘总在这次会议中运用了正确答案是：头脑风暴法10小贺在进行个人SWOT分析时，发现自己能够应付压力，善于承担责任，这属于他的（）。
正确答案是：优势案例：赵冲从来没有做工作记录的习惯。
工作上的事情总是一件做完了接着做另一件，整日里忙忙碌碌。
公司经理也要求他们只要一直在忙工作就行，从来没有人思考过如何提高工作效率。
这样的状况持续了很久，直到不久前他所在的公司新来了一位老总，才打破了这种局面。
个人与团队含答案
个人与团队含答案资料一我们年青的时候。
资料2：在学年开始的时候，校长告诉三位老师他们是学校里最好的老师，将给最聪明的学生上课。
校长解释说根据智商测试，这些学生将在一年的时间里，将他们的成绩提高20%一30％，并让这些老师保守秘密．事实上，整个过程都是一个实验。
学生的智商―般，而老师也是随机挑选的――水平不是特别好也不是特别坏。
年末，却取得了预计的成绩．根据以上案例，回答76～80题。
76．资料1中的两种不同的情况说明马斯洛的.需求层次理论( )。
A．没有实际意义，因为人们的需求是没有规律可循的B．在人们低层次的需求还没有满足之前，人们不可能追求更高层次的需求C. 在低层次的需求还没有完全实现之前，人们可以追求更高层次的需求D．实际操作性很差，所以很多人在实际的管理活动中不用它77．资料2中的校长应用了( )，使学生的成绩提高了很多。
A．Y理论 B．K理论C．期望理论 D．公平理论78．资料2中普通的教师和普通的学生，创造了惊奇的效果，这种现象通常被我们称为( )A. 信任效应 B．晕轮效应C. 期望效应 D．皮格马利翁效应79．资料1中(2)的描述说明这些人是为了满足自己( )的需要。
A．自尊 B. 实现自身价值C. 社交 D．安全80．人们的需求( )。
A．层次无法确定，因为人们的需求层次的不确定性太强B．层次是一致的，人们总是首先满足生理需求．然后才能追求更高层次的需求C. 层次是不一样的．但是人们总是首先满足生理需求，才能追求更高层次的需求D．层次是不一样的，并不总是从低级需求向高级需求逐级满足案例(七)：上次的绩效评价非常糟糕，我心里至今难以平复，这对我当前的职业前景和上下级关系都有很大影响。
本来一切都很正常，事情起因于我和我们团队下半年的任务安排。
我与那位女经理难以取得一致意见。
我很清楚绝对不可能完成她提出的指标，实际上，最终也许只能完成一半。
我反复解释为什么只能达到我提的数字，可是她一点也不考虑我的看法，固执己见。
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教育部人才培养模式改革和开放教育试点个人与团队形成性考核册国家开放大学文法部学校名称：学生姓名：学习专业：国家开放大学出版社《个人与团队》平时作业一一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。
答：办公用易耗品主要有：三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。
第二章第1点五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。
第二章第3点1．请示方法和报告方法；2．计划方法和总结方法；3．受意方法；4．传达方法；5．进言方法；6．变通方法和挡驾方法；7．分工方法与合作方法。
《个人与团队》平时作业二一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。
：二、怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些。
三、简要回答邮件分拣的一般标准。
四、怎样处理上司不在时的邮件？五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？《个人与团队》平时作业三一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。
三.文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。
答：四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？第十章第3点5.举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列出相关要点，并选择其中某一项工作，做出较为具体的说明。
《个人与团队》平时作业四1.简要阐述社交话题的选择原则。
答：2.印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？答：3.简单阐述收文处理的程序及分送的基本原则。
答：4.按照文书立卷特征立卷，主要有几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。
答：5.简要说明电子文件归档的基本方法。
答：【个人与团队】形成性考核册答案作业1一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。
二、办公用易耗品主要包括哪些？第一章第5点答：办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。
三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？答：文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。
1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。
2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。
3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。
三者相互联系形成一个循环。
文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。
四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。
第二章第1点1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。
对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。
3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。
本题的例子请同学们见教材第28页。
同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。
五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。
第二章第3点1．请示方法和报告方法；2．计划方法和总结方法；3．受意方法；4．传达方法；5．进言方法；6．变通方法和挡驾方法；7．分工方法与合作方法。
1．首先简要说明此种方法：答：受意就是文员接受和领会上司的意图。
可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。
受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。
才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。
有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。
当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。
只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。
后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。
从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。
《个人与团队》作业(2)一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。
以下为参考答案：同： 1．都应先问好，再传达自己的信息； 2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情； 4．都应简明扼要表达自己的意思。
异： 1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。
2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。
二、怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些。
答：询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。
平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。
最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。
如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。
三、简要回答邮件分拣的一般标准。
第四章第2点（1）按照收件人的姓名分拣；这是最容易操作的一种标准，但实际分类时很不方便，只适合人数较少的公司或部门。
（2）按照邮件的重要性分拣；即按一个部门一类的方法进行分类，如邮件上写的部门本组织没设置，则归入相近的部门，还可与第一中方法结合，先按收件部门分，然后根据姓名归类。
（3）按照收件部门的名称分拣。
文秘人员可在两个方面判断出邮件的重要性：一是重要来信人的姓名和重要来信单位的名称四、怎样处理上司不在时的邮件？第四章第5点答：1、如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报；2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；3、如果上司离开时间较长，应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他；4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理；5、把寄给上司的邮包连续编号(如3—1、3—2、3—3、3—4)，这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。
如果上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；6、如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复.7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司可能想读的各种各样的广告出版物)。
五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？第五章第3点答：对于上司拒绝接见的来访者，应尽可能向对方表达上司不能接见的理由，以免来访者发生误会，并诚恳的看着对方的眼睛致歉。
1．上司正在开会时——让您久等，抱歉。
他正在开紧急会议，无法离开，可不可以让代理人与您先谈。
2．上司繁忙时——真对不起，某某（上司）现在正忙，放步下手边的事。
您看这样好不好，改日再联系，是在麻烦您，很抱歉。
3．上司即将外出时——对不起，某某先生（上司）已经安排好有事玩出，现在正忙着，没法于您见面。
我们上司是让您白跑一趟，真是不好意思，能否有我转达留言。
我叫|++，是他的秘书。
然后将留言记录。
4．远道来访或有重要事情的来访时——线告诉来访者上司即将外出（）理由…..，在去通报上司。
在根据上司指示办理。
使对方能充分了解情况。
《个人与团队》作业 (3)一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点答：工作会议注意事项1、会议通知：会议通知的发放时间一般是会前一周发放，以便于参加会议的人员做工作计划（紧急会议可以电话通知）。
会议通知的内容应包括如下几项：会议标题：标题要简洁、明了，要突出会议内容。
会议时间：具体开会时间，如2009年10月30日上午9：00;会议地点：具体开会地点，如公司本部七楼会议室（如果是在外部开会要具体详细，最好附带行车路线，在会议地点摆放指示牌）会议内容：具体工作会议的内容。
参会人员：具体参加会议的人员。
署名：发文单位/部门的署名、日期（在通知的右下角）2、会议材料的准备：会议材料最好要提前一天准备好。
3、会议会场布置：①、会议条幅：要提前一天制作好并认真仔细检查条幅的内容的正确性（特别是要注意词义的具体情境），最好在会议的前一天下午挂好（会议在第二天上午召开）或上午挂好（会议在当天的下午召开）；②、音响、话筒:会议前一天要把音响、话筒调试好（注意话筒的电池有无充足的电量，最好换未经使用的电池）；③、投影设备：会议前一天要调试好；④、桌椅位置的摆放：位置的摆放要讲究次序，特别是领导的座次（具体情况具体分析，一般情况下领导是很在乎的，一定要小心哦），领导出席牌的排放位置。
⑤、茶水：安排工作后勤人员的倒茶工作，领导到茶水到，工作后勤人员要具备基本的礼仪常识。
⑥、签到表：一般的会议要准备签到表，要求到会的各位签到，一边留底登记。
⑦、会议纪要：一般会以结束后有会议记录人员撰写会议纪要，纪要会议的主要内容，留底存档，作为历史资料。
二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。
第八章第4点以下为参考答案：答：日程安排计划表的种类：（1）年预定表。