档案管理基本情况登记表
档案管理基本情况登记表 .doc
档案管理基本情况登记表
1、本单位文件材料归档范围及保管期限表
党务工作
1．公司党总支各类会议记录、纪要永久2．上级机关关于党务工作的文件材料长期3．公司党总支决定、通知、通报等永久4．公司其他党务工作方面的文件材料短期组织工作
1．公司党员、干部任免、通知、决定等永久2．公司关于组织工作的文件材料长期3．党组织情况统计年度表永久4．上级机关关于组织工作的指示、通知等短期宣传工作
1．公司的宣传指示、规定、通知等短期
纪检工作
上级机关关于纪检与监察工作的指示、规定、通知等长期工会工作
上级机关关于工会工作的规定、通知、报表、总结等长期行政管理工作
1．上级机关颁发的本公司应执行的有关文件长期2．年度工作计划、总结长期3．公司总经理办公会议纪要永久4．公司制发的行政决定、通报、和签定的协议、合同等长期5．本公司改制及更名、启用与废止印模等方面的文件永久劳动人事
1．公司内部干部职工任免、职称评定等方面的文件材料永久2．公司干部职工调动介绍信存根等永久3．公司干部职工离退休、调整工资报表、劳动合同等永久4．上级机关颁发的本单位应贯彻执行的有关文件长期经营管理
1．公司重大经营决策和实施计划措施等永久2．董事会会议纪要、决定、决议、股东大会文件材料永久3．监事会会议纪要、决定、决议永久4．安全管理规定、通报、会议纪要等长期5．商务合同及其补充材料长期6．本单位管理标准、规定、通知永久
7．档案移交清单、销毁清册、统计报表永久2、本单位档案分类编号办法
3、对下属单位年检的通报
4、对照检查标准，填写完成情况
5、本年度档案工作的创新点
填报时间: 2007 年 8 月 10 日填报人: 王聪艳。
档案管理登记表
5
档案管理登记表
序号
资料类别
资料名称
存档日期
存档柜号
存档盒号
备注
瓦斯监测监控系统作业流程
2
5
“三大系统”组织机构及规章制度汇编
2
5
监控系统规章制度汇编
2
5
监控系统软件操作规程
2
5
瓦斯监测系统管理制度
2
5
安全仪表计量检测制度
2
5
资质证书
2
5
瓦斯监控人员证件
2
6
瓦斯报表2
2
7
瓦斯报表3
2
8
吕梁市煤炭产量监控系统验收资料
设备检修制度
1
4
重大安全生产隐患排查治理报告制度
1
4
设备保养、检修制度
1
4
各种规章制度
1
4
火工品管理制度
1
4
5
各种措施
4108回采工作面过断层安全技术措施
1
5
调整主扇风叶角度安全技术措施
1
5
4107机采工作面停采时的支护安全技术措施
1
5
4107回采工作面收尾工程安全技术措施
1
5
关于4202回风顺槽坡度变大的特殊支护及安全技术措施
存档柜号
存档盒号
备注
煤矿在用缠绕式提升机系统安全检测检验报告
5
29
离石区担炭沟煤矿
综合水文地层柱状图
5
I-I水文地质剖面图
5
西属巴镇担炭沟煤矿工业广场平面图
5
吕梁神宇资源勘察中心
5
30
收发文本
5
3
31
档案管理基本情况登记表
档案管理基本情况登记表1、本单位文件材料归档范围及保管期限表管理类：会计类：资产管理类：实物类：照片类：2、本单位档案分类编号办法企业档案分类编号办法第一条为科学地管理公司档案，促进档案信息资源的利用与交流，制定本办法。
第二条公司档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据各部门职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。
第三条档案分类（一）档案一级类目的设置公司按管理档案类、资产管理档案类、会计档案类、照片档案类、声像档案类、实物档案类等类别设置。
（二）档案二级及二级以下类目的设置1、管理类档案二级类目按年度设置，三级类目按保管期限设置。
2、资产管理类档案二级类目按项目设置。
3、会计档案二级类目按种类设置。
如财务报告、会计帐簿、会计凭证、其它设置。
4、照片档案按照《青岛市照片归档与管理规范》（青档字[2005]14号）执行。
5、实物档案二级类目按实物种类设置。
6、音像档案二级类目按音像种类设置。
第四条档号编制档号由类目号、件号组成。
（一）类目号的编制1、一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即GL：管理类、ZG：资产管理类、KJ：会计类、SX：声像、SW：实物。
2、二级及二级以下类目：管理类二级类目为年度号，管理类的三级类目为保管期限（永久为“1”、长期为“2”、短期为：3“），会计帐簿类、凭证类的下位类目为年度号。
（二）件号的编制1、各类档案件号的编写按照最低一级分类类目编写案件顺序号。
2、资产管理类、声像类、实物类档案分别按最低一级类目编写件号。
3、会计档案中的财务报告分别按“大流水”形式编写件号。
4、阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“.”隔开。
5、类目号与件号中间用间隔号“-”隔开。
第五条档号示意（一）管理类档案GL2003.1-1 2003年永久性的管理类档案第1件GL2003.2-1 2003年长期的管理类档案第1件GL2003.3-1 2003年短期的管理类档案第1件（二）会计档案KJ1-6 财务报告第6件（历史以来）KJ2.2003-1 2003年总帐KJ2.2003-2 2003年银行日记帐KJ2.2003-3 2003年现金日记帐KJ2.2003-4 2003年明细帐KJ3.2003-16 2003年会计凭证第16件KJ4.2003-1 2003年会计类其它材料第1件（三）资产管理类档案ZB1—06 资本运营类XX项目档案第6件（四）实物档案SW1-6 证书类第6件SW2-8 奖状类第8件SW3-2 锦旗类第2件（五）声像档案SX1-1 录音带第1盘SX1-26 录音带第26盘SX2-1 录像带第1盘SX2-22 录像带第22盘第六条本单位档案分类大纲第七条档案排架本单位档案按大类分别排架：（一）管理类的档案首先按年度排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期先后排列，在同一保管期限内，按件号顺序排列。
建设项目档案资料管理情况登记表
档案工作其它用房面积 复印机 （台） / 空调机 （个） /
档案正本数（卷或册）
资料数（卷、册）
建设单位负责人：
管理单位负责人：
（公章） 年 月 日
பைடு நூலகம்
（公章） 年 月 日
注：此表应于项目开工 6 个月内报送上级主管单位的档案部门。 所有未验收的项目，每年 12 月 30 日前均需再次填报。
附件 1：
建设项目档案资料管理情况登记表
项目名称 建设单位 管理单位 主要设计单位 主要监理单位 批准概算总投资 万元 计划工期: 年 月至 年 月
项目档案资料管理情况（建设单位/管理单位） 档案资料管理部门 负责人 联系地址 电 话 库房面积 设 备 米 2/ 档案柜架 （套或组） / 现有档案 资料数量 米2 计算机 （台） / 邮 编 米 2/ 其它设备 / 图纸数 米2 隶属部门
档案管理基本情况登记表
3.2.3声像档案二级类目按种类设置，三级类目按形成年度设置。
3.2.4照片档案按照《品牌资源收集管理办法》执行。
3.2.5实物档案二级类目按实物种类设置。
3.2.6会计档案二级类目按种类（财务报告、会计账簿、会计凭证、其它）设置；会计账簿、会计凭证、其它的三级类目按年度设置。
GL2003.3-001 2003年短期性的管理类档案第1件
5.2基建类
JJ1.1-001 XX性质XX项目第1件
JJ1.1-120 XX性质XX项目第120件
5.3声像类
SX2004-002光盘2004年第2盘
SX1-001录像带第1盘
5.4照片类
SP2005100001数码照片2005年永久第1张
人力资源部
长期
人事统计分析及报表(含人员流动情况分析报告)
人力资源部
永久
劳动争议仲裁材料
人力资源部
永久
薪酬方案（有调整时入档）
人力资源部
永久
工资表（隔年入一次）
人力资源部
永久
保险增减变化表
人力资源部
永久
招用人员就业备案、劳动合同备案花名册
人力资源部
长期
职工花名册
人力资源部
永久
党委年度发展党员计划及审批
填报时间:2007年8月13日填报人:丁文霞
SW
1荣誉证书；2商标证书；3资格信用类证书；4奖牌；5奖杯；6奖状；7锦旗；8画册；9书画；10题字；11样机证；4其它
年度
（账簿、凭证、其它设置）
人事
RS
7档案排架
本公司档案按大类分别排架。
7.1管理类档案首先按年度排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期先后排列，在同一保管期限内，按件号顺序排列。
档案管理基本情况登记表 (1)
长期
54
通信销售部
客户资料
长期
55
安全
机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定（山东省公安厅）
长期
56
安全
青岛市消防安全委员会文件
长期
57
安全
海信集团有限公司文件
长期
58
安全
总裁办安全通知
长期
59
安全
报总裁办安保部（安全责任人）
长期
60
安全
报总裁办保安部文件（用电设备）
长期
61
安全
GL2003·2-1 2003年长期的管理类档案第1件
GL2003·3-1 2003年短期的管理类档案第1件
5.2会计档案
KJ1-6 财务报告第6件（历史以来）
KJ2·2003-8 2003年账簿第8件
KJ3·2003-16 2003年会计凭证第16件
KJ4·2003-1 2003年会计类其它材料第1件
长期
9
市场部
广告合同（促销品礼品、信息购买、印刷、展会等）
长期
10
市场部
重要的文档协议（专利、独家代理协议等）
长期
11
市场部
每个展会的资料
长期
12
新兴市场部
独家代理协议
长期
13
新兴市场部
新品项目建议表
长期
14
新兴市场部
与客户签订的销售合同
长期
15
新兴市场部
客户来访重要的会议纪要
长期
16
新兴市场部
集团、子公司工作报告
人力资源部
海信经销商大会资料
长期
152
人力资源部
档案管理基本情况登记表
档案管理基本情况登记表一、档案管理单位基本情况1.1 单位名称：______________________________1.2 组织机构代码：__________________________1.3 成立时间：______________________________1.4 单位性质：______________________________二、档案管理机构设置情况2.1 档案管理部门设置：________________________ 2.2 档案管理部门负责人：______________________2.3 档案管理部门联系方式：____________________三、档案管理制度和规范3.1 档案管理制度是否建立：____________________ 3.2 档案管理规范执行情况：____________________3.3 档案管理培训计划与实施情况：______________四、电子档案管理情况4.1 是否建立电子档案管理系统：_________________ 4.2 电子档案管理系统的功能和应用范围：___________4.3 电子档案存储设备和备份措施：_______________五、档案保管设施和环境5.1 档案保管设施情况：_________________________ 5.2 档案保管设施防火、防水、防虫措施：__________5.3 档案保管设施的安全管理措施：_______________六、档案检索和利用6.1 档案检索制度和流程情况：__________________ 6.2 档案利用服务情况：_________________________6.3 档案开放和调阅规定：_____________________七、档案数字化和迁移7.1 档案数字化目标和计划：____________________ 7.2 档案数字化实施情况：______________________7.3 档案迁移情况和措施：______________________八、档案管理评估和监督情况8.1 档案管理评估机制：________________________ 8.2 档案管理评估结果和改进计划：______________ 8.3 档案管理监督机构和监督方式：______________九、档案管理问题和建议9.1 存在的档案管理问题：______________________9.2 档案管理改进建议：______________________以上为档案管理基本情况登记表，旨在全面了解档案管理单位的基本情况及相关情况，以便进一步提升档案管理效率和规范性。
档案管理情况登记表
档案管理情况登记表（一）编号：1格式已调整，word版本可编辑.记的档案行政管理部门赋予，由“代字+年度+顺序号”组成。
（填写数量时请标明数量的单位，如123卷，若无对应内容，则相关栏中不用填）2格式已调整，word版本可编辑.文档从网络中收集，已重新整理排版.word版本可编辑.欢迎下载支持.记的内容都是指在自己单位内部的管理情况，如备份方式，是指此系统数据在自己单位以何种方式备份，备份频率是指此系统数据在自己单位多长时间备份一次，不是指备份到档案行政管理部门的频率，如果没有电子业务档案，则不用填写此张表，电子业务档案可参考“国家档案局官网·政策法规·其他规范性文件中的国家档案局关于印发《国家基本专业档案目录（第一批）》的通知和国家档案局关于印发《国家基本专业档案目录（第二批）》的通知”。
）档案备份情况表（三）报送批次编号：XXX－2018－001（或002）－001 （XXX为全宗号—2018为报送年度—001为指数字化成果档案（002指电子业务档案）—001代表本年度第一次报送）注1：“涉密情况”是指备份数据是否涉及国家秘密、工作秘密或个人隐私。
“主管机关审批意见”栏只针对二三级单位。
本表一式两份报送同级档案登记备份中心。
注2：情况说明一栏，备份载体数量为报送光盘或移动硬盘的个数，文件包为数据包个数，目前对于数字化成果档案采用在线方式备份，没打包，所以此处的备份载体数和备份文件包数空着不填。
档案备份情况明细表（四）单位名称（盖章）：注1：“数字摘要”是指对备份载体（包）用MD5、SHA1等摘要算法生成的唯一性摘要信息（或摘要文件），用于标识该备份载体（数据包）的真实性、可靠性，填写时应注明摘要算法。
“载体形式”指档案备份数据载体形式，包括：光盘、磁带、移动硬盘或在线报送等。
本表一式两份报送同级登记备份中心。
注2：由于目前数字化成果档案不是以打包的方式备份，所以对于数字化成果档案，此处载体包编号和数字摘要空着不用填。
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件号
保管期限代号
年度代号
管理类代号
（二）KJ3·2006—001
件或卷号
年度号
凭证类代号
会计类代号
第七条档案实体排列
（一）一级类目按管理类、会计类等大类顺序排列。
（二）各大类内按下列顺序排列
1、管理类档案，在大类内按年度、保管期限、时间或问题顺序排架，即在大类内首先按年度分别排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期的顺序排列，再将同一保管期限的档案按时间或问题顺序排列。
6
本企业形成的有关文件
办公室
重要的
永久
一般的
短期
工会工作
1
本企业工会有关文件
长期
工会
2、本单位档案分类编号办法
青岛海珊服装服饰集团档案分类编号办法
第一条为科学地管理档案，便于档案信息资源的综合开发利用与交流，制定本办法。
第二条本办法规定了企业各项工作中形成的全部档案的分类原则、类目设置、编号办法以及档案实体的排列方法。
关于对企业档案管理工作检查结果的通报
集团公司所属各单位：
根据市档案局《关于开展企事业单位档案管理检查评估工作的通知》要求，集团于2007年8月6日—18日对各单位档案整理保存及利用等情况进行了检查评估，经检查，我集团各单位档案管理工作能够严格执行市、集团关于档案管理工作的有关要求，认真贯彻《档案法》、《档案管理暂行规定》以及《机关档案工作条例》，最大限度地发挥档案的经济效益和社会效益。但也不同程度地存在问题，需要引起各企业的高度重视，及时采取有效措施解决，现将检查情况通报如下：
第五条档号的编制
档号由全宗号、类目（目录）号、件（案卷）号及间隔号组成。
（一）全宗号
全宗号由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆之前该号暂空。
（二）类目号
1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写，即GL：管理、KJ：会计类。
2、管理、会计及二级以下类目号采用阿拉伯数字编写
3、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。
25平方米
15个
1台
1台
1架
二OO六年度山东省档案目标管理考核达到的等级
二OO七年度申报山东省档案目标管理考核的等级
1、本单位文件材料归档范围及保管期限表
文件材料归档范围及保管期限
类别
序号
基本范围
保管期限
责任部门
管理类
党务工作
1
本企业党委会议记录
永久
办公室
2
本企业对下属单位关于党务工作的请示、批复
永久
3
本企业对下属单位党员干部任免
长期
4
党费收支、党组织关系介绍信及存根
永久
政工部
5
党组织情况统计年报
永久
6
离休干部情况统计年报
永久
行政工作
1
本企业经理办公会记录
永久
办公室
2
本企业与下属企业签订的经济目标责任书
永久
3
本企业与政府签订的安全目标责任书
永久
4
本企业劳动人事年报
永久
人力部
5
市政府会议纪要
永久
市政府
2007年8月14日
4、对照检查标准，填写完成情况
序号
项目
完成情况
标准分
自查得分
备注
1
档案业务工作规范化建设
较好
4
3
2
2006年度文件材料的归档整理
较好
20
18
3
档案管理效能评估
较好
20
15
4
重点建设项目档案工作
4
4
监督指导
较好
14
12
7
照片档案管理
6
6
8
档案信息化建设
一般
2、会计档案按财务报告、会计帐簿、会计凭证、会计其它等二级类目分别排架；在财务报告、会计帐簿、会计凭证、会计其它四个二级类目中分别按年度顺序排架。
第八条照片档案档案的分类编号按《青岛市照片归档与管理规范》有关规定执行。
第九条职工档案的分类编号按《青岛市企业职工档案整理规范》有关规定执行。
3、对下属单位年检的通报
4、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期”、“短期”三个不同的保管期限。
（三）件（案卷）号
各类档案分别以最低一级类目编写件（案卷）的顺序号。
（四）间隔号
1、同为阿拉伯数字或字母编写的类目层次中间用间隔号“·”隔离。
2、类目号与件（案卷）号中间用间隔号“-”隔离。
第六条档号示意
档案管理基本情况登记表
填报单位：青岛海珊服装服饰集团有限责任公司
单位法人
王志源
主管部门
青岛市国资委
职工人数
23（人）
单位性质
国有
地址
宁夏路266号
邮编
266071
单位名称、隶属关系变更
单位曾用名
起止时间
隶属单位
档案
管理
部门
名称
办公室
联系电话
85768911
档案管
理方式
综合
负责人
周毅
隶属部门
分散
专（兼）职档案人员姓名
各企业能严格按照《档案法》、《档案管理暂行规定》的有关规定，配备专职人员，对企业档案进行整理保存，其中青岛鑫天集团股份公司、青岛海珊制衣股份有限公司档案管理人员在日常档案管理工作中，能够积极学习档案管理方面的有关知识，在较短时间内熟练地掌握档案的收集、整理、保管、统计、检索、利用等业务环节，认真做好每一件材料的收集、整理、规范化管理，使档案管理在原来的基础上有所创新，形成了自己的特色，提高了在档案工作中解决实际问题的能力。
各企业在日常经济工作中，能够充分利用现存档案，最大限度发挥档案价值，节约了资金和人力，为企业生产经营等各项工作提供了便利。
通过档案检查，也发现个别企业在档案管理中存在着不同程度的问题，如档案管理人员责任心不强、档案管理分散、保存条件较差等。希望各企业结合此次档案检查，及时总结工作成绩和经验，认真分析档案工作中存在的薄弱环节，积极采取措施，进一步改进工作提高档案管理水平，促进档案工作更好地为企业经济工作服务。
30
25
5、本年度档案工作的创新点
填报时间:2007年8月18日填报人:孙静
孙静
档案总数
65（卷）1021（件）
底图（张）
纸质照片53（张）
电子文件（件）
数码照片（件）
2006年度形成各类档案数量
管
理
类
产品
科技研究
基本建设
设备仪器
会计
干部职工
录音带
录像带
照片
电子文件
实物档案
底图
134件
库房设施设备
建筑面积
使用面积
档案橱
密集架
计算机
复印机
扫描仪
晒图机
摄像机
光盘刻录机
照相机
30平方米
第三条档案的分类原则是以企业全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。
第四条档案的类目设置
（一）一级类目的设置
管理类、会议类、职工类。
（二）档案二级及二级以下类目的设置
1、管理类档案按年度设置二级类目，按保管期限设置三级类目的。
2、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证、其它分别按年度设置三级类目，会计报告（表）不设置三级类目。