QP-12采购控制程序

XXX有限公司程序文件文件名称：米购控制程序文件编号：YTL-QP-12版本: A/02016年11月01日生效日期：编制：审核：批准：文件持有权属XXX有限公司，非总经理授权许可不可拷贝修改记录1.0目的为了选择质量和交货能力均能满足公司生产及有关要求的供应商，及时、认真地做好物料采购工作，确保生产所需物料供应正常，特制定本程序。

2.0适用范围本程序适用于公司对供应商（包括原辅料供应商、贸易商、外包商）的选择、评审与管理以及采购过程的控制。

3.0定义3.1供应商评审：通过对有关供应商关于供货质量、交货时间、服务、资信情况等的综合评价，以便采购物料时作出恰当的选择。

3.2新供应商：在工厂质量管理体系建立以前没有任何业务来往。

3.3老供应商：在工厂质量管理体系建立以前就与工厂有业务来往的供应商。

4.0职责4.1总经理负责批准采购部门制定的《合格供应商一览表》。

4.2采购员4.2.1负责向物料供应商发出《供应商调查表》，组织工程部和工程部门对物料供应商进行评估，并制定《合格供应商一览表》。

4.2.2选择合适的供应商发出采购单，采购相关物料。

4.3采购部经理负责有关采购资料的审核。

4.4仓管员负责物料到厂后的验证。

4.5进料检验员负责物料的检验。

5.0程序5.1采购作业流程。

5.2提出申购需求5.2.1申购时机及审批5.2.1.1办公用品、杂项材料、固定资产等由使用部门以请购方式提出申购需求，根据不同金额依照公司内部管理规定呈交相关负责人审批、签名核准。

521.2原物料申购需求生产所需的物料，根据销售订单由生管根据物料需求以《采购申请单》提出申购需求。

5.2.1.3设备零配件的采购需求设备零配件的申购需求由需求单位填写，总经理或管代批准。

5.2.1.4当所采购之原材料有毒或属危险品时，应考虑到生产和销售国家有关的环境等方面的法律、法规的规定。

5.2.2产品外包采购需求产品外包需求由采购部根据厂内满足法规要求及负荷状况，当厂内不能满足交期要求时，以委外加工方式提出外包需求。

5.2.3申购需求5.2.3.1采购填写《采购申请单》时必须指出产品料号、品名/规格、需求量与需求日期等采购资讯。

5.2.3.2如有图纸或产品规格时，应同时提出。

5.3下达采购单5.3.1采购员在系统中将《采购申请单》直接转化为《采购订单》。

5.3.2原物料的采购由采购员将《采购订单》打印出来，经部门主管审核及总经理批准后方可进行采购。

5.3.3辅料的采购由采购员将《采购订单》打印出来，经部门主管审核及总经理批准后进行采购。

5.3.4办公用品、杂项材料、固定资产的采购由财务部按《请购单》经总经理或管代审批后进行采购。

5.4供应商选择/评估5.4.1决定采购对象（供应商）原材料的采购，应从经客户批准的《合格供应商一览表》中选择供应商或按以下要求进行物料供应商的选择：541.1采购员根据公司产品特性及质量要求在对供应商（厂家）调查评审的基础上，选择合格供应商（厂家），采购生产所需要的物料。

541.2合格物料供应商（厂家）应具有以下条件：a）能满足我方提出的技术规范、图纸及订货单所规定的质量要求。

b）按订单要求的数量、时间交货。

c）产品的质量具有相对稳定状态。

d）有害物质管理符合我公司的要求。

e）有合理的价格并提供优良的服务。

541.3若在本地无适当供应商时，可填写《采购订单》向客户提出供料要求。

5.4.2新供应商的评估5.4.2.1对新开发的供应商，由采购发出《供应商调查表》提供给供应商进行初评。

5.4.2.2初评合格后选定为试用供应商，对于有环保要求的供应商在初评合格后，采购部将本公司《环境物质管理技术标准》发行供应商执行及签订《供应商环保合约书》并提供材质证明、测试报告等，在其小批量试产送样给工程、品保确认合格后，才能正式批量供货。

5.4.2.3能连续三次满足客户交货、品质及环保要求的供应商，由工程部组织对其进行现场审核，供应商合格后采购列入《合格供应商一览表》。

542.4对于环保供应商工程部现场审核后，采购部对供应商进行风险评价，评价合格后才成为正式供应商，采购列入《合格供应商一览表》。

5.5 采购前的确认在正式下单前，米购人员应和供应商进行沟通，以确认供应商了解且能满足米购要求。

5.5.1确认产品规格：产品初次向供应商采购时，应分发必要的采购文件（图纸、产品规格、检验标等），并确认供应商已了解且能满足规格要求。

5.5.2交期采购人员应确认供应商能够满足交期需求。

5.5.3询、比、议价作业5.5.3.1当采购产品为目前供应商的产品时其采购价格按系统中储存的采购价格。

5.5.3.2当采购产品为非经常性采购（供应商不固定）或调整采购价格时，应依以下规定进行询、比、议价作业。

5.5.321询、比价作业采购人员应从合格供应商或具潜力的供应商中选择三家以上，请供应商报价进行询、比价作业。

5.5.322议价作业采购人员在进行比价作业中，除价格的评估外，应同时衡量供应商之品质、交期与服务等要项，选择符合公司利益的供应商，进行议价作业，以决定物品采购的价格与供应商。

5.5.3.2.3 议价的确认采购人员经过议价后交由部门主管审核，管代、总经理以上批准才正式确认为采购价格，最后存入系统5.6准备采购采购人员在确定供应商能够满足采购要求后，填写《采购订单》，或为外包物料或产品，明确相关的采购资料及所附的文件内容，清楚地描述所购产品的要求：5.6.1产品识别说明产品的料号、品名规格及单据号码、交货日期与数量等资料。

5.6.2补充要求如有产品规格、图纸、制程要求、检验说明及相关的技术资料（包含产品的工艺、制造设备与人员的核准或确认之要求事项），应在《采购订单》上注明补充要求文件的名称或编号及适用的版本。

5.6.3采购部应对每一供应商建立《供应商资料表》，以登录所分发的采购文件并于文件变更时更新内容，以确定供应商均已拥有正确版本的文件。

5.6.4若为客户指定或已有交货、样品承认的供应商，因已确认产品规格或已分发相关的采购文件，若无其它考虑时，则可不附所需的补充要求文件。

5.7产品验证若客户需要在供应商场所查证产品时，应于订购单中界定产品验证的安排与产品放行的方式。

5.8采购人员在填写《采购订单》时，应检查所附文件内容是否齐全、清楚明白，以避免造成供应误解，包括相关环保要求。

5.9采购变更5.9.1采购过程发生变更时，如交期、数量、规格、技术要求等，采购接到通知后通知供应商作相应变更内容。

5.10采购对交期进行跟催管制，并通过电话、电邮、传真等方式进行跟催。

交货期需符合交期要求。

5.11产品验证5.11.1客户对采购产品的验证。

5.11.2若合约中有所规定，客户或客户代表应有权在供应商及本公司实施采购产品查证，以查证其产品是否符合规定要求。

5.11.3此项查证不得被本公司用作供应商对产品品质有效管制之证明。

5.11.4客户查证不能解除本公司提供合格产品之责任，也不能排除以后被客户退货的事情。

5.11.5所有产品的验证由工程部依《监视和测量控制程序》及订购单之要求进行检验，以确保所采购产品符合要求。

5.12供应商的年度评审5.12.1由采购部根据供应商年度交货状况会同工程部编制《年度供应商稽核计划》，采购部将对供应商发出《年度供应商稽核计划》、《供应商稽核表》对其管理体系进行年度评审。

5.12.2由采购部组织工程部等部门依据《供应商稽核表》对其实地评签，工程部评价工程能力，工程部评价品质及有害物质管理体系，采购部评价生产能力。

5.12.3供应商实地评签若评签分数合格但得出缺失项则由评审组要求供应商进行改善后回复，若评签分数低于合格分数则由供应商进行改善后再进行复评，复评无明显改善效果的取消其供应商资格。

5.12.4对于环保供应商年度评审完成后，由采购部对供应商实施例行年度风险评价。

5.13供应商的管理5.13.1采购员负责供应商的管理并保存供应商的档案资料，采购人员负责与供应商的有关质量、价格、交货等方面的联络工作。

5.13.2每季或规定间隔时间（最长时间不能超过12个月）采购员主导对供应商进行一次业绩评审,评审结果记录到《供应商业绩评估表》中，评审后将业绩不合格供应商从《合格供应商一览表》中取消或协助其改进，若因物料采购需要，需经总经理特许进行限量采购。

5.13.3对采购物料如有不符合本公司要求的则按约定要求处理。

5.13.4资格取消5.13.4.1当供应商的交期、价格、质量、服务水准于评审结果或日常表现低劣时，由权责单位提出合格供应商资格取消申请，申请权责如下：5.13.4.2价格及交期水准低劣时，由采购提出合格供应商资格取消申请。

5.13.4.3质量水准低劣时，由工程部提出合格供应商资格取消申请。

5.13.4.4服务水准低劣时，由采购提出合格供应商资格取消申请。

5.13.4.5会签相关单位资格取消须经采购、工程部、生产部门会签同意及总经理以上核准后，由采购组将其从《合格供应商一览表》中删除。

5.13.4.6当供应商连续一年无交货记录时，直接由采购取消供应商资格无需会签。

5.13.4.7被取消资格供应商依规定评估合格后，可重新登录《合格供应商一览表》。

5.14信息服务商的评审5.14.1如客户指定之产品测试机构、仪器校准机构，本公司则要求提供相应的实验室资格证书（须具备相应的测试能力资格），采购部审查合格的可纳入《合格供应商一览表》。

5.14.2本公司自主选定的信息服务商以客户要求的测试机构为主，但如直接或间接出口的产品则以国家政府职能部门认可的如（附带CNASMA编号标示的）的实验室做为合格供方，要求提供CNA麒验室资格证书（须具备相应的测试能力资格）5.15信息服务商的管理5.15.1对于客户及国家质检机构推荐的测试机构，每年初由采购部要求服务商提供相应的实验室经确认证书合格后保持资格，不需进行定期考核。

5.16注意事项5.16.1本公司产品实现过程中所使用的原/辅料全部为环保物料，所有物料须符合本公司按照客户要求对相应限定标准规定的含量要求。

5.16.2对于行业知名度高或垄断性原材料及客户需要进口之国外供应商及贸易商进行供应商调查不需进行现场审核。

5.16.3对于产品实现过程中所使用辅助类的耗材（如：标签、胶带、文具、工具）供应商需并提供营业执照，采购部门进行供应商调查以证实其合法性。

5.16.4如本公司标准发生修订后，采购部门应将新版的标准发行供应商执行。

5.16.5采购部门原则上要求供应商对于提供本公司的所有原/辅料、部品要求每年更新材质证明、测试报告。

如有客户或政府的特殊要求时，则依据其要求执行。

6外包过程管制；6.1目的为使公司委外加工产品符合要求、降低成本并按期交货。

6.2范围凡本公司因人员资质不够、设备不足、政府禁止生产之项目、生产能力负荷达到饱和及无法加工时提供材料由委外厂商提供加工作业的半成品、成品均适用。